Caracterização Organizacional da UAN

O setor de alimentação localiza-se dentro do departamento de recursos humanos, ligado à diretoria de marketing, que reporta -se diretamente à presidência da empresa. Esta estrutura pode ser visualizada no organograma abaixo.

Figura 3.1 Organograma da empresa estudada, situando a posição da UAN, Santa Catarina, 2001.

O organograma acima representa que o Setor Alimentação, para as decisões necessárias, desde o parecer do cardápio mensal até a aprovação da previsão orçamentária anual, precisa da aprovação do Gerente de Recursos Humanos e Diretor de Marketing. Na ausência do último, as informações e necessidades de aprovação são repassadas diretamente à presidência da empresa.

O organograma abaixo representa que todos os funcionários da UAN são subordinados à chefe de setor, função ocupada por uma nutricionista. As nutricionistas da produção, situadas logo abaixo dessa, assumem cargos de confiança, sendo responsáveis diretas das atividades do setor produtivo da UAN, a elaboração das refeições. Os demais funcionários do setor alimentação são ligados às nutricionistas do primeiro e segundo turnos, respondendo também à chefe de setor. Não há ninguém subordinado à auxiliar administrativa júnior ou almoxarife. No entanto, o cozinheiro auxiliar e o ajudante de cozinha são dependentes do cozinheiro, antes de responderem às demais nutricionistas do setor. O organograma específico do Setor Alimentação, na figura 3.2 abaixo, mostra a estrutura hierárquica da UAN.

C o z i n h e i r o C o z i n h e i r o A u x . A j u d a n t e C o z . A u x A d m i n i s t . j r N u t r i c i o n i s t a 1 º t u r n o A l m o x a r i f e N u t r i c i o n i s t a 2 º t u r n o C h e f e d o S e t o r A l i m e n t a ç ã o

Figura 3.2 Organograma do Setor Alimentação, Santa Catarina, 2001.

Os recursos financeiros da UAN são definidos na previsão orçamentária anual do setor alimentação. A receita prevista para o ano é estipulada com um percentual sobre o valor médio de refeição do ano anterior. O orçamento de 2002 foi concluído com um percentual de 10% a mais do valor médio da refeição de 2001, acrescidas as previsões de despesas com terceiros, 10% sobre o gasto com visitantes, além de 8% para projeção de aumento do quadro de funcionários da UAN.

No orçamento anual, todos os gastos do setor são detalhados, mês a mês. Os itens incluídos são divididos em cinco categorias: materiais, pessoal, depreciação, terceiros e gerais. Em materiais estão as despesas com: segurança, higiene e limpeza, treinamento, material de expediente e foi acrescido campanha de orientação nutricional. No quesito pessoal, estão englobados os salários, encargos e previdência social, plano de saúde, mão-de- obra temporária, acidente de trabalho, remuneração de estagiário, despesas com alimentação, vale transporte, uniformes e despesas com alimentação do trabalhador, vinculada ao PAT.

A despesa depreciação é em relação aos equipamentos, utensílios e outros bens depreciáveis do setor. Nas despesas com terceiros entram a mão-de-obra, a manutenção das máquinas, energia elétrica, água, transporte e telefone. Em despesas gerais, estão as viagens (congressos e cursos), equipamentos, bens de pequeno valor (ventilador, talheres, copos, etc), ornamentação, fotografias, despesas de controle ambiental (tratamento de resíduos e controle de pragas) e confecção de crachás. Os recursos do setor alimentação precisam cobrir todos os gastos do mesmo, fixos e variáveis, descritos acima.

Os procedimentos a serem seguidos para solicitação de melhorias na UAN seriam a exposição verbal à gerência imediata, depois encaminhamento de relatório. Circunstanciado após aprovação, realiza-se o pedido oficial para uma comissão, endossando-o na diretoria.

O setor contábil envia relatórios mensais informando os valores numéricos previstos em relação aos realizados, item por item do orçamento, com percentual gasto ao lado, para que a chefia possa ter noção de como trabalhou no mês.

Com esses dados, se o valor foi maior do que o orçado, a própria chefia toma algumas medidas para redução dos custos no mês seguinte, para compensá-los. As estratégias são encaminhadas ao gerente de recursos humanos e repassadas às nutricionistas da produção, para elaboração de trabalho conjunto de intervenção imediata e melhoria dos resultados.

As decisões para redução de gastos incluem: analisar o que apresenta menor custo para prestação de serviço, pagar hora-extra ou contratar mão-de-obra temporária; manter estoque mínimo; tentar aumentar o prazo para pagamento dos fornecedores; reduzir ou cancelar no momento os pratos mais caros; verificar e evitar os alimentos que interferem bastante no custo do cardápio, ou através das cotações, que tiveram maior aumento no mês.

O contrário também pode acontecer, quer dizer, do setor alimentação gastar menos do que o estimado, criando uma margem de segurança, para permanecer dentro do orçamento previsto.

Os departamentos e setores ligados à diretoria de marketing são acompanhados diretamente pela mesma, visto que o não cumprimento das metas de todos os setores e depa rtamentos subordinados, implica na não obtenção de um benefício oferecido, mas condicionado ao cumprimento das metas, a participação no lucro da empresa.

A empresa oferece a participação dos lucros a seus funcionários, desde que as quatro metas atuais definidas pela chefia e gerência e aprovadas pela direção, consigam ser cumpridas. Uma das metas é sempre cumprir o orçamento dentro do previsto e realizado. As outras três metas mudam a cada ano. Por exemplo, se o setor alimentação não cumpre os objetivos es tabelecidos no planejamento, nenhum dos funcionários dos setores subordinados à diretoria de marketing recebe a participação dos lucros, que no segundo semestre de 2001, significou dois salários a mais no pagamento.

Em relação à contratação de funcionários na empresa estudada, sempre que há uma vaga, independente do setor, esta é divulgada primeiro internamente. Se não for preenchida, há contratação de novas pessoas. A seleção externa pode ocorrer pela entrega de ficha com currículo em anexo; indicação, pela entrega de formulário interno por qualquer funcionário ou através de empresas terceirizadas para preenchimento de vagas temporárias.

No setor alimentação, quando há necessidade de contratação, o setor de recrutamento é informado sobre a disponibilidade da vaga com a descrição do perfil. Esse, primeiro verifica o banco de dados interno, para preenchimento com funcionários da empresa, de outros setores. Caso não haja interesse interno, o setor de recrutamento encaminha à chefe de setor três candidatos exter nos para cada vaga, sendo avaliados com entrevista e exames médicos.