3.2 S ELEÇÃO , E SCOLHA E A QUISIÇÃO DE ERP
3.2.2 Pré-seleção de um pacote de software ERP
Segundo Lozinsky (1998, p. 12), quando da decisão de aquisição de um ERP, a primeira questão a ser resolvida é se a empresa irá fazer a escolha do sistema a ser implantado com recursos próprios ou irá contratar uma consultoria para realizar ou participar da escolha.
A contratação de consultores apresenta a vantagem de trazer embutida uma metodologia comprovada e uma equipe altamente capacitada e com dedicação exclusiva. Além disto, pelo fato da empresa de consultoria já ter participado de outras seleções e implementações, ela possui informações sobre o real potencial de cada um dos softwares, das expectativas e resultados reais alcançados e das dificuldades enfrentadas durante a implementação. A desvantagem da contratação de uma empresa de consultoria é o custo e o fato de que ninguém conhece melhor a empresa do que os
seus próprios empregados.
A decisão por uma equipe mista (empresa + consultoria) pode ser uma decisão alternativa e otimizada. Ela, se bem conduzida, tem a virtude de ressaltar as vantagens tanto da presença dos consultores, em relação ao seu conhecimento e experiência, quanto da equipe própria, da empresa, no que diz respeito ao seu conhecimento do negócio, da cultura organizacional e dos processos internos.
Uma vez decidida qual a composição da equipe para a pré-seleção dos sistemas é necessário elaborar uma lista com todos os softwares disponíveis no mercado, contendo as suas características básicas, ou seja: módulos disponíveis, tecnologia de programação e de banco de dados utilizado, hardware necessário, arquitetura computacional, investimento, experiências de outras empresas, entre outros.
Paralelamente às características do software é necessário que se tenha bem claro quais os objetivos empresariais a serem alcançados com a sua implantação e, portanto, qual o modelo de informações necessário para alcançá-los.
Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 126),
o modelo de informações empresariais relata todas as informações necessárias para a gestão dos negócios e das funções empresariais. As informações devem ser elencadas ou relatadas nos níveis operacional, gerencial e estratégico, visando atender a todos os requisitos funcionais requeridos.
Quanto mais claras, definidas e formalizadas, estiverem, na empresa, as funções empresariais, mais fácil será a definição dos requisitos para que um determinado sistema atenda as suas necessidades.
Para a definição dos requisitos funcionais desejados pelo novo sistema, em primeiro lugar deve-se estabelecer, com bastante clareza, qual é o seu objetivo. Os requisitos funcionais desejados serão especificados em termos das saídas do sistema. Uma vez definidas as saídas será possível, com os recursos disponíveis, parametrizar as telas de entrada e os processos para atingi-las.
Se as saídas desejadas não puderem ser geradas com os processos previamente estabelecidos pelo sistema, as best practices, será necessária a sua customização. A decisão pela customização do sistema está baseada, em termos gerais, na importância e relevância da informação para a empresa, nos custos envolvidos, nos riscos decorrentes da alteração e, também, nos impactos em futuras atualizações de versões.
Para Manoel Martini, consultor da Deloitte e professor da FGV, apud Augusto (1999), a solução está na seleção, ou seja, buscar um ERP que melhor se aproxime do negócio da empresa. “O preço para se customizar um ERP é alto. Além disso, é necessário contratar consultoria e até pessoal de desenvolvimento para desempenhar esta tarefa”.
Segundo Lozinsky (1998, p. 19-20), para a fase de pré-seleção do software ERP a empresa deve utilizar alguns critérios de fácil julgamento, ou seja, critérios a serem fornecidos pelo fabricante/fornecedor e, na maioria das vezes, constantes do próprio site da empresa proprietária do software. Os critérios a serem usados, podem ser:
− Em quantas empresas o software já foi instalado? Quanto maior for este número, maior segurança sentirá a empresa em termos de obter sucesso na implantação do sistema, mas por outro lado, coloca a empresa numa “mesmice” no mercado. A opção pelo diferencial no mercado pode trazer riscos incalculáveis e grandes prejuízos. A diferenciação pode ser obtida não com o pacote, mas com o trabalho de parametrização, customização e utilização do sistema.
