Procedimento da Fase de Análise do Processo

Segue o procedimento da Fase de Análise do Processo da metodologia EBPM. Quadro 11. Procedimentos da Fase de Análise do Processo.

Atividade Descrição Responsável Produto(s) Gerado(s)

1. Identificar pro- blemas e causas

1.1 Analisar os pontos de atenção do documento de Modelagem do Processo Atual e identificar o que são problemas e causas dos pro- blemas;

1.2 Elaborar os diagramas de causa e efeito, utilizando a ferramenta de- finida pelo Escritório de Proces- sos. Deve-se definir a natureza da Causa através da adaptação dos 6 M’s (Medição, Mão de Obra, Mé- todo, Meio Ambiente, Máquinas e Matéria Prima) que ficou da se- guinte forma: Gestão, Pessoas, Procedimentos e Normas, Ambi- ente de Trabalho, Recursos Tec- nológicos e Recursos Físico, Fa- tores Externos);

1.3 Documentar os problemas e cau- sas na planilha de Planilha de Causas x Soluções. Esta planilha servirá para o Documento de Análise e para a elaboração das soluções para a próxima fase.

Analista de Processos Diagramas de Causa e Efeito / Planilha de Causas x So- luções 2. Categorizar os Problemas

2.1 Elaborar a categorização dos pro- blemas, distribuídos entre as cate- gorias Qualidade, Prazo, Legali- dade, Padronização, Recursos e Comunicação, utilizando a ferra- menta definida pelo Escritório de Processos;

2.2 Apenas os problemas devem ser incluídos neste diagrama.

Analista de Processos Mapa de Ca- tegorização de Problemas 3. Executar o che- cklist de Aná- lise

3.1 Executar a análise do processo de acordo com os seguintes fatores:  Ambiente de Negócio;

 Cultura e Contexto de Organiza- ção;  Métricas de Desempenho; Analista de Processos Relatório de Análise do Processo

 Interações com o Cliente;  Handoffs;  Regras de Negócio;  Capacidade;  Gargalos;  Variação;  Custo;  Envolvimento Humano;  Controles de Processo;

 Análise de Sistemas de Informa- ção.

As orientações sobre a análise destes pontos podem ser consultadas em ABPMP (2013) no tópico 4.4. 3.2 Os fatores encontrados devem ser

documentados no tópico Conside- rações adicionais no documento de análise do processo ou podem complementar os diagramas de problemas e causas.

4. Definir Métri- cas para o Pro- cesso

4.1 Definir métricas para o processo. Estas métricas serão potenciais indicadores e servirão para anali- sar qual a situação atual do pro- cesso;

4.2 Após a implantação do processo elas serão novamente coletadas para que seja possível avaliar se o processo realmente obteve uma melhora. Analista de Processos Planilha de Métricas 5. Identificar Es- pecialistas para Validação

5.1 Identificar quais Especialistas do processo participarão da reunião de validação dos problemas e cau- sas identificados na análise; 5.2 Comunicar ao Gestor do EPROC

para que o agendamento seja rea- lizado.

Analista de Processos

e efeito e discutir possíveis solu- ções para tratar a causa raiz do problema;

7.3 O Documentador deve anotar as possíveis soluções sugeridas e preparar a ata da reunião;

7.4 Nesta reunião deve-se apresentar o quadro de métricas e informar que o quadro será enviado para o preenchimento das métricas por cada área;

7.5 O Analista de Processos já pode sugerir algumas métricas para o processo. As métricas servirão para uma análise quantitativa do processo.

8. Priorizar os problemas que serão tratados

8.1 Caso seja possível, se os proble- mas não passarem por grandes ajustes, deve-se aproveitar a reu- nião com os Especialistas para re- alizar a priorização dos proble- mas através da aplicação da Ma- triz GUT. Caso não seja possível, deve ser agendada uma outra reu- nião para que esta priorização seja realizada. Analista de Processos Matriz GUT 9. Coletar as mé- tricas do pro- cesso

9.1 Levantar os dados das métricas solicitadas pelo Analista ou suge- rir novas métricas para o pro- cesso;

9.2 Preencher a Planilha de Métricas dos Processos. Stakeholders Planilha de Métricas do Processo 10. Analisar as mé- tricas

10.1 O Analista de Processos deve fazer a análise quantitativa das métricas, a fim de identificar pos- síveis problemas e distorções e procurar entender o porquê do va- lor apresentado;

10.2 Esta análise deve estar docu- mentada no Relatório de Análise do Processo. Analista de Processos 11. Elaborar Rela- tório de Análise do Processo

11.1 Elaborar o Relatório de Aná- lise do Processo contendo os dia- gramas de causa e efeito, análise do processo de acordo com os di- versos fatores apresentados na atividade 3, análise das métricas e

Analista de Processos / Documentador Relatório de Análise do Processo

recomendações para a fase de Vi- são Melhorada;

11.2 Deve-se destacar os proble- mas que serão priorizados para a fase de Desenho do Processo Pro- posto (To Be).

12. Discutir inter- namente o Re- latório de Aná- lise do Pro- cesso

12.1 Validar o Relatório de Aná- lise do Processo e realizar os ajus- tes necessários para a validação dos atores e Stakeholders do pro- cesso. Esta validação deve envol- ver a equipe do projeto (Analista de Processos, Documentador e Gestor do EPROC);

12.2 Enviar o Documento para va- lidação;

12.3 Ao enviar o Documento, deve ser comunicado o prazo para eventuais ajustes. Após este prazo o documento será considerado como homologado e este deverá ser divulgado na organização.

Analista de Processos Ajustes no Relatório de Análise do Processo 13. Homologar Re- latório de Aná- lise 13.1 Homologar o Relatório de Análise do Processo junto às par- tes interessadas e Especialistas do Processo. Analista de Processos 14. Realizar os ajustes no Do- cumento

14.1 Realizar eventuais ajustes no documento e solicitar publicação. 14.2 Solicitar divulgação da docu-

mentação. Analista de Processos / Documentador 15. Divulgar Docu- mentação para a Organização

15.1 Divulgar Relatório de Análise do Processo para a organização através dos meios de comunica- ção já utilizados para este fim; 15.2 Informar ao Gerente de Proje-

tos que a fase foi concluída.

Gestor do EPROC

Divulgação realizada