Esta seção apresenta o modelo visual Life Cycle Canvas® desenvolvido pelo
professor Doutor Manoel Veras de Souza Neto da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN).
O Life Cycle Canvas® é um modelo de gestão visual que possui como
proposta gerenciar de forma simples um projeto durante o seu ciclo de vida, podendo ser utilizado durante todo o ciclo ou para fases específicas (Veras, 2016).
Estudos recentes já demonstraram que o modelo se revelou aderente ao contexto do setor público, gerando maior dinamicidade ao processo de gerenciamento entre as etapas de iniciação e planejamento (Medeiros et al., 2017).
O conceito de ciclo de vida pode ser genérico, representado por uma única figura, ou de forma detalhada, incluindo vários gráficos, fluxogramas e tabelas, específicos de cada atividade (Vargas, 2005).
O ciclo de vida pode ser definido ou moldado de acordo com aspectos exclusivos da organização, setor ou tecnologia empregada, podendo ser documentado como metodologia, onde todos os projetos podem ser mapeados para a estrutura genérica: início, organização e preparação, execução do trabalho e encerramento (PMI, 2013). A figura 5 apresenta características essenciais do ciclo de vida do projeto.
Figura 5. Características do ciclo de vida do projeto. Nota. Fonte: PMI, 2013.
Na figura é possível perceber que os níveis de custos e de pessoal são baixos no início, atingem o valor máximo durante as fases intermediarias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado.
Desta forma, o Life Cycle Canvas® surgiu como um modelo aderente às práticas sugeridas pelo PMBOK®, mas sem perder a simplicidade proposta pelas ferramentas baseadas em tela ou quadro (Veras, 2016). A figura 6 demonstra a tela inicial do Life Cycle Canvas®.
Figura 6. Tela inicial do modelo visual Life Cycle Canvas®. Nota. Fonte: Veras, 2016.
A partir da figura se pode ver 15 fatores-chave essenciais na gestão de projetos segundo o modelo, começando da esquerda para a direita se tem: as justificativas, que descreve os problemas e demandas existentes na situação atual que o projeto está sendo desenvolvido; os objetivos, que representam uma ponte entre a situação atual e a situação futura; os benefícios, que esclarecem as melhorias e o valor agregado na situação futura; o produto, aquilo que será entregue ao cliente, seja um produto de fato, um serviço ou resultado; os requisitos, a forma pela qual o cliente comunica para a equipe aquilo que é desejável ou necessário no produto que lhe deverá ser entregue ao término do projeto; as restrições, que consiste em limitações de qualquer origem que podem ser impostas ao trabalho realizado pela equipe e que automaticamente reduzem as opções na tomada de decisão; as partes interessadas, todas as pessoas ou organizações externas ao projeto que podem ser envolvidas ou afetadas; a equipe, todos aqueles que produzem algo no projeto, com respectivos papéis definidos; as comunicações, mecanismos que deverão ser utilizados entre a equipe do projeto e as partes interessadas; as premissas, suposições assumidas sobre aspectos que
não estão sob controle e influência do gerente do projeto; as entregas, partes menores do projeto que garantem, que quando integradas, o projeto foi concluído; as aquisições, compras a serem realizadas durante o projeto, podendo ser um produto ou serviço; os riscos, são as incertezas que devem ser levadas em consideração, pois podem afetar os objetivos do projeto; o tempo, lista de compromissos com datas-limites para que sejam produzidas as entregas; e o custo, uma estimativa resumida de gastos por entrega.
Além dos quadrantes coloridos apresentados na tela, também é possível perceber outros fatores importantes, como: um campo para registro das lições aprendidas, outro para controle da versão, um para indicação do patrocinador do projeto, um para indicação do cliente, um para data, um para o local, um para o título do projeto, assim como um para nome do pitch, nome curto, ilustrativo ou de fantasia do projeto. Esta tela inicial compreende a fase de iniciação do ciclo de vida do projeto e pode ser documentada como o termo de abertura do projeto (TAP).
A segunda tela do modelo diz respeito à fase de planejamento do ciclo de vida do projeto que pode ser verificada na figura 7.
Figura 7. Tela de planejamento do modelo visual Life Cycle Canvas®. Nota. Fonte: Veras, 2016.
Na figura acima, é possível perceber que os fatores-chave justificativas, objetivos e benefícios foram omitidos, pois se entende que isto já foi definido com firmeza na fase anterior. No entanto, um novo campo surgiu, o do gerente de projeto, que deverá ser informado para conduzir o projeto em busca da sua realização. Nesta fase, é planejada a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. Telas auxiliares com ferramentas e técnicas poderão ser utilizadas para um maior nível de detalhamento. Todo o aparato desenvolvido nesta fase irá compor o plano de gerenciamento do projeto (PGP).
A terceira tela do modelo engloba a fase de monitoramento e controle e a fase de execução representada na figura 8.
Figura 8. Tela de execução, monitoramento e controle do modelo visual Life Cycle Canvas®. Nota. Fonte: Veras, 2016.
Nesta tela, com exceção do fator-chave produto, todos os demais ganham um campo auxiliar denominado de indicador que tem por objetivo mensurar o que foi definido na fase de planejamento. O fator-chave entregas agora demonstra as entregas que foram planejadas e o seu percentual de conclusão, além de informar se elas foram aceitas ou não. O fator-chave aquisições evidencia as aquisições que foram planejadas e quais foram realizadas. O fator-chave tempo enfatiza o tempo que foi planejado e o tempo real da execução. O fator-chave custo expressa o que o foi planejado, o que foi agregado e o custo incorrido real. Além de atualizações destes fatores-chave, também é adicionado um campo para cálculo do indicador geral de desempenho do projeto. Esta fase pode ser documentada como o relatório de execução do projeto (REP).
A quarta e última tela do modelo expõe a fase de encerramento do projeto, ela é visualizada na figura 9.
Figura 9. Tela de encerramento do modelo visual Life Cycle Canvas®. Nota. Fonte: Veras, 2016.
Esta tela formaliza o encerramento do projeto, onde é possível observar novamente todos os fatores-chave, os mesmos da tela inicial, no entanto, agora neles devem ser informadas tudo que foi executado, validado, obtido e etc. Nesta fase do modelo Life Cycle Canvas® é gerado o termo de encerramento do projeto (TEP).