Fase 1 Planejamento

A fase de Planejamento objetiva realizar o alinhamento do projeto de gestão de processos de negócio (BPM) com a estratégia da organização. Através desta fase é possível obter uma visão geral do processo, de modo a conseguir estimar o esforço necessário para a realização do projeto de BPM. Esta fase estabelece as metas e objetivos do processo, além de delimitar seu escopo. Através na análise do cenário atual da organização é possível identificar qual o propósito da análise do processo. Se o mesmo será modelado com o intuito de automatizá-lo ou apenas melhorá-lo e como vai ser o ciclo de melhoria contí- nua. Através de melhorias de curto prazo e de retorno rápido. Estes itens devem ser defi- nidos nesta fase de Planejamento.

Esta fase tem como produto o planejamento do projeto de BPM, realizado por um gerente de projetos da organização, de acordo com os processos estabelecidos na organi- zação para gestão de projetos. O principal produto gerado por esta fase é o Documento de Visão, que fornece uma estrutura e o direcionamento necessário do que deve ser iden- tificado antes de iniciarmos a modelagem do processo. Através deste documento são iden- tificados os Stakeholders, partes interessadas no projeto e suas responsabilidades no pro- jeto, incluindo seu patrocínio executivo. São identificadas e documentadas as expectati- vas dos clientes, internos e externos à organização e documentada uma visão macro do processo a ser mapeado, contendo a identificação das entradas, saídas, recursos, regras e normas.

A Figura 10 apresenta as entradas, ferramentas e técnicas e saídas desta fase, o detalhamento das atividades é apresentado no tópico a seguir.

Figura 10. Entradas, ferramentas e técnicas e saídas da fase de Planejamento. Entradas •Lista de Stakeholders •Planejamento Estratégico / Diretrizes Ferramentas e Técnicas •Reuniões de Levantamento da Visão do Negócio •Planejamento do Projeto •Validação da Documentação Saídas •Documento de Visão do Negócio •Plano de Projeto •Apresentação de Abertura do Projeto

4.3.1 Procedimentos da Fase de Planejamento

Segue os procedimentos da Fase de Planejamento da metodologia EBPM. Quadro 9. Procedimentos da Fase de Planejamento.

Atividade Descrição Responsável Produto(s) Gerado(s)

1. Identificar Par- tes interessadas (Stakeholders) para o processo

1.1 Selecionar as partes interessadas (Stakeholders) no processo, que atuam diretamente no mesmo e seus clientes;

1.2 Quando necessário, identificar Stakeholders críticos. Gerente de Projetos Lista de Stakeholders / Atores do Pro- cesso 2. Realizar levan- tamento da vi- são do negócio

2.1 Deve-se agendar uma reunião para definição do projeto e enten- dimento da Visão do Negócio com os Stakeholders. Nesta reu- nião devem-se levantar todos os tópicos do Documento de Visão do Negócio.

2.2 Deve estar envolvido nesta reu- nião o Patrocinador do Projeto, Gerente do Projeto, Gestor do EPROC, Stakeholders e Analista de Processos (caso já esteja defi- nido). Gerente de Projetos Ata de Reu- nião 3. Iniciar Elabora- ção do Docu- mento de Visão

3.1 O Analista de Processos deve ini- ciar a elaboração do Documento de Visão alinhado com o planeja- mento do projeto. Este docu- mento será concluído após a Abertura do projeto, pois serão levantadas as expectativas das partes interessadas. Analista de Processos Documento de Visão (Preli- minar) 4. Realizar plane- jamento do Pro-

4.1 O planejamento do projeto deve ser realizado como é realizado

Gerente de Projetos

Planejamento do Projeto

Abertura do Projeto

Analista de Processos deve aju- dar o Gerente de Projetos na pre- paração da apresentação. 6. Realizar Reu-

nião de Aber- tura do Projeto

6.1 Agendar reunião de Abertura do Projeto com os envolvidos no processo, com a finalidade de apresentar como o projeto está estruturado, o escopo e objetivos; 6.2 Levantar as expectativas das par-

tes interessadas e coletar demais informações para complementar o Documento de Visão. Gerente de Projetos Ata de Reu- nião 7. Concluir Docu- mento de Visão 7.1 Complementar o documento de visão com as expectativas das partes interessadas. Analista de Processos Documento de Visão 8. Validar Docu- mento de Visão

8.1 Realizar a validação do docu- mento e solicitar eventuais ajus- tes. Analista de Processos Documento de Visão validado 9. Enviar Docu- mento de Visão para os Stakeholders

9.1 Efetuar os ajustes necessários no documento e enviar o Docu- mento de Visão juntamente com a ata da Reunião de Abertura do Projeto para os Stakeholders; 9.2 Ao enviar o Documento, deve ser

comunicado o prazo para eventu- ais ajustes. Após este prazo o do- cumento será considerado como validado e este deverá ser divul- gado na organização. Analista de Processos 10. Divulgar Docu- mentação para a Organização

10.1 Após validação e eventuais ajustes no documento solicitado pelos Stakeholders, o Gestor do EPROC deve divulgar o Docu- mento de Visão e apresentação da Reunião de Abertura do Pro- jeto para a organização através dos meios de comunicação já uti- lizados para este fim;

10.2 Informar ao Gerente de Pro- jetos que a fase foi concluída.

Gestor do EPROC

Divulgação re- alizada

Iniciar a Fase de Modelagem do Processo Atual (As Is)

As atividades apresentadas nesta fase, contemplam a consolidação das boas práticas iden- tificadas na ABPMP (2013), no capítulo de Planejamento, na Metodologia da Elo Group [Alkarashi, et. al., 2011], através da fase Construir Visão de Futuro, do Guia para Melho- ria de Processos [Ferreira et al., 2011], através da fase de Planejamento e na Metodologia

DOMP [Cruz, 2012], na fase de Análise Inicial, além de algumas práticas já adotadas pela autora desta dissertação como analista de processos em diferentes ramos da indústria.

4.3.2 Fluxo da Fase de Planejamento

A seguir apresentamos o fluxo da Fase de Planejamento.