ERP
Como foi dito anteriormente, no início a empresa de geração continuou utilizando os sistemas de gestão desenvolvidos internamente pela empresa estatal. Eram sistemas corporativos desenvolvidos em diferentes épocas e, portanto, em diferentes linguagens (Natural, Cobol, PL1, Fortran, etc.). Estes sistemas eram mantidos numa base de dados corporativa, eram processados em mainframe e apresentavam algumas deficiências em termos de interface com os usuários.
Existia, mesmo antes da cisão da empresa estatal, uma preocupação dos usuários com a melhoria das interfaces dos sistemas, tanto para a entrada de dados e consultas em tela quanto para a elaboração e apresentação de relatórios. Na época já existia, também, por parte dos usuários e dos analistas de sistemas, uma preocupação com uma maior integração entre os diversos sistemas.
Segundo informações de um analista de sistemas da empresa de geração, ainda na época da empresa estatal, “o senso de ‘posse’ da informação pelo usuário foi diminuindo com o tempo, criando-se, pouco a pouco, uma cultura de integração de dados e sistemas na empresa, ao ponto em que os próprios usuários passaram a exigir que os sistemas fossem integrados”.
Segundo informações de um analista de sistemas da empresa estatal, “naquela época, havia uma preocupação maior, da área de informática, com a integridade do banco de dados do que com a interface e a apresentação dos dados”. Estavam em estudo, na época, para suprir esta deficiência, ferramentas amigáveis para permitir que
os próprios usuários elaborassem os seus relatórios a partir da base de dados corporativa.
Com relação aos sistemas desenvolvidos internamente, pode-se dizer que, desconsiderados alguns problemas operacionais do ambiente e da tecnologia empregada, eles atendiam às necessidades básicas dos usuários e da organização. Os principais sistemas existentes antes da implantação do ERP eram os seguintes:
− EDC - Sistema de Entrada de Dados Contábeis. − CEQ – Sistema de Controle de Equipamentos Gerais. − SCC – Sistema de Contratos e Compras.
− MME – Sistema de Controle de Materiais Operacionais. − CMM – Sistema de Contabilização de Materiais.
− ACP – Sistema de Contas a Pagar. − ACR – Sistema de Contas a Receber. − SGV – Sistema de Guia de Viagem.
− GLF – Sistema de Geração de Lançamentos Financeiros.
− CRM – Sistema de Credenciamento e Financiamento Hospitalar. − CRM – Sistema de Contabilização do Movimento do CRM. − GDP – Sistema de Gerenciamento de Pessoal.
− DGP – Sistema de Distribuição de Gastos com Pessoal. − AFP – Sistema de Apropriação da Folha de Pagamento. − CAP – Sistema de Cálculo e Ajustes Patrimoniais. − CIN – Sistema de Controle de Investimento. − COC – Sistema de Contas Corrigíveis. − CRE – Sistema de Custos e Receitas. − CNC – Sistema de Contas Não Corrigíveis. − CCN – Sistema da Contabilidade Geral.
− PRO – Sistema de Previsões e Realizações Orçamentárias. − SAU – Sistema de Acompanhamento da Operação de Usinas. − SIH – Sistema de Informações Hidrometeorológicas.
− BDE – Banco de Dados de Equipamentos. − OSO – Ocorrências do Sistema Operativo.
− PMC – Programação, Contabilização, Medição e Intercâmbio de Energia.
Na verdade, considerando os sistemas principais e os subsistemas, existiam 161 sistemas operando no mainframe, assim distribuídos nas diferentes áreas da empresa: 21 de Recursos Humanos, 23 de Planejamento e Engenharia, 11 de Operação do Sistema Elétrico, 12 de Manutenção do Sistema Elétrico, 33 de Finanças, 16 de Suprimentos, 11 de Informática, 6 de Transporte, Jurídico e Documentação, 22 de Planejamento, Engenharia e Operação e 6 de Outras Empresas Externas.
Como pode ser visto, os sistemas abrangiam todas as áreas de negócio da empresa, dificultando a escolha de um software integrado de gestão empresarial que atendesse a todas estas áreas, mas por outro lado, o uso de sistemas de informação por todas as áreas desenvolveu uma cultura informacional na empresa.
Segundo o ponto de vista de um analista de sistemas da empresa de geração, “sabíamos que apesar dos sistemas desenvolvidos internamente, na época da estatal, serem bons, integrados, e que a maioria dos usuários estava satisfeita com eles, não poderíamos defender uma infra-estrutura com mainframes, CPD, equipes grandes de desenvolvimento e de manutenção de sistemas, etc.” Ainda segundo o mesmo analista de sistemas, “sabíamos, também, que a cultura de integração já existente na empresa iria exigir uma solução compatível. Assim, tendo isto em vista, iniciamos o projeto de seleção de uma ferramenta de gestão integrada, que pudesse substituir, e também melhorar, os sistemas existentes”.
Desta forma, enquanto utilizava os sistemas oriundos da empresa estatal e os serviços de processamento da empresa de transmissão, a empresa de geração iniciava, com a sua equipe, a estruturação do projeto para escolha e implementação do seu ERP. Segundo o gerente de informática da empresa de geração, "nosso grupo de informática passou a analisar opções de mercado para a aquisição de um sistema de gestão, se antecipando à necessidade que o novo controlador teria e criando um diferencial no processo de privatização".
As premissas utilizadas para justificar a implantação de um pacote de software integrado de gestão empresarial em substituição aos programas originais eram as seguintes:
de mainframe, tecnologia que na época estava sendo muito questionada.
− Muitos sistemas eram desenvolvidos com linguagens ultrapassadas e necessitavam de manutenção, pois continham restrições próprias da regulamentação de empresas estatais.
− Os usuários solicitavam uma maior agilidade e integração entre os sistemas e uma interface mais amigável.
− Existia uma clara tendência do mercado pela adoção de pacotes de software, com o objetivo de reduzir a infra-estrutura de informática (softwares próprios, hardware e pessoal) da empresa, aumentando a eficiência e eficácia dos seus sistemas.
− A infra-estrutura de informática (sistemas operacionais, banco de dados, hardware, etc.) da nova empresa seria definida de acordo com o ERP escolhido. Para a escolha do pacote de software integrado de gestão empresarial que melhor se adaptasse as necessidades da empresa de geração, foram desenvolvidas as seguintes etapas:
− Identificação dos fornecedores e informações sobre os produtos. Esta etapa foi desenvolvida pela equipe de informática da empresa, levantando informações por meio de publicações especializadas, pesquisas na Internet, contatos com outras empresas, material promocional, visitas a empresas e questionários complementares enviados aos fornecedores de softwares de gestão.
Esta etapa resultou na seleção de 14 pacotes de software nacionais e internacionais.
− Pré-seleção dos produtos. A pré-seleção dos produtos, para reduzir a amplitude dos softwares a serem analisados com maior critério, foi desenvolvida, também, pela equipe de informática da empresa e teve como premissa básica a integração e funcionalidade dos sistemas. Segundo o gerente de informática da empresa de geração, "começamos identificando as principais funcionalidades que teriam que ser atendidas, como controle de recursos humanos, estoques, compras, contas a pagar e receber, folha de pagamento, contabilidade, manutenção de equipamentos, etc".
Pelas características da empresa, foram considerados preferencialmente os produtos que atendessem às necessidades das áreas de manutenção,
administrativa e financeira. A empresa tinha consciência de que nenhum pacote seria capaz de atender plenamente todas as necessidades da empresa e, portanto, nesta etapa foi considerada a possibilidade de agregar produtos de outros fornecedores e a facilidade de integração com sistemas desenvolvidos internamente para atender aplicações específicas da empresa.
Outro aspecto considerado, nesta etapa, foi a localizaçãoTP
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do sistema.
Considerados todos os aspectos tidos como fundamentais e mais importantes, para atender aos requisitos da empresa, foram selecionados quatro sistemas, conforme a fala do gerente de informática, "apenas quatro fornecedores atendiam os principais requisitos estabelecidos. Estes sistemas foram apresentados individualmente para os usuários, para análise e validação das suas reais funcionalidades".
− Avaliação técnica dos sistemas. A etapa de avaliação técnica dos quatro sistemas selecionados foi feita por equipes compostas por analistas de sistemas da área de informática e por empregados indicados pelos gerentes das respectivas áreas usuárias. Os usuários indicados foram aqueles que além do conhecimento dos processos a serem atendidos pelos módulos, tinham um profundo conhecimento dos sistemas que na época atendiam a estes processos. Cada equipe assistiu às apresentações dos módulos referentes à sua área de atuação e preencheu um questionário de avaliação para cada módulo de cada sistema apresentado. Paralelamente, os analistas de sistemas, também, fizeram a sua avaliação técnica, de cada um dos módulos e sistemas, complementando as informações dos usuários.
Os critérios adotados pela empresa, para a escolha do sistema a ser implantado, em ordem decrescente de prioridade, foram os seguintes:
• Integração: tinha como objetivo identificar o grau de integração dos diversos módulos do sistema. Este aspecto foi considerado o mais importante, pois quanto maior a integração do sistema, maior a possibilidade de retorno/benefício que o novo sistema poderia trazer para a
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Ver glossário - LOCALIZAÇÃO é a adaptação de um software às características do local (ex: legislação do país, estado, etc.) em que ele está sendo implantado.
empresa.
• Aderência: tinha como objetivo identificar até que ponto o sistema atendia ou tinha condições de ser adaptado para atender às necessidades da empresa. Segundo vários autores, nenhum pacote tem a capacidade de apresentar uma aderência total a todos os processos da empresa e, também, considerando que cada pacote vai apresentar uma melhor ou pior aderência a um ou outro processo, foi definida uma ordem de prioridade em relação a alguns processos, por exemplo, processos de manutenção e financeiro.
A questão da aderência do sistema é muito importante para se alcançar bons resultados, para facilitar o processo de implementação e, principalmente, para minimizar a reação dos usuários em relação ao sistema.
• Tecnologia empregada: tinha o objetivo de identificar a funcionalidade, usabilidade e flexibilidade do sistema. É muito importante que o sistema tenha flexibilidade para se adaptar às mudanças nos processos e na estrutura da empresa, apresente facilidade nas atualizações para novas versões, seja facilmente integrável a sistemas estrangeiros, permita acesso à sua base de dados por meio de ferramentas de uso corrente e seja de simples uso e compreensão por parte dos usuários.
Após as apresentações e análise dos resultados dos questionários e da avaliação dos analistas de sistemas, foram feitas visitas a empresas que possuíam os sistemas em análise para ratificar ou retificar as conclusões técnicas a respeito dos mesmos. Nestas visitas, por questões práticas, não houve a participação de todos os usuários e analistas de sistemas em todas as empresas visitadas. Em cada uma das visitas, o objetivo era identificar pontos fortes e pontos fracos do sistema, o grau de satisfação dos usuários, as dificuldades que haviam ocorrido na sua implementação, os resultados alcançados e, também, ver in loco o sistema sendo utilizado.
Com todos os dados disponíveis, a equipe de informática concluiu a avaliação técnica dos quatro sistemas, recomendando dois deles para uma avaliação comercial, econômica e financeira, uma vez que somente eles atendiam aos requisitos de integração, aderência e tecnologia empregada.
− Avaliação comercial, econômica e financeira. A etapa de avaliação comercial, econômica e financeira, foi feita pela equipe de analistas de sistemas da área de
informática com o auxílio da área financeira. Nesta etapa foram solicitadas propostas comerciais para os fornecedores dos dois sistemas que foram considerados tecnicamente viáveis e, também, de duas empresas de consultoria com experiência comprovada na implantação dos sistemas. Com base nestas propostas, foi feita uma análise, usando o método do valor presente, para melhor visualizar os aspectos econômicos e financeiros das alternativas, uma vez que a infra-estrutura de hardware foi considerada como sendo a mesma para os dois sistemas.
Avaliadas as condições comerciais e o fato de um dos fornecedores ter se disposto a implantar o sistema, dispensando a necessidade de contratação de consultoria externa, criando, conseqüentemente, a possibilidade de uma maior responsabilidade e comprometimento com todo o processo de implantação, a empresa optou pelo Oracle E-Business Suíte.
Segundo o gerente de informática da empresa de geração, as funcionalidades dos sistemas eram semelhantes, mas a proposta comercial aliada a possibilidade de implantação do sistema pela Oracle Consulting, foi um diferencial na decisão para a escolha do sistema.
Apesar do criterioso processo de escolha do sistema a empresa tinha consciência de que qualquer que fosse o sistema escolhido seriam necessárias mudanças nos processos para que eles se adaptassem ao novo sistema e, também, para que o processo de implementação do novo sistema fosse mais simples e mais rápido.
Concluído o processo de escolha do ERP, a área de informática produziu um relatório com as informações técnicas e comerciais para subsidiar a sua proposta de implantação do sistema escolhido para o novo controlador da empresa, uma vez definido o processo de privatização. Esta estratégia tinha como principal objetivo evitar que o novo controlador decidisse, simplesmente, pela utilização do software utilizado pela matriz. Esta definição poderia obrigar a empresa a utilizar um software que não atendesse aos critérios de integração, aderência e tecnologia empregada, além de criar uma condição natural de reação ao sistema, pela imposição do mesmo.
Segundo um analista de sistemas da empresa de geração, “preocupados em que esse projeto não fosse um projeto da ‘área de informática’, e que as reações às mudanças fossem ao máximo eliminadas, procuramos envolver todos os principais
usuários no processo de seleção do futuro sistema”.
Confirmando as declarações do analista de sistemas, 40 pessoas participaram do processo de seleção, assistindo às apresentações, demonstrações, fazendo visitas e, finalmente, avaliando por escrito cada um dos módulos dos softwares analisados.