5.3. Em relação aos controles adotados pelo emissor para assegurar a elaboração de demonstrações financeiras confiáveis, indicar:
a. As principais práticas de controles internos e o grau de eficiência de tais controles, indicando eventuais imperfeições e as providências adotadas para corrigi-las.
A Companhia, a partir do ano de 2010, implementou, voluntariamente, em suas operações no Brasil, controles internos como base nos critérios estabelecidos no documento “Controle Interno – Modelo Integrado”, publicado pelo COSO – Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, entidade privada norte-americana que tem por finalidade a divulgação de princípios e guias ligados a estruturas de controles internos para companhias. Desde então, a efetividade destes controles vem sendo testada para fins de emissão de demonstrações financeiras.
A partir do ano de 2013, as operações das subsidiárias da Companhia em outros países passaram a apresentar relevância material em suas demonstrações financeiras, implicando a necessidade de implementação dos mesmos controles internos para estas subsidiárias. Assim, a Companhia desenvolveu um plano para criar o ambiente necessário para a implementação de controles internos. Já em 2013 a Companhia realizou o mapeamento e redesenho de processos em todas as suas subsidiárias na América Latina.
Em 2014 iniciou, nestas localidades, a implantação de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning – ERP) que incluiu módulos financeiro, contábil, de gestão de estoques e de qualidade, todos integrados para fins de consolidação e controle. Com o término da implantação do sistema em 2015, a Companhia desenhou e testou, naquele ano, os controles relevantes para a operação da Argentina. Realizou, também, o mapeamento dos controles correspondentes às respectivas contas contábeis significativas, para os seguintes países: Chile, Colômbia, México e Peru.
Em 2016 e 2017, a companhia realizou os testes de efetividade dos controles internos para todos os países da América Latina onde atua (Argentina, Chile, Colômbia, México e Peru) no mesmo padrão adotado para os controles das operações brasileiras. Em 2017 também foi realizado o planejamento para mapeamento de atividades e desenho de novos controles para as operações das controladas AESOP e The Body Shop. Dessa forma, a Companhia está trabalhando fortemente para permitir um ambiente de controles robusto em suas operações internacionais.
A Companhia acredita na eficiência dos procedimentos de controles internos adotados para assegurar a qualidade, precisão e confiabilidade das suas demonstrações financeiras. Por essa razão, na opinião da nossa Administração, nossas demonstrações financeiras apresentam adequadamente o resultado de nossas operações e nossa situação patrimonial e financeira nas respectivas datas.
b. As estruturas organizacionais envolvidas
A Companhia possui e reforça o compromisso e o objetivo de manter o adequado monitoramento do ambiente de controles internos por reconhecer que um benefício importante de um ambiente de controles mais eficiente é propiciar transparência e segurança aos nossos
5.3 - Descrição dos controles internos
públicos de relacionamento sobre a execução de nossas operações. Desta forma, conta com a atuação das estruturas abaixo nomeadas:
▪ Diretoria de Controles Internos e Gestão de Riscos, subordinada à Vice-presidência de Finanças e de Relações com Investidores, é responsável pelo mapeamento e tratamento dos riscos prioritários identificados na companhia; desenho e implementação de controles para mitigação de riscos; atualização constante da matriz de controles internos e avaliação periódica de sua efetividade; mapeamento e tratamento de vulnerabilidades relativas à Segurança da Informação; contratação e gestão de seguros para proteger a companhia de possíveis riscos que venham a se materializar.
▪ Diretoria de Auditoria Interna, subordinada ao Comitê de Auditoria, Gestão de Riscos e de Finanças, responsável realização de trabalhos em diferentes processos de negócio, conforme plano de auditoria validado anualmente pelo referido Comitê;
▪ Diretoria de Compliance que responde diretamente ao Diretor Presidente da Companhia, responsável pelo programa de compliance contra a corrupção e o suborno, aplicado e atualizado de acordo com as características e riscos atuais das atividades da Natura; ▪ Comitê de Auditoria, de Gestão de Riscos e de Finanças, órgão de assessoramento do
Conselho de Administração, com a missão de assegurar a operacionalização dos processos de auditoria interna e externa, dos mecanismos e controles relacionados à gestão de riscos, a coerência das políticas financeiras com as diretrizes estratégicas e o perfil de risco das unidades de negócio zelando, ainda, pela revisão das demonstrações financeiras e das informações divulgadas ao mercado.
c. Se e como a eficiência dos controles internos é supervisionada pela administração do emissor, indicando o cargo das pessoas responsáveis pelo referido acompanhamento.
