Perspectiva da Estrutura Organizacional, Agentes e Papéis

A perspectiva de papéis e responsabilidades busca possibilitar meios de se obter o princípio de governança de responsabilidade e prestação de contas sobre o BPM. Na literatura de governança esse princípio é conhecido como accountability. Desta forma, a perspectiva dos Agentes e Papéis da Governança em BPM, através da implementação de seus elementos conceituais, permite responder às seguintes questões de competência da Governança em BPM:

 Em quais papéis (de BPM ou de governança) uma pessoa pode atuar? Em quais ela atua?

 Dado um determinado elemento governado (exemplo: um processo, ou um projeto de melhoria de processos) quem responde pela prestação de contas desse elemento?

 Uma pessoa trabalha em qual Unidade Organizacional e é parte de quais equipes?  Que unidades organizacionais e equipes compõem a Organização ou subáreas da

organização?

A Figura 5-9 apresenta um modelo conceitual genérico para agentes (Agent) e papéis (Role) no contexto do modelo BPMG. Pelo diagrama, um agente pode ser uma pessoa (Person) ou um agente autômato (AutomatonAgent). Ambos podem exercer (plays) papéis de BPM (BPM_Role) que se distinguem em Papéis de Prestação de Contas de BPM (BPM_AccountabilityRole) e Papel de Suporte a BPM (BPM_SupportRole).

Figura 5.9

A seguir são definidos os novos elementos conceituais represe Figura 5-9.

Definição: Agente ( exerce um (ou mais) um agente de software

Definição: Unidade Organizacional estrutura de uma organização. Uma

emprega (employs) pessoas e pode ser subunidade de outra unidade o Uma Unidade Organizacional

outras unidades organizacionais. Esse elemento conceitual permite representar uma estrutura organizacional ou parte dela.

Definição: Equipe

determinado fim. O conceito de unidade organizacional

pessoas de diferentes Unidades Organizacionais ( Definição: Papel (Role

autorizações concedidas a uma pessoa ou equipe no contexto geral de uma

Diagrama conceitual da perspectiva de Agentes e Papéis

são definidos os novos elementos conceituais representados no diagrama da (Agent) é uma pessoa (Person) ou autômato (

(ou mais) Papel (Role). Um Agente autômato (AutomatonAgent software ou um sistema robotizado.

Unidade Organizacional (OrganizationalUnit) é uma instância da estrutura de uma organização. Uma Unidade Organizacional

) pessoas e pode ser subunidade de outra unidade o

Unidade Organizacional (OrganizationalUnit) pode ser um agregado de várias outras unidades organizacionais. Esse elemento conceitual permite representar uma estrutura organizacional ou parte dela.

(Team) é uma agregação de Pessoas (Person

determinado fim. O conceito de Equipe (Team) pode ser usado para representar uma unidade organizacional informal. Isso permite que uma Equipe seja formada por pessoas de diferentes Unidades Organizacionais (OrganizationalUnit

Role) representa um conjunto de responsabilidades, atividades e autorizações concedidas a uma pessoa ou equipe no contexto geral de uma

Diagrama conceitual da perspectiva de Agentes e Papéis

ntados no diagrama da ) ou autômato (AutomatonAgent) que AutomatonAgent) pode ser ) é uma instância da Unidade Organizacional (OrganizationalUnit) ) pessoas e pode ser subunidade de outra unidade organizacional. ) pode ser um agregado de várias outras unidades organizacionais. Esse elemento conceitual permite representar uma Person) reunidas para um ) pode ser usado para representar uma . Isso permite que uma Equipe seja formada por

OrganizationalUnit) formais.

) representa um conjunto de responsabilidades, atividades e autorizações concedidas a uma pessoa ou equipe no contexto geral de uma

organização. Um papel é definido em um processo ou função. Uma pessoa ou equipe pode ter vários papéis (adaptado de (AXELOS, 2012)).

Definição: Papel de BPM (BPM_Role) é um subtipo de papel (Role) que exerce responsabilidades no gerenciamento de processos de negócio. Papéis de BPM são variados por serem vinculados ao tipo de processo e às diferentes características de cada organização. A literatura identifica uma grande quantidade de denominações de papéis de BPM que, todavia, apresentam grande superposição de significados. Uma lista bastante completa pode ser obtida em Paim (2007). Para os objetivos deste trabalho, propõe-se que Papel de BPM (BPM_Role) possa ser distinguido em dois subtipos que são definidos a seguir: Papel de Prestação de Contas de BPM (BPM_AccountabilityRole) e Papel de Suporte a BPM (BPM_SupportRole).

Definição: Papel de Prestação de Contas de BPM (BPM_AccountabilityRole) é um subtipo de papel de BPM (BPM_Role) que exerce responsabilidades de prestação de contas por atividades do gerenciamento de processos de negócio. Esses papéis são de especial interesse no contexto da governança em BPM. “Gestor de Processo” (ou “Dono de Processo”), “Gerente de Projeto de Processos” são exemplos de papéis desse tipo.

Definição: Papel de Suporte a BPM (BPM_SupportRole) é um subtipo de papel de BPM (BPM_Role) que exerce responsabilidades em atividades de apoio a BPM. “Analista de Processos” e “Consultor de BPM” são exemplos de papéis desse tipo. Definição: Papel de Governança em BPM (BPMG_Role) é um subtipo de Papel (Role) destinado a exercer atividades de apoio à Governança em BPM. “Auditor de Governança” e “Membro de Comitê de Governança” são exemplos possíveis de papéis desse tipo.

Propósito: por meio da implementação desses elementos conceituais numa organização é possível:

o Geração de informações para a responsabilidade e prestação de contas (accountability) sobre o BPM e a Governança em BPM.

o Constituir estruturas organizacionais para Governança de BPM.

No capítulo 2, Seção 2.3.1, são exemplificadas algumas estruturas e papéis para a governança em BPM. A Tabela 5.11 exemplifica alguns papéis relacionados ao princípio da

responsabilidade/ prestação de contas (BPM_AccountabilityRole) definidos na organização pesquisada em estudo de caso relatado no capítulo 6.

Deve ser ressaltado que, embora não representado no diagrama da Figura 5-9, há restrições quanto a papéis que um agente autômato (AutomatonAgent) pode exercer. Por exemplo, esse tipo de agente não é capaz exercer os papéis de BMP_AccountabilityRole. Desta forma, do ponto de vista da Governança, importam mais os papéis exercidos por pessoas e mais precisamente aqueles relacionados à responsabilidade/prestação de contas pelas ações de BPM.

Tabela 5.11 Exemplos de Papéis de Prestação de Contas de BPM em uma organização pública pesquisada Papel de Prestação de

Contas de BPM

(BPM_AccoutabilityRole)

Responsabilidades

Gestor do Processo  Participar e/ou conduzir as atividades relacionadas à melhoria do processo; _{ Identificar e promover melhorias pontuais no processo submetendo à validação do} EPROC;

 Definir objetivos e metas de desempenho para o processo gerido;  Assegurar que recursos e habilidades estejam disponíveis;  Mensurar e reportar o desempenho de processos;

 Revisar objetivos e metas a partir dos resultados apurados;

 Iniciar esforços de transformação referente a mudanças do processo;  Fomentar a comunicação e a integração dos envolvidos;

 Assegurar a integridade do desenho de processos e das informações repassadas ao EPROC;

 Verificar conformidade com os padrões metodológicos instituídos;  Gerenciar regras de negócio;

 Prestar contas regularmente ao Escritório de Processos sobre o desempenho do processo sob sua responsabilidade.

Gerente de projetos de Processos

 Planejar projetos de melhoria de processos de acordo com a metodologia do EPROJ (Escritório de Projetos);

 Monitorar e controlar a execução do projeto;  Gerenciar mudanças eventualmente necessárias;  Gerenciar expectativas das partes interessadas;

 Gerenciar equipe (com as respectivas avaliações de desempenho, quando for o caso);

 Validar produtos do projeto;  Documentar lições aprendidas;

 Garantir conformidade com as normas relacionadas ao gerenciamento de projetos definidas pelo Tribunal;

 Divulgar resultados;  Encerrar o projeto. Patrocinador do Escritório

de Processos

 Definir direção para a iniciativa de Gestão de Processos de Negócio na organização;

 Articular junto à alta gerência para que o Escritório de Processos receba a prioridade e os recursos necessários;

 Aprovar os projetos;

 Representar a iniciativa perante a Organização;

 Alinhar às expectativas da Organização aos projetos executados pelo EPROC;  Cobrar resultados;

 Garantir as alterações normativas necessárias à implementação das melhorias dos processos;

 Gerenciar conflitos.