Auditoria do conhecimento

Os grandes avanços no processo de globalização ocorridos na sociedade contemporânea estimularam o homem a controlar e avaliar suas ações em suas múltiplas facetas da vida. Assim aconteceu nas organizações que passaram a se conscientizar da necessidade imperiosa de rever os seus modelos de gestão, incluindo o controle dos recursos de forma a assegurar o uso racional e a obtenção de vantagem competitiva sustentável.

Seguindo essa lógica, as organizações têm considerado de grande importância a realização de processos de avaliação e controle, através de diferentes sistemas de medição ou métodos de auditoria, como uma obrigação de incorporar informação sobre um escopo determinado, com o propósito de fazer uma revisão do funcionamento ou comportamento do objeto de análise. Nesse contexto, coloca-se a Auditoria do Conhecimento.

6

Texto original:

[...] la misión principal de contribuir a la consecución de los objetivos organizacionales mediante la gestión de las condiciones y los medios mediante los cuales los miembros de la organización crean o adquieren, comparten, difunden y transfieren ese conocimiento.

As definições sobre Auditoria do Conhecimento são inúmeras e com várias abordagens, inclusive quanto à diferenciação relativa à Auditoria da Gestão do Conhecimento, sendo as fronteiras conceituais entre elas muito tênues.

A literatura sobre Auditoria da Gestão do Conhecimento não é encontrada com preponderância. Poucos autores trazem essa distinção, como é o caso de Wang e Xiao (2009), mencionados por Paiva, Silva e Santos (2014, P. 363-364) que esclarece: “Auditoria da Gestão do Conhecimento significa auditar o processo de criação, aquisição, retenção, distribuição, transferência, compartilhamento e reutilização do conhecimento institucionalizado de uma organização”. E, por outro lado, a “Auditoria do Conhecimento é a que se destina ao processo de identificação do conhecimento existente na organização e aquele de que dela precisa.”

A Auditoria do Conhecimento permite avaliar e aperfeiçoar a Gestão do Conhecimento organizacional, tendo em vista que coleta e analisa as informações sobre o conhecimento em uma organização.7 (CARVALHO, 2012, p. 61, tradução nossa). Em relação à Auditoria da Gestão do Conhecimento, a norma UNE 412001, 2008 (Aenor, 2008) define-a como uma revisão sistemática dos fluxos do conhecimento para obtenção de evidências do cumprimento das políticas estabelecidas em uma organização, no que diz respeito à aquisição, armazenamento, distribuição e aplicação do conhecimento.

Nessa mesma linha, Ponjuán Dante (2008), respaldada pelos estudos de Chong (2005), lista em sua pesquisa esses dois tipos de auditoria, a chamada K-audit (auditoria do conhecimento) e KM audit (auditoria da gestão do conhecimento).

A K-audit é um exame e avaliação sistemática dos ativos organizacionais do conhecimento. Refere-se ao processo de identificar e denominar o conhecimento que existe e que falta em uma organização. Também se refere ao fluxo do conhecimento e às redes que se desenvolvem.

A KM audit se refere ao processo de auditoria da criação, aquisição, retenção, distribuição, transferência, compartilhamento e reutilização do conhecimento institucional de uma organização. Em outro olhar, Ponjuán Dante (2008) comenta que a KM audit é definida como um exame e avaliação sistemáticos dos recursos explícitos e tácitos, incluindo o conhecimento (tanto tácito quanto explícito) que existe, onde está, quando e como se criou e quem o possui na organização, para quais tarefas, em que contexto. Deve incluir o exame da

7

Texto original: La auditoría del conocimiento permite diagnosticar y perfeccionar la gestión del conocimiento organizacional, puesto que se aplica a recoger y analizar información sobre el estado del conocimiento em una organización.

estratégia organizacional; liderança; cultura de aprendizagem; participação das pessoas no trabalho em equipe e a infra-estrutura tecnológica nos diferentes processos do conhecimento.

Ainda segundo a autora, uma Auditoria do Conhecimento divide-se em quatro partes: estudo dos antecedentes, coletas, análise e avaliação dos dados. Para esse tipo de auditoria, as ferramentas mais comuns compreendem a observação direta, entrevistas, questionários, grupos focais e oficinas. Os resultados e informações se apresentam na seguinte forma: 1) uma lista de itens do conhecimento (tanto explícito quanto tácito) em forma de folhas de cálculo; 2) um mapa de redes do conhecimento que mostra o fluxo dos itens do conhecimento e 3) um mapa de redes sociais que revela a interação entre o pessoal para compartilhar o conhecimento.

Carvalho (2012), baseada nos estudos realizados por Levantakis, Helms y Spruit (2008), apresenta um método de Auditoria do Conhecimento, cujos autores consideram como uma etapa prévia à implantação de uma iniciativa de Gestão do Conhecimento e propõem a realização de sete fases: preparação da auditoria (encontros iniciais com a alta gestão da organização, definição do alcance e objetivos de auditoria), apresentação dos benefícios da auditoria (discussão com a alta gestão e empregados sobre os benefícios); avaliação da área a ser auditada (identificação dos processos e dos colaboradores envolvidos); coleta dos dados (mediante entrevistas e pesquisas); análise dos dados (processamento dos dados); conclusão da auditoria (comunicação do resultado e do plano de ação) e repetição do processo de auditoria como um processo contínuo.

Como benefício desse tipo de auditoria, as autoras Paiva, Silva e Santos (2014) indicam o entendimento de Hylton (2002 a) que é o fato de ser o ponto de partida para iniciativas relacionadas à Gestão do Conhecimento na organização, posto que identifica as lacunas existentes.

Entendimento semelhante é o dos autores Drus, Sharifff e Othman, quando ressaltam que a Auditoria do Conhecimento auxilia as organizações na identificação das barreiras e desafios para a implantação da Gestão do Conhecimento. É um esforço inteligente, para entender e lidar com as possíveis barreiras na forma mais adequada.

Em face desses elementos norteadores e considerando os vários modelos que abordam todas as etapas para conduzir a auditoria da Gestão do Conhecimento, pode-se afirmar que convergem para avaliar os recursos de conhecimento nas organizações, identificando os vazios entre o existente e o que deve existir.

Nesta ótica, tem surgido na literatura metodologias de avaliação da Gestão do Conhecimento, constituindo-se de um grande desafio, visto que servem para identificar pontos

fracos, estimular a realização de melhorias e controles das medidas existentes de GC, que serão abordadas a seguir.