APÊNDICE I – ENVIO DE MATERIAL PARA PESQUISA – DEMAIS ELÉTRICAS
1. OBJETIVO
2. SÍNTESE DA DISSERTAÇÃO DO MESTRADO 176
3. SÍNTESE DO MÉTODO OKA 176
4. DEFINIÇÕES DO PAPEL DOS PARTICIPANTES 177
5. ESCOLHA DOS PARTICIPANTES 178
6. CRITÉRIOS PARA APLICAÇÃO DO MÉTODO OKA 178
7. FLUXO RESUMIDO DAS ETAPAS DA PESQUISA 179
8. ETAPA I - APLICAÇÃO DO MÉTODO OKA NA ORGANIZAÇÃO 179 8.1. PROCEDIMENTOS DO MESTRANDO 179 8.2. PROCEDIMENTOS DO COORDENADOR DA ORGANIZAÇÃO PARTICIPANTE 180 8.3. PROCEDIMENTOS DOS PARTICIPANTES 180 9. ETAPA II - AVALIAR A UTILIDADE E COMPLETEZA DO OKA 180 9.1. PROCEDIMENTO DOS PARTICIPANTES 181 10. ETAPA III - ENVIO ARQUIVOS RELATIVOS APLICAÇÃO OKA 181 10.1. COORDENADOR 181 11. ETAPA IV - DIVULGAÇÃO RESULTADOS DA PESQUISA 181
campo da dissertação do mestrando Marcos Papa, estudante do programa de mestrado em Gestão do Conhecimento e Tecnologia da Informação da Universidade Católica de Brasília – UCB.
2. Síntese da dissertação do mestrado
A minha dissertação de mestrado tem como título “Análise do método Organizational Knowledge Assessment – OKA para diagnóstico da situação da gestão do conhecimento em empresas de geração e transmissão de energia elétrica”.
A pesquisa e a análise dos dados serão baseadas na aplicação do método desenvolvido pelo Banco Mundial para diagnosticar o estágio em que se encontra uma organização no uso da Gestão do Conhecimento - GC.
A pesquisa de campo será realizada em quatro etapas, a saber:
• a primeira etapa é a aplicação do método OKA na organização. O processo de registro das respostas e geração do diagrama com a apresentação dos resultados será todo apoiado por um software desenvolvido para essa finalidade (SysOKA);
• a segunda etapa é a avaliação da utilidade e completeza do método OKA por meio de questionário disponível em um site exclusivo na Internet;
• a terceira etapa é o envio dos arquivos de avaliação do método OKA ao mestrando, e
• a quarta etapa é a divulgação dos resultados da pesquisa e envio de cópia da versão final da dissertação para as empresas participantes.
.
3. Síntese do método OKA
O método de Avaliação do Conhecimento Organizacional (Organizational Knowledge Assessment – OKA) foi desenvolvido pelo World Bank Institute, do Banco Mundial, com objetivo de avaliar a capacidade e o nível de preparação da organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais.
O método está apoiado em três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de “Dimensões do Conhecimento” que constituem o elemento-chave da ferramenta (Figura 1).
Hoje, o método OKA trabalha com 14 “Dimensões do Conhecimento” e com 203 questões que permeiam essas dimensões e para cada questão existe uma pontuação associada.
Figura 1 – Os elementos e as dimensões de conhecimento do método.
As respostas do questionário de avaliação são submetidas a um tratamento que gera um valor para cada uma das 14 (quatorze) dimensões do conhecimento. As pontuações de cada dimensão são utilizadas para gerar um gráfico tipo “radar”. (Figura 2).
4. Definições do papel dos participantes
Neste trabalho de pesquisa de campo há necessidade da definição do papel de três participantes fundamentais ao processo, quais sejam:
Coordenador: Colaborador que mantém contato com o mestrando, recebe o material e coordena as atividades na organização onde o método é aplicado;
Participante: Colaborador que participa da pesquisa respondendo as questões do método OKA e responde, também, outro questionário denominado “Instrumento de Levantamento de Dados”.
Obs. O Coordenador também pode exercer o papel de participante;
Mestrando: Responsável pelo envio de todo material necessário a realização da pesquisa, pela análise e tabulação dos dados e pela divulgação dos resultados.
