Avaliação comparativa

Após análise do conteúdo das entrevistas realizadas no Município do Porto e no Município de Cantanhede (ver Anexo X), bem como, dos resultados da aplicação da CAF no Município de Santa Maria da Feira, destacamos algumas dificuldades existentes e apontadas na implementação desta ferramenta pelos três municípios estudados, nomeadamente, no que concerne à grelha de pontuação, a qual se veio a verificar que nem sempre era a mais indicada, ao cepticismo dos colaboradores quanto à utilidade do trabalho e quanto ao anonimato das suas respostas aos questionários, à ausência de uma plena afinação conceptual, quer quanto à terminologia (diferenciada da habitualmente utilizada na Administração Pública portuguesa) e na adaptação dos questionários, quer ao nível da não totalmente bem sucedida articulação do princípio da universalidade dos critérios e sub-critérios avaliados com a especificidade técnica e operacional dos diferentes serviços. Um dos condicionalismos de maior amplitude apontados respeita à Formação, pois em qualquer um dos três casos o tempo de formação sobre o instrumento, sua operacionalização e conceitos revelou-se insuficiente, reconhecendo-se que esta lacuna possa ter originado alguns desajustes de informação (que surgiram durante algumas fases do processo de implementação, mas que rapidamente se procuraram solucionar). Por outro lado, também o esforço acrescido dos elementos que constituíam as equipas no sentido de conciliarem o seu trabalho regular, com grande envolvimento e empenho, com a acumulação do projecto de auto-avaliação, obrigou os elementos a reorganizarem-se e a gerirem o seu tempo de modo mais eficaz.

A emergência de dificuldades é indiscutível. Importa, entretanto, reflectir sobre os factores apontados como os mais importantes para o sucesso da implementação da CAF e que mais contribuíram positivamente para o desenrolar de todo o processo. De entre os diversos factores ponderáveis a este nível, sublinhamos o empenhamento da gestão de topo e da gestão intermédia, a

atitude pró-activa em termos de liderança e o perfil das equipas de auto-avaliação, sendo determinante o conhecimento destas da organização e a facilidade de estabelecer a comunicação entre os colegas e os dirigentes. Adicionalmente, a vitalidade dos fluxos de informação criados, eminentemente desburocratizados, permitindo uma maior rapidez e eficácia, o grau de adequação da estrutura adoptada para a implementação do projecto, o envolvimento de todos, embora com graus de envolvimento diferentes, e a definição de uma estratégia de comunicação de forma a fazer chegar a informação a todos de forma adequada e adaptada à situação e ao “público-alvo” foram outros elementos determinantes. Rapidamente se conclui, pela análise dos resultados obtidos, que estes factores estiveram mais presentes quer no Município de Cantanhede, quer no do Porto, e não tão presentes no Município de Santa Maria da Feira.

Em qualquer um dos três municípios referidos anteriormente pudemos verificar que, apesar de serem desenvolvidas e implementadas boas práticas relativamente às diversas áreas abrangidas pelo modelo, estes não possuíam, ainda, e de modo plenamente integrado no seu ciclo de gestão, uma prática regular e sistemática de avaliação, limitando-se, na maioria das vezes, à implementação das boas práticas. Para tal, contribuíram certamente factores como a escassez de recursos, humanos e materiais, mas também algumas limitações de cariz legal. Outra situação verificada nos três municípios foi a existência de uma lacuna ao nível de avaliação no que concerne aos critérios dos resultados, sendo em muitos dos casos, ausentes mecanismos de medição.

Por último, a partilha de informação dentro da própria organização permitiu quer um visionamento privilegiado em termos de uma evolução diacrónica dos diferentes serviços de cada uma das autarquias, quer o conhecimento de boas práticas, pelo que a lógica do benchmarking interno assume um papel importante, devendo assim a sua prática ser estimulada.

As pessoas que estiveram envolvidas nos processos de implementação da CAF tiveram oportunidade de perceber que a questão mais importante é a da melhoria contínua e não a pontuação obtida, mas obviamente que esta foi uma questão que tem que ser muito bem gerida.

A fase de diagnóstico é importante, mas as fases subjacentes ao processo de auto- avaliação, que são fases de planeamento e implementação de acções de melhoria, revestem-se de um carácter absolutamente fundamental.

Na posse de dados devidamente tratados e analisados, deve a autarquia proceder à elaboração de um cuidadoso plano de acções de melhoria. Quando é realizada uma auto-avaliação é normal que se evidenciem diversas áreas passíveis de serem melhoradas, pelo que é essencial estabelecer prioridades, seleccionando para implementação imediata as acções de melhoria cuja contribuição é imprescindível para o aumento do nível de excelência e sucesso da autarquia.

Após identificação das acções de melhoria a implementar, é igualmente importante proceder a uma calendarização da sua execução, atribuir recursos, distribuir responsabilidades, definir objectivos e mecanismos de acompanhamento e monitorização.

Finalmente, é conveniente focalizar a atenção na implementação, procedendo à verificação regular e sistemática das prioridades que foram previamente estabelecidas, de forma a avaliar o seu efectivo contributo para a melhoria da autarquia e, caso tal não se verifique satisfatoriamente, garantir a flexibilidade necessária para as actualizar.

Tal como referido anteriormente e, contrariamente ao que sucedeu no Município do Porto e de Cantanhede, no Município de Santa Maria da Feira não chegaram a ser implementadas as acções de melhoria propostas.

Pudemos ainda constatar algumas diferenças na implementação da CAF nos três casos estudados. Uma delas, respeita ao âmbito de aplicação da metodologia de avaliação CAF que, quer o Município do Porto, quer o Município de Cantanhede foi, praticamente, a globalidade do município, contrariamente ao que sucedeu no Município de Santa Maria da Feira. Também, a diversidade da equipa de auto-avaliação, o envolvimento dos colaboradores e o empenhamento da gestão de topo foi diferente, sendo menor no Município de Santa Maria da Feira comparativamente com os outros dois municípios.

A prossecução da auto-avaliação nos municípios do Porto e Cantanhede, no primeiro caso a Autarquia prevê iniciar uma nova aplicação da CAF ainda este ano e no segundo caso no ano seguinte, permitirá obter resultados preciosos para comparar a evolução do nível de excelência nas Autarquias e, indirectamente, avaliar o potencial da CAF como metodologia de melhoria.