Resultados do Grupo Focal

 Participante 1, 2, 3: graduandos do curso de Sistemas de Informação e que uti- lizaram a Metodologia EBPM nos projetos do Escritório de Processos. Partici- param da fase de entrevistas.

 Participante 4 e 5: colaboradores da organização participante e que utilizaram a Metodologia EBPM nos projetos do Escritório de Processos. Participaram da fase de entrevistas.

 Participante 6: graduando do curso de Sistemas de Informação, que está utili- zando a Metodologia EBPM nos projetos do Escritório de Processos. Não parti- cipou da entrevista individual.

 Participante 7 e 8: analistas de processos, com experiência de mercado, que foram alocadas recentemente no projeto de estruturação do Escritório de Proces- sos. Não participaram da fase de entrevistas e iniciaram recentemente o uso da metodologia EBPM.

Inicialmente a autora realizou uma apresentação pessoal e da pesquisa, com o objetivo de alinhar o entendimento com todos os participantes. Em seguida foi apresentada a pergunta que direciona a discussão: Quais são as características que uma metodologia de BPM deve ter para que seja utilizada por organizações com baixo nível de maturidade em BPM?

As seis características mais mencionadas na fase de entrevistas foram utilizadas para discussão no Grupo Focal são apresentadas na Figura 23.

Figura 23. Características da Metodologia EBPM para discussão no Grupo Focal.

Ao iniciar as discussões os participantes foram informados que poderiam discutir livre- mente sobre a característica apresentada e se alguém tivesse uma opinião diferente, po- deria complementar, com o objetivo de contribuir ainda mais com o conhecimento. A seguir apresentamos o resultado da discussão com os participantes do grupo focal.

Simplicidade (4) Finalidade (3) Entendimento Conjunto (3)

Entendimento do

C1 – Simplicidade

A metodologia EBPM contempla os seguintes pontos que estão diretamente relacionados à característica Simplicidade:

 A metodologia deve gerar apenas os produtos estritamente necessários;

 O conteúdo não deve ser muito técnico. Deve ser de fácil compreensão e objetivo;  Deve ser composta pela descrição da fase, detalhamento das atividades e identifi-

cação de papéis e responsabilidades;  Envolver o mínimo de papéis possíveis;

 Utilizar apenas elementos básicos da notação usada para modelagem.

As seguintes recomendações foram feitas com o objetivo de tornar a Metodologia EBPM alinhada às necessidades da organização:

 Não são considerados todos os elementos da notação metodologia. Com o au- mento do conhecimento na notação, os profissionais envolvidos estão começando a sentir necessidade de uso no momento da modelagem;

 Apresentar algumas técnicas de modelagem e análise de forma mais detalhada.

C2 – Finalidade

A metodologia EBPM contempla os seguintes pontos que estão diretamente relacionados à característica Finalidade:

 A fase de Planejamento está diretamente ligada ao alinhamento estratégico. Nas demais fases, em determinado momento é solicitado que o analista de processos avalie se os objetivos definidos estão sendo atendidos;

 Esta característica deve ser avaliada por fase, ou seja, a fase de Planejamento deve gerar o resultado necessário para realizar a fase de Modelagem. A fase de Mode-

 Descrever as atividades necessárias para realizar a Simulação de Processos ao fi- nal da fase de Desenho do Processo Proposto (To Be);

 Incluir a fase “To Run” na metodologia. O objetivo desta fase é detalhar as ativi- dades necessárias para a automação do processo, incluindo a seleção da ferra- menta mais adequada ao processo.

C3 - Entendimento Conjunto

A metodologia EBPM contempla os seguintes pontos que estão diretamente relacionados à característica Entendimento Conjunto:

 Atualmente a metodologia atende à característica de Entendimento Conjunto ape- nas para a equipe do Escritório de Processos. Atualmente ela não está disponível para o restante da organização.

Através do grupo de discussão foi sugerida a seguinte recomendação identificada abaixo, porém entendemos que esta recomendação está diretamente ligada à estratégia de comu- nicação do Escritório de Processos e não à metodologia de BPM.

 A Metodologia EBPM deve ser divulgada na organização para que seja possível atender à característica de Entendimento Conjunto, pois atualmente o entendi- mento encontra-se apenas disseminado no Escritório de Processos. Encontra-se em desenvolvimento na organização estudada o Portal de Processos, que tem o objetivo de divulgar a metodologia, o material gerado na execução dos projetos de melhoria de processos, material para capacitação e todos os serviços prestados pelo Escritório de Processos à organização.

C4 - Entendimento do Contexto

A metodologia EBPM contempla os seguintes pontos que estão diretamente relacionados à característica Entendimento do Contexto:

 A metodologia EBPM permite ser aplicada de forma flexível de acordo com a necessidade do processo, uma vez que ela sugere práticas e atividades que podem ser adaptadas de acordo com o contexto do processo, experiência da equipe e da organização;

 Existem técnicas que podem ser selecionadas de acordo com o tipo e a necessi- dade do processo.

Não houveram recomendações a serem implementadas para esta característica.

C5 - Visão Holística

A metodologia EBPM contempla os seguintes pontos que estão diretamente relacionados à característica Visão Holística:

 A fase de Planejamento nos proporciona o alinhamento com o contexto da orga- nização e o alinhamento dos objetivos estratégicos nos dá uma visão mais holís- tico;

 A gestão da mudança é muito importante em projetos de redesenho de processos e responsável para preparação da organização como um todo no processo de mu- dança. Este ponto é apresentado principalmente na fase de Implementação do Pro- cesso.

O seguinte ponto foi recomendado para que a metodologia pudesse atender a caracterís- tica referenciada:

 Acrescentar a priorização de processos antes da fase de Planejamento. O objetivo seria realizar uma definição da estratégia da organização quanto aos processos que precisam ser melhorados. Esta análise proporcionaria uma visão holística de todos os processos da organização.

Entendemos que esta recomendação diz respeito análise do Portfólio de Processos que já está sendo desenvolvida pela organização, como também a definição dos critérios de priorização dos mesmos.

C6 – Continuidade

A metodologia EBPM contempla os seguintes pontos que estão diretamente relacionados à característica Continuidade:

de Processos de Negócio precisa ser estimulada através da comunicação, liderança comportamental, políticas de recompensa e práticas de governança.

No quadro 19 observamos a quantidade de pontos identificados na metodologia EBPM que representam as características listadas e a quantidade de recomendações de melhoria para cada característica.

Características Pontos Identificados Recomendações

Simplicidade 6 2 Finalidade 3 2 Entendimento do Contexto 2 0 Visão Holística 2 1 Entendimento Conjunto 1 1 Continuidade 1 1

Quadro 18. Quantidade de pontos identificados na metodologia EBPM e recomendações por ca- racterística.