− Qual o valor do investimento? Neste caso a empresa deve fixar um teto máximo para os custos totais com o projeto de implantação do sistema. Nesta questão deve ser tomada uma atenção especial aos valores previstos para a implementação, uma vez que são bem maiores que os custos de aquisição do pacote. Estes custos variam de pacote para pacote e também, em função da empresa de consultoria contratada. Embora o fornecedor do software dê informações a respeito, uma informação mais precisa seria aquela obtida junto a empresas que já implantaram o sistema. Esta opção, no entanto, além de ser demorada e trabalhosa, se depara com o caráter estratégico e de confidencialidade da informação.
− Qual a estrutura e porte da empresa fornecedora do software? Esta questão leva em conta a capacidade da empresa fornecedora do sistema em dar a assistência técnica necessária, tanto na fase de implantação quanto na fase de operação e manutenção do sistema. Outro aspecto é a solidez da empresa no mercado e, portanto, a sua perspectiva de sobrevivência.
termos de visão de futuro. Ela deve levar em conta a capacidade do sistema, por exemplo, de trabalhar com várias moedas, adaptar-se às mudanças na legislação (muito comum no Brasil, principalmente, na área tributária e fiscal), ser compatível com vários ambientes computacionais, entre outros.
− Qual o posicionamento do software no mercado? Esta questão está baseada na avaliação do desempenho do software por publicações especializadas e por relatórios publicados por analistas de TI, tais como: Gartner Group, Forrester e Patrícia Seabold.
Durante o processo de escolha de um pacote ERP existem duas situações possíveis: a empresa já possui uma infra-estrutura de hardware ou a empresa ainda não possui uma infra-estrutura de hardware.
No caso da empresa já possuir uma infra-estrutura de hardware e tiver a intenção de mantê-la, ela deve ser levada em conta na hora de fazer a pré-seleção do software e poderá ser determinante, embora cada vez mais, os fabricantes de software procurem flexibilizar os seus sistemas para rodarem nos mais diferentes ambientes computacionais. No caso da empresa não possuir, ainda, uma infra-estrutura de hardware, as necessidades computacionais exigidas pelo novo sistema podem influenciar de forma significativa nos custos de implantação do ERP.
De qualquer forma, independente de qualquer uma das situações, é sempre uma boa política estabelecer, no contrato, uma garantia do fabricante/fornecedor do software em relação a um desempenho mínimo do sistema no ambiente existente na empresa ou naquele ambiente a ser montado, seguindo as recomendações do fabricante/fornecedor do software. Esta cláusula deve estar sujeita a um teste operacional do sistema, utilizando a infra-estrutura da empresa e vinculando os desembolsos financeiros (retenções ou glosas no pagamento do software e multas para ressarcimento de custos adicionais, durante a implantação do sistema, em função de correções no rumo do projeto, por deficiência de desempenho do software) ao resultado dos testes.
Como a fase de pré-seleção tem um caráter mais de desclassificação do que de escolha, propriamente dita, ela deve abordar questões relevantes e inegociáveis, onde uma resposta negativa seja suficiente para descartar a opção pelo sistema. Esta etapa visa poupar tempo e custos no processo de escolha definitiva do sistema, uma vez que tem por objetivo reduzir a enorme gama de opções de softwares disponíveis no mercado
para algo em torno de 3 a 5 sistemas.
Para esta primeira etapa de escolha do software, a etapa eliminatória, além de informações disponíveis em catálogos e sites dos fabricantes e fornecedores, pode-se enviar, também, um formulário de solicitação de algumas informações, julgadas essenciais, pela empresa.
Uma vez concluída a seleção prévia dos pacotes, que serão analisados com maior profundidade numa etapa seguinte, entra em ação a equipe de análise, formada pelos usuários chave ou pessoas chave dos processos, pelos representantes da área de informática e pelos consultores contratados, se for o caso.