Levantamento dos benefícios

Muito mais complexa que a determinação dos custos de implementação de um sistema de gestão empresarial é a tentativa de previsão dos benefícios decorrentes da

sua implantação, uma vez que, em termos de benefícios, existem aqueles que são tangíveis e intangíveis.

Os benefícios tangíveis são quantificáveis, enquanto que os benefícios intangíveis devem ser analisados de forma qualitativa, ou seja, devem ser avaliados os ganhos estratégicos, de imagem, o diferencial competitivo, entre outros, que no futuro poderão auxiliar ou se converter em ganhos financeiros.

A avaliação dos benefícios na implantação de um sistema de gestão está, justamente, na identificação de quanto o sistema pode ser um diferencial no levantamento das necessidades, na capacidade de adaptar os processos e mesmo em agregar algum valor para alcançar a satisfação dos clientes.

Na verdade, um sistema de gestão empresarial, deve propiciar à empresa as ferramentas necessárias para que ela identifique as oportunidades e possa estabelecer uma estratégia capaz de concretizá-las, ou seja, que o sistema possibilite a agregação de valor ao produto ou serviço que será entregue ao seu cliente. Os benefícios advindos com a implantação de um sistema ERP são, na verdade, as oportunidades detectadas e exploradas, na prática, com a utilização do novo sistema.

Para Graeml (2000, p. 29),

é difícil estimar qual o aumento de participação de mercado que novos investimentos em TI podem trazer para uma empresa. Ainda assim, é possível prever se um sistema vai melhorar a capacidade de a empresa perceber, de forma mais ágil, o que seus clientes querem, aumentar a confiabilidade de seus produtos e reduzir os custos de suas atividades, por exemplo.

É muito difícil prever e quantificar o valor estratégico de uma informação. É preciso considerar se a empresa com a implementação do sistema conseguirá melhorar a sua posição no mercado ou mesmo se irá manter a sua competitividade frente ao avanço dos demais concorrentes. Neste último caso, seria um ganho indireto, ao evitar uma perda de mercado.

Segundo Graeml (2000, p. 67-71) em termos dos benefícios decorrentes da implantação de um sistema de gestão empresarial pode-se citar:

− Eficiência organizacional: O uso de um ERP possibilita a melhoria na realização dos processos, o que se reflete na obtenção dos produtos e na prestação dos serviços, uma vez que reduz o tempo de atendimento dos pedidos

e, portanto, aumenta a satisfação dos clientes. A satisfação dos clientes está diretamente vinculada à capacidade de competição e ao sucesso da empresa. − Eficácia organizacional: Muito mais importante que fazer de forma certa é

fazer o certo, ou seja, fazer o que tem que ser feito. Um sistema integrado de gestão e os aplicativos agregados auxiliam a empresa a redefinir o que deve ser feito através de um estreito inter-relacionamento entre clientes e fornecedores e, conseqüentemente, no desenvolvimento de novos produtos e serviços.

− Relacionamento com clientes e fornecedores: O uso de um sistema integrado de gestão e os aplicativos agregados aproximam a empresa dos seus clientes e fornecedores, melhorando a comunicação entre eles. No que se refere aos fornecedores permite que se trabalhe com estoques reduzidos ou nulos, através de uma melhor agilidade no processo de pedido, planejamento da produção e entrega do produto no local de produção. No que diz respeito ao cliente cria um elo de ligação, melhora a comunicação, o atendimento às necessidades e, como conseqüência, aumenta a fidelidade do cliente.

− Competitividade: Os efeitos dos itens anteriores, em última análise, vão se refletir numa vantagem competitiva da empresa em relação aos seus concorrentes. Segundo Graeml (2000: 69), “a TI pode permitir que a empresa seja capaz de oferecer um produto ou serviço que a concorrência não terá condições de copiar rapidamente, principalmente se conseguir agregar a tecnologia a outros fatores de competitividade intrínsecos à empresa”.

− Marketing: O uso da TI permite que a empresa mantenha um constante monitoramento do mercado, por meio da verificação das necessidades dos clientes e do seu nível de satisfação, do desempenho das vendas por tipo de produto e segmento de mercado, da política de preços das empresas concorrentes, entre outros fatores.

− Produção: Um ERP, através da melhoria da efetividade dos processos, aumenta a produtividade, reduz os custos de produção, melhora a utilização dos recursos, trazendo um diferencial competitivo para a empresa em termos de qualidade dos produtos e serviços, atendimento e preços.

Além de ser muito difícil a estimativa dos benefícios advindos da implantação de um sistema de gestão empresarial é muito difícil, também, a medição e a verificação

dos resultados obtidos com a implantação do sistema, uma vez que é impossível isolar os resultados decorrentes do sistema daqueles decorrentes de outros fatores do processo de gestão da empresa e mesmo do seu mercado de atuação.

Além de todos estes aspectos apontados, deve-se levar em conta que o processo de medição dos resultados não pode ser subjetivo, ou seja, os resultados obtidos por uma medição devem ser os mesmos, independente, da pessoa que esteja efetuando a medição. Desta forma é fundamental que os indicadores sejam definidos de forma correta e que, evidentemente, exista uma correlação entre os benefícios previstos e os indicadores estabelecidos para uma verificação posterior.

O grande diferencial e o benefício associado de um ERP, em relação aos sistemas de informação gerencial é a integração que ele proporciona. A integração melhora a comunicação entre os diversos órgãos da empresa e reduz os gaps existentes ao longo da cadeia produtiva, uma vez que estabelece uma interface entre todos os processos e disponibiliza, ao mesmo tempo, a informação para todos. As pessoas passam a enxergar a empresa como um todo, ficando muito mais fácil perseguirem objetivos globais.