Se a empresa necessita controlar os custos e o fluxo de caixa, os pedidos que entram, a produção e a expedição dos produtos, o estoque de matéria-prima e ter um cadastro atualizado e disponível dos funcionários, com certeza ela necessita usar e saber
fazer um bom uso da tecnologia da informação.
Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 76), “pode-se conceituar a Tecnologia da Informação como recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação”.
Ainda segundo os mesmos autores (2000, p. 76), “a Tecnologia da Informação está fundamentada nos seguintes componentes:
− Hardware e seus dispositivos e periféricos. − Software e seus recursos.
− Sistemas de telecomunicações. − Gestão de dados e informações”.
A informática e a informatização dos sistemas trouxe, sem dúvida, um grande avanço no processo de coleta, armazenamento e recuperação dos dados e, conseqüentemente, na geração de informações. A tecnologia da informação, como um todo, tornou possível a integração dos sistemas e a distribuição dos dados e informações por toda a organização e entre diferentes organizações. No entanto, não se deve desconsiderar que para o efetivo sucesso de todo o processo envolvendo a tecnologia da informação é fundamental a presença do fator humano, o humanware ou peopleware.
O fator humano, em relação à tecnologia da informação, assume uma importância ainda maior, quando se considera que
a introdução de novas tecnologias na empresa normalmente exige o retreinamento dos funcionários. No caso da TI, o impacto na empresa é tão grande que é necessária a reeducação das pessoas. Isto ocorre porque existem paradigmas a serem superados, exigindo que as pessoas mudem inclusive sua forma de pensar a respeito do trabalho. (GRAEML, 2000, p. 38)
Segundo Taurion (2002), “a TI deve ser compreendida como uma poderosa ferramenta habilitadora de mudanças na organização e sozinha, nada faz. Mas se a empresa souber tirar proveito do potencial da tecnologia, pode mudar fundamentalmente toda a estrutura do negócio”.
A adoção de tecnologia da informação numa empresa traz mudanças na sua estrutura e no seu funcionamento, uma vez que para usufruir com os ganhos que a tecnologia permite é necessário que se façam alterações nos processos, ou seja, no modo de fazer as coisas. Por outro lado, o uso da tecnologia da informação permite um maior
controle dos processos, dispensando alguns níveis de supervisão e democratiza as informações e os conhecimentos dentro da organização, causando uma revolução na sua estrutura de poder.
Desta forma, é natural que alguns empregados e até supervisores e gerentes, se sintam ameaçados com a implantação de tecnologia da informação e passem a esboçar reação contrária a esta implantação.
Por tudo isso, Graeml (2000, p. 37), afirma que
não adianta investir na evolução de TI sem promover as mudanças organizacionais que ela estimula e de que ela precisa. Os benefícios da implantação da TI são apenas marginais se a mesma for imposta sobre as condições organizacionais existentes, principalmente a estratégia, a cultura, os processos e a estrutura.
Um dos aspectos fundamentais na utilização de tecnologia da informação pelas empresas é a visão da cadeia produtiva, onde o estreitamento das relações entre fornecedores-empresa-clientes consolida vínculos de fidelidade, traz agilidade e redução de custos operacionais, ou seja, melhora a competitividade da empresa e garante a sua sobrevivência.
Uma coisa, no entanto, deve estar sempre bem clara e presente, os sistemas de informação e a tecnologia da informação, não são capazes de gerenciar uma empresa. Se bem utilizados eles são ferramentas fundamentais para o gerenciamento à medida que auxiliam no estabelecimento de objetivos, na organização dos processos, no planejamento, na execução e no controle das atividades empresariais.
Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 159), “a estratégia empresarial embasada na informação necessita de interação, coerência, alinhamento e acoplamento, ou seja, sinergia entre as estratégias da empresa e as da Unidade de Tecnologia da Informação”.
Desta forma, a gestão da tecnologia da informação deve estar em perfeita harmonia com o planejamento estratégico da empresa, uma vez que estão diretamente envolvidos: sistema de gestão e processo de tomada de decisão, ou seja, informações e a forma com que as mesmas serão disponibilizadas.
2.3.1 Avaliação e Justificativa de Investimentos em TI
Existe uma grande variedade de opções, no mercado, quando se fala em tecnologia da informação, desde soluções tradicionais até soluções que envolvem conhecimentos muito recentes. Um aspecto, no entanto, é comum a essas soluções, segundo Graeml (2000, p. 24), “a utilização de tecnologia está, normalmente, associada a vultuosos investimentos”.
O problema é que o retorno destes investimentos é difícil de ser levantado a priori e difícil de ser verificado a posteriori. Outro aspecto a ser considerado é que a utilização da tecnologia da informação nem sempre traz um aumento de produtividade, conforme artigos de Paul A. Strassmann, presidente da The Information Economics Press.
Em termos empresariais, todo o investimento a ser feito deve ser precedido de uma análise de retorno do investimento ou pelo menos de uma avaliação sobre um possível retorno do investimento.
A decisão sobre investimentos em TI se torna complexa à medida que, segundo Leite (2002), as tecnologias são voláteis, as opções são muito variadas, existem muitos “modismos” e os erros na estratégia de escolha da tecnologia da informação pode representar sérios prejuízos para a empresa.
A viabilização dos investimentos em TI, pelo método tradicional de análise de retorno de investimentos, fica prejudicada por vários motivos: é difícil estimar os benefícios tangíveis; os benefícios intangíveis são difíceis de serem identificados e valorados, além disto a sua realização depende de vários fatores, alheios a tecnologia empregada e, ainda, os maiores benefícios, advindos da TI, que podem justificar o retorno dos altos investimentos são decorrentes dos benefícios intangíveis.
B E N E F Í C I O S DIFICULDADES DE QUANTIFICAR Economia via Mecanização Economia via Racionalização Novas Oportunidades Expansão dos Negócios Melhoria nas Decisões
Figura 2.2 - Uso da Tecnologia da Informação e a Quantificação dos Benefícios Fonte: Leite (2002), Modificado
A figura 2.2 mostra que à medida que o uso da tecnologia da informação sai das aplicações mais operacionais e se desloca para as aplicações mais estratégicas, os benefícios aumentam, bem como as dificuldades em quantificá-los, uma vez que eles se tornam benefícios intangíveis e sujeitos às influências externas do mercado.
Paralelamente às questões econômicas, a decisão sobre o investimento em tecnologia da informação passa, também, pela variável estratégica e tecnológica. Optar por uma tecnologia estabelecida no mercado, amplamente testada por outras empresas e, portanto, com um mínimo diferencial competitivo, ou optar por uma tecnologia de ponta, inovadora, com um grande diferencial competitivo, mas pouco testada e, portanto, representando grande incerteza e alto risco sobre o investimento a ser efetuado.
Desta forma, a decisão final sobre investimentos em tecnologia da informação não pode ser baseada, única e exclusivamente, em números. A decisão final deve ser uma decisão estratégica. Uma decisão baseada numa análise tradicional, custo x benefícios, tenderá a rejeitar os investimentos com maior potencial estratégico e com maiores reflexos nos negócios da empresa.