Procedimento da Fase de Monitoramento e Controle do Processo

Segue o procedimento da Fase de Monitoramento e Controle do Processo da metodologia EBPM.

Quadro 14. Procedimentos da Fase de Monitoramento e Controle do Processo. Entradas •Checklist de Conformidade do Processo •DNA do Indicador de Desempenho Ferramentas e Técnicas •Reuniões de Monitoramento e Controle do Processo •Análise do resultado da medição

•Coleta de Evidências dos Problemas/Inconsistências •Análise de Problemas e

Causas

•Definição do Plano de Ação •Aprovação formal do Plano

de Ação •Articular a Gestão da Mudança •Reuniões de Acompanhamento do Plano de Ação •Divulgação do Desempenho do Processo Saídas •Checklist de Conformidade do processo •Relatório de Monitoramento e Controle do Processo •Planilha de Causa x Soluções

•Plano de Ação para solução dos problemas

•Histórico das Ações •Documentação das

1.2 Caso o processo seja reutilizável, ou seja, executado ao mesmo tempo por diversas áreas/unidades organizacio- nais, o Gestor do Processo deve solici- tar aos Líderes de Processo que cole- tem os indicadores e realizem a análise de conformidade em suas respectivas áreas/unidades organizacionais; 1.3 A medição dos indicadores deve ser re-

alizada como definido no Formulário de Identidade do indicador;

1.4 A análise de Conformidade deve ser realizada através da aplicação do Che- cklist de Conformidade e o desempe- nho do indicador deve ser registrado no Relatório de Monitoramento e Con- trole do Processo;

1.5 O Gestor do processo deve consolidar as medições realizadas pelos líderes de processo e enviar para o analista de processos realizar a análise.

do Pro- cesso 2. Realizar Me- dição do De- sempenho e Conformi- dade do Pro- cesso

Este passo só deve ser realizado caso o pro- cesso seja reutilizável.

2.1 A medição dos indicadores deve ser re- alizada como definido no Formulário de Identidade do indicador;

2.2 A análise de Conformidade deve ser realizada através da aplicação do Che- cklist de Conformidade e o desempe- nho do indicador deve ser registrado no Relatório de Monitoramento e Con- trole do Processo. Líder do Pro- cesso Checklist de Confor- midade / Relatório de Monito- ramento e Controle do Pro- cesso 3. Analisar o Re- sultado da Medição do processo

3.1 O Analista de processos deve analisar o resultado de indicador de acordo com o que está definido no Formulário de Identidade do Indicador e o Checklist de Conformidade do processo;

3.2 Verificar se o resultado foi satisfatório. Se for satisfatório, já pode ser repor- tado. Caso não seja satisfatório, deve ser analisado através da coleta de no- vos dados ou através de reunião com os responsáveis pelos dados para iden- tificar os problemas;

3.3 A análise do desempenho dos indica- dores e Checklist de conformidade deve ser preenchido no Relatório de

Analista de Processos Relatório de Monito- ramento e Controle do Pro- cesso

Monitoramento e Controle do Pro- cesso. 4. Coletar dados para eviden- ciar proble- mas e causas

4.1 Analisar e coletar dados para eviden- ciar e detalhar os problemas e causas através de coleta de relatórios, extra- ção e análise de dados de sistemas, etc. 4.2 Identificar as causas dos problemas en-

contrados e lista-las;

4.3 O objetivo desta atividade é identificar os problemas que fizeram com que a conformidade do processo não seja 100% e/ou o indicador não atingisse sua meta. Analista de Processos / Líder do Pro- cesso Planilha de Causas x Soluções 5. Analisar Pro- blemas e Cau- sas

5.1 Analisar os problemas com o objetivo de identificar possíveis soluções para trata-los. Atualizar a Lista de Causas x Soluções de acordo com as sugestões de soluções propostas para cada causa; 5.2 A análise dos problemas e Causas pode ser realizada através da técnica de bra- instorming com os Stakeholders do Processo ou em grupo focal com espe- cialistas. Analista de Processos / Gestor do Processo Planilha de Causas x Soluções atualizada 6. Priorizar Pro- blemas e Cau- sas a serem tratados

6.1 Realizar a priorização das causas que serão tratadas nesta fase de Monitora- mento;

6.2 Definir se as causas serão tratadas atra- vés de Plano de Ação ou se será neces- sário elaborar um Projeto de Melhoria de processos;

6.3 Caso as ações demandem mais de 3 (três) meses para sua execução, deve ser elaborado um Projeto de Melhoria de Processos de acordo com a Metodo- logia do Escritório de Projetos.

Gestor do Processo / Lí- der do Pro- cesso Planilha de Causas x Soluções atualizada 7. Elaborar Plano de Ação

7.1 Caso as ações possam ser executadas em menos de 3 (três) meses, deve-se

Gestor do Processo /Lí-

Plano de Ação

7.3 Obter aprovação formal do Plano de Ação com os Stakeholders do processo e com os responsáveis pelas ações. 8. Disponibilizar

Plano de Ação para acompa- nhamento

8.1 Cadastrar o Plano de Ação no sistema de acompanhamento de ações, caso exista, para que sua execução seja acompanhada;

8.2 Caso a organização não possua este tipo de ferramenta, deve-se criar uma planilha com o “Plano de Ação”.

Analista de Processos Plano de Ação 9. Executar as Ações de Me- lhoria

9.1 Os responsáveis pelas ações devem executa-las de acordo com o prazo de- finido;

9.2 Atualizar as informações sobre o anda- mento da execução das ações no plano.

Responsável pela Ação do Plano Histórico da ação atualizada no Plano de Ação 10. Monitorar a Execução do Plano de Ação

10.1 Realizar reuniões periódicas com os envolvidos, para saber o andamento das ações e dificuldades na execução; 10.2 Reprogramar o tempo para execu-

ção da ação, quando necessário; 10.3 Avaliar a disponibilidade dos re-

cursos necessários (humanos ou tecno- lógicos);

10.4 Atualizar histórico da execução das ações no Plano de Ação.

10.5 Não deve ser permitido reprogra- mar as atividades em um prazo que ul- trapasse os 3 (três). Neste caso, deve- se analisar a possibilidade de realizar um Projeto de Melhoria de Processos.

Analista de Processos Histórico da ação atualizada no Plano de Ação 11. Avaliar Re- sultado das Ações

11.1 Esta é a fase que deve-se analisar se a ação implantada foi efetiva para a solução do problema, ou seja, se o pro- blema não ocorrerá mais após a ação implementada;

11.2 É necessário comparar dados cole- tados anteriormente com novos dados coletados nesta fase;

11.3 Pode-se definir novas ações para ajustar o que ainda não foi resolvido. Sendo assim, é possível demandar atu- alizações no Plano de Ação, retor- nando para o passo 5 deste procedi- mento. Analista de Processos / Líder do Pro- cesso Atualizar histórico da ação no Plano de Ação 12. Documentar e Divulgar as Mudanças

12.1 Atualizar a documentação do pro- cesso, caso necessário;

Analista de Processos

Portal de Processos atualizado

12.2 Arquivar documentos e informa- ções utilizados na solução do pro- blema;

12.3 Manter o histórico de todos os pro- blemas remanescentes, que não pude- ram ser tratados anteriormente. Prova- velmente estes problemas deverão ser tratados no próximo ciclo de Monito- ramento e Controle do Processo. 12.4 Divulgar as mudanças através dos

meios de comunicação já adotados para este fim.

13. Comunicar o Resultado do Desempenho dos Indicado- res

13.1 Comunicar o resultado do desem- penho dos indicadores para a organiza- ção através dos meios de comunicação já adotados pela organização. Existem diversos meios de comunicação que podem ser adotadas, como:

 Apresentação institucional de resulta- dos para os colaboradores;

 Painel de indicadores com seus respec- tivos resultados (Central de resulta- dos);

 Banners com faixas de desempenho (vermelho, amarelo, verde e azul);  Reuniões de avaliação de desempenho;  Relatórios anuais (físicos e virtuais);  Avaliação externa (prêmios de exce-

lência);

 Portal de Processos, dentre outras. 13.2 As ações que forem tomadas para

comunicação devem estar alinhadas com a área responsável pela gestão de mudanças na organização. Escritório de Processos Comunica- dos para a organiza- ção

em diferentes ramos da indústria e em práticas já adotadas pela organização onde reali- zou-se o estudo de caso.