Elaboração das Recomendações

Afim de que seja plausível a sugestão de estratégias de aperfeiçoamento efetivas, cada um dos descritores foi examinado levando-se em consideração o nível comprometedor do perfil atual (status quo).

Não foi considerada especificamente a contribuição atual na avaliação global do modelo de avaliação de desempenho, uma vez que não foi realizada a integração das funções para todos os descritores, mas foi considerado o potencial e contribuição caso a meta estipulada seja obtida, consoante evidenciado no quadro a seguir:

Quadro 28 - Recomendações

ESTRATÉGICOS ATUAL NEUTRO

2.1Gerenciamento

2.1.1.1 Erros de Triagem: Percentual de erros de triagem na distribuição de

processos às equipes da ETR

Maior ou igual a 10% (N1) Maior ou igual a 5% e menor que 10% (N2) 2.1.3.2 Sistema E-SAJ: Medir o grau

de integração do sistema SAPIENS com E-SAJ Não há integração (Inferior N1) Estágio inicial (N1) 3.2 Desempenho

3.2.1.2 Capacitação: Carga horária média de cursos realizados pela equipe

remota

Inferior a 10h (N1)

Entre 10 e 19h (N2)

3.2.2.4 Volume médio de trabalho: Medir o volume médio de trabalho na

EATE (IVT) - Acima de 1 (N1) Menor ou igual a 0,9 e maior que 0,8 (N2) 3.3 Relacionamento 3.3.1 Interação da Equipe Remota - Abaixo de 60%

(N1)

60% (N2) Fonte: Dados da pesquisa (2017).

Os descritores evidenciados na elaboração das proposições e ações de aperfeiçoamento encontram-se em nível comprometedor em seu perfil de desempenho.

Para cada um dos quatro descritores acima elaborou-se uma ação estratégica considerando o seguinte plano de atividades: a) fator crítico de desempenho que se propõe a melhorar (o próprio descritor); b) dificuldades a serem contornadas; c) apontamento da ação; d) resultado esperado a partir do implemento da ação; e) recursos necessários; f) responsável pela ação; g) início e término; h) frequência do acompanhamento e responsável pelo acompanhamento da ação.

As dificuldades mencionadas representam desafios que a gestão precisa enfrentar para alcançar o objetivo proposto no plano de ação. Os quadros a seguir dispõem sobre as ações de

melhoria elaboradas para o PVE “2.1 Gerenciamento”: Quadro 29 - Ação Estratégica para o descritor "2.1.1.1 Erros de Triagem"

DESCRITOR AÇÃO ESTRATÉGICA

2.1.1.1 Erros de Triagem na distribuição de processos às equipes da ETR-BI\SC

- Treinar diretamente os servidores administrativos de apoio e orientá- los para que o percentual de erros diminua significativamente

Dificuldades - O setor de apoio é composto por apenas três servidores cedidos sem formação jurídica e o volume diário de triagens é muito grande. É necessário, portanto, oferecer suporte às dúvidas dos servidores e, inclusive, buscar sistematizar as espécies de atos e intimações em um documento que possam consultar.

Resultado Esperado - Redução do percentual de erros de triagem até o nível de desempenho considerado bom.

Recursos necessários - Alocação de tempo de um Procurador com habilidade gerencial para orientar os servidores de apoio

Responsável pela ação - Coordenação da ETR-BI/SC Data de início - 3º trimestre de 2017

Frequência do acompanhamento Diária

Responsável pelo acompanhamento Coordenação da ETR-BI\SC Fonte: Elaborado pela autora (2017).

No momento presente o percentual de erros de triagem é considerado elevado. Como as restrições orçamentárias e o ambiente burocrático do serviço público não permitem que, imediatamente, sejam alocados mais servidores para a execução das tarefas de triagem diária, é necessário formular mecanismos para aproveitamento máximo do potencial dos colaboradores atualmente incumbidos da função.

Considerando que a falta de formação jurídica é um dos fatores, agregado ao significativo volume de trabalho, que dificulta a realização correta das triagens, entende-se que um procurador com habilidade gerencial deva acompanhar de perto este serviço, fomentando seu aperfeiçoamento.

Quadro 30 - Ação Estratégica para o descritor "2.1.3.2 Sistema E-SAJ"

DESCRITOR AÇÃO ESTRATÉGICA

2.1.3.2 Integração do sistema E-SAJ ao SAPIENS/AGU

- Promover o aperfeiçoamento da gestão processual em âmbito estadual por intermédio do uso das tecnologias da informação a partir da integração do sistema SAPIENS ao E-SAJ

Dificuldades - A integração do sistema de inteligência jurídica da AGU (SAPIENS) com os sistemas do Poder Judiciário no país é uma das metas do MPOG para o PPA 2016/2019 com finalidade de aumentar a eficiência do Estado mediante uso das tecnologias de informação. O órgão responsável pelo alcance desta meta é a Advocacia-Geral da União.

A integração do sistema E-SAJ/TJSC com o SAPIENS/AGU depende de interlocução com o Poder Judiciário Estadual e com a gestão central da AGU/DF.

Resultado Esperado - Realizar a integração inicial no curto prazo e a integração plena até o fim de 2019

Recursos necessários - Previsão orçamentária, diálogo com os demais envolvidos Responsável pela ação - PF/SC

Data de início - 3º trimestre de 2017 Data de término - 3º trimestre de 2019 Frequência do acompanhamento - Mensal

Responsável pelo acompanhamento - PF/SC Fonte: Elaborado pela autora (2017).

Atualmente o desempenho deste descritor abordado no Quadro 26 impacta no nível

‘N1’ do modelo. Não foi realizado o processo de integração sequer em seu estágio inicial,

porém, os esforços da gestão poderão conduzir o perfil ao nível de excelência até o fim do prazo estipulado na ação.

A seguir estão os quadros que dispõem sobre ações de melhoria para o PVE “3.2

Quadro 31 - Ação Estratégica para o descritor "3.2.1.2 Capacitação"

DESCRITOR AÇÃO ESTRATÉGICA

3.2.1.2 Capacitação – Cursos realizados pela equipe remota

- Incentivar a adesão dos membros da equipe de trabalho remoto (ETR-BI/SC) à participação em cursos e eventos de Direito Previdenciário promovidos pela Escola da AGU.

Dificuldades - O volume de trabalho da ETR-BI/SC dificulta a liberação dos membros em horário regular e não representa incentivo para que realizem cursos em seus horários livres.

Resultado Esperado - Elevar a carga horária média de cursos realizados em sua área de atuação pelos integrantes da equipe remota.

Recursos necessários - Procuradores suficientes para substituir os colegas durante as horas de cursos e/ou previsão de custeio dos cursos pela Escola da AGU. Responsável pela ação - Escola da AGU/SC e Coordenação da ETR-BI/SC

Data de início - 3º trimestre de 2017

Data de término - Ação contínua

Frequência do acompanhamento - Mensal

Responsável pelo acompanhamento - Coordenação da ETR-BI/SC Fonte: Elaborado pela autora (2017).

No tocante ao Quadro 27, é certo que o engajamento dos Procuradores em cursos requer não apenas seu interesse pessoal em aprimoramento e treinamento, mas também disponibilidade de horários. A situação verificada atualmente é de absoluto comprometimento do tempo disponível para fechamento de tarefas pendentes, consoante corrobora o índice de

volume de trabalho representado pelo descritor “3.2.2.4 Volume médio de trabalho”. Quadro 32 - Ação Estratégica para o descritor "3.2.2.4 Volume médio de trabalho"

DESCRITOR AÇÃO ESTRATÉGICA

3.