Gestão Administrativa

A atividade econômica normalmente é uma atividade conjunta da mantenedora com a instituição de ensino, pois os orçamentos elaborados pela instituição passam pela aprovação e viabilização da mantenedora.

O planejamento universitário deve apresentar como definição que os eventuais déficits de algumas unidades serão mantidos no âmbito da própria instituição de ensino, através de compensações ou transferências de superávits de outras unidades.

Este trabalho está direcionado para as instituições de ensino superior, classificadas como faculdades integradas, sem fins lucrativos.

A expressão sem fins lucrativos não significa ausência de superávit, que deve ser obrigatoriamente perseguido para reinvestimento dentro da própria instituição, visando o seu desenvolvimento e criação de novos projetos. A expressão sem fins lucrativos também não dispensa a necessidade de uma gerência altamente qualificada. Compete à Mantenedora buscar frentes de financiamentos para cobrir eventuais déficits acadêmicos, assim como orientar o destino dos superávits.

A mantida poderá desenvolver, através de suas unidades de negócios, algumas fontes próprias de recursos pela atuação em pesquisa, extensão, prestação de serviços e assistência técnica.

“A gestão econômica desenvolvida pela mantenedora não se distancia do entendimento generalizado que se tem sobre o assunto, ou seja, deve respaldar-se em um sistema organizado, voltado para resultados, que permitam assegurar a continuidade da instituição” (RIBEIRO, 1977: 63).

A atividade financeira surge da necessidade de fundos, sua obtenção e a aplicação desses recursos. A atividade financeira também tem a grande preocupação de assegurar a continuidade da instituição.

A grande fonte de receita de uma instituição é a mensalidade cobrada dos alunos, mas, em contrapartida, parcela significativa das receitas totais é absorvida pela folha de pagamento, pois a instituição de ensino superior exerce suas atividades com uso intensivo de serviço direto prestados pelas pessoas.

“À medida que uma instituição de ensino superior se preocupa com a melhoria da qualidade de ensino, desenvolvendo sistematicamente a pesquisa e extensão, mais recursos se tornam necessários e mais dificuldades na sua obtenção são encontrados, se não bastasse o custo elevado da atividade básica de ensino” (LINGUITTE, 1995: 65).

“A experiência em outros paises demonstra a necessidade das instituições de ensino superior se integrarem com a comunidade, principalmente industrial, visando a seu próprio aperfeiçoamento como também dos setores econômico- financeiros que a cercam” (MEYER Jr., 1991: 13-29).

2.5.1 – O conflito entre a Área Acadêmica e a Área Administrativa

Como vimos, existem nas instituições de ensino superior duas grandes áreas: a acadêmica e a financeira. Essas duas áreas são de grande importância e finalidade dentro da instituição, porém, não havendo uma definição clara das funções e responsabilidades de cada uma, poderão entrar em rota de colisão.

A área acadêmica desenvolve a atividade fim da instituição, sendo a razão da existência desta. A área financeira exerce uma atividade de apoio para consecução dos objetivos da instituição.

Por mais que a finalidade de uma instituição de ensino superior seja acadêmica, é necessário que a área financeira quantifique os projetos e busque os recursos para financiá-los. A área financeira, como controladora dos recursos financeiros da instituição, acaba controlando as atividades da área acadêmica.

Nesta mesma linha, sobre as instituições sem fins lucrativos, BARBOSA et al (1994:10) admite que: “Embora o processo mais importante da escola seja o processo ensino-aprendizagem, ela e outras instituições da área de educação não podem prescindir dos processos administrativos de apoio”.

Para LINGUITE (1995), um fator de conflito, é que os gestores da área acadêmica são titulados, seu trabalho é demasiadamente complexo e por se sentirem intelectualmente superiores, não aceitam sugestões, conselhos, controles ou qualquer tipo de supervisão por parte da área financeira, que, na opinião deles, só se interessa por números.

Sobre a importância de ambas as áreas, LINGUITTE (1995:59) descreve:

“Uma Instituição de Ensino Superior para atingir plenamente seus objetivos institucionais necessita apoiar sua gestão em dois componentes básicos, em torno dos quais girarão todas as suas atividades. Um deles trata da Gestão Acadêmica e outro, da Gestão Administrativa.”

A complementaridade das duas áreas se resume no seguinte: de que adiantaria ter bons professores, cursos e currículos bem montados, se faltasse materiais, insumos, pagamento dos salários e recebimento das receitas. Assim como de nada adiantaria ter uma perfeita organização administrativa se não houvesse bons professores, cursos bem definidos e organizados pedagogia e academicamente.

