Decisão sobre a aquisição de um pacote de software ERP

De uma forma ou de outra, toda a empresa, mais cedo ou mais tarde, vai estar diante da decisão de adquirir ou não um pacote de software ERP. Esta situação será gerada, provavelmente, por um dos seguintes motivos:

− Pelos custos de operação dos sistemas atuais estarem muito elevados.

− Pelas informações geradas pelos atuais sistemas não atenderem mais as necessidades da empresa.

− Pela inviabilidade de manter uma equipe de informática capaz de desenvolver e/ou manter sistemas desenvolvidos internamente.

− Pelo fato da empresa estar perdendo competitividade em função dos seus sistemas terem se tornado caros e obsoletos.

− Pela necessidade de reduzir custos, principalmente, em áreas que não estão diretamente ligadas à linha mestre dos negócios da empresa.

Para Lozinsky (1998, p. 2-3), algumas questões devem ser respondidas na hora de avaliar os custos x benefícios dos sistemas atuais, quando da avaliação da necessidade ou não de mudança para um novo sistema, no caso um ERP:

− As informações geradas pelos sistemas são utilizadas no negócio da empresa como apoio à tomada de decisão, ou são meros registros históricos, servindo como subsídio à análise de fatos já ocorridos?

− As informações geradas pelos sistemas permitem uma análise direta ou é necessário o seu tratamento complementar através de aplicativos adicionais, como planilhas eletrônicas?

− Os sistemas são integrados ou os mesmos dados necessitam serem digitados em diferentes sistemas e as informações estão em nível de departamento?

− O número de pessoas envolvidas no suporte de sistemas é razoável, se comparado com empresas concorrentes?

− O tempo para disponibilizar as informações é adequado? Todas as informações necessárias estão disponíveis?

− As informações geradas pelo sistema agregam valor à cadeia produtiva?

− Os sistemas são utilizados como apoio no processo de tomada de decisão e planejamento da empresa?

− A relação custo x benefício do sistema é satisfatória para a empresa?

− A empresa está satisfeita com a informação resultante do seu sistema de informação?

− As informações obtidas pelo sistema são fundamentais para o bom desempenho da empresa no mercado? Elas proporcionam um diferencial competitivo?

− Quais os níveis da organização que são apoiados pelo sistema? (operacional, tático/gerencial ou estratégico). Esta questão dá uma idéia de quão operacional é o sistema, uma vez que, atualmente, existe uma clara tendência de evolução do uso dos sistemas do operacional para o estratégico.

Segundo Colangelo Filho (2001, p. 30), existem três motivos que levam uma empresa a decidir pela implantação de um ERP: negócio, legislação e tecnológico.

O motivo de negócio é para melhorar a lucratividade e competitividade da empresa. O motivo de legislação é o atendimento de exigências legais por meio de um sistema mais ágil e integrado. O motivo tecnológico é a necessidade de atualizar a TI

utilizada pela empresa.

Para Lima e Nakayama (2002), a maioria das empresas, no Brasil, que optaram pela aquisição e implantação de um ERP se basearam num dos seguintes motivos: necessidade de atualização da sua infra-estrutura de tecnologia de informação, preparação para o bug do ano 2000, automação de processos, preparação para a privatização e/ou utilização de novas ferramentas de gestão.

Segundo Freedman apud Lima e Nakayama (2002), “as reduções de custo e a eficiência operacional não são mais as forças motrizes por trás da estratégia de ERP, mas sim o aumento da receita e a integração das operações internas”.

Santos (1999), afirma que “o cenário fragmentado que normalmente encontramos dentro das empresas desaparece com a aplicação de um software ERP (Enterprise Resources Planning) e os benefícios tendem a se concentrar nos processos que agregam valor para o cliente [...]”.

Quando a empresa opta pela política de aquisição de pacotes de software e pelo desenvolvimento de software externo, ela reduz a sua equipe de informática ao mínimo necessário, mas não pode, simplesmente, considerar que a existência desta equipe é desnecessária.

Apesar dos softwares ERP serem pacotes bastante abrangentes e completos, sempre existirão particularidades específicas da empresa, não abrangidas pelo pacote. Neste caso é necessário o desenvolvimento de relatórios e sistemas específicos a serem agregados e integrados, na medida do possível, ao ERP implantado na empresa.

Dependendo do tamanho, da experiência e da capacidade da equipe de analistas de sistemas da empresa e dependendo do tamanho e da complexidade do sistema a ser agregado ao pacote ERP, ele pode ser desenvolvido interna ou externamente à empresa. De qualquer forma, mesmo que todo o desenvolvimento de software agregado ao pacote seja desenvolvido externamente, uma equipe de analistas de sistemas da empresa é necessária para definir as necessidades, especificar os sistemas a serem agregados e acompanhar o seu desenvolvimento, para garantir a qualidade e, principalmente, a sua integração com o ERP e os demais sistemas da empresa.

Além da equipe de informática existente, é necessário montar a equipe de implantação do sistema, escolhendo um gestor do projeto e um gerente técnico. Estes,

normalmente, retirados do quadro de analistas de sistemas da empresa. Junto às áreas usuárias da empresa, envolvidas e/ou atingidas pela implantação do novo sistema, devem ser escolhidos os coordenadores gerais, para cada um dos módulos a serem implantados e os usuários chave de cada uma das diferentes áreas usuárias do módulo, no caso de um módulo envolver mais de uma área.

Devido a grande quantidade e variedade de softwares de gestão, disponíveis no mercado, o gestor do projeto e o gerente técnico, juntamente com a área de informática da empresa, farão uma pré-seleção dos softwares que tenham condições de atender aos requisitos funcionais e modelos de informações empresariais. A área de informática, da empresa, deve possuir a visão e o conhecimento global necessário para permitir esta análise prévia.

Já na fase de escolha definitiva do pacote de ERP, a ser adquirido, a equipe responsável pela escolha deve levar em conta a necessidade de desenvolvimento de sistemas adicionais e em função disto valorizar em maior ou menor grau a flexibilidade que cada um destes pacotes de ERP oferece para a agregação de módulos adicionais.

O desenvolvimento desses sistemas adicionais ou agregados cria um diferencial entre as empresas e tem como objetivo criar uma vantagem competitiva em relação às empresas concorrentes.