Procedimento da Fase de Modelagem do Processo Atual (As Is)

Segue o procedimento da Fase de Modelagem do Processo Atual (As Is) da metodologia EBPM.

Quadro 10. Procedimentos da Fase de Modelagem do Processo Atual (As Is).

Atividade Descrição Responsável Pro- duto(s) Gerado(s)

1. Planejar coleta de informações

1.1 O Analista de Processos deve inici- almente definir quais serão as téc- nicas adotadas para o levantamento de informações. Podem ser adota- das as técnicas de Brainstorming, Entrevistas, Observação, Análise de Documentos e Questioná- rio/Pesquisas;

1.2 Como normalmente para esta fase são utilizadas entrevistas, deve-se planejar o agendamento. Preferen- cialmente as entrevistas devem ser agendadas respeitando a ordem de execução do processo, uma vez que desta forma fica mais fácil do Ana- lista de Processos entender logica- mente como o mesmo é executado, além de saber quais produtos a ati- vidade anterior oferece para a se- guinte. Analista de Processos Entradas •Saídas da Fase de Planejamento •Agenda de Entrevistas Ferramentas e Técnicas •Levantamento de Informações (Entrevistas, observações, questionários, análise de documentos e/ou análise de sistemas) •Identificação dos pontos de

atenção •Modelagem em BPMN do Process Atual •Validação da Documentação Saídas

•Modelo do Processo Atual •Documento de Modelagem

2. Levantar as infor- mações

2.1 No caso de seleção da técnica en- trevista: as entrevistas devem acon- tecer em pares, ou seja, o Analista de Processos deve conduzi-la, po- rém é necessária a presença de um Documentador, que ficará respon- sável por realizar as anotações do que for relatado na entrevista. As entrevistas iniciais devem seguir um roteiro predefinido. O roteiro pode ser adaptado de acordo com o objetivo e escopo do projeto; 2.2 Caso o processo já tenha um fluxo

modelado, pode-se utilizar este fluxo como referência na condução das entrevistas, porém deve-se ter cuidado para que o entrevistado não tome as informações contidas no fluxo como verdade e deixe de pas- sar algumas informações relevantes para esta fase do projeto;

2.3 As entrevistas devem ser gravadas para possíveis consultas. Lembrar- se de solicitar permissão para o en- trevistado. O objetivo da gravação é utilizar o áudio como fonte de consulta no momento de documen- tar o processo. Devem-se coletar com os entrevistados modelos de todos os documentos que façam parte do processo (entradas e saí- das);

2.4 Caso os atores do processo estejam distantes fisicamente, pode-se ado- tar o uso de questionários, que de- vem ser enviados aos atores do pro- cesso e suas respostas devem ser analisadas. Analista de Processos Áudio das entrevistas / Questio- nário / Documen- tos Coleta- dos com os atores do processo

3.3 Documentar os pontos de atenção e eventuais observações e requisitos para automação;

3.4 Elaborar o Documento de Modela- gem do Processo (As Is).

4. Validar interna- mente o Modelo do Processo atual (As Is)

4.1 Esta validação deve ser feita pela equipe envolvida no projeto (Ana- lista de Processos, Gestor do EPROC e Documentador), a fim de discutir possíveis erros de entendi- mento por parte do Analista de Pro- cessos;

4.2 Quando possível, deve-se envolver também um Especialista no pro- cesso da área cliente. Normalmente o Especialista tem o conhecimento do processo e pode ajudar para tirar diversas dúvidas nesta fase; 4.3 Validar internamento o Documento

de Modelagem do Processo Atual (As Is).

Analista de Processos

5. Realizar ajustes no fluxo

5.1 Realizar os ajustes necessários no processo e na descrição das ativida- des;

5.2 Agendar novas entrevistas, caso ne- cessário tirar dúvidas com os atores do processo. Estas dúvidas devem ser documentadas;

5.3 Ajustar o Documento de Modela- gem do Processo Atual (As Is); 5.4 Vale ressaltar que a modelagem

pode acontecer em interações com os atores do processo, podendo ser necessário mais de um contato com os entrevistados para tirar dúvidas.

Analista de Processos / Documenta- dor Ajustes no Modelo do Processo Atual (As Is) / Docu- mento de Modela- gem do Processo Atual (As Is) 6. Agendar apresen- tação de valida- ção do Modelo do Processo Atual (As Is)

6.1 Agendar uma apresentação do mo- delo do processo com os atores do processo e eventuais Stakeholders; 6.2 O formato da apresentação pode ser

o de um grupo focal, tendo como o modelo do processo o ponto central para discussão e o Gerente do pro- jeto seria o intermediário.

Gestor do EPROC

7. Homologar o Modelo do Pro- cesso Atual (As Is) – Versão Final

7.1 Iniciar a apresentação explicando a fase que atualmente estamos na me- todologia de gestão de processos;

Analista de Processos

Ata de Reunião

7.2 Apresentar o modelo do processo – visão atual para os atores do pro- cesso e eventuais Stakeholders; 7.3 Finalizar a apresentação explicando

os próximos passos;

7.4 Elaborar a ata da apresentação, com os participantes e ajustes necessá- rios a serem implementados no fluxo.

8. Homologar o Do- cumento de Mo- delagem do Pro- cesso Atual (As Is)

8.1 Homologar o Documento de Mode- lagem do Processo Atual (As Is) junto às partes interessadas e Espe- cialistas do Processo.

Analista de Processos.

9. Efetuar Ajustes no Documento

9.1 Realizar eventuais ajustes no docu- mento e solicitar divulgação.

Analista de Processos / Documenta- dor Ajustes no Docu- mento de Modela- gem do Processo Atual (As Is) 10. Divulgar Docu- mentação para a Organização

10.3 Divulgar o Modelo e o Docu- mento de Modelagem do Processo Atual (As Is) para a organização através dos meios de comunicação já utilizados para este fim;

10.4 Informar ao Gerente de Proje- tos que a fase foi concluída.

Gestor do EPROC

Divulga- ção reali- zada

Iniciar a fase de Análise do Processo

As atividades apresentadas nesta fase, contemplam a consolidação das boas práticas iden- tificadas na Metodologia da Elo Group [Alkarashi, et. al., 2011], através da fase Entender e Mensurar Situação Atual, no Guia para Melhoria de Processos [Ferreira et al., 2011],