Gerenciamento de Projetos nos Grupos de Pesquisa em IES

De acordo com Carvalho (2002), os grupos de pesquisa em IES possuem características distintas dos grupos dos centros de P&D das organizações empresarias, a saber: seus pesquisadores são docentes que na maioria das vezes não se dedicam exclusivamente à pesquisa, desempenhando outras atividades como o ensino e a extensão; a rotatividade de pesquisadores; a falta de padronização e a quase inexistência de procedimentos escritos sobre os projetos dificultam a utilização dos resultados em outros projetos; as descontinuidades de

linhas de fomento e a peculiaridade dos seus projetos de pesquisa. Além disso, a maioria dos integrantes dos grupos de pesquisa em IES é altamente técnica e, com muita freqüência, seus líderes não possuem visão e formação administrativa adequada e necessária.

Diante disso, as IES e os órgãos de fomento têm demonstrado significativa preocupação em relação às competências de conduzir os esforços de P&D dentro dos grupos de pesquisa em IES. Nesse sentido, torna-se fundamental aprimorar o gerenciamento de projetos em grupos de pesquisa.

Para o PMI (Project Management Institute), um projeto pode ser entendido como um empreendimento temporário realizado para criar um produto ou serviço único (PMI, 2000). Segundo Maximiano (1997), um projeto é um conjunto de atividades, que tem objetivos bem definidos em função de um problema, oportunidade ou interesse de uma organização (ou pessoa).

O PMBoK (The Project Management Body of Knowledge) pode ser considerado como uma das contribuições mais relevantes sobre gerenciamento de projetos. De acordo com o PMI, o gerenciamento de projetos requer aprimoramento da administração de uma série de elementos vinculados a processos gerenciais. Esses elementos referem-se à integração de diversas áreas, algumas essenciais, outras facilitadoras, quais sejam (PMI, 2000):

§ integração - normalmente, as equipes de projetos são provenientes de diversas áreas de conhecimento. A int egração busca a interligação entre essas áreas, de forma coordenada e harmônica;

§ escopo - define, verifica e promove as mudanças necessárias ao desenvolvimento do plano de execução do projeto;

§ custos - consiste em assegurar a execução do projeto dentro do orçamento previsto por meio do planejamento de recursos e o controle de custos;

§ aquisição - consiste na obtenção de produtos e serviços necessários ao desenvolvimento do projeto;

§ recursos humanos - como os projetos são empreendimentos temporários, existe a necessidade da utilização produtiva das pessoas, e o líder deverá ser capaz de realizar a integração e motivação da equipe e a mobilização dos recursos;

§ riscos - consiste na adequada avaliação de ameaças e oportunidades. Deve-se planejar as ações, visando à eliminação ou minimização dos efeitos dos riscos;

§ comunicação - envolve a aquisição, geração, disseminação e armazenamento de informações, visando formar uma rede de informações (e conhecimento) no âmbito do projeto;

§ qualidade – consiste em assegurar a satisfação das necessidades e expectativas do(s) usuário(s);

§ prazo - consiste em assegurar a pontualidade, a estimativa de tempo, a programação e o acompanhamento em todos os estágios do projeto.

Assim, verifica-se que a gestão de projetos é uma atividade complexa e que depende de recursos, requisitos e sincronia de ações no desenvolvimento, controle e negociação. Além disso, para atingir o sucesso em projetos de pesquisa, é preciso balancear as expectativas dos stakeholders9, utilizando conceitos, ferramentas e técnicas para obter a excelência no gerenciamento de projetos.

Segundo Carvalho (2000), o ciclo de vida de um projeto segue cinco fases, a saber: concepção, planejamento, desenvolvimento, encerramento e acompanhamento (Figura 2.5).

Concepção

Encerramento Desenvolvimento

Planejamento

Acompanhamento

Figura 2.5 – Ciclo de vida de um projeto de pesquisa

Fonte: adaptada de (CARVALHO, 2000)

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O termo stakeholder tem sido utilizado na literatura corrente, para fazer referências aos indivíduos, grupos ou instituições identificáveis, que podem afetar ou serem afetados pelo desempenho de uma organização (FREITAS, 2002).

Para o entendimento adequado do ciclo de vida de um projeto de pesquisa, será explicitada cada uma de suas fases.

Na fase de concepção, os esforços concentram-se na montagem da proposta e na busca de sua aprovação. Definem-se os objetivos do projeto, o coordenador e sua equipe, os recursos envolvidos, o patrocinador e o cliente.

Na fase de planejamento busca-se o detalhamento das atividades, a composição definitiva da equipe de desenvolvimento do projeto, o estabelecimento das condições mínimas para a execução das atividades e a determinação das atribuições e responsabilidades.

Na fase de desenvolvimento, o projeto começa a ser executado conforme o planejamento realizado na fase anterior, considerando os ajustes necessários para atingir a solução desejada. Nessa fase, ocorrem as funções de coordenação e acompanhamento das atividades desenvolvidas no projeto, para garantir a sincronia e a realização dos seus objetivos. A equipe deve ser mobilizada e os recursos devem passar a ser consumidos, segundo o planejamento realizado (VALERIANO apud CARVALHO, 2002).

A fase de encerramento deve ser vista como uma oportunidade para avaliar as ações desenvolvidas pela equipe para que possa servir de referência para outros projetos que venham a ser desenvolvidos pelo grupo de pesquisa. Essa fase inicia-se com a consecução dos objetivos explícitos do projeto. O resultado dessa fase consiste em um relatório técnico que servirá como prestação de contas e no qual deve constar uma análise dos resultados esperados em relação a resultados obtidos e às principais dificuldades enfrentadas no desenvolvimento do projeto e às principais mudanças ocorridas.

A fase de acompanhamento diz respeito à verificação e avaliação dos aspectos positivos e negativos do produto final do projeto. Nesse sentido, percebe-se a possibilidade de utilização do acompanhamento do projeto como uma fonte de informações, fazendo com que o conhecimento adquirido possa ser utilizado em outros projetos.

Conclui-se que nos ambientes dos grupos de pesquisa em IES, questões ligadas a cada uma dessas fases são essenciais para obter ganhos qualitativos na elaboração de projetos em grupos de pesquisa. Além disso, diminuir as incertezas e agregar valor à gestão de projetos é fundamental para obtenção de sucesso no desenvolvimento de projetos de pesquisa em IES.