Gestão dos S

O ambiente organizacional exerce diversas pressões que influenciam a forma como as organizações desenvolvem as suas estratégias e consequentes atividades. As organizações vêem-se assim obrigadas a delinear uma estratégia e a fazer uma gestão eficiente que lhes permita, de forma continua, aumentar o volume de produção garantindo a qualidade dos seus produtos/serviços e ao mesmo tempo otimizar a utilização dos seus recursos, praticando o menor preço possível (Tate, Ellram, Schoenherr & Petersen, 2014).

O dinamismo e mutabilidade que carateriza este tipo de ambiente, exige que as organizações assumam uma postura ativa e pouco relutante à mudança, para que possam facilmente alterar a forma de realizar as tarefas, bem como alterar os processos de tomada de decisão, no sentido de serem capazes de produzir uma resposta efetiva e em tempo útil que lhes permita alcançar as suas metas, objetivos e vantagens competitivas (Agboola & Salawu, 2011; V. Santos, Pereira, Martins, Gonçalves & Branco, 2016).

Os processos de tomada de decisão para que sejam bem-sucedidos necessitam de ser sustentados por informação associada ao negócio (e.g. fatores internos e externos, ameaças e oportunidades), de qualidade e proveniente de múltiplas fontes (internas/externas), surgindo neste contexto os SI como meio capaz de fornecer os mecanismos necessários para a recolha, tratamento, análise e disponibilização dessa informação, mitigando o panorama exponencial do crescimento do volume de dados nas organizações (D. Chen, Mocker, Preston & Teubner, 2010).

A importância dos SI no seio das organizações é comummente aceite, pelo que o seu bom entendimento e alinhamento com o negócio permitirá, de uma forma mais expedita, iniciar projetos com maior fundamentação, desenvolver melhores planos de trabalho, agilizar o processo laboral e cumprir de forma mais eficiente as estratégias delineadas pelos gestores (Chaffey & White, 2010; Rascão, 2004). A utilidade, multidisciplinariedade e preponderância deste tipo de sistemas é inegável e pode exercer influência direta no surgimento de novos

26

produtos/serviços, na reestruturação de tarefas, na abertura a novos mercados ou até mesmo na criação/alteração de fluxos de trabalho (Laudon & Laudon, 2015; Peppard & Ward, 2016).

Esta importância atribuída aos SI também é verificada no âmbito das IES, muito devido aos grandes volumes de dados que aqui são gerados diariamente, resultante das suas atividades administrativas e de investigação, o que por sua vez levou ao rápido crescimento na adoção e implementação destes sistemas com o intuito de suportar as suas funções de negócio, através da apresentação de informação precisa, refinada e fidedigna, disponibilizada em tempo útil aos utilizadores, capacitando por um lado os gestores para tomar decisões mais informadas e por outro lado oferecer uma melhor experiência educacional à comunidade académica (Gunawardhana & Perera, 2015).

No panorama atual é comum encontrarmos agregadas aos SI as TI que são constituídas por um conjunto de componentes físicos (hardware) e lógicos (software) utilizados para suportar as atividades desempenhadas pelos SI. As TI devem ser consideradas como um recurso valioso, pois permitem desenvolver SI capazes de executar as suas tarefas de uma forma cada vez mais célere, flexível, eficiente e eficaz, contudo para que seja possível retirar o máximo partido das suas potencialidades, a seleção das TI deverá ser feita consoante as necessidades do sistema em causa e deverá contar com o envolvimento dos gestores atendendo às repercussões que o seu impacto terá nos diferentes níveis organizacionais (Tallon & Pinsonneault, 2011).

Apesar da componente de TI ser muito importante para a viabilização das atividades dos SI atuais, não se trata da única parte constituinte destes sistemas. Assim, em seguida serão apresentadas algumas definições deste conceito, bem como os restantes componentes que, para além das TI, constituem um SI.

A compreensão do conceito de SI implica que haja um entendimento prévio do conceito de sistema, uma vez que o primeiro conceito é a aplicação do segundo relativamente ao tratamento da informação. Deste modo, um sistema pode ser definido como um conjunto de componentes interrelacionados que operam em conjunto, numa transformação de processos organizada, sobre uma panóplia de dados de entrada (inputs) com o intuito de produzir resultados (outputs) que permitam alcançar determinados objetivos (Rascão, 2004).

Tendo como base o conceito de sistema, ao longo dos tempos foram surgindo diversas definições de SI, sendo que as diferenças existentes entre elas se prendem pelo destaque que cada utilizador atribui a um ou outro elemento da sua constituição. Para Buckingham, Hirschheim, Land e Tully (1987), um SI é uma entidade sociotécnica que reúne, guarda, processa e disponibiliza informação relevante para uma organização (ou sociedade), tornando-

27

a acessível e útil. Desta definição surge uma outra proposta por Alter (1999), em que um SI é uma combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI, organizadas para o alcance dos objetivos de uma organização.