As instituições de ensino superior, como todas as empresas, estão convergindo para melhor desenvolvimento de sua produtividade, de seu ambiente organizacional, de seu faturamento e satisfação dos que nela trabalham, deverão procurar delegar mais autoridade e autonomia aos seus gestores e envolvê-los em todos os ideais da instituição.

2.5.2 – Sistemas de Informações

A grande diversificação dos negócios, as inúmeras tarefas nas mais distintas áreas da organização, incluindo o distanciamento físico entre elas e a terceirização, tem exigido o desenvolvimento de um novo processo de informações, também conhecido como tecnologia da informação, com vistas ao aprimoramento dos

processos produtivos, coordenação de tarefas e tomada de decisões. (FIGUEIREDO, CAGGIANO, 1992: 30-32)

A tecnologia da informação não deve ser analisada apenas sob o enfoque da automação, mas sim, e sobretudo, como um processo em constante evolução que deve auxiliar na melhoria da operacionalização das atividades chaves, no estabelecimento de menor tempo de resposta, redução de custos e equilíbrio na utilização dos recursos da instituição. (OSTRENGA, 1992: 17-31)

A informação deve ser vista como algo dinâmico que, após sua geração, é dirigida a um gestor, atravessando um processo que culmina, normalmente, com a tomada de decisão e que, dependendo da sua natureza, pode ser vital para a instituição.

Neste caso, segundo NAKAGAWA (1993: 13-18), a informação passa a ser utilizada na dimensão gerencial.

Por se tratar de mais um recurso, como foi dito, a informação gerencial deve conter alguns atributos intrínsecos que valorizam sua implementação e uso que na visão de HAMPTON (1992: 421-466) são os seguintes:

1) O custo de geração da informação deve ser menor do que o benefício que irá proporcionar. O mesmo raciocínio deve ser feito relativamente à maior precisão da informação.

2) A informação deve ser integrada, útil e deve influenciar decisões. Se a decisão foi tomada sem o uso e análise da informação que lhe serviria de base, ela se torna inoportuna e inútil.;

3) A informação deve estar à disposição no momento da tomada da decisão. A periodicidade pré-definida para informações rotineiras condiciona o gestor a programar suas atividades após ter em mãos todos os dados necessários.

4) A informação deve ser destinada ao gestor que tomará decisões ou corrigirá distorções.

Esta análise revela alguns aspectos importantes do sistema de informações gerenciais, nos seus aspectos conceituais e abrangentes, mas é claro que cada empresa deverá estabelecer o seu sistema adaptando às suas peculiaridades rotineiras e às situações particulares ou essenciais. (NAKAGAWA, 1991: 79-85)

Nas instituições de ensino superior, as duas linhas básicas que sustentam o sistema de informações são aquelas voltadas ao acadêmico e aquelas puramente de ordem administrativa. As instituições de ensino superior têm em comum a finalidade, porém, cabe ressaltar que, devido à alta complexidade de suas áreas,

dificilmente uma estrutura organizacional será padronizada, ou melhor, igual em todas as instituições de ensino superior.

A Figura 3 apresenta a estrutura organizacional sugerida pelo autor para uma instituição de ensino superior, classificada como escola superior, de acordo com o Art. 7º do Decreto nº 3.860/01, partindo de uma nítida divisão entre a Gestão Administrativa e a Acadêmica, com destaque para as atividades de apoio da Mantenedora e atividades fins da Mantida.

Figura 3 – Estrutura Organizacional sugerida para uma IES

ATIVIDADES DA GESTÃO

MANTENEDORA ADMINISTRATIVA

R.HUM ANOS PROGAGANDA

SUP RIM ENTOS CONTROLADORIA TESOURARIA PUBLICIDADE

PATRIM ONIO REP RESENTA ÇÃO

Co ntabilidade Co ntas a pagar Custo s Co ntas a receber Info rmaçõ es gerenciais Captação e aplicação

Orçamento glo bal Orçamento de caixa

ATIVIDADES DA GESTÃO

MANTIDA (IES) ACADÊMICA

SISTEMA DE APOIO ACADÊMICO

FUNÇÃO FINANCEIRA EXTENSÃO ENSINO PESQUISA OPERACIONAIS MARKETING AVALIAÇÃO Planejamento Financeiro MATRÍCULA SECRETA RIA

GERAL A CA DÊM ICA CERTIFICAÇÃO

INTEGRA LIZA ÇÃO CURRICULA R

DEFINIÇÃO CURRICULAR INGRESSO

O sistema de apoio acadêmico vem a ser a estruturação orgânica de atendimento, registro e informação de maneira a garantir aos estudantes, professores e ao próprio pessoal de apoio, o pleno exercício de suas atividades. (RIBEIRO, 1977: 49-61)