Para três grupos importantes do balanço patrimonial: disponível, con- tas a receber e contas a pagar, que se caracterizam pela intensa movimenta- ção, devem ser destinados procedimentos eficazes de controle a fim de evitar fraudes. (LEITE, H., 1997)
De acordo com Beloso e outros autores (2007), a empresa tem a res- ponsabilidade de buscar o aprimoramento de seus processos, de modo a ga- rantir plena fidedignidade às informações financeiras e implantar uma metodologia para identificação, mensuração e gerenciamento dos riscos fi- nanceiros, contemplando os planos de pessoas, processos e ferramentas utili- zadas.
O disponível é um conjunto de ativos líquidos que exige uma adminis- tração cuidadosa, pois esta é uma área crítica, onde erros e fraudes podem causar danos vitais à empresa. Os sistemas de controle devem ser rígidos e jamais podem partir do princípio geral de que todos são honestos até prova em contrário. Qualquer que seja o tamanho das fraudes, elas precisam ser evitadas porque conduzem a prejuízos consideráveis para as empresas, órgãos públicos, entidades e à sociedade como um todo. Além do mais, o disponível reúne os meios com os quais as empresas saldam seus compromissos e reali- zam seus investimentos produtivos. De grande importância para o controle do disponível são os relatórios diários de caixa, envolvendo mapas de recebi- mento, depósitos bancários efetuados, pagamentos realizados, saldos apura- dos, bem como, a reconciliação periódica dos saldos das contas bancárias com os saldos da contabilidade. (LEITE, H., 1997)
Contas a receber representam o grupo de créditos de uma empresa; a contrapartida do faturamento. Os controles internos aplicáveis às vendas a crédito quando são inadequados ou inexistentes, podem desencadear as se- guintes dificuldades: a) mercadorias podem ser embarcadas a clientes cujos créditos não foram aprovados; b) despachos podem ser feitos a clientes sem notificação à seção de faturamento e, consequentemente, nenhuma fatura seria emitida; c) faturas podem conter erros relativos a preços, quantidades, cálculos, totais e descontos concedidos; d) importâncias lançadas no razão auxiliar de contas a receber podem não concordar com importâncias lançadas no razão geral. As consequências de tais falhas são desastrosas, pois a reputa- ção da empresa pode ser prejudicada, fraudes por parte dos empregados são facilitadas e o resultado das operações será afetado por grandes perdas de créditos. A segregação de funções para diferentes departamentos ou pessoas envolvidas é muito importante, de forma que cada um seja responsável por
uma parte do processo. Essa subdivisão reduz a oportunidade para fraudes e erros acidentais que são descobertos rapidamente pela comparação de docu- mentos e importâncias por seções independentes. (MOTTA, M., 1992)
O passivo de uma empresa consiste em obrigações que deverão ser pagas em dinheiro, bens e serviços, a curto ou longo prazo. O processamento de transações de compras e pagamentos proporciona inúmeras oportuni- dades para que empregados cometam fraudes ou a administração distorça saldos de contas do ciclo de gastos. Pessoas do setor de compras da entida- de podem ver-se tentadas a aceitar “ofertas” de fornecedores para que com- prem mais deles. Por isso, os componentes integridade e valores éticos do ambiente de controle são extremamente importantes. (BOYTON; JOHNSON; KELL, 2002)
Segundo Jund (2005), para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as ações, os procedimentos e as instruções sejam discipli- nados e formalizados, através de instrumentos eficazes, claros e objetivos emitidos por autoridades competentes.
O relatório da Comissão de Organizações Patrocinadoras e a norma AU 319, Consideração de Controles Internos na Auditoria de Demonstração Contábil (SAS 78), identificam os seguintes cinco componentes inter-relaci- onados de controles internos: ambiente de controle, avaliação de risco, infor- mação e comunicação, atividades de controle e monitoração.
O ambiente de controle influencia a consciência de controle das pessoas que trabalham nas organizações. É a fundação para os demais componentes de controles internos, fornecendo disciplina e estrutura (Norma AU 319.25) Vários fatores compõem o ambiente de controle de uma entidade, en- tre os quais, integridade e valores éticos, comprometimento com competên- cia, metas traçadas pelo conselho de administração, filosofia e estilo operacional da administração, estrutura organizacional, atribuição de autoridade e res- ponsabilidade e políticas e práticas de recursos humanos (BOYTON; JOHNSON; KELL, 2002)
A avaliação de risco para fins de elaboração e apresentação de relatórios financeiros compreende a identificação, análise e administração dos riscos de uma entidade relevantes para a preparação de demonstrações contábeis que sejam apresentadas adequadamente de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (Norma AU 319.25)
Documentos e registros representam um aspecto do sistema de co- municação e informação que fornece evidências importantes da ocorrência de transações. A comunicação envolve assegurar que as pessoas envolvidas no sistema de elaboração e apresentação de relatórios financeiros enten-
dam como suas atividades se relacionam com o trabalho de outras, dentro e fora da organização. (BOYTON; JOHNSON; KELL, 2002)
O sistema de informação e comunicação relevante para objetivos rela- cionados com elaboração e apresentação de relatórios financeiros, de que faz parte o sistema contábil, constitui-se dos métodos e registros estabele- cidos para identificar, juntar, analisar, classificar e relatar transações da entidade e manter responsabilidades pelos correspondentes ativos e passi- vos. Comunicação envolve o fornecimento de entendimento claro dos pa- péis e responsabilidades referentes aos controles internos sobre elaboração e apresentação de relatórios financeiros. (Norma AU 319.34)
As atividades de controle são as políticas e procedimentos que ajudam a assegurar que as diretrizes da administração sejam realmente seguidas. Essas atividades, segundo Boyton, Johnson e Kell (2002), podem ser segregadas da seguinte forma: segregação de funções, controles gerais e de aplicativos de processamento de informação, controles físicos e revisões de desempenho. A segregação de funções envolve fazer com que indivíduos não realizem funções incompatíveis, como, por exemplo, a responsabilida- de pela execução, registro, custódia de ativo das transações devem ser atri- buídas a indivíduos ou departamentos diferentes. Os controles de processamento de informação dirigem-se aos riscos relacionados com a autorização, integridade e exatidão de transações. Esses controles têm grande importância para a auditoria das demonstrações contábeis. (Norma AU 319.34)
Monitoração é um processo que avalia a qualidade do desempenho dos controles internos ao longo do tempo. Envolve avaliação do desenho e da tempestividade de operação dos controles e a tomada de ações cor- retivas. Essas monitorações podem ocorrer por meio de atividades em curso, através, por exemplo, de reclamações recebidas dos clientes ou dos fornecedores que espelham fragilidades nos controles internos nas áreas de faturamento e pagamentos. Monitoração também pode ocorrer mediante avaliações periódicas separadas realizadas por auditores inter- nos. (Norma AU 319.34)
Dentre todos os ativos que integram o patrimônio de uma empresa, o dinheiro em espécie é o de mais fácil manuseio e o de mais difícil iden- tificação. Como as operações de caixa e de bancos representam uma grande porcentagem da totalidade das transações de uma empresa, e como oferecem maiores oportunidades de erros e irregularidades, é fá- cil depreender a importância de que se reveste, para a sua segurança a adoção de princípios avançados de controle interno nessa área. (BELOSO et al., 2007, p. 3)