Conduzindo as atividades da auditoria

Neste bloco, conforme mostrado na figura 7, estão inclusas as 8 atividades da auditoria descritas nos próximos parágrafos, em uma sequência definida, de acordo com a norma ABNT NBR ISO 19011 (2012), que pode sofrer variações para atender a circunstâncias das auditorias específicas. A citada norma sugere que seja conduzida uma reunião de abertura da auditoria, presidida pelo líder da equipe de auditoria, com a direção ou com o responsável pelas funções ou processos a serem auditados, com os propósitos de confirmar o plano da auditoria com as partes envolvidas, apresentar a equipe de auditoria e assegurar a realização de todas as atividades planejadas da auditoria. A citada norma sugere que sejam considerados, se apropriado, os seguintes pontos: (a) apresentação dos participantes; (b) confirmação dos objetivos, escopo métodos e critérios da auditoria; (c) confirmação com o auditado do plano da auditoria, data e hora das reuniões intermediárias e de encerramento e outras mudanças de última hora; (d) apresentação dos métodos para gerenciar os riscos para a organização resultantes da presença dos auditores; (e) confirmação dos canais formais de comunicação entre auditores e auditados; (f) confirmação do idioma da auditoria; (g) confirmação de que o auditado será informado do progresso da auditoria, durante a sua realização; (h) confirmação da disponibilidade dos recursos e instalações da auditoria; (i) confirmação da confidencialidade e segurança da informação; (j) confirmação de procedimentos de saúde segurança no trabalho e emergência para os auditores; (k) condições nas quais a auditoria pode ser encerrada; (l) informações sobre qualquer sistema para retroalimentação do auditado sobre as constatações, reclamações, apelações ou conclusões da auditoria.

Outra sugestão da referida norma na condução da auditoria é a execução da análise crítica

da documentação durante a mesma, para determinar a conformidade do sistema com os critérios da

auditoria e obter informações para apoiar as atividades da auditoria. Caso a documentação adequada não puder ser fornecida durante a auditoria convêm que seja tomada a decisão de continuação ou suspensão da auditoria.

Durante a auditoria, de acordo com a norma ABNT NBR ISO 19011 (2012), convém que haja comunicação periódica entre a equipe de auditoria e desta com o auditado, o cliente, órgãos regulamentadores ou outras entidades externas para: (a) trocar informações; (b) o líder da auditoria informar o progresso da auditoria e quaisquer questões ao auditado e ao cliente da auditoria; (c) redistribuir o trabalho entre os membros da equipe de auditoria conforme necessidades; (d) relatar ao auditado e cliente, quando apropriado, evidências que indiquem riscos imediatos e significativos ao auditado; (e) o líder da auditoria relatar ao auditado e cliente da auditoria as razões de eventuais impossibilidades de se atingir os objetivos da auditoria, para se definir ações a serem tomadas; (f) possível comunicação ao cliente da auditoria e auditado sobre um assunto fora do escopo.

De acordo com a norma ABNT NBR ISO 19011 (2012), conforme mostra a figura 7, a equipe de auditoria pode ser acompanhada por guias e observadores, porém sem influenciar ou interferir na realização da mesma. Quando os guias são designados pelo auditado é conveniente que eles prestem ajuda à equipe de auditoria. Seus papéis e responsabilidades podem ser: (a) apoiar os auditores na identificação de pessoas para participar das entrevistas e confirmar os horários; (b) providenciar acesso a locais específicos do auditado; (c) assegurar que os procedimentos referentes à segurança no local sejam respeitados pelos auditores e observadores; (d) testemunhar a auditoria em nome do auditado; (e) fornecer esclarecimentos ou ajuda na coleta de informações.

Outra atividade conveniente durante a auditoria, mostrada na figura 7, segundo a referida norma, é coletar e verificar informações pertinentes aos objetivos, escopo e critério da auditoria, inclusive informações relativas às interfaces entre funções, atividades e processos. Somente informações que são verificáveis podem ser evidências da auditoria. Convém que estas evidências sejam registradas. O fluxo mostrado na figura 8 fornece uma visão geral do processo de coleta e verificação de informações de auditoria. Constituem métodos para coleta de informações: entrevistas, observações de atividades e análise crítica de documentos. A citada norma fornece diretrizes sobre fontes de informação, visitas aos locais auditados e sobre como conduzir entrevistas.

Outra atividade importante da auditoria, conforme a citada norma, mostrada na figura 7, é a

geração de constatações da auditoria, de acordo com o critério da auditoria, a partir da avaliação

das evidências da auditoria. Constatações da auditoria podem indicar tanto conformidade quanto não-conformidade com o critério da auditoria e ainda podem indicar oportunidades de melhoria, quando especificado pelos objetivos da auditoria. Convém que as não-conformidades e as evidências da auditoria que a suportam sejam reconhecidas pelo auditado e devidamente registradas.

Figura 8. Figura 8. Visão Geral do processo de coleta e verificação de informações de auditoria. Fonte: norma ABNT NBR ISO 19011(2012, p.24)

De acordo com a figura 7 a próxima atividade da auditoria é a preparação das conclusões

da auditoria a qual a norma ABNT NBR ISO 19011 (2012) sugere que seja feita pela equipe de

auditoria, previamente à reunião de encerramento, através das seguintes ações: (a) analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer outras informações apropriadas, coletadas durante a auditoria; (b) acordar quanto às conclusões da auditoria levando em conta a incerteza inerente ao processo da auditoria; (c) preparar recomendações, se especificado pelo plano da auditoria; (d) discutir sobre a auditoria de acompanhamento, se aplicável. As conclusões da auditoria, podem incluir, segundo a referida norma, os seguintes pontos: a abrangência da conformidade com os critérios da auditoria; a robustez do sistema de gestão e sua eficácia para atender aos objetivos declarados; a capacidade do processo de análise crítica pela direção para assegurar a contínua pertinência, adequação, eficácia e melhoria do sistema de gestão; o atingimento dos objetivos da auditoria, cobrindo o escopo da auditoria e atendendo ao critério da auditoria; causas raiz das constatações, se incluídas no plano da auditoria; constatações similares feitas em diferentes áreas que foram auditadas com o propósito de identificar tendências.

A atividade final da auditoria, como mostrado na figura 7, é a condução da reunião de

encerramento, a qual é conveniente, segundo a citada norma, que seja presidida pelo líder da equipe

da auditoria, para a apresentação das constatações e conclusões da auditoria e conte com a participação da direção do auditado, dos responsáveis pelos processos auditados, podendo também incluir o cliente da auditoria e outras partes. De acordo com a citada norma, convém que: (a) os

Evidência da auditoria

Constatações da auditoria

Coletando informações por amostragem apropriada Fontes de informação

Avaliando contra o critério da auditoria

Analisando criticamente Conclusões da auditoria

participantes da reunião definam o prazo do plano de ações relativo às constatações da auditoria; (b) a reunião seja formal, com ata e lista de presença, devidamente arquivadas; (c) seja explicado ao auditado que a evidência da auditoria foi baseada na amostra das informações disponíveis; (d) sejam explicadas ao auditado quaisquer atividades relativas à pós-auditoria, tais como implementação de ações-corretivas, tratamento de reclamações da auditoria e processos de apelação; (e) quaisquer opiniões divergentes, entre a equipe de auditoria e os auditados sobre as conclusões e/ou constatações da auditoria sejam discutidas e, se possível, resolvidas (se não resolvidas, que sejam registradas); (f) sejam apresentadas recomendações para melhorias (não obrigatórias), se especificado pelos objetivos da auditoria.