Figura 2 – Diagrama com as pontuações por dimensão do conhecimento. Fonte: Fonseca (2007)
5. Escolha dos participantes
A escolha dos funcionários da organização que irão desempenhar o papel de participantes na aplicação do método é um elemento fundamental no processo, pois o resultado final da situação atual da GC na empresa será a média das avaliações individuais, dessa forma solicita-se observar as seguintes orientações:
• Convidar funcionários de unidades administrativas diferentes, produção de energia elétrica, engenharia, desenvolvimento e inovação, pessoal, treinamento, informática, financeira, controladoria, etc.;
• O funcionário convidado necessita conhecer os processos empresarias da organização seus relacionamentos e a importância dos mesmos, ou seja, tenha foco nos macros-processos existentes na organização;
• O entendimento de temas e assuntos da gestão de conhecimento é desejável, mas não fundamental ao método, o importante é o engajamento e a participação dos colaboradores;
6. Critérios para aplicação do método OKA
O método OKA pode ser aplicado na organização pelo critério de resposta coletiva ou critério de respostas individuais.
produzem uma resposta de forma coletiva. Essa resposta é registrada no software SysOKA;
• No critério de resposta coletiva haverá a produção de um único diagnostico da situação atual do conhecimento organizacional que é a avaliação produzida pelo grupo;
• Para essa alternativa é necessário que o grupo participante promova encontros para análise das questões e a produção do consenso na resposta a cada questão. Sugere-se a realização de no mínimo dois encontros de quatro horas.
Critério de respostas individuais:
• Nesta alternativa os participantes escolhidos respondem as questões do método OKA de forma individual e registram as suas respostas no aplicativo SysOKA.
• No critério de resposta individual haverá um diagnóstico da situação atual do conhecimento organizacional por participante e o diagnóstico da situação da organização será a média das avaliações individuais produzido pelo próprio software.
7. Fluxo resumido das etapas da pesquisa
O fluxo abaixo demonstra resumidamente as quatro etapas da pesquisa de campo.
8. Etapa I - Aplicação do método OKA na Organização
Nesta etapa alguns colaboradores da organização, escolhidos pelo coordenador, respondem as questões do método OKA, de forma coletiva ou individual e acessam o resultado da avaliação da situação da GC na organização por dimensão de conhecimento.
8.1.Procedimentos do Mestrando
• Enviar para o e-mail do coordenador da organização participante os seguintes arquivos: Aplicação do Método OKA na organização (Individual ou Coletivo) Avaliação da utilidade e completeza do Método OKA (Grupo ou Participantes) Envio dos arquivos relativos à aplicação do Método OKA (Coordenador) Divulgação dos resultados da pesquisa (Mestrando) Etapa I Etapa II Etapa III Etapa IV
o Manual de apoio à pesquisa de campo do método OKA; o SysOKA – Instruções para Uso do Software.
8.2.Procedimentos do Coordenador da Organização participante
• Receber o material enviado pelo mestrando;
• Gravar todos os arquivos recebidos, via e-mail, em um pasta chamada SysOKA.
o Gravar os documentos: Manual de apoio e as Instruções de Uso, bem como o arquivo SysOKA.zip.
o Descompactar o arquivo SysOKA.zip no diretório SysOKA.
• Fazer o compartilhamento das seguintes pastas e arquivos: o do diretório onde o aplicativo foi instalado;
o do aplicativo SysOKA, e o do Banco de Dados.
• Efetuar a alteração de endereço do banco de dados no programa config.ini
• Ler o documento “Instruções para Uso SysOKA.
• Escolher os colaboradores que irão participar da pesquisa.
• Fazer o registro da empresa no aplicativo – Usar a funcionalidade Cadastramento da Empresa;
• Enviar o caminho do local onde está a aplicação SysOKA para os participantes.
o Todas as orientações técnicas estão descritas detalhadamente no documento “Instruções para Uso do SysOKA”.
8.3.Procedimentos dos Participantes
• Critério de resposta individual:
o Efetuar o seu cadastramento no SysOKA – Usar a funcionalidade Cadastramento do Entrevistado;
o Responder o questionário do método OKA (individual por colaborador) – usar a funcionalidade do menu “Questionário => Responder Questionário.
o Visualizar, após responder todas as perguntas, o resultado de sua avaliação da situação do conhecimento organizacional da empresa por meio do diagrama e dos valores calculados para cada dimensão do conhecimento.
o O participante poderá, também, visualizar a avaliação média da organização (média dos resultados de todos os participantes).
• Critério de resposta coletiva:
o Efetuar o cadastramento do grupo no SysOKA – Usar a funcionalidade Cadastramento do Entrevistado;
o Responder o questionário do método OKA (resposta obtida por consenso) – usar a funcionalidade do menu “Questionário => Responder Questionário.
o Visualizar, após responder todas as perguntas, o resultado da avaliação da situação do conhecimento organizacional da empresa por meio do diagrama e dos valores calculados por dimensão do conhecimento.
