CANVAS®
Ao término das entrevistas com os dos dois grupos de sujeitos, outras duas perguntas julgadas importantes foram realizadas. A primeira buscava verificar a avaliação dos sujeitos em relação ao modelo visual Life Cycle Canvas® e sua utilidade para o desempenho do patrocinador.
José, membro do escritório, cita que o modelo é importante para esclarecer quais os papéis do patrocinador durante o projeto e que ele não deve ser um executor de tarefas, mas agir com seu papel de governança.
É importante porque eu consigo deter, eu consigo esclarecer pro patrocinador que a função dele no projeto ele não é de executar tarefas, ele não é de tá no dia-a-dia no campo. Ele vai participar de momentos pontuais, momentos estratégicos. Então eu entendo que o Life Cycle Canvas vai me ajudar a clarificar o papel dele na Governança. E isso é, é colocado em pauta sempre que a gente faz a abertura do projeto e ao final a consolidação reforça isso (José).
Por outro lado, João, membro do escritório, expressa que o modelo visual o
Life Cycle Canvas® contribui principalmente para o patrocinador entender questões que sem o modelo geralmente esses patrocinadores não pensariam, frisando algumas áreas específicas como, por exemplo, riscos.
Eu acho que o Life Cycle Canvas ele traz diversas questões que naturalmente esses gestores eles não pensam quando vai executar um objetivo ou resolver um problema, num é? Então eu acho que quando a gente diz: “Olha, patrocinador, é... Nós podemos enfrentar esse risco aqui...” Que era uma coisa que se não tivesse o Life Cycle Canvas, o modelo visual possivelmente jamais a gente iria imaginar isso. Entendeu? Então eu acho
que auxilia o patrocinador dessa forma. Certo? Ele traz à tona questões que normalmente o dia-a-dia da gestão não trazem. Riscos, premissas, não, premissas nem tanto, riscos, comunicação não, nem tanto comunicação (João).
Pedro, membro do escritório, enfatiza o que modelo visual Life Cycle Canvas® auxilia, em principal, a fazer o patrocinador refletir sobre o porquê do projeto e também reforça que deve ser ali uma das maiores contribuições.
Na fase de justificativa. Acho que ele é muito importante na justificativa do projeto, né, a fase do porquê, as primeiras quatro não, os três quadrinhos lá: justificativa, objetivo, benefício, o objetivo difícil. Eu acho que essa é a, tem um ponto de destaque de patrocinador nessa fase, na descrição, né, dessas, desses três quadrinhos, né, porque é ali, né, que ele fala, que ele contribui (Pedro).
Beatriz, patrocinadora, julga como positivo a possibilidade do modelo acompanhar todo o ciclo de vida do projeto, porém coloca que seria importante o papel do patrocinador ser estimulado na fase de execução.
Não, é muito positivo. Além de acompanhar o ciclo todo do projeto, o início, meio e fim, acho que do ponto de vista do patrocinador nas minhas falas: não sei se o modelo ele tem como premissas, isso pra mim não tá tão claro, se tem como premissas. O papel sim, mas não é bem obrigatoriedade, porque nesse modelo a gente não trabalha muito obrigatório, mas assim, fosse fortalecido acho que ou mais estimulado o papel do patrocinador, principalmente na fase de pós-planejamento e execução (Beatriz).
Rafaela, patrocinadora, coloca que o modelo faz pensar áreas importantes do projeto em que sem ele não seria possível, além de destacar sua função de simplificação.
Então, o modelo eu acho ele interessante porque ele faztu pensar em coisas que talvez tu não pensaria na hora que tá planejando ou executando, né, o projeto, né. Por exemplo, os riscos ou até mesmo assim: quem vai ser a equipe, quem é a parte interessada, todos esses itens às vezes a gente não pensa, né. A gente pensa: “Ah! Por que eu quero fazer, como eu vou fazer e qual o resultado que eu vou ter.” Né? A gente simplifica muito, né, o processo. E no momento que tu tem o maior controle de tudo que pode acontecer eu acho que é mais fácil, né, que teu projeto tenha isso. Acho que é isso (Rafaela)
Mário, patrocinador, expõe que sem o modelo não conseguira entregar o que era preciso para o projeto, bem como frisa que mesmo sem ter formação na área de gestão lhe gera benefícios na prática.
Sem, sem o Life Cycle Canvas eu não conseguiria entregar um modelo de gestão de projetos. Não conseguiria. De alguma maneira realmente prática e pra mim que não sou de área de formação de Administração ou que não tenho certificação de PMBOK, de Prince ou de qualquer outra coisa (Mário).
