Controlo de matérias

Os inventários podem ser extremamente valiosos, pelo que faz sentido exercer-se um con- trolo efetivo, quer financeiro, quer físico sobre eles.

Esse controlo pode ser exercido através de uma inventariação, onde se faz uma contagem física dos inventários disponíveis e se compara com o que está registado na ficha de armazém, por forma a verificar se coincidem (Upchurch, 2002). Existem duas abordagens básicas que a empresa pode optar, inventário periódico ou permanente.

No inventário periódico a contagem é feita uma vez por período, a todos os inventários, tendo a capacidade de fornecer um abrangente e “instantâneo” inventário nesse ponto do tempo (Upchurch, 2002). Seguindo esta metodologia, a empresa não regista as saídas do armazém dire- tamente, mas sim através da conferência dos inventários finais, aplicando a seguinte expressão (Rocha e Rubio, 1999):

Consumo de materiais do período = Inventários iniciais + Entradas – Inventários finais Este método apresenta o inconveniente de se ter que realizar um inventário físico sempre que se pretenda obter a informação sobre o consumo dos materiais, o que o torna para fins de contabilidade analítica, num procedimento custoso, devido às vezes que se terá de repetir a conta- gem física (Rocha e Rubio, 1999). No caso da contabilidade financeira, este método poderá ser adotado sem contrapartidas, uma vez que o encerramento é anual.

De acordo com os autores, o principal problema com este método é a perda de informação contabilística sobre o volume de inventários ao momento, e o de não permitir o controlo das diferen- ças de inventários que ocorram por desperdício, ruturas, entre outras, pois assume-se que todas as saídas respeitam à aplicação de matérias no processo produtivo. Upchurch (2002) acrescenta ainda que, nos casos em que as empresas mantêm grandes inventários, a utilização desta abordagem pode envolver um período considerável de tempo, esforço e possível perturbação no funcionamento normal da empresa; já para não falar dos possíveis custos elevados, como por exemplo o paga- mento de horas extra, por forma a minimizar as perturbações.

Como alternativa, as empresas podem optar pelo inventário permanente, onde o inventário é verificado numa base de rodagem, por forma a que durante o período, pelo menos uma vez, todos os inventários tenham sido contados, reduzindo acentuadamente o período de interrupção, em com- paração com a contagem periódica (Upchruch, 2002).

Optando por esta metodologia, a empresa regista cada uma das saídas de material que se efetua mediante a folha de requisição de materiais, exercendo um maior controlo sobre os inventá- rios, superando assim os inconvenientes apresentados pelo inventário periódico (Rocha e Rubio, 1999). Nesta abordagem, a realização dos inventários físicos tem como função corrigir os erros ou descobrir as anomalias que se estão a produzir no armazenamento de inventários.

Dentro do inventário permanente podemos encontrar a classificação por ABC, onde os inventários são agrupados segundo o seu custo de compra anual (Upchurch, 2002). Ora, os itens classificados com a “categoria A” são os que têm um custo de aquisição anual mais elevado, os da “categoria B” um custo anual médio, e os da “categoria C” um custo anual baixo. Segundo o autor, esta categorização pretende fazer com que o maior esforço de controlo seja aplicado aos itens de custo anual mais elevado, dando prioridade a que estes sejam verificados fisicamente várias vezes ao longo do ano, dedicando menos esforço e tempo aos classificados com “categoria B” e “C”.

Portanto, para o referido autor, esta classificação deverá assegurar não só que o controlo é direcionado para os materiais corretos, como deverá contribuir para uma diminuição significativa na carga administrativa, pois é provável que a maioria dos custos anuais de aquisição respeite a uma pequena variedade, relativamente aquela que é mantida em inventário.

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Por vezes, esta vertente do inventário permanente é referida como a análise de Pareto, sendo que este sugere que 80% do custo total dos inventários é explicado por apenas 20% da variedade de materiais (Upchurch, 2002). Apesar destas percentagens poderem variar de empresa para empresa, o conceito geral é certamente coerente.

Para o autor, quando a inventariação revela uma discrepância entre a contabilização dos inventários e as quantidades físicas, devem ser emitidos documentos do armazém que reflitam efe- tivamente qual é o stock atual. Tratando-se de perdas de inventários, segundo este, isto representa um custo para a organização, pelo que pode valer a pena manter o controlo desses numa conta de perda de inventários.

Concluindo, o controlo do stock tinha tipicamente como objetivos, o de manter o nível ótimo de investimento, por forma a assegurar que não houvesse ruturas, e por outro lado, evitar um ex- cesso de stock, para que não houvesse tanto capital imobilizado neste tipo de ativos (Lubben, 1989).

Atualmente, cada vez mais empresas acreditam na necessidade de uma redução máxima, se possível nula das existências, conforme o modelo japonês, Just In Time (J.I.T.). Para tentar alcançar esta meta, as empresas estão a criar, quer com os fornecedores, quer com os clientes, relações cada vez mais próximas, numa tentativa de que as entregas sejam mais frequentes e em menor quantidade (Lubben, 1989; Caiado, 2009).

A intenção das empresas ao tentar implementar estas técnicas e filosofias, é fazer com que os bens sejam entregues no exato momento em que estão a ser necessários. Ou seja, este proce- dimento pretende assegurar o nível de stock muito baixo ou até nulo, não havendo necessidade de armazenamento, e como tal não havendo recursos financeiros associados a este (Lubben, 1989).

A aplicação do modelo JIT, de acordo com o autor, obriga à existência de relações de coo- peração entre a empresa e os fornecedores, esperando-se que estes garantam a qualidade, bem como a atempada entrega dos materiais.

Segundo Lubben (1989), algumas empresas que já implementaram este modelo, na fase de compra, afirmam já ter conseguido reduções substanciais nos seus investimentos em matérias- primas e produtos em vias de fabrico, conseguindo ainda outras vantagens como a diminuição do tempo de negociação com os fornecedores, a obtenção de maiores descontos de quantidade, e a poupança relativamente a custos com emissão de ordens de compra, de armazenamento, de inves- timento e de registo das saídas de armazém.

Como as compras são frequentes para as empresas que adotam o JIT, o valor das saídas é próximo do preço de reposição das matérias pelo que as fórmulas de custeio das matérias, o FIFO e o Custo médio ponderado, tendem a ser pouco significativas.

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Capítulo IV – Fatores de custo de produção