9. Etapa II - Avaliação da utilidade e completeza do método OKA
Nesta segunda etapa é efetuada a avaliação da completeza e utilidade do método OKA para efetuar o diagnóstico da situação da GC nas empresas de geração e transmissão de energia elétrica.
encontra disponível na internet no endereço eletrônico abaixo mencionado. 9.1.Procedimento dos participantes
• Acessar o endereço eletrônico abaixo e responder o questionário “Instrumento de Levantamento de Dados”. A data limite para preencher o questionário é 06.10.08.
Endereço eletrônico:http://as.eln.gov.br/limesurvey/index.php?sid=55386&lang=pt-BR • Comunicar ao coordenador da organização que respondeu ao questionário;
10. Etapa III - Envio dos arquivos relativos à aplicação do método OKA
Nesta etapa o coordenador da organização envia ao mestrando as avaliações realizadas pelos participantes referentes à situação da GC na empresa com a aplicação do método OKA.
Essas avaliações representam as respostas que os participantes registraram no sistema na fase de aplicação do método OKA.
O envio das avaliações é realizado através de e-mail. O procedimento detalhado de envio dos arquivos está descrito no item 9 das Instruções para Uso do SysOKA.
10.1. Coordenador
• Enviar para o e-mail do mestrando os arquivos com as avaliações individuais de cada um dos participantes.
• Utilizar a funcionalidade de exportação no aplicativo SysOKA. (item 9 das Instruções para Uso);
11. Etapa IV - Divulgação dos resultados da pesquisa
Nesta etapa o mestrando enviará para os coordenadores das empresas participantes os resultados da pesquisa e uma cópia da versão final da dissertação.
12. Referência
FONSECA, Ana Flávia. OKA Results: 82 Data Points; Running average for OKA Dimensions. Disponível em: http://www.itec.ucb.br/dotlrn/clubs/gtcdisciplinagestodoconhecimento/file- storage/view/metodo-oka-organizational-knowledge-assessment//2007-02-08-OKA-
APÊNDICE K – CORREÇÃO DE ENDEREÇO ELETRÔNICO
Prezada ..., boa tarde.
No documento que enviei denominado “Manual de apoio à Pesquisa de Campo sobre a utilidade e completeza do método OKA” tem um endereço eletrônico para a realização da etapa II da pesquisa de campo (página 8, item 9).
Por problemas técnicos aqui na empresa esse endereço eletrônico foi alterado. Abaixo vai o endereço correto.
9. Etapa II - Avaliação da utilidade e completeza do método OKA
Nesta segunda etapa é efetuada a avaliação da completeza e utilidade do método OKA para efetuar o diagnóstico da situação da GC nas empresas de geração e transmissão de energia elétrica.
Essa avaliação é realizada pelo preenchimento de um questionário de 12 questões que se encontra disponível na internet no endereço eletrônico abaixo mencionado.
9.1.Procedimento dos participantes
• Acessar o endereço eletrônico abaixo e responder o questionário “Instrumento de Levantamento de Dados”. A data limite para preencher o questionário foi alterada para 13.10.08.
Endereço eletrônico:http://app.eln.gov.br/limesurvey/index.php?sid=55386&lang=pt-BR
• Comunicar ao coordenador da organização que respondeu ao questionário;
Anexo A - Método OKA – Introdução Anexo B - Instruções para uso do SysOKA
ANEXO A – MÉTODO OKA – INTRODUÇÃO
Comitê Executivo do Governo Eletrônico – CEGE
Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica – CT-GCIE
Método de Avaliação do Conhecimento Organizacional
Organizational Knowledge Assessment
Método OKA
Introdução
Por
Ana Flavia Fonseca
Fátima Torres
Apresentação
O método Avaliação do Conhecimento Organizacional (Organizational Knowledge Assessment – OKA), referenciado daqui por diante como método OKA, foi desenvolvido pelo World Bank Institute, do Banco Mundial.
Esse método objetiva avaliar o estado da gestão do conhecimento (GC) em uma organização, fornecendo um diagnóstico da situação da GC.
O Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e Informação Estratégica (CT-GCIE), do Comitê Executivo do Governo Eletrônico (CEGE) adotou o método OKA como ferramenta a ser utilizada pelas organizações públicas federais no diagnóstico da situação da GC e para o fornecimento de subsídios na elaboração de um plano de GC para estas organizações.
Esforços têm sido envidados no sentido de traduzir toda a documentação e componentes do método OKA para o português, assim como efetuar adequações para a realidade das organizações públicas brasileiras, objetivando facilitar a sua aplicação. Este documento, que provê uma idéia geral do método OKA, se insere neste contexto.
