nos arquivos. Entre as IFES estão a UFPR, UTFPR, UFRGS, UFSM, UFPEL, UFCSPA, UNIPAMPA, IFPR, IFSC, IFFAR, IFRS e IFSul.
A UFSM possui espaço físico insuficiente e inadequado para o tratamento e armazenamento de documentos analógicos. Conta com o subsolo do prédio da Reitoria onde se situa a Divisão de Arquivo Permanente. O espaço já é insuficiente, tendo em vista o volume de documentos. Há controle de temperatura e umidade com o uso de desumidificadores e splits.
O Setor de Arquivo da UFSM conta com arquivos deslizantes nas salas e escadas de acesso às caixas de documentos que ficam na parte superior das estantes. Há um projeto para a construção de um prédio para o Arquivo, contemplando as Recomendações do CONARQ, no entanto, com a restrição de recursos financeiros, ainda não foi possível levantar o prédio. Além das instalações do Arquivo Permanente, no subsolo da Reitoria, o Departamento de Arquivo Geral (DAG) conta com 6 (seis) salas no andar térreo da Reitoria onde funcionam outros setores.
A UFPR informou que em todos os depósitos de arquivo as condições ambientais não estão de acordo com as Recomendações do CONARQ.
A UTFPR relatou que o espaço destinado ao arquivo não atende às Recomendações do CONARQ, não possui climatização e controle de temperatura e umidade.
A UFRGS não possui espaço próprio. As dependências são improvisadas e apresentam problemas para armazenamento, conservação e preservação de documentos. O acervo distribuído em várias salas não possui controle de temperatura e umidade relativa do ar.
Na UFPEL a Unidade de Arquivo está localizada em um prédio sem climatização, sem controle de temperatura e umidade relativa do ar. Além disso, o prédio não tem condições de receber documentos por falta de espaço. As prateleiras que acondicionam os documentos administrativos são de madeira e apresentam infestação por cupins, tal qual o forro da sala. A limpeza do local é feita uma vez por semana.
A UFCSPA possui espaço físico para armazenamento de documentos acondicionados em estantes, sem controle de temperatura e umidade do ar.
O IFFAR e a UNIPAMPA não possuem espaço físico dedicado ao Arquivo Geral. Desse modo, os documentos permanecem armazenados nas unidades produtoras de documentos.
O IFSC não possui espaço físico adequado para a guarda de documentos. Os documentos são armazenados nas próprias unidades produtoras. Na Reitoria, há um espaço com piso de cimento, cujo acesso é feito por escada de alumínio, o que dificulta a higienização do local. A instituição, também, possui um container cuja climatização, ainda, está em estudo.
A UNILA informou que há uma proposta de construção de espaço físico para os arquivos. A Universidade utiliza uma sala em prédio locado para armazenamento de documentos, mas não informou se a mesma atende às Recomendações do CONARQ. O IFC, também, não respondeu a esse questionamento, alcançando um prcentual de 12%.
Resumidamente, entre os problemas enfrentados pelas IFES estão: a inexistência de espaço específico para armazenar documentos ou espaço insuficiente; ambientes sem climatização; falta de equipamentos para controle da temperatura e umidade; problemas com infestações por cupim devido ao uso de mobiliário inadequado, que compromete a longevidade dos documentos analógicos.
Isso denota que as instituições, por não investirem nos arquivos, não estão cumprindo com o estabelecido nos art. 1º e 25 da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991,
art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
art.25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
A preservação compreende uma política global, que abrange desde os aspectos administrativos e financeiros até as investigações sobre constituição de materiais e medidas de higienização (DUARTE, 2009, p. 11).
Couture (2011, p. 450; 452, tradução nossa) faz suas considerações sobre a finalidade da preservação de documentos,
A razão de ser da preservação é a difusão. [...] O princípio da gestão da preservação se baseia na adoção de uma estratégia coerente contribuindo para a elaboração de meios eficazes, com vistas a garantir resultados conclusivos. Definitivamente, a preservação está focada sobre a definição dos problemas reais e potenciais, enquanto que a gestão se atenta no cenário de operação de soluções apropriadas.
A elaboração de políticas de preservação de documentos baseada nas Recomendações para a Construção de Arquivos (2000) e nas Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo (2005), aprovadas pelo CONARQ, bem como, a construção de um plano de emergência contra incêndio é dever das instituições, com vistas a proteger os documentos arquivísticos da deterioração e de sinistros.
A implantação da Política de Gestão de Documentos foi questionada às universidades e institutos federais. As informações estão apresentadas no Quadro 8.
Quadro 8 – Implantação da Política de Gestão de Documentos nas IFES
IFES Estado Implantou Política de Gestão de
Documentos Previsão para Implantação
UFPR PR Não Sem previsão
UTFPR PR Não 2019
UNILA PR Não Sem previsão
UFSC SC Não 2018
UFFS SC Sim Política implantada
UFRGS RS Não informou Não informou
UFSM RS Sim Política implantada
UFPEL RS Não Sem previsão
FURG RS Não Sem previsão
UFCSPA RS Não 2019
UNIPAMPA RS Não Sem previsão
IFPR PR Não 2019
IFC SC Não informou Não informou
IFSC SC Não Sem previsão
IFFAR RS Sim Política implantada
IFRS RS Não Sem previsão
IFSul RS Não Sem previsão
Fonte: Autores.
Os percentuais acerca da implantação de Política de Gestão de Documentos nas IFES são apresentados na Tabela 11.
Tabela 11 – Implantação de Política de Gestão de Documentos nas IFES
Implantação de Política de Gestão de Documentos
nas IFES População Percentual
Implantou 3 18%
Não implantou 12 70%
Não informou 2 12%
Total 17 100%
Fonte: Autores.
As informações constantes na Tabela 11 estão representadas pelo Gráfico 11.
Gráfico 11 – Implantação de Política de Gestão de Documentos nas IFES
Constatou-se que, apenas, 18% das instituições informou ter implantado Política de Gestão de Documentos, entre elas estão a UFFS, a UFSM e o IFFAR.
Foi observado que das 12 (doze) instituições que não implantaram a Política de Gestão de Documentos, 8 (oito) não têm data prevista para implantação. De acordo com a FURG, a universidade necessita, inicialmente, aprovar as atribuições do Setor para, posteriormente, implantar a Política Arquivística.
Considerando que o pedido de informações, via e-SIC , foi efetuado no 1º semestre de 2018, algumas IFES relataram que implantariam a Política de Gestão de Documentos entre os anos de 2018 e 2019, entre elas estão a UTFPR, UFSC, UFCSPA e o IFPR.
18%
70% 12%