A Diretoria de Controles Internos e Gestão de Riscos da Companhia, que está subordinada à Vice-Presidência de Finanças e Relações com Investidores, tem a responsabilidade de manter a matriz de controles internos, para o Brasil e operações internacionais, sempre atualizada. Anualmente os descritivos de controle são revisados junto aos responsáveis pela execução dos mesmos. Além disso, a diretoria executa, com o apoio de parceiros especializados, os testes de efetividade dos controles e monitora a implementação de planos de ação para mitigar eventuais não conformidades detectadas. Todos os trabalhos são evidenciados com documentação específica que é fornecida ao Auditor Independente da Companhia, o qual, discricionariamente pode complementar suas análises com testes adicionais. Os resultados dos trabalhos dos testes realizados, tanto pela Companhia quanto pelo seu Auditor Independente, são reportados aos gestores responsáveis pelos controles, ao Comitê Executivo da Companhia e ao Comitê de Auditoria, Gestão de Riscos e Finanças.
5.3 - Descrição dos controles internos
d. Deficiências e recomendações sobre os controles internos presentes no relatório circunstanciado, preparado e encaminhado ao emissor pelo auditor independente, nos termos da regulamentação emitida pela CVM que trata do registro e do exercício da atividade de auditoria independente.
O relatório circunstanciado do auditor independente, no exercício findo em 31 de dezembro de 2017, apontou deficiências significativas de controles relativamente à revisão das demonstrações financeiras e formalização de controles internos referentes ao processo para a combinação de negócios da The Body Shop (TBS).
Revisão das demonstrações financeiras:
Foram identificados ajustes nos saldos comparativos que impactaram a reapresentação de saldos de 30 de setembro de 2016 e 31 de dezembro de 2016 e que resultaram na reapresentação dos saldos de 31 de março de 2017 e futura reapresentação do saldo de 30 de junho de 2017, em 2018. Tais ajustes correspondem a:
(i) Classificação de pagamentos e recebimentos de recursos por liquidação de operações de derivativos como fluxo de caixa de atividade operacional, conquanto se tratam de fluxos de caixa de atividades de financiamentos e investimentos.
(ii) Classificação de despesas da controlada Emeis Holdings Pty Ltd (Aesop) como Despesas Administrativas, enquanto deveriam ser apresentadas como Despesas com Vendas. (iii) Apresentação incorreta de valores na demonstração do valor adicionado de 30 de
setembro de 2016.
Os auditores independentes da Companhia recomendaram a revisão do desenho do controle de revisão das demonstrações financeiras, incluindo as demonstrações do fluxo de caixa, assim como o processo de obtenção e consolidação de informações de suas subsidiárias, com o objetivo de prevenir, identificar e corrigir erros de forma tempestiva. Recomendaram, ainda, a implementação de um manual global de contabilidade do grupo.
Os ajustes propostos pelos auditores não geraram nenhum tipo de ressalva ou qualificação no parecer, são considerados reclassificações de períodos anteriores, não alteram os resultados da Companhia, foram e serão promovidos conforme definido no Pronunciamento Técnico CPC No. 23 (Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro).
Controles internos referentes ao processo para combinação de negócios:
Foi verificada a ausência de formalização tempestiva de controle interno que documentasse as atividades realizadas de validação de integridade, exatidão de dados e razoabilidade das premissas utilizadas na avaliação da combinação de negócios da The Body Shop, ocorrida em 7 de setembro de 2017.
Os auditores independentes da Companhia recomendaram a revisão do controle de combinação de negócios a fim de detalhar as atividades de controle a serem realizadas, relativamente à época e extensão das análises, pessoas envolvidas, validação de integridade e precisão e análise de razoabilidade das premissas utilizadas por terceiros.
5.3 - Descrição dos controles internos
Outras deficiências de controles internos, não significativas, identificadas referem-se à apresentação de informações nas demonstrações financeiras, aplicação de normas contábeis específicas, sem impacto significativo nas divulgações, e necessidade de criação de controles internos adicionais, dentre outros temas.
e. Comentários dos diretores sobre as deficiências apontadas no relatório circunstanciado preparado pelo auditor independente e sobre as medidas corretivas adotadas
A Companhia fará a revisão dos seus procedimentos de consolidação de informações e elaboração de demonstrações financeiras, que culminará na criação de um manual de contabilidade para formalizar a aplicação das políticas e práticas contábeis em todas as empresas do grupo. Da mesma forma, a Companhia deverá revisar o controle interno para o processo de combinação de negócios a ser adotado em transações com as características similares à efetuada em 2017. Ambos os planos de remediação têm data de implementação em dezembro de 2018.
Todas as outras recomendações do Auditor Independente, de menor complexidade, também já foram endereçadas através de planos de ação específicos com datas de implementação durante o ano de 2018 e início de 2019.