Certo de que este documento será de grande utilidade para os colegas trabalhadores da implantação da GC em suas organizações, tanto para conhecer as potencialidades desta ferramenta como para apoiá-los na sua aplicação, estimulo todos os leitores a aplicarem o método OKA em suas organizações.
Brasília, abril de 2008
Paulo Sergio Vilches Fresneda Coordenador, CT-GCIE
1. BASE TEÓRICA / CONCEITOS ... 187
2. AVALIAÇÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL... 187
3. MÉTODO OKA – ESTRUTURA BÁSICA ... 187
4. AS QUESTÕES DO MÉTODO OKA ... 188
5. BREVE DESCRIÇÃO DAS DIMENSÕES DO MÉTODO OKA ... 189
6. MÉTRICAS DETALHADAS DO MÉTODO OKA... 190
6.1 - ELEMENTO PESSOAS ... 190
6.2 - ELEMENTO PROCESSOS ... 192
6.3 - ELEMENTO SISTEMAS... 194
7. COMPONENTES DEMOGRÁFICOS... 195
Gestão do Conhecimento (GC) é um princípio gerencial que permite ampliar informação, conhecimento, experiência e intuição nas organizações a fim de gerar valor.
A importância da GC é decorrente do fortalecimento do conhecimento como base para a sustentabilidade da vantagem competitiva das organizações. Isto é verdade tanto para as indústrias de serviço, totalmente baseadas na gestão eficiente de seus empregados e seus valores intelectuais, quanto para as indústrias tradicionais que devem continuamente adaptar-se e inovar. Governos e organizações não lucrativas são essencialmente orientados para serviços e devem enfrentar os mesmos critérios de aumento de eficiência, produtividade e inovação que o setor privado.
Informação, conhecimento, experiência e intuição compõem os ativos intelectuais fundamentais que permitem as organizações atingirem uma competitividade continua. A grande dificuldade enfrentada pela disciplina GC é que estes ativos são na maior parte deles, implícitos e alocados na mente dos empregados. Conseqüentemente, a maneira de ampliar estes ativos é difícil e vem sendo aprendida na prática.
Como princípio organizacional aplicado nas empresas, a GC pode fundamentalmente impactar em três pilares presentes em todas as organizações: Pessoas, Processos e Sistemas. Para a aplicação com sucesso da GC nas organizações, os gerentes devem modificar e ajustar cada um destes três pilares de forma a favorecer a ampliação dos ativos intelectuais.
Pessoas, processos e sistemas são essenciais para a perfeita operacionalização das organizações. Contudo, isto constitui uma simplificação da estrutura de uma organização, pois encapsula os altos níveis, onde as práticas gerenciais podem impactar diretamente no sucesso das mesmas. Apesar disso, esta representação é largamente utilizada e reconhecida pela literatura gerencial.
2. Avaliação do Conhecimento Organizacional
Uma avaliação do Conhecimento (ou a GC) em uma organização deve fundamentalmente buscar quantificar a capacidade da organização em alavancar informação, conhecimento, experiência e intuição entre suas pessoas, processos e sistemas a fim de atingir seus objetivos e gerar valor.
As dimensões utilizadas para avaliar a GC nas empresas necessitam cobrir todos os aspectos-chaves através dos quais seus executivos podem interferir nas Pessoas, Processos e Sistemas a fim de efetivamente conduzir os ativos intelectuais para a geração de valor real para a organização.
3. Método OKA – Estrutura Básica
O método de Avaliação do Conhecimento Organizacional (Organizational Knowledge Assessment – OKA), daqui para frente referenciada como método OKA, foi concebido para avaliar a capacidade e o nível de preparação de uma Organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais.
Este método foi desenvolvido pelo Banco Mundial, e está apoiado em três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de “Dimensões do Conhecimento” que constituem o elemento-chave da ferramenta.
A ferramenta OKA inclui 14 “Dimensões do Conhecimento” e cada uma delas incorpora uma série de métricas, escolhidas como resultado de entrevistas e pesquisa na área de “Gestão do Conhecimento” e da experiência derivada do Banco Mundial. Inicialmente, setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste da ferramenta, levando a um posterior acréscimo de métricas demográficas, decorrentes de sua aplicação em diversos países do mundo, incluindo o Brasil. Ao final, a ferramenta está sendo viabilizada com um questionário composto de 203 questões com uma pontuação associada a cada questão.
