Análise da Empresa de Papel e Celulose 165

O programa Seis Sigma na empresa tem como objetivo promover a execução das diretrizes estratégicas por meio dos projetos seis sigma. A utilização de um manual para direcionar a gestão do programa promoveu uma visão unificada entre as unidades corporativas do que precisa ser difundido e gerenciado em cada uma a respeito do programa.

O processo de seleção de Black Belts foi constatado como um fator crítico, pois não considerar o perfil do candidato pode fazer com que investimentos em treinamento, além dos esforços e recursos utilizados no desenvolvimento de projetos

seis sigma, possam ser desperdiçados caso o Black Belt não consiga conduzi-lo adequadamente. Além disso, a saída de alguns Black Belts da corporação ou mesmo para cargos executivos, neste caso pelo ganho de visibilidade que os resultados dos projetos propiciam, faz com que o programa Seis Sigma seja prejudicado.

A empresa utiliza a GPD para desdobrar suas diretrizes em projetos. No entanto, os participantes da GPD têm dificuldades em identificar projetos seis sigma para formação de uma carteira de projetos. Isso pode estar ocorrendo devido ao relacionamento do conjunto de indicadores de desempenho ainda estar sendo explorado pelas pessoas para que o entendimento dele se estenda até o nível operacional. Ou seja, os indicadores de desempenho usados na GPD não garantem um escopo bem definido para os projetos devido ao fato de eles não terem uma relação direta com os indicadores de desempenho do nível operacional.

A cultura baseada em dados produzida pelo Seis Sigma tem feito com que a alta administração, em suas reuniões, se utilizem de projetos seis sigma para solucionar, de forma radical, problemas com indicadores-macros.

Na fase Define, o estabelecimento de projetos para implementar as ações definidas no desdobramento estratégico torna o escopo dos projetos muito amplo, e isso faz com que essa fase se estenda por mais tempo. Isso evidencia que, apesar de parecer mais adequado implementar ações definidas no desdobramento estratégico sob a forma de projetos seis sigma, escopos muito extensos podem ser gerados. Uma medição de desempenho que gere indicadores muito agrupados (sintéticos) e que são difíceis de serem separados pode induzir ao estabelecimento desses escopos demasiadamente extensos. Outro fato verificado é que, mesmo os projetos sendo desdobrados a partir de indicadores estratégicos, os ganhos financeiros com os projetos continuam a ter elevada importância, sendo que até Black Belts mais qualificados são alocados para os projetos mais atrativos em termos financeiros. Enfim, o problema de usar indicadores de desempenho estratégicos, que por natureza são sintéticos, pode ser amenizado se eles forem mais desdobrados para que o escopo dos projetos seja diminuído.

O estabelecimento da meta na fase Define pode ser um fator crítico para o projeto, pois as priorizações dos recursos, como a escolha do Black Belt, são afetadas pela estimativa dos ganhos financeiros do projeto, que depende da meta. Como ela é estabelecida por critérios estatísticos e dados históricos, ela pode ser afetada pela

confiabilidade dos dados que a geram. Com isso, dados não confiáveis podem conduzir a metas incoerentes e resultados insatisfatórios nos projetos.

A empresa procurou melhorar o processo de avaliação financeira do projeto nas fases Define e Measure, tentando promover uma maior aproximação, por meio de um treinamento Green Belt, entre o avalista financeiro dos projetos, que tem mais uma visão financeira das variáveis, e as variáveis não-financeiras comuns aos projetos seis sigma.

Os custos indiretos, que poderiam causar grandes distorções e exigir um sistema de custeio mais sofisticado e sujeito a mais falhas na implementação, são a minoria dos custos totais na empresa. Isso sugere que o sistema de custeio não é uma barreira para a empresa no que se refere ao estabelecimento do relacionamento entre o financeiro e o não-financeiro. Dessa forma, parece que a falta de concordância sobre as estimativas financeiras entre o avalista financeiro e os Belts tem outros fatores a serem considerados.