A segunda indagação buscava fazer os sujeitos refletirem se houve algum momento que o modelo visual Life Cycle Canvas® foi essencial para o desenvolvimento do papel de governança do patrocinador. José, membro do escritório, expos que o modelo auxilia o patrocinador a observar principalmente o que é definido como entregas e colabora na sua idealização e construção.
Acho que a definição das entregas é um ponto que eles olham, validam e aprovam. A composição. Não da equipe, a ideia de tempo que a gente vai levar de entregar aquele produto. Então são áreas do Life Cycle Canvas que são bem mais claras que o patrocinador consegue trabalhar conosco que construí conjuntamente (José).
João reforça a questão das entregas, mas além dela acrescenta que faz o patrocinador pensar sobre outros pontos, entre eles, a equipe que vai executar e como serão divididas as responsabilidades.
Não. Eu acho que do patrocinador é riscos, cronograma, equipe, que fatalmente é: “Quem é que vai executar isso?”, né? Produto final e requisitos. Requisitos eu acho que é um dos principais também (João). .
Pedro expressa uma visão mais ampla e relata que o modelo consegue envolver o patrocinador principalmente nas fases de iniciação e planejamento e faz menção também a comunicação, que o modelo consegue contribuir de forma assertiva muito em virtude da questão visual.
Eu avalio como deixa a desejar. Bom, no todo. Eu, eu poderia dizer que é adequado. Não é excelente, não é bom, não é ruim, é adequado. Porque a gestão do projeto, os gerentes, os facilitadores, eles puxam o patrocinador. Mas se a gente for quebrar as fases, o ciclo de vida do projeto e falar de iniciação, planejamento, execução aí sim eu consigo ter uma opinião mais assertiva. Por exemplo, iniciação e planejamento: bom. Execução: fraco. Encerramento: adequado. Mas no geral eu acho adequado, principalmente por conta da comunicação, dessa puxada que a equipe faz para apresentar o projeto na tela, né? A entrega para o patrocinador (Pedro).
Beatriz não soube apontar uma situação, mas elencou como ele pode ser importante para a nova fase que a instituição vive.
.
Não, a, a minha vivência com o modelo foi aqui, né? Então não conhecia. Então, pra gente é muito bom trabalhar com a gerencia de projetos e com certeza nessa, nesse novo redesenho da governança da instituição que a gerência de projetos tá vindo, né com tudo. O modelo vai ser essencial pra nós enquanto gestores (Beatriz).
Tomaz, patrocinador, coloca que o modelo foi extremamente importante e elenca algumas áreas importantes como comunicação e entregas.
Acho que foi importante quando assim, não é só o resultado final, né, porque tinha um quadro, todo um acompanhamento, um fluxo que aconteceu parte a parte, né? Então, com esse acompanhanto parte a parte, justificando desde o planejamento, o desenvolvimento, os “adutos”, das comunicações, das entregas, né, que era o resultado final, isso foi extremamente importante, tá, pra gente (Tomaz).
Rafaela expõe que o modelo foi muito importante principalmente para o planejamento e aponta a organização do tempo como ponto crucial.
Eu acho que foi principalmente assim na hora de planejar, eu acho que as entregas, né, e o cronograma, sabem? Que é realmente isso nos ajudou, porque era muita coisa pra gente fazer, se a gente não organizasse né, o cronograma com as entregas eu acho que a gente não ia conseguir. Que aqui a gente tem muita demanda de trabalho. Como isso era uma coisa extra do nosso rotineiro, se a gente não organizasse direitinho, a gente não ia conseguir fazer. A gente tinha que botar bem certinho naquelas metas, né, de cada semana, de cada mês as entregas pra poder ir fazendo (Rafaela).
Mário é enfático na sua fala e coloca que o modelo auxilia fortemente na definição e alinhamento do escopo.
Algumas discussões de execução com a equipe foi interessante a questão do lado verde e do cinza. A questão do escopo é, especialmente falando em objetivos, justificativas e produto pra gente verificar, por exemplo, assim, alguns replanejamentos a equipe percebia que era importante, mas que enviesava o projeto. E aí tá tudo numa tela só ajudou pra dizer assim: “Ó, pera aí. Mas vamo pro Life Cycle Canvas®. Isso é do escopo do nosso projeto? Vamo ler.” E aí constatava-se por exemplo que não era. E aí em outros casos constatava-se que era uma parte. E aí foi interessante pra melhorar a entrega a ser realizada. Tá? Então o Life Cycle Canvas® ajudava muito nisso (Mário).
Em síntese, apesar de parte dos entrevistados apontarem que o modelo visual Life Cycle Canvas® poderia melhorar em alguns aspectos, todos expressam sua importância para o desempenho da função do patrocinador e para a gestão do projeto.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O papel de governança do patrocinador durante o ciclo de vida de projetos pode ser estimado com um fator de considerável importância para o êxito de um projeto ou programa. Neste trabalho, foi identificado que o modelo visual Life Cycle
Canvas® pode contribuir para atuação deste papel nas seis dimensões sugeridas por Crawford et al. (2008). Levando em consideração a lista de códigos identificados pode-se alegar que auxilia, em principal, nas dimensões governar o projeto, orientar e tomar decisões e revisar criticamente o progresso.
Diante disto, como resposta a pergunta problema lançada no início deste trabalho que foi “Como o modelo visual Life Cycle Canvas® influencia na atuação da função de governança do patrocinador do projeto no ciclo de vida de projetos de uma instituição pública de ensino?” é permissível alegar que o modelo tem um papel
preponderante na atuação do papel de governança do patrocinador, o fazendo refletir sobre fatores que sem o modelo não seria possível. O modelo consegue auxiliar o patrocinador em todos os estágios do ciclo de vida do projeto, contribuindo para a atuação do sua função de governança.
Por meio de uma revisão de literatura foi identificado que é uma área de pesquisa bastante incipiente e com pouca produção. Porém, um trabalho em particular, Situational Sponsorship of Projects and Programs: An Empirical Review, de autoria de Crawford et al. (2008) publicado pelo PMI mapeou os papéis do patrocinador de projetos em seis dimensões, sendo elas: governar o projeto; se responsabilizar pelo business case; orientar e tomar decisões; revisar criticamente o progresso; gerenciar interfaces internas e externas; e ter senioridade suficiente. Essas seis dimensões serviram como elemento norteador para este trabalho.
O primeiro objetivo específico consistiu em identificar as funções desempenhadas pelos patrocinadores no contexto da governança apoiados pelo escritório de projetos da instituição por meio do Life Cycle Canvas®. Para atingir este objetivo foram realizadas entrevistas semiestruturadas com membros do escritório de projetos e com patrocinadores. Com base na triangulação das entrevistas dos dois grupos de sujeitos se constatou que as seis dimensões dos papéis de governança do patrocinador definidas por Crawford et al. (2008) estavam presentes e que o modelo visual Life Cycle Canvas® contribuía para a presença deles.
O segundo objetivo específico abrangia avaliar os fatores relacionados ao papel de governança do patrocinador com a utilização do Life Cycle Canvas® nos projetos apoiados pelo escritório de projetos da instituição. Ao realizar esta análise com auxílio do software Atlas.ti e tendo como base as dimensões definidas por Crawford et al. (2008) se constatou que todos os papéis identificados estavam em sintonia com a literatura. Três papéis novos também emergiram que não estavam presentes nos apontamentos de Crawford et al. (2008). Dois deles outros autores já haviam sugerido, escolher o gerente do projeto (Kloppenborg et al., 2014) e definir critérios de sucesso (APM, 2006; Briner et al., 1999; Field & Keller, 1998; Hall et al., 2003; Kliem & Ludin, 1992; Morris, 1994; Turner, 2009), estes papéis foram associados a categoria orientar e tomar decisões. O outro papel identificado, reconhecer o trabalho da equipe, não foi identificado na literatura, no entanto, por ser considerado importante ele foi associado à categoria gerenciar interfaces internas e externas.
O terceiro objetivo específico compreendeu analisar como os fatores relacionados à função de governança do patrocinador comportam-se no ciclo de vida dos projetos da instituição a partir da adoção do modelo visual Life Cycle Canvas® foi possível verificar que há presença das seis dimensões definidas por Crawford et
al. (2008) durante o ciclo de vida do projeto, sendo que as dimensões governar o
projeto, se responsabilizar pelo business case, revisar criticamente o progresso e gerenciar interfaces internas e externas estão presentes em todo o ciclo.
No que concerne à contribuição social, os resultados deste trabalho indicam que a utilização do modelo visual Life Cycle Canvas® é de crucial importância para o para o papel do patrocinador dentro da instituição pública de ensino estudada, proporcionando a este ator reflexões sobre fatores chaves, dentre eles, custos. Como esta instituição de ensino é financiada por recursos públicos, o modelo contribui diretamente para uma melhor avaliação por parte destes patrocinadores, pois são eles que, geralmente, autorizam a execução das despesas. Desta forma, se o modelo consegue gerar uma melhor utilização dos recursos é admissível alegar que esta é uma contribuição socialmente importante, uma vez que uma melhor utilização de recursos públicos pode refletir em melhores produtos colocados a disposição dos cidadãos. Some-se a isto também o fato destas instituições estarem passando por contingenciamento de recursos, o que exige delas uma melhor gestão.
Cientificamente o trabalho fornece sua parcela de contribuição. Diversos estudos já haviam sido realizados acerca dos papéis do patrocinador (Bryde, 2008; Crawford et al., 2008; Helm & Remington, 2005; Kloppenborg, Tesch & Manolis, 2014; Kloppenborg, Tesch, Manolis & Heitkamp, 2006; Macdougall & Michaelides, 2014; Sense, 2013; Sewchurran & Barron, 2008), mas não havia registros de estudos que relacionasse patrocinador, governança de projetos e um modelo de gestão. Neste ponto, que este trabalho fornece sua maior contribuição para a ciência, pois ele demonstra como um modelo visual de gestão, o Life Cycle Canvas®, contribui para atuação da função de governança do patrocinador de projetos, abrindo espaços para outras discussões. Além disto, o trabalho fornece indícios que a literatura está correta quando alega que o patrocinador possui uma função de governança (Too & Weaver, 2014; Hazard & Crawford, 2004; Crawford et al. 2008).
Assim, como qualquer trabalho de cunho científico acadêmico, este também teve suas limitações. A primeira foi que não foi possível ter acesso a todos os patrocinadores que foram inclusos na amostra final. A segunda diz respeito a amostra que não contemplou os beneficiários diretos dos projetos, isto é, usuários e clientes, que seria uma terceira visão importante sobre o papel do patrocinador a ser analisada. Uma terceira limitação foi o fato de não existir uma literatura ampla sobre o papel de governança do patrocinador, com um campo de literatura maior poderia outros resultados poderiam surgir.
Como principal implicação prática, este trabalho fornece que o modelo visual
Life Cycle Canvas® pode ser uma poderosa ferramenta para melhorar a atuação de governança que o patrocinador deve ter, possibilitando que ele enxergue seu papel durante todo o ciclo de vida de um projeto. Este fato pode servir para um processo de benchmarking para outras instituições públicas de ensino.
Para o modelo visual, os resultados desta pesquisa fornecem importantes subsídios que podem gerar melhorias para atuação do patrocinador no ciclo de vida do projeto, pois ao deixar o papel do patrocinador mais evidente, isto poderia facilitar a condução do projeto e uma maior aderência do modelo.
Outra possível contribuição prática, diz respeito à equipe, pois à medida que o patrocinador tem acesso à lições aprendidas por meio do modelo visual, ele pode começar a enxergar quais as competências necessárias que a equipe deve ter e como alocar cada membro.
Uma gama de pesquisas futuras pode ser conduzida. Primeiramente, foi apontado que os usuários e clientes não foram ouvidos, esta poderia ser uma importante pesquisa para somar-se aos resultados deste trabalho.
Os diversos tipos de stakeholders do projeto também seriam potenciais grupos a serem pesquisados, por exemplo, analisar como eles enxergam o papel de governança do patrocinador a partir do interesse deles ou como seriam as expectativas deles sobre a atuação de governança do patrocinador.
O estudo de Too e Weaver (2014) além do patrocinador apontou que o escritório de projetos e o portfólio de projetos são itens importantes da governança de projetos, neste sentido, estudos futuros poderiam verificar como o modelo visual
Life Cycle Canvas® auxilia nestes outros dois pontos.
Além das instituições públicas de ensino, poderia ser analisado como a função de governança do patrocinador com auxílio do Life Cycle Canvas® se comporta em instituições privadas de ensino. Assim, como também poderiam ser analisadas outras instituições que não fossem de ensino, sejam elas públicas e privadas, pois a partir desta análise ou cruzamento de estudos poderia ser possível insurgir uma nova dimensão de papéis de governança do patrocinador.
Estudos quantitativos também podem ser realizados, os códigos surgidos neste trabalho poderiam servir como base para modelagem de equações estruturais, sendo que poderia ser testado com diversos grupos de sujeitos, de diversas instituições, sejam elas públicas ou privadas.
Para o pesquisador, este trabalho já abre uma nova perspectiva, os resultados deles serviram para sugerir um modelo de papéis de patrocinador para o modelo visual Life Cycle Canvas®.
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