Numa visão mais recente, para Laudon e Laudon (2015) um SI pode ser definido como a inter-relação de componentes como hardware, software, telecomunicações e repositório de dados, entre outras tecnologias utilizadas e que são utilizadas para a recolha, processamento, armazenamento e distribuição da informação (para utilizadores ou outros sistemas) que apoia a tomada de decisão e o controlo das organizações. Apesar desta visão fortemente marcada pela componente tecnológica que atualmente vigora nas organizações, um SI pode não envolver TI, o que faz com que este seja manual, mas devido à sua dificuldade e redução de eficiência para organizar, recuperar, agrupar e transmitir a informação, esta situação encontra-se cada vez mais em desuso (Varajão, 2005).

Segundo O'Brien e Marakas (2010), um SI é composto por um conjunto de procedimentos e recursos envolvidos na recolha (entrada de dados), no processamento (de dados em informação) e na disponibilização de informação (saída de produtos de informação) a quem lhes é de direito, assegurando também o controlo do desempenho do sistema e o armazenamento do recurso dados.

Os recursos que compõem estes sistemas passam por: 1) pessoas: sendo uma parte constituída por utilizadores finais (e.g. clientes, funcionários) que apenas usam as funcionalidades ou informação disponíveis pelo sistema, e outra parte constituída por especialistas (e.g. analistas, programadores) encarregues pelo desenvolvimento e operacionalização do próprio sistema; 2) software: caraterizado pelo conjunto de programas informáticos que permite tratar os dados, transformá-los em informação e ao mesmo tempo permite suportar o funcionamento do hardware; 3) hardware: composto pelos dispositivos físicos (periféricos) utilizados para a recolha, tratamento e armazenamento de dados; 4) redes: compostas por computadores, equipamentos de telecomunicações e outros dispositivos interligados por meios de comunicação (e.g. wireless, satélite, fibra ótica) e controlados por

software e protocolos de rede; e 5) dados: que são as representações de factos, objetos,

atividades ou transações relacionadas com a operação das organizações e que são registados, classificados e armazenados, para posteriormente serem transformados em informação. O modelo de SI que expressa a estrutura conceptual proposta por estes autores pode ser visualizado na Figura 3.

28

Figura 3 - Modelo de um SI (adaptado de O'Brien e Marakas (2010))

No que concerne à estrutura do negócio, os SI podem ser divididos em subsistemas responsáveis por tarefas específicas e o papel que representam pode ser segmentado em três áreas distintas, nomeadamente: apoio às estratégias para retirar vantagem competitiva; apoio à tomada de decisão; e apoio às operações e processos. Esta segmentação do papel dos SI demonstra que estes evoluíram ao longo dos tempos e superaram a simples função de suporte ao negócio da organização, passando a assumir uma posição de destaque nos assuntos estratégicos (Arvidsson, Holmström & Lyytinen, 2014).

Os SI proporcionam às organizações múltiplos e importantes benefícios, sendo um dos principais a disponibilização de informação de qualidade para o suporte aos processos de tomada de decisão que ocorrem em todos os níveis organizacionais (operacional, tático/técnico e estratégico), permitindo o seu acesso em tempo útil, obtendo assim maiores ganhos de eficiência nos processos de negócio, o que terá um impacto positivo nos índices de produtividade (Chaffey & White, 2010). Outras vantagens que as organizações podem obter com a utilização dos SI, passam pela redução de custos, automatização de tarefas, melhoria da exploração dos recursos disponíveis e otimização dos processos de comunicação entre os intervenientes do negócio (Dwivedi et al., 2014).

O crescimento dos SI nas IES é por demais evidente, sendo o seu uso traduzido na disponibilização de serviços aos estudantes de uma maneira nova e criativa, como a disponibilização de conteúdos educacionais e melhoria do acesso a serviços associados com a

29

gestão da vida académica. Estes sistemas vieram ainda automatizar processos, permitindo obter melhor desempenho do que quando realizados de forma manual, reduzindo o número de recursos envolvidos para a concretização de tarefas, aumentando a satisfação tanto das IES como da comunidade académica que estas servem (Purba & Panday, 2015).

Os SI vieram ainda promover a GC nestas instituições, devido à capacidade que têm para gerir a própria informação, disponibilizando-a aos decisores, permitindo-lhes analisá-la e tratá-la sem que tenham profundos conhecimentos tecnológicos, de modo a gerar o conhecimento indispensável para a tomada de decisão (Adhikari, 2010).

Para que as organizações consigam retirar o máximo das potencialidades do binómio SI/TI e possam aproveitar os seus benefícios é necessário que esta componente tecnológica seja gerida da forma mais eficiente possível. Atendendo à criticidade dos SI/TI, surgem várias formas de proceder à sua gestão, sendo uma delas as Arquitetura(s) de Sistema(s) de Informação (ASI), abordadas em seguida.