O uso de um check-list para o acompanhamento das fases pode ser caracterizado como um fator importante para o sucesso dos projetos. A consideração de elementos relacionados à medição de desempenho dentro desse check-list destaca que a empresa se preocupa com o uso da medição de desempenho.

A empresa, devido à natureza do seu processo de produção (contínuo), possui uma coleta de dados que enfatiza os custos das falhas internas. A natureza do processo também faz com que os indicadores-chave não sejam modificados ao longo do tempo. Isso leva a alta administração a estabelecer metas de melhorias cada vez mais rigorosas sobre tais indicadores.

O desenvolvimento dos projetos seis sigma tem ampliado o conjunto de indicadores de desempenho, pois o resultado deles aumenta o conhecimento das relações de causa-e-efeito, o que gera indicadores xi que são de controle local. Ou seja,

os projetos têm difundido a medição de desempenho cada vez mais para as causas dos processos. Outro destaque sobre isso é que, ao surgirem novos indicadores, quando são feitos projetos seis sigma sobre os yi, os xi ainda não foram coletados, e ocorrem

demoras por causa da coleta de dados nas fases Define, Measure e Analyse. Ou seja, num primeiro momento, a falta de conhecimento inicial sobre o processo influencia negativamente o tempo de desenvolvimento dos projetos.

A estrutura de TI utilizada pela empresa, por ser flexível a custos reduzidos, facilita o uso e a atualização dos indicadores. Essas características suportam as necessidades do programa Seis Sigma, facilitando o desenvolvimento dos projetos. Observa-se que o programa Seis Sigma também promoveu uma melhoria na análise dos indicadores do SI, que deixaram de ser analisados de forma determinística e passaram a considerar a variabilidade, além de promover uma análise mais crítica das pessoas.

O fato de os processos administrativos serem mapeados, mas não medidos indica que as pessoas consideram que a geração de valor está na produção e, por isso, a medição de desempenho está mais desenvolvida nela do que nas áreas administrativas, que são vistas mais como de suporte. De uma forma geral, em serviços é mais difícil visualizar os problemas, pois, na área de manufatura, atrasos com formação de filas ou mesmo lotes inteiros sendo refugados são mais evidentes. Enfim, os principais fatores observados relacionados ao desenvolvimento de projetos seis sigma administrativos foram: falta de acesso aos dados; falta de disponibilidade de dados; falta de conhecimento das relações de causa-e-efeito entre os yi e xi; e dificuldade em

visualizar os problemas pelo fato de os processos administrativos serem mais abstratos. A falta de convergência entre as metas praticadas por outras abordagens como a GPD e o Benchmarking Competitivo Interno promove um conflito de interesses gerado por um uso não concordante das medidas de desempenho, o que pode influenciar negativamente os projetos seis sigma, pois as metas influenciam a escolha do caminho a ser seguido no desenvolvimento dos projetos.

Enfim, a análise destacou alguns fatores relacionados à medição de desempenho que influenciam o desenvolvimento dos projetos seis sigma:

• a falta de medidas de desempenho dificulta a identificação dos projetos seis sigma;

• a falta de confiabilidade nos dados influencia o resultado da estimativa financeira para menos;

• a medição de desempenho influencia outros fatores que atuam sobre o desenvolvimento dos projetos seis sigma;

• a versatilidade da estrutura de Tecnologia da Informação afeta o desenvolvimento dos projetos seis sigma;

• a facilidade (ou dificuldade) de acesso às informações não- financeiras e financeiras afeta o desenvolvimento dos projetos seis sigma;

• o aumento do conhecimento das relações de causa-e-efeito promove mudanças na medição de desempenho que afeta o desenvolvimento dos projetos seis sigma;

• o estabelecimento do relacionamento entre as medidas não- financeiras e financeiras afeta o desenvolvimento dos projetos seis sigma;

• o desenvolvimento dos projetos seis sigma promove um uso mais analítico da medição de desempenho; e

• o detalhamento do desdobramento das diretrizes influencia o escopo da fase Define.