O primeiro módulo orçamentário a ser cumprido é o orçamento de vendas.
O propósito do orçamento de vendas é servir de referência para a elaboração dos demais orçamentos.
As vendas correspondem à principal fonte de entrada de recursos. O ciclo operacional depen- de das vendas para assegurar sua continuidade. Por essa razão, o orçamento de vendas é o primeiro módulo orçamentário a ser elaborado. Está diretamente vinculado à capacidade do mercado em absorver o(s) produto(s) ou serviço(s) pela empresa.
O orçamento de vendas responde a uma questão simples, mas de fundamental importância: quanto produzir para assegurar absorção plena do mercado?
Em uma empresa comercial, o orçamento de vendas definirá a natureza, a qualidade e a quantidade das mercadorias a serem adquiridas para futura comercialização; identicamente, numa empresa industrial, a natureza, a qualidade e a quantidade dos bens a serem produzidos serão também definidas a partir da estimativa de vendas. Na falta de tal es- timativa, todos os demais setores da empresa, sejam eles de comercialização, compras, produtivos ou, simplesmente, administrativos, ver-se-ão impossibilitados de programarem as atividades futuras, estando, por consequência, reduzi- dos à mais absoluta e perigosa improvisação. (PASSARELLI; BOMFIM, 2004, p. 51)
No orçamento de vendas, determina-se quanto deverá ser comercializado (em quantidade e qualidade). Em sua elaboração, são levantadas informações como: mercado total, mercado potencial, variáveis relacionadas ao comportamento do consumidor/cliente, capacidade produtiva, variáveis rela- cionadas ao mercado fornecedor, previsão de vendas efetivas, esforço de vendas necessário, situação financeira da entidade para atender aos objetivos de vendas dentre outras informações.
As informações devem ser avaliadas em seu conjunto.
A decisão de quanto comercializar envolve uma certa dose de complexidade. De nada adianta prever e programar uma produção de 50 000 unidades se a capacidade produtiva corresponde a 50% dessa quantidade e a entidade não dispõe de recursos financeiros para financiar a diferença (seja ex- pandindo capacidade, terceirizando ou ativando turnos).
O esforço de programação deve estar alinhado com a perspectiva de demanda e capacidade operacional. Algumas questões deverão ser respondidas:
Qu
:::: ais os objetivos de curto prazo da entidade? Existe capacidade ociosa?
::::
Quais as restrições de capacidade?
::::
O que é necessário (esforço) para atender ao mercado?
::::
Iremos mes
:::: mo atender ao mercado?
As restrições externas e internas em conjunto tornam as programações mais realistas.
As restrições representam limitações do sistema produtivo (estrutura organizacional) e aquelas impostas pelo próprio mercado, a exemplo da imposição de tarifas.
São exemplos de restrições: qua
:::: lidade da equipe de vendas; limitações de capacidade;
::::
estrutura administrativa;
política de marketing;
::::
rede logística;
::::
falta de recursos para giro;
::::
concorrência;
::::
barreiras aos entrantes;
::::
existência de produtos similares produzidos com menor custo;
::::
preços praticados (impostos de fora para dentro); e
::::
capacidade de produção abaixo das necessidades e/ou estimati
:::: vas, entre outras.
A elaboração do orçamento de vendas toma por referência um volume de vendas esperado: qual a expectativa de mercado em relação ao nosso produto?
Em torno dessa informação é que o documento é elaborado, considerando naturalmente os ob- jetivos da organização, sua capacidade produtiva, estrutura logística e o estilo da administração (se arrojado ou conservador).
Os modelos variam, entretanto, alguns campos estão presentes em todos os módulos: preço de venda; :::: quantidade estimada; :::: receita. ::::
O referido orçamento se torna válido e, portanto, útil se aderentes a objetivos, estratégias e pre- visões elaboradas. Quais os objetivos e metas da empresa? Qual a previsão de vendas? Os números pre- vistos são compatíveis com as metas? Como as metas foram formuladas (parâmetros)? Qual o esforço de vendas (publicidade e promoção) para que as metas sejam alcançadas?
A análise que antecede a elaboração do orçamento deve ser cuidadosa, abrangendo variáveis de mercado e estruturais (figura 4).
Figura 4 – Análise pré-orçamentária
Variáveis de mercado (concorrência,
comportamento do consumidor, mão de obra necessária, disponibilidade de matéria-prima etc.)
Variáveis de produção (capacidade efetiva, ociosidade etc.) Variáveis financeiras (disponibilidade efetiva e recursos) Yu m ar a L ú ci a V as co n ce lo s.
Quanto melhor a qualidade da previsão, melhores serão as decisões. As previsões assumem grande importância porque é a partir delas que se define as contratações, nível ótimo de estoque, prazos, enfim, é por meio das previsões técnicas que a estrutura logística é desenhada em detalhes.
Existem diferentes métodos de previsão: opinativos, causais e temporais.
Os métodos opinativos têm como base opiniões profissionais e clientes: de dirigentes, fun- cionários, especialistas externos (consultores), clientes. O painel Delphi é um dos exemplos mais populares de método opinativo.
Os métodos causais envolvem investigações sobre quais variáveis determinam o comporta- mento analisado.
Os métodos temporais pressupõem a identificação de padrões de comportamento por meio da análise do desempenho das vendas em diferentes períodos.
O orçamento de vendas não constitui uma peça burocrática, sendo essencial para fortalecimento da estrutura de controle da organização e eficaz programação de recursos.
O documento define, sob determinadas condições, o preço e o volume a ser adquirido ou produ- zido para futura comercialização.
Caso o orçamento de vendas seja superestimado ocorrerá excesso de estocagem e consequente- mente comprometimento desnecessário de Capital de Giro. Caso seja subestimado, a empresa poderá perder oportunidades de mercado.
Falhas no orçamento de vendas podem induzir a investimentos de marketing desnecessários, aci- ma do que a capacidade de produção pode alcançar. Nessa hipótese, a concorrência agradece porque certamente ocorrerá “fuga” de clientes.
O volume de vendas deve ser dimensionado em torno de uma demanda real.
Demandas distorcidas afetam a lucratividade e a capacidade de pagamento da empresa (Liqui- dez = Caixa projetado/ Saídas programadas).
Para elaboração do orçamento de vendas, faz-se necessário a realização da leitura de mercado, conhecimento da capacidade produtiva e suas restrições, dos objetivos de vendas e metas, das necessi- dades de caixa, formas de financiamento, política de crédito, estrutura logística, investimentos previstos para divulgação do produto, recompensas por desempenho, qualificação da equipe de vendas, entre outras informações.