4. As questões do método OKA
A metodologia utilizada pelo OKA irá focar na avaliação da capacidade das empresas em ampliar seus ativos intelectuais através do prisma de Pessoas, Processos e Sistemas. As dimensões utilizadas estão baseadas em uma extensa revisão de literatura sobre Gestão do Conhecimento, mas elas buscam refletir quais destas três áreas mais fortemente impactam nas mudanças.
É importante notar que cada dimensão não necessariamente interfere em apenas um aspecto, mas impacta em vários deles, muitas vezes atuando em um mais do que nos outros. Como exemplo, podemos citar o compartilhamento de conhecimento que contém certamente tecnologia (sistemas) e
Programa de Gestão e Conhecimento Métricas e Monitoramento Operacionalização do Conhecimento Alinhamento Fluxos de Conhecimento Liderança e Estratégia Conteúdo de Conhecimento Acesso ao Conhecimento Tecnologia Aprendizado CoPs – Comunidade de Práticas e Times de Conhecimento Compartilhamento de Conhecimento Identificação e Criação De Conhecimento Incentivos Culturais
Pessoas Processos
Sistemas
intelectuais quando interfere com pessoas. A tecnologia e as políticas do compartilhamento de conhecimento, neste caso, podem estar incluídas em outras dimensões tais como Infra-estrutura de TI e Políticas de Qualidade em GC, respectivamente.
Uma vez que os resultados do OKA serão apresentados e utilizados por executivos, líderes e outras pessoas não necessariamente familiarizadas com os princípios da GC, baseá-los nos elementos Pessoas – Processos - Sistemas pode torná-los mais acessíveis e compreensíveis, facilitando a identificação de aspectos da empresa que necessitam de imediata atenção.
5. Breve Descrição das Dimensões do método OKA
Pessoas
PCI - Cultura & Incentivos
Os aspectos culturais implícitos e explícitos, crenças e incentivos que existem dentro das organizações para formatar, criar e dar suporte ao uso dos ativos intelectuais (incluindo conhecimento) para atingir suas metas.
PKIC - Criação e
identificação de Conhecimento
A capacidade das organizações e seus “stakeholders” em identificar e criar conhecimento (e outros ativos intelectuais), especialmente aqueles que contribuem para os objetivos da organização.
PKS – Compartilha- mento de Conhecimento
A capacidade das organizações e seus “stakeholders” em compartilhar ativos intelectuais de maneira a permitir que a empresa atinja suas metas.
PCPKT – Comunidades de Pratica e Times de Conhecimento
A existência, natureza e uso de grupos de pessoas que possam ser efetivamente mobilizados para resolver problemas e permitir que a organização atinja suas metas.
PKL – Conhecimento & Aprendizado
A capacidade da organização no desenvolvimento de seu capital humano através de treinamentos e outras estruturas ou atividades formalmente dirigidas ao desenvolvimento do conhecimento.
Processos
RL - Liderança & Estratégias
A utilização das técnicas de GC como modelo de gestão dos líderes e gerentes da organização.
RKF – Fluxo de Conhecimento
A natureza e a capacidade do fluxo de conhecimento e outros ativos intelectuais dentro da organização. Inclui captura, armazenamento, disseminação e outros aspectos de distribuição do conhecimento.
ROK –
Operacionalização do Conhecimento
A capacidade da organização em integrar e aplicar conhecimento dentro de seu negócio e processos operacionais (incluindo desenvolvimento de novos produtos, marketing, e outros). Representa o ciclo interativo de conhecimento dentro dos processos críticos da organização, e conseqüentemente de seus resultados.
RA - Alinhamento O grau no qual o objetivo do Programa de GC e seu resultado tenta
satisfazer ou realizar os objetivos e metas da organização. RMB - Métricas e
Monitoração
A capacidade da organização para medir a si mesma com respeito a gestão de seus ativos intelectuais e a monitorar e identificar melhores práticas, informação externa e aprendizado que pode desenvolver os diversos segmentos da empresa e gerar valor.
Sistemas
SKMTI–Infra-estrutura Tecnológica de GC
A capacidade e existência de infra-estrutura tecnológica que permita a gestão do conhecimento e o compartilhamento de melhores práticas.
outras pessoas). SCM – Gerência de
Conteúdo
O tipo de conteúdo e as ferramentas de gerência da informação que a organização produz e gerencia.
SKMEL – Suporte e
gerência do Programa de GC
A natureza, desenho e capacidade do Programa de GC, como construído dentro da organização, em envolver pessoas, unidades, grupos, etc.
Critérios Adicionais
Países A metodologia será usada como uma forma de padronizar os índices
provenientes de organizações de diversos países.
DI - Indústrias Alguns indicadores industriais deverão ser considerados no ajuste dos
índices de organizações ligadas a setores específicos, considerando as