Evolução dos SI ao longo do tempo

A Informação é considerada pelas organizações como um recurso indispensável para a gestão das suas atividades e para os processos de tomada de decisão, contudo as organizações possuem grandes quantidades de informação fruto da abundância dos seus dados, sendo por isso importante existirem SI que reúnam a informação proveniente das mais diversas fontes, desde os seus parceiros aos seus clientes e fornecedores, e que ainda sejam capazes de tratar de forma automatizada a informação e distinguir qual a sua relevância, para que não haja uma visão distorcida da realidade (Alter, 2008).

Os SI que hoje em dia se apresentam nos ambientes organizacionais são em muito diferentes daqueles que existiam há 15/20 anos atrás, passando de soluções usadas apenas em

mainframes para soluções de cliente-servidor, motivadas pelo desenvolvimento da Internet, das

tecnologias web e das infraestruturas de comunicação (Davidsen & Krogstie, 2010). Esta evolução aconteceu muito devido ao facto de este tipo de sistemas terem evoluído a um ritmo imposto pela mudança tecnológica, desenvolvimento de metodologias e linguagens de programação e principalmente pela transformação do paradigma social para uma sociedade que considera a Informação e o Conhecimento como elementos chave para o sucesso das suas atividades (Hirschheim, Saunders & Straub, 2012).

A contínua evolução dos SI tem motivado a sua adoção por parte das organizações tornando-se parte essencial para o desenvolvimento dos negócios, para a adaptação e resposta a novos desafios e para a colaboração inter e intra-organizacional através da possibilidade de estabelecer relações com os vários e dispares sistemas que compõem estas duas dimensões, utilizando técnicas e software de integração (Enterprise Architecture Integration [EAI]) (Irani, Themistocleous & Love, 2003).

No âmbito das IES, a crescente adoção de TI tem permitido alterar os paradigmas tradicionais de ensino e aprendizagem, assim como os processos de gestão operacional, administrativa e estratégica, através do suporte que dão ao funcionamento dos SI institucionais, sendo fundamental a atualização e adaptação da componente tecnológica às necessidades dos sistemas, permitindo a sua própria evolução, crucial para a gestão da informação e consequente sucesso futuro (Kundi & Nawaz, 2010; Simões & Soares, 2010).

A evolução dos SI nas IES torna-se indispensável para que estas instituições se mantenham atualizadas para suportar as suas funções de negócio através da disponibilização de informação fidedigna, correta e precisa, que transita preferencialmente em modo síncrono (ou

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assíncrono) pelas diversas áreas funcionais/departamentos e outras dimensões (e.g. Pedagogia, Ensino, Inovação/Empreendedorismo e Investigação) (Bessa et al., 2016), tornando as suas operações mais eficazes e eficientes, auxiliando na tomada de decisão informada, permitindo responder aos seus desafios e objetivos estratégicos, acompanhar as novas tendências que surgem a nível nacional e internacional, permitindo assim prestar os seus serviços com maior qualidade à comunidade académica e melhorar a experiência educacional (Lupu et al., 2008).

As organizações têm vindo a ser assediadas por uma vasta variedade de SI/TI, que têm evoluído e desenvolvido novas características e funcionalidades, fruto das inovações que são obtidas tanto na área dos sistemas como na área da tecnologia, fazendo com que seja necessário analisar quais as melhores soluções de SI/TI que permitem satisfazer as suas necessidades (Willcoks, 2013). A diversidade de atividades capazes de serem suportadas pelos SI, desenvolveu a necessidade de os agrupar e organizar por tipos, mediante a sua aplicabilidade e fins para os quais foram concebidos, sendo apresentados em seguida, de forma breve e sucinta ao nível das IES, aqueles que têm sido mais reconhecidos e utilizados ao longo dos últimos anos (Jeyaraj & Sabherwal, 2008; Urbach & Müller, 2012).

Operations Support Systems

Nas IES a infraestrutura de rede e comunicações é essencial para o desenvolvimento das suas atividades, pois muitas delas dependem da utilização destas infraestruturas (e.g. serviços de Voice Over Internet Protocol (VoIP), impressoras em rede, pesquisas de artigos para a investigação, acesso a conteúdos programáticos para o ensino), pelo que a sua gestão pode ser feita com recurso aos OSS, contudo este tipo de sistemas é tipicamente utilizado de forma massiva nas organizações do setor das Telecomunicações para controlar a sua prestação de serviços (I. Chen, Ni & Lin, 2008; Lim, 2005). A complexidade e robustez destes sistemas tem aumentado à medida que foi crescendo a indústria das Telecomunicações, tornando-se um recurso sólido para a gestão de grandes quantidades de dados, utilizados para criar relatórios necessários para gerar conhecimento para a tomada de decisões (Fu, Yu, Song & Qi, 2010; Qi, Da Xu, Shu & Li, 2006).

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Transaction Processing Systems

No caso das IES, os TPS têm sido utilizados para auxiliarem o processamento de transações ao nível operacional das suas diversas áreas funcionais (e.g. Finanças, Recursos Humanos, Serviços de Bibliotecas, Serviços de Informática e Comunicações), sendo maior a sua utilização nos serviços académicos, onde o ambiente é mais dinâmico devido à interação com os alunos e investigadores, o que causa maior número de transações que necessitam de ser processadas (e.g. candidaturas a cursos e bolsas; inscrições em cursos, unidades curriculares e turmas; mudança de horário; pagamento propinas; lançamento de avaliações; pagamentos de propinas; pedidos de carta de curso; justificação de faltas) (Goldstein & Katz, 2005; Nakpodia, 2010).

