O centro de custo é uma unidade que a Contabilidade de Custos cria, dentro da organização, como um dos meios para obter dados e acu- mular custos. O centro de custo pode não ser um centro de responsabili- dade, uma vez que, estes centros servem para acumular custos indiretos ou administrativos, normalmente, dividindo-se nas mesmas unidades em que se divide a estrutura organizacional da empresa. (FERREIRA; CAS- TRO, 2006)
Os centros de custo são divisões em que os custos podem ser conveni- entemente associados com o propósito de custeamento por produtos. Basica- mente, existem dois tipos de centros de custo: centros de custos produtivos (aqueles realmente envolvidos na produção) e centros de custo de serviços (aqueles que existem para facilitar a produção). (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2004)
Centros de despesas são centros de responsabilidade nos quais as entra- das, ou despesas, são medidas em termos monetários, mas cujas saídas não o são. Há dois tipos de centros de despesas: disciplinados e discricionários. Essa classificação corresponde a dois tipos de custos. Custos disciplinados, cujos componentes podem ser estimados em volumes “corretos” e “apropria- dos” com razoável grau de precisão (como, por exemplo, custos de mão- de-obra direta, matérias-primas, peças e materiais auxiliar de produção). Custos discricionários (também chamados custos gerenciados) são custos para os quais não é possível fazer estimativas acuradas: os custos incorridos dependem de julgamento dos valores que são razoáveis nas circunstâncias. Centros de despesas em que todos os custos, ou sua maioria, são disciplina- dos, são centros de despesas disciplinados; centros de despesas em que a maior parte dos custos são discricionários, são centros de despesas discri- cionários. (ANTHONY; GOVINDARAJAN, 2002)
Centros de despesas disciplinados têm as seguintes características: a) suas entradas podem ser avaliadas em termos monetários; b) suas saídas podem ser avaliadas em quantidades físicas; c) pode ser determinado o valor necessário para produzir uma unidade de saída.
Centros de despesas disciplinados localizam-se geralmente na área de operações. Depósitos, expedição e centros similares da área de marketing podem ser também centros de despesas disciplinados, assim como podem existir centros de responsabilidade entre os departamen- tos administrativos e de apoio. Entre estes centros, contam-se os de contas a receber, contas a pagar e de folha de pagamento, na área de controladoria; registros de pessoal e copa, no departamento de recursos humanos; registros de acionistas, no departamento de secretaria; e a frota da empresa. São setores que cumprem tarefas repetitivas, para as quais podem ser estabelecidos custos-padrões. Deve notar-se que estes setores se encontram em departamentos que são centros de despesas discricionários.
Num centro de despesas disciplinado, a quantidade saída multiplicada pelo custo-padrão de cada unidade de produto fabricada representa o que a produção deveria ter custado. Ao ser este custo comparado com o custo real, a empresa está avaliando sua eficiência.
Deve, no entanto, ser salientado que os centros de despesas disciplina- dos têm outras tarefas importantes que não podem ser avaliadas apenas por seus custos, mas cuja eficácia deve ser controlada. Os supervisores dos cen- tros de despesas, por exemplo, são responsáveis pela qualidade dos produtos e pelo volume da produção, além de serem também pela eficiência. São de- terminados os tipos de produtos e seus padrões de qualidade, para impedir que os custos de produção sejam minimizados em detrimento da qualida- de. Mais ainda, os supervisores de centros de despesas disciplinados podem ser responsáveis por atividades que, como o treinamento, não estejam rela- cionadas às operações correntes de produção; a avaliação de seu desempe- nho deve incluir uma apreciação da eficiência com que se desincumbem dessas responsabilidades.
Há poucos centros de responsabilidade, se realmente existem alguns, para os quais podem ser estimados todos os custos. Mesmo em departamen- tos da produção altamente automatizados, a mão-de-obra indireta e os vários serviços utilizados podem variar segundo os desejos de seus supervisores. A expressão centro de despesas disciplinado aplica-se a centros de responsabili- dade em que predominam custos que podem ser estimados, mas não implica que estimativas válidas de custo possam ser feitas para cada elemento de custo.
As saídas de centros de despesas discricionários não podem ser avali- adas em termos monetários. Estes centros incluem setores administrativos e de apoio (como, por exemplo, contabilidade, tributos, relações industri-
ais, relações públicas), pesquisa e desenvolvimento e a maioria das ativida- des de marketing.
A palavra discricionários não significa que as decisões sejam capricho- sas ou ao acaso. A administração adota certas políticas que devem balizar as operações da empresa: políticas que definem quando igualar, exceder ou não atingir o nível de esforços da concorrência; o nível dos serviços que a empresa proporciona aos seus clientes; o nível adequado de gastos de pes- quisa e desenvolvimento, planejamento financeiro ou relações públicas; e muitas outras atividades. Uma empresa pode ter um pequeno quadro de pessoal no escritório central; outra empresa, de porte similar, na mesma atividade, pode ter um quadro de pessoal equivalente a dez vezes o tama- nho da outra.
As administrações de ambas as empresas podem estar convencidas de que tomaram a decisão correta quanto à quantidade de pessoal e não há um meio objetivo de julgar qual decisão foi a melhor (ou se ambas as decisões foram igualmente boas e a diferença decorre da forma como as empresas operam). Os executivos são contratados e pagos para tomar essas decisões. A opinião da administração a respeito do nível adequado de gastos discricioná- rios está sujeita a alterações. Estas podem ser muito profundas quando surge uma nova administração.
A diferença entre despesas reais e despesas orçadas não é um parâmetro de avaliação da eficiência de um centro de despesas discricionário. É simples- mente a diferença entre suas entradas orçadas e suas entradas reais. De nenhuma maneira avalia as saídas. Se as despesas reais não excedem o valor orçado, o centro “cumpriu o orçamento”; no entanto, dado que, por defini- ção, o orçamento não estipula o valor ótimo dos gastos, o cumprimento do orçamento não pode ser considerado um desempenho eficiente.