A realização do evento dependia em alto grau da eficácia com que se desse a interlocução entre a secretaria, membros da Comissão Organizadora, en- tre a Comissão e os/as demais participantes nas atividades propostas. Para isto as informações deveriam ser claras, objetivas e transmitidas da maneira mais ágil possível. Com esse intuito, a equipe foi subdividida em diferentes comissões, responsáveis por setores específicos da organização. Nas reu- niões gerais das comissões do Congresso, realizadas mensalmente, se fazia essa articulação entre as demandas que chegavam na secretaria e as dife- rentes frentes do Congresso.
Em um primeiro momento da organização do Congresso, todas as mensagens foram difundidas nas quatro línguas oficiais da IUAES: inglês (que atuou como língua franca), espanhol (para os/as latino-americanos/as), português (para os brasileiros/as) e francês (para pesquisadores/as oriundos/as e/ou formados/as em países francófonos). No decorrer das
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atividades, contudo, percebeu-se que o tempo demandado para tradução nos quatro idiomas oficiais era excessivo e que muitos dos e das participan- tes brasileiros, latino-americanos e francófonos nos escreviam mensagens em inglês. Decidimos, portanto, a partir de maio, dar prioridade à tradução dos textos escritos em português apenas para o inglês, que se tornou efeti- vamente a língua franca do Congresso.
No entanto, tal decisão gerou uma série de novas questões a serem resolvidas pela secretaria. O uso de uma maior quantidade de idiomas per- mitia que as informações divulgadas fossem mais precisas e facilitava o en- tendimento por parte dos/as falantes nativos/as. Apesar de o português ser o idioma de grande parte dos/as participantes (brasileiros/as, em sua maio- ria), para a grande maioria dos/as participantes estrangeiros/as o inglês se tornou a principal opção linguística de comunicação com o Congresso. Conseguindo articular a tradução dos materiais para os dois idiomas, inglês e português, a equipe responsável por alimentar os sites teve como objetivo manter todas as atualizações para as duas línguas. O aumento da precisão dos termos traduzidos e melhor articulação das informações do site propi- ciou uma melhor compreensão das informações transmitidas e, portanto, diminuiu o fluxo de e-mails recebidos pela secretaria.
Um dos maiores desafios da secretaria foi de responder diariamen- te a dezenas de mensagens. Entre agosto de 2017 e agosto de 2018 (até as 20h do dia 07/08/2018), foram recebidas 10.875 mensagens pelo principal e-mail da secretaria do congresso (secretariat@iuaes2018.org). Uma par- te significativa dessas mensagens era de respostas automáticas às nossas Newsletters e mensagens repetidas, erro comum quando a mensagem era enviada pela plataforma de contato do site. Foram efetivamente respondi- das 6.490 mensagens, sendo que foi entre março e julho de 2018 que houve o maior número de mensagens recebidas e respondidas, com uma média de 300 mensagens por semana.
As principais demandas recebidas por e-mail eram: pedido por pror- rogação de prazos; inscrição e submissão de trabalhos, dúvidas sobre como fazer o pagamento e submissão de trabalhos completos; envio de trabalhos
fora do prazo para serem incluídos na programação, pedidos de reservas de espaço para reuniões de diversas comissões, grupos ou redes; solicitação de recibos/declarações de pagamento e certificados; pedidos por carta de aceite para requerimento de vistos; dúvidas sobre a cidade, clima, hotéis e locomoção; problemas para efetuar o pagamento (aos estrangeiros só foi permitido pagamento via Paypal); solicitações de reembolso de inscrições; pedidos por auxílio de custos; pedidos de alterações na programação do Congresso, tais como fusão de painéis, ampliação do número de sessões e data/horário das mesas, inclusão de novos integrantes; dúvidas quanto à cidade e aos procedimentos para submissão de trabalhos e pagamento.
Os depoimentos de bolsistas vinculados diretamente à secretaria ou de outros projetos e núcleos de pesquisa que atuaram no apoio à secretaria em diferentes etapas ilustram os desafios pessoais desta intensa atividade:
A secretaria exigia um trabalho pró-ativo, com uma gran- de demanda de lidar com pessoas, administração e resolução de problemas. Os trabalhos por vezes eram repetitivos e can- sativos, mas também foram um grande aprendizado. (Marilia
Oliveira – estudante da 2ª fase de Ciências Sociais)
Trabalhar em conjunto a equipe da secretária em suas deman- das me possibilitou previamente conhecer todos que participa- ram do evento, além de claro me possibilitar inteirar a equipe de organização do evento de outra forma. Sendo assim, ao tra- balhar com a escala de horário dos monitores, como com or- ganização de documentos e arquivos, como programação, me possibilitou contato com todos os acontecimentos envolvendo o congresso. (Giovanna Barros Gomes, estudante da 5ª fase de
Antropologia)
Logo que iniciei os trabalhos na secretaria do Congresso Mun- dial IUAES pude perceber que todos ali estavam conectados. [...]. Trabalhei no webmail, respondendo a dúvidas relaciona- das ao envio e apresentação de trabalhos, localizações dentro da universidade, monitoria, isentos etc. Logo no meu primei- ro momento como bolsista dentro da secretaria fui incumbida
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de responsabilidades não só junto deles, mas também com a equipe de comunicação. Minhas principais funções junto à Comissão de comunicação era atualizar os sites tanto em por- tuguês como em inglês, ver se as informações disponíveis em ambos eram correspondentes entre si, atualizar materiais da programação, divulgação e orientações sobre o cronograma do evento, realizar a divulgação de materiais do congresso e re- lacionados a ele na página oficial no facebook (IUAES Congress Brazil – https://www.facebook.com/iuaesbrazil/) e por meio desta mesma página atender e ajudar em demandas dos par- ticipantes e interessados no congresso. (Gabriela Tertuliano,
aluna da 3ª fase de Ciências Sociais)
Como relatado nos depoimentos acima, muitas dúvidas também eram recebidas por meio da página no facebook. Nesses casos, além de responder individualmente e buscar resolver as demandas que surgiam, aproveitamos para realizar publicações sobre a dúvida respondida, pois, assim, a resposta servia para outros seguidores da página.