Process Control Systems

No que diz respeito às IES, os PCS tem sido em grande parte utilizados para garantir a acreditação dos seus cursos pelas entidades reguladoras, levando ao reconhecimento da sua qualidade por estas, bem como pela sociedade (Brennan & Austin, 2003). De outra forma, estas instituições reconhecem a importância deste tipo de sistemas sobretudo para as organizações industriais, incluindo-os por isso nos planos curriculares dos seus cursos de Engenharia, utilizando-os para atrair mais estudantes, sendo uma estratégia que tem resultado (Mountain, 2004).

Enterprise Collaboration Systems

No setor da Educação, mais do que a utilidade que os ECS têm para o desenvolvimento das tarefas de cooperação na gestão e tomada de decisão, este tipo de sistemas vem revelar-se bastante útil sobretudo ao nível dos métodos de ensino, permitindo suportar o ensino à distância (e-Learning), assim como incentivar a interação entre os alunos (através de sistema de

messaging e de videoconferência), organizando-os por tópicos de aprendizagem e promovendo

assim a aprendizagem autodidata. Os ECS vêm também dar um contributo positivo para a colaboração entre investigadores dos centros de investigação das IES, que se encontram

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geograficamente dispersas, quebrando ou amenizando a barreira da distância (Hu & Zeng, 2012; Wardrip et al., 2013).

Management Support Systems

Nas IES é verificada a presença de MSS como estruturas altamente confiáveis e competentes, ganhando destaque principalmente nos níveis estratégico e tático destas instituições, pelo facto de permitirem concentrar mecanismos que tratam a informação e auxiliam a celeridade dos processos de gestão académica e administrativa, bem como os de tomada de decisão, importantíssimos para dar resposta a desafios como a globalização e a competitividade (Cloete, 2006).

Management Information Systems

Nas IES o planeamento educacional das suas escolas, faculdades, departamentos e centros de investigação é um processo crítico responsável pelo estabelecimento de metas, objetivos e prioridades, e pela criação de diretrizes para expansão do sistema de ensino e para a prevenção da negligência ou ineficiência na utilização dos seus recursos (Bhatti & Adnan, 2010). Atendendo à importância deste planeamento para o sucesso das IES, surgiu a necessidade de existirem SI que as ajudassem na sistematização de indicadores que estimulassem a tomada de decisão relativa a este assunto, sendo utilizados a partir da década de 80 os Management Information System (MIS), denominados muitas vezes por Education

Management Information System (EMIS). A proliferação destes sistemas nas IES, inicialmente

deveu-se à necessidade de em muitos países existir a obrigação de realizarem os censos relativos ao ano escolar em causa, bem como às tarefas administrativas associadas (S. Clarke & Lehaney, 2000; Crouch & Mabogoane, 2001).

Os MIS através da recolha e análise de dados, vêm permitir a estas instituições planear a educação, bem como atribuir recursos, gerir, monitorizar e auxiliar as tarefas diárias e ainda formular políticas para a tomada de decisão informada (Hua & Herstein, 2003). As universidades do Sudoeste da Nigéria, das Ilhas Maurícias e América do Norte (Universidade de Colima – México) são alguns dos casos bem-sucedidos da implementação de MIS e que podem ser evidenciados e tomados como exemplos no setor da Educação, pela forma como

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estes sistemas vieram permitir suportar e desenvolver de forma mais ágil as atividades de gestão destas instituições (Ajayi & Omirin, 2007; Alicia, Echeverría, Santana-Mancilla, De La & Cazares, 2012; J. Rodrigues & Govinda, 2003).

Decision Support Systems

A tomada de decisão no planeamento das atividades de uma IES é um processo bastante complexo uma vez que os dados que têm por base estão em grandes quantidades e encontram- se dispersos por diversas fontes, o que dificulta a sua análise (Vinnik & Scholl, 2005). Assim, desde os anos 80 que tem vindo a crescer o interesse e aplicação dos Decision Support Systems (DSS) nestas instituições, possuindo três módulos nucleares relativos ao Ensino, Estudantes e Investigação, com o intuito de resolver alguns problemas como a alocação de recursos, planeamento e gestão de cursos, avaliação do desempenho, gestão de horários e carga de trabalhos, políticas de admissão de docentes e discentes, estudo da evolução dos alunos e análise dos seus perfis, planeamento estratégico, resolução de problemas administrativos e aferição da qualidade dos serviços prestados à sua comunidade académica (Mansmann & Scholl, 2007).

Executive Information Systems

Apesar da importância que as organizações atribuem a estes sistemas, a sua adoção em todos os setores de atividades ainda não é completamente assumida como é o caso das IES que apesar de valorizarem a aplicação destes sistemas (sobretudo para a gestão estratégica), o seu potencial ainda não foi totalmente explorado nestes ambientes. Torna-se assim necessário investigar quais os fatores necessários que podem contribuir e garantir o sucesso do desenvolvimento e implementação dos Enterprise Information Systems (EIS) nestas instituições, para que estas possam reconhecer o seu valor sem o contestar (Glover, 1993; Kamaruddin, Razali & Deraman, 2011).

Strategic Information Systems

No setor da Educação mais concretamente no âmbito de atuação das IES, a utilização de SIS para a gestão estratégica está em crescimento, e a sua utilidade neste meio é amplamente

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reconhecida, sobretudo pelo impacto que causam no planeamento estratégico das atividades académicas e administrativas, integrando todas as informações necessárias numa só plataforma, facilitando todo o seu processo de criação, partilha e difusão (Lv, 2010; Monika & Vohra, 2012).