5.1 Auditorias e Controlo
A atribuição de bolsas de estudo a estudantes do ensino superior, neste caso aos estudantes da UTAD, é a minha principal função nos SASUTAD. No âmbito da atribuição das bolsas de estudo existem vários tipos de controlos da qualidade realizados ao longo de todo o processo da atribuição, que vou passar a descrever isoladamente, tendo em consideração a origem de cada um.
- Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo, Despacho n.º 7031-B/2015, de 24 de junho: o próprio regulamento em si mesmo é um método de controlo, visto que descreve detalhadamente as regras para a atribuição de bolsas de estudo para todas as instituições de ensino superior em Portugal, diminuindo ou extinguindo situações de desigualdades entre instituições. Nos artigos 27.º e 29.º do regulamento, prevê que o candidato apenas pode submeter a candidatura após o preenchimento do formulário na íntegra, no artigo 31.º obriga os serviços académicos da UTAD a enviar os dados académicos individuais de cada candidato à bolsa através da interoperabilidade de dados em prazos específicos. O artigo 33.º permite que os SASUTAD, até à decisão de atribuição ou renovação da bolsa, bem como em ações de controlo aleatórias, podem ser solicitadas informações complementares ou a apresentação de documentos originais que comprovem a veracidade das declarações prestadas. O artigo 44.º prevê que no caso de situações em que o agregado familiar do candidato não apresenta rendimentos ou esses rendimentos não sejam percetíveis, os SASUTAD devem entrevistar o candidato, podendo solicitar ainda documentos complementares, nomeadamente declarações de honra, com vista a apurar a veracidade dos rendimentos.
Apesar do regulamento prever, no artigo 48.º, um regime simplificado de análise, onde processos que estejam nas seguintes condições: interoperabilidade com as Finanças e Segurança Social concluída, património mobiliário declarado pelo candidato, sem património imobiliário ou constituído apenas pela habitação do agregado familiar e com um valor inferior a 600 vezes o IAS, informação académica do candidato importada pelos Serviços Académicos da UTAD e a constituição do agregado familiar validado pelo Assistente Social, o seu resultado é publicado automaticamente pela plataforma de atribuição de bolsas, ficando depois os serviços obrigados a uma reanálise posterior do processo e no caso de haver direito a alteração do resultado efetuar os respetivos acertos.
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No entanto, por questões de segurança, os SASUTAD nunca, até à presente data, aplicaram este regime simplificado, visto que poderia, em algumas situações, atribuir bolsas indevidamente, até porque como já foi referido no capítulo anterior, os Assistentes Sociais têm intervenção direta em 35,8% das candidaturas, o que significa que os dados declarados pelo candidato nem sempre estão corretos. Este regime poderá eventualmente, a jusante, acelerar a atribuição de bolsas, no entanto, a montante, implicaria a suspensão de muitas bolsas de estudo e sua devolução, criando falsas espectativas aos candidatos e em alguns casos inclusive contribuir para a criação de situações ainda mais precárias para estudantes que já se encontram no limiar de dificuldades económicas.
Como estabelecido no artigo 61.º do regulamento, estimulam-se as instituições de ensino superior a levar a cabo procedimentos de auditoria interna necessários à consecução da otimização dos recursos públicos e à exigência de controlo de qualidade dos serviços prestados. O artigo 63.º prevê ainda que a fiscalização e cumprimento do presente regulamento por parte dos SASUTAD compete à Inspeção- Geral da Educação e Ciência e, no artigo 64.º, compete à Direção-Geral do Ensino Superior a gestão do Fundo de Ação Social, incluindo a sua administração e o controlo dos pagamentos efetuados, bem como a responsabilidade pela execução de projetos financiados por fundos europeus.
- Plataforma de Atribuição de Bolsas de Estudo – BeOn e SICABE: todo o processo de atribuição de
bolsas de estudo decorre em uma plataforma de atribuição de bolsas de estudo, com dois acessos diferenciados, pelos estudantes e pelos Assistentes Sociais entre outros elementos com vários níveis de acesso. As credenciais de acesso à plataforma pelo candidato são emitidas e enviadas ao candidato via SMS e apenas este tem acesso às credenciais e apenas ele pode alterar as credenciais.
Esta plataforma faz a interoperabilidade de dados com as Finanças e com a Segurança Social, de onde importa dados como os rendimentos dos agregados familiares do candidato e se os candidatos possuem as situações contributivas e tributárias regularizadas, todo este processo é automatizado sem intervenção humana o que permite a diminuição de erros ou omissões de dados.
O pagamento das bolsas de estudo é efetuado diretamente pela DGES, por transferência bancária para a conta bancária do candidato que este declarou no seu processo, a que os SASUTAD não têm acesso, pois podem corrigir quaisquer dados do estudante com a exceção do número de identificação bancária.
Todo o programa está construído de acordo com o Código de Procedimento Administrativo, incluindo regras relativas a prazos e de controlo de análise, nomeadamente aquando das reclamações dos estudantes, estas são avaliadas por um Assistente Social diferente do que avaliou inicialmente o processo.
