6 AVALIAÇÃO DO MODELO BPMG
6.3 DESENVOLVIMENTO DO ESTUDO DE CASO
6.3.1 Etapa 1: Seleção dos conceitos do Modelo BPMG para aplicação na organização
modelo BPMG foram obtidos a partir de pesquisa bibliográfica, e não da realidade da organização;
Etapa 2 - Desenvolvimento do Catálogo BPMG: etapa que implementou o objetivo prático de Aplicar o Modelo BPMG na construção de um catálogo eletrônico de informações voltadas para a promoção da governança em BPM;
Etapa 3 - Avaliação do Catálogo BPMG por dois grupos distintos: (1) integrantes do Escritório de Processos da Organização e, (2) um grupo de especialistas externos em governança;
Etapa 4 – Discussão do Modelo BPMG em grupo focal por integrantes do Escritório de Processos da Organização. As etapas 3 e 4 realizaram o objetivo de conhecimento da pesquisa-design;
Etapa 5 - Aplicação do Modelo BPMG na organização. As etapas 3, 4 e 5 realizaram o objetivo de conhecimento da pesquisa-design.
A seção a seguir descreve a realização dessas etapas.
6.3 DESENVOLVIMENTO DO ESTUDO DE CASO
6.3.1 Etapa 1: Seleção dos conceitos do Modelo BPMG para aplicação na
organização
A seleção de quais classes conceituais eram aplicáveis foi feita principalmente buscando-se evidências do uso dos conceitos previstos no modelo BPMG pela organização. Para obter tais informações, foi realizada uma pesquisa documental buscando-se evidências dos conceitos presentes no Modelo BPMG no acervo de documentos produzidos pelo EPROC. O método de pesquisa documental foi selecionado para esta etapa por proporcionar a observação concreta e detalhada das informações relacionadas aos conceitos do Modelo BPMG no formato em que elas são usadas na organização. Além da pesquisa documental, foram realizadas entrevistas com integrantes do EPROC da organização para complementar o entendimento da forma
como os documentos eram usados. As Tabelas 6.4 e 6.5 apresentam uma síntese dos achados dessa pesquisa documental, listando o nome e breve descrição dos documentos pesquisados, bem como as classes conceituais do Modelo BPMG evidenciadas no documento.
Tabela 6.4 Achados da pesquisa documental para evidenciação de conceitos do Modelo BPMG Nome do
Documento Breve Descrição
Classes Conceituais Evidenciadas Manual de
BPM Documento produzido com base em um trabalho de mestrado de Oliveira (2014) cuja pesquisa de campo foi desenvolvida na organização tem por objetivo ser o guia de gestão de processos de negócio da organização. Dentre diversos conteúdos desse manual, os considerados mais importantes para a construção do Catálogo BPMG foram: o modelo de ciclo de vida de gestão de processos e que caracteriza as fases de um projeto de melhoria de processos; e a definição de papéis e responsabilidades envolvendo a gestão de processos na organização. Processo Ciclo de BPM; Projeto de BPM; Papéis e Responsabilidades Documento de Visão do Processo
Em um projeto de melhoria de processo este documento registra os resultados da primeira fase do ciclo de BPM adotado na organização, denominada Planejamento. Nesta fase busca-se detalhar o escopo do projeto e conhecer, ainda de forma superficial, o processo de negócio que está sendo tratado. O documento é composto das Seções como: Contextualização do negócio; Objetivo do processo; Objetivo da análise; Partes interessadas do processo (Stakeholders); Papéis e responsabilidades; Expectativas do cliente; Fatores críticos do sucesso.
Processo; Objetivo; Papéis e Responsabilidades; Cliente Documento de Análise do Processo
Em um projeto de melhoria de processo este documento registra os resultados da segunda fase do ciclo de BPM adotado na organização, denominada Análise do Processo. Nesta fase busca-se estruturar a definição dos problemas da organização de forma a identificar e atacar suas causas básicas e prover uma base para melhorar a qualidade, reduzir o tempo de ciclo e também os custos, quando necessário. O documento é composto de Seções como: Metodologia Aplicada; Priorização dos Problemas; Identificação dos Problemas e Causas; Categorização dos Problemas; Métricas do Processo; Conclusão; Anexos.
Processo Projeto de BPM; Documento de Modelagem do Processo (As Is)
Em um projeto de melhoria de processo, este documento registra os resultados da terceira fase do ciclo de BPM adotado na organização, denominada Modelagem do Processo Atual. Nesta fase busca-se aprofundar o entendimento do fluxo do processo atual. Os documentos pesquisados têm a seguinte estrutura: Objetivo do Processo; Escopo do Processo; Visão Sistêmica do Processo; Visão Geral do Processo (Macroprocesso); Modelo do Processo; Pontos de Atenção; Anexos.
Processo, Objetivo Documento de Modelagem do Processo Proposto (ToBe)
Em um projeto de melhoria de processo, este documento registra os resultados da quarta fase do ciclo de BPM adotado na organização, denominada Modelagem do Processo Proposto. Nesta fase busca-se projetar a transformação do processo atual no processo desejado, conforme oportunidades de melhoria identificadas nas fases anteriores. Os documentos têm a seguinte estrutura: Objetivo do Processo; Visão geral do Processo; Gestor do Processo; Indicadores de Desempenho; Sugestões de Melhoria; Anexos
Processo Objetivo; Indicador de Processo
Tabela 6.5 Achados da pesquisa documental para evidenciação de conceitos do Modelo BPMG (continuação)
Nome do
Documento Breve Descrição Classes Conceituais Evidenciadas
Modelos do Processo As Is e To Be
São anexos dos documentos de modelagem AS IS e TO BE,que documentam detalhadamente os fluxos de processos desenhados em notação BPMN.
Processo
DNA do
Indicador São anexos dos documentos de modelagem do Processo Proposto TO BE, e documentam detalhadamente os indicadores do processo, com atributos como: fórmula, periodicidade, unidade de medida, fontes de dados, entre outros.
Indicador de Processo
Carta de
Serviços Documento inspirado no Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009, conhecido como “Decreto Cidadão” que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão e institui a “Carta de Serviços ao Cidadão”. Busca comunicar à sociedade quais são os serviços prestados pela organização, ressaltando informações como: forma de acesso e obtenção dos serviços, compromissos (prazos) e padrões de atendimento (requisitos).
Cliente; Serviço
Com base no resultado da pesquisa documental e posteriores entrevistas com integrantes do EPROC, foram então selecionados para aplicação no Catálogo BPMG os conceitos: Processo, Projeto de BPM, Objetivo Organizacional, Serviço, Regulamentação, Pessoas, Papéis e Ciclo de BPM. O conceito Serviço foi enfatizado em detrimento do conceito Cliente, uma vez que um serviço, no contexto dos processos de negócio, representa a saída de um ou mais processos, e os clientes em si, são clientes dos serviços e não propriamente dos processos. Foi acrescido o conceito Regulamentação (no sentido de lei, norma), embora ele não tenha sido evidenciado na pesquisa documental, uma vez que se observou que esse conceito é amplamente utilizado na organização e tem grande impacto nos processos.
A Seção a seguir trata da construção de um Catálogo de Informações de Governança em BPM implementado a partir dos conceitos selecionados.