Esta etapa diz respeito à identificação dos processos de gestão do conhecimento que devem estar presentes no modelo de SGC em grupos de pesquisa.
O modelo de sistema de gestão do conhecimento em grupos de pesquisa está voltado para a retenção do conhecimento de pesquisadores, a criação e o gerenciamento da memória organizacional e a gestão e o mapeamento de competências dos membros do grupo.
Esse modelo prevê, ainda, a construção de um portal do conhecimento que permitirá aos membros do grupo localizar, compartilhar e publicar informações com facilidade. É uma solução para o gerenciamento de documentos, pesquisa de conteúdos e colaboração de equipes de projetos de pesquisa.
O portal do conhecimento terá uma interface personalizada que exibirá notícias sobre o grupo e outras informações importantes aos membros, das mais variadas fontes, inclusive de documentos gerados internamente no grupo de pesquisa. Esse portal tem como objetivos captar e divulgar informações e conhecimentos; dar visibilidade ao grupo dos resultados da pesquisa desenvolvida pela(s) equipe(s) de projetos; dar visibilidade ao grupo das competências dos seus membros e dar suporte ao intercâmbio de idéias e informações.
Ao se analisar como um grupo de pesquisa gerencia o conhecimento, é possível distinguir os seguintes processos: (1) criação do conhecimento, (2) identificação e aquisição do conhecimento, (3) validação do conhecimento, (4) codificação do conhecimento e (5) disseminação do conhecimento (Figura 5.2).
Disseminação do Conhecimento Identificação/Aquisição do Conhecimento Criação do Conhecimento Validação do Conhecimento Codificação do Conhecimento Memória Organizacional Grupo de Pesquisa Portal do Conhecimento
Figura 5.2 – Identificação dos processos de gestão do conhecimento em grupos de pesquisa
Fonte: DO AUTOR
Para o entendimento adequado dos processos integradores do modelo de sistema de gestão do conhecimento é necessária uma análise de cada um deles.
(1) Criação do conhecimento
A etapa da criação do conhecimento é o momento em que o grupo de pesquisa cria ou adquire, organiza e processa a informação com o propósito de gerar novo conhecimento por meio da aprendizagem organizacional.
Assim, observa-se que o processo de criação do conhecimento em grupos de pesquisa está diretamente relacionado ao aprendizado. É por intermédio do aprendizado que o novo conhecimento é gerado ou que o conhecimento é enriquecido (LICHTNOW et al., 2001). Relativamente ao escopo do aprendizado, o foco vem gradualmente sendo transferido do plano individual para o organizacional. O objetivo é transformar o aprendizado individual em aprendizado coletivo, para que os novos conhecimentos transformem-se em recursos organizacionais.
A aprendizagem processa-se, inicialmente, no plano individual. O aprendizado individual pode ser entendido como um ciclo no qual o indivíduo assimila uma nova informação, reflete sobre experiências passadas, chega a uma conclusão e, em seguida, age (ANGELONI, 2002). Dessa forma, o indivíduo ganha experiência com a execução de suas atividades e a utiliza para melhorar seus processos de trabalho. Por conseguinte, quando um
membro aprende algo que é útil ao trabalho do grupo no qual está inserido, deverá compartilhar esse conhecimento.
A aprendizagem organizacional corresponde à maneira pela qual as organizações constroem, mantêm, melhoram e organizam os seus ativos de informação e conhecimento, a fim de utilizar as competências dos seus integrantes de modo cada vez mais eficiente. Além disso, o processo de aprendizagem organizacional pode ser entendido como uma continuação do processo individual, por ser uma conseqüência deste, uma vez que é caracterizado pela coletividade e pela captura dos conhecimentos dos seus membros.
O grupo de pesquisa deve reconhecer que o aprendizado necessita ocorrer e que os processos e o ambiente adequados precisam ser criados. Assim, a estrutura organizacional deve permitir que o conhecimento adquirido no decorrer do processo de aprendizagem individual seja compartilhado entre todos os integrantes do grupo.
Dessa forma, percebe-se que, ao longo do tempo, o grupo de pesquisa deve aprimorar os seus processos de gestão, aperfeiçoando sua memória organizacional e, conseqüentemente, aumentando sua capacidade de aprendizado. Além disso, as experiências dos membros do grupo devem ser disseminadas e compartilhadas, visando ampliar o conhecimento organizacional.
(2) Identificação e Aquisição do Conhecimento
Esta etapa tem como finalidade principal identificar as fontes de conhecimento alimentadoras do sistema de gestão do conhecimento. Assim, esta etapa prevê a identificação do conhecimento relevante ao grupo e o descarte daquele não-relevante.
A aquisição do conhecimento consiste na atividade de captura sistemática do conhecimento interno e externo ao grupo. Essa aquisição é constituída por pelo menos duas fases - elicitação e modelagem. Na fase de elicitação, o engenheiro do conhecimento21 utiliza técnicas para definir e esboçar uma primeira estrutura do domínio. O resultado dessa etapa é denominado ontologia do domínio. O método da entrevista corresponde à técnica mais comum para eliciar conhecimento, no qual o engenheiro do conhecimento conversa com os
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Usuário responsável pela modelagem do sistema e que gerencia questões operacionais e de monitoramento do ambiente, bem como avalia o conteúdo da memória organizacional, o uso do sistema e sua manutenção (ABEL, 2002).
especialistas, questionando sobre os diversos aspectos envolvidos na solução dos problemas nesse domínio.
De acordo com Abel (2002), o método da entrevista tem por objetivo: alcançar alguma familiaridade com o especialista, de maneira a conhecer seus métodos usuais de raciocínio, vocabulário e características pessoais que possam interferir na aquisição do conhecimento; obter compreensão sobre o funcionamento do domínio e coletar fatos do domínio.
Outrossim, na fase de identificação do conhecimento deve-se mapear as fontes internas de informação existentes dentro do grupo de pesquisa. Essas fontes internas de informação são extraídas das ferramentas utilizadas dentro de um grupo de pesquisa para armazenar e compartilhar conhecimento explícito. Geralmente, essas ferramentas são criadas (ou adotadas) pelo grupo com o objetivo de resolver questões imediatas no que se refere ao armazenamento e compartilhamento de conhecimento entre os seus integrantes. Dentre essas font es internas de informação estão as páginas amarelas, os repositórios de arquivos, diretórios de projetos e sistema de gerenciamento de documentos.
Uma vez mapeadas as fontes internas de informação existentes, verifica-se a necessidade de mapear os formatos dessas fontes. As fontes de informação podem ser encontradas nos documentos (projeto de pesquisa, ata, relatório técnico, manual etc.) produzidos pelo grupo estando disponíveis em diversos formatos (doc, pdf, ps, ppt). Normalmente, para identificar e recuperar o conhecimento existente em cada fonte, o grupo de pesquisa deve cadastrá- las, visando facilitar a sua recuperação.
Na fase de modelagem, o engenheiro do conhecimento procura construir o modelo de conhecimento do sistema. Esse modelo conceitual serve tanto para guiar o processo de concepção e implementação do sistema, como para estruturar os conhecimentos a serem capturados e armazenados na memória organizacional. Essa fase será tratada em detalhes na seção 5.3.4 deste trabalho.
(3) Validação do Conhecimento
Nesta etapa, verifica-se a consistência do conhecimento identificado e capturado na etapa anterior, visando ao seu armazenamento na memória organizacional. É importante ressaltar que deve ser validado apenas o conhecimento relevante para a realização das atividades desenvolvidas dentro do grupo de pesquisa.
Esse conhecimento deve ser submetido ao engenheiro do conhecimento para aprovação e, dependendo do resultado e do contexto no qual deve ser aplicado, será aceito ou não.
Se o objeto de conhecimento não é validado, ele não pode ser considerado na geração de qualquer conhecimento futuro e não deve ser adicionado à memória organizacional. Nesse contexto, objeto de conhecimento é definido como qualquer conhecimento que pode ser externalizado.
(4) Codificação do Conhecimento
O objetivo da codificação do conhecimento é garantir a recuperação rápida, fácil e correta do conhecimento, por meio da utilização de um sistema de memória organizacional. Dessa forma, a codificação tornará o conhecimento organizacional acessível a todos.
Durante o processo de codificação, é localizado e capturado o conhecimento relevante para a realização das atividades desenvolvidas dentro do grupo de pesquisa. O conhecimento a ser codificado pode ser adquirido baseando-se em fontes externas ou pode ser o resultado do processo de codificação do conhecimento tácito, que é realizado por um membro quando, por exemplo, produz um documento, descrevendo como realizar uma tarefa específica.
Uma das maneiras de organizar o conhecimento é dividir os objetos de conhecimento em categorias, estruturando esses objetos dentro de cada categoria. Tendo-se criado as hierarquias de categorias, é necessário associar cada objeto de conhecimento a uma determinada categoria. Podem-se utilizar agentes inteligentes22 que identificam novas informações categorizadas e conforme o perfil do usuário ou grupo de usuários, transferem- lhes essas informações.
(5) Disseminação do Conhecimento
Percebe-se que uma das tarefas mais difíceis na gestão do conhe cimento em grupos de pesquisa é distribuir conhecimento para as pessoas certas ou disponibilizar o conhecimento organizacional no momento em que é necessário.
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Um agente inteligente pode s er visto como uma entidade que pode perceber um ambiente e baseado nessa percepção, interagir sobre ele (RUSSEL E NORVIG, 1995).
A disseminação do conhecimento tem como objetivo distribuir os conhecimentos adquiridos, utilizando mecanismos capazes de possibilitar aos integrantes do grupo de pesquisa o acesso ao conhecimento de que necessitam para a realização de suas tarefas. A disseminação do conhecimento pode ocorrer por diversos processos:
§ comunicação e circulação de conhecimento – o conhecimento necessita circular rápido e eficientemente pelo grupo. Observa-se que novas idéias apresentam maior impacto quando compartilhadas coletivamente do que quando são propriedades de poucos;
§ capacitação – provavelmente seja a maneira mais corriqueira de se pensar o processo de aprendizagem e de disseminação de novas competências;
§ trabalho em equipes diversas – a interação com pessoas de background cultural diferente – em termos de origem, formação ou experiência profissional – propicia a disseminação de idéias e o surgimento de propostas e soluções para os problemas.
Em toda atividade, os membros de um grupo aprendem coisas que podem ser relevantes para equipes futuras que tratarão de assuntos semelhantes. Entretanto, muitas vezes acontece de, no final de uma atividade, essas experiências serem sistematicamente perdidas.
Assim, nota-se que seria conveniente os grupos de pesquisa armazenarem na memória organizacional o procedimento de lições aprendidas para criticar e incorporar atividades passadas e para aprender com sucessos e erros anteriores. As lições aprendidas representam a essência da experiência adquirida nas atividades desenvolvidas pelo grupo de pesquisa.