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- Auditoria Interna: neste âmbito os Assistentes Sociais dos SASUTAD procuram sempre serem o mais
coerente possível nas suas avaliações, visto que nem todo o tipo de situações socioeconómicas e familiares estão previstas no regulamento. Deste modo, os SASUTAD, elaboram anualmente um “Dossier Eletrónico” onde constam várias informações, para além de dados de suporte à análise dos processos, nomeadamente: valores de referência (IAS, pensão social, SMN, entre outros dados), os documentos a solicitar aos candidatos e em que situações, valor do Coeficiente de Desvalorização da Moeda (para a atualização de valores), calendário escolar, Código CAE (para apurar a que atividades correspondem), taxas de câmbio (valor exportado do Banco de Portugal no início do ano letivo para que se aplique sempre o mesmo valor), entre outros dados, e possui ainda um separador com os procedimentos internos, ou seja, como deverá o Assistente Social agir em determinadas situações que não estão previstas no regulamento (em situações de baixos rendimentos, incumprimento de alimentos, estudantes em acolhimento institucional ou em famílias de acolhimento, candidaturas unipessoais, atualização de rendimentos (artigo 32.º) benefício anual de transporte, entre outras situações).
Como foi já referido no capítulo anterior, aquando de situações que suscitam dúvidas os Assistentes Sociais sinalizam os processos para visita domiciliária e posteriormente são fiscalizados, assim como, são efetuadas entrevistas com os candidatos com vista a esclarecer a situação socioeconómica das famílias. No âmbito da atribuição de complementos de alojamento sem vaga nas residências dos SASUTAD, pontualmente solicitamos a entrega dos originais comprovativos de arrendamento. Sempre que necessário, os estudantes, no âmbito das atribuições profissionais dos Assistentes Sociais, são encaminhados, assim como, os elementos do agregado familiar em que se inserem, para se candidatarem a apoios (RSI, Subsídio de Desemprego, entre outros), inscrever no Centro de Emprego ou efetuar diligências junto de variadas entidades públicas ou privadas, entregando os respetivos comprovativos em sede de candidatura.
Há uma permanente comunicação entre os SASUTAD e os Serviços Académicos da UTAD de forma a atualizar os dados académicos relativos a novas candidaturas ou a alterações de dados no seio de candidaturas já existentes e eventualmente já com o resultado processado. Sempre que necessário os estudantes são contactados para devolverem montantes de bolsa indevidamente recebidos, que posteriormente são remetidos à DGES.
No âmbito do Fundo de Apoio Social, no que diz respeito ao Subsídio de Emergência, utilizamos a plataforma de atribuição de bolsas de estudo como processo de candidatura.
Recorremos ainda a plataformas on-line para obter dados e informações que podem ser relevantes para a avaliação dos processos de candidatura a bolsa de estudo, nomeadamente: ao Portal da
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Justiça26, plataforma onde estão registados todos os atos societários e de outras entidades a partir de
2006, onde podemos, por exemplo, validar ou apurar se determinado elemento do agregado familiar do candidato é sócio da empresa em que trabalha; ao Portal das Finanças27, em Validação de
Documento, onde podemos validar todos os documentos relativos às Finanças, como por exemplo o IRS, Liquidação de IRS, entre outros; ao Google Maps28, Street View, em muitas das situações podemos
visualizar a habitação do agregado familiar; entre outras plataformas on-line, dependendo da informação que se pretende obter.
- Auditoria Externa: no que diz respeito a auditorias externas, como foi já referido anteriormente, a fiscalização dos processos de candidatura a bolsa de estudo está prevista no regulamento de atribuição de bolsas, e compete à Inspeção-Geral da Educação e Ciência, assim como, à DGES a gestão do Fundo de Ação Social.
A DGES é a entidade que desenvolveu a atual plataforma de atribuição de bolsas de estudo, utilizada por todas as instituições de ensino superior, à qual tem acesso para manutenção e alterações, assim como, para a fiscalização dos processos visto que tem acesso direto. A equipa de Verificação Administrativa Sistemática (VAS) da DGES acede aos processos e, no caso de verificar que eventualmente falta algum documento, solicita aos SASUTAD para completar o processo e posteriormente emite um relatório onde refere se existe algum erro e o respetivo diferencial de bolsa positivo ou negativo. Posteriormente os SASUTAD efetuam a respetiva reavaliação do processo e procedem à alteração do novo valor de bolsa de estudo, atribuindo os retroativos da bolsa caso esta tenha aumentado ou os acertos ou solicitam a devolução da bolsa indevidamente recebida caso o remanescente não chegue para os acertos.
A Inspeção-Geral da Educação e Ciência, sempre que entendem solicitam documentos sobre processos de candidatura a bolsa de estudo ou dados sobre os nossos procedimentos internos com vista a efetuarem a monotorização, controlo e regime sancionatório.
- Sistema de Gestão da Qualidade: os SASUTAD encontram-se a implementar o Sistema de Gestão da Qualidade segundo a Norma NP EN ISO 9001:2008, com vista a inovar e qualificar a sua ação em prol da promoção de e para a UTAD, garantindo a equidade na prestação de apoios e a qualidade na
26 Portal da Justiça <http://publicacoes.mj.pt/Pesquisa.aspx>.
27 Portal das Finanças <http://www.portaldasfinancas.gov.pt/pt/verificaValidacaoCertidao.action>. 28 Google Maps <https://www.google.pt/maps>.
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prestação de serviços aos estudantes e a toda a comunidade académica, prosseguindo o esforço de transparência, rigor, eficiência e eficácia dos recursos disponíveis.
Deste modo, toda a documentação que é utilizada no processo de atribuição de bolsas de estudo encontra-se normalizada, assim como, toda a metodologia a seguir pelos Assistentes Sociais, está estabelecido no Processo de Realização PR01, DQ08/00 aprovado a 15-01-2015 e na Instrução de Trabalho IT05, DQ11/00, aprovada a 11-07-2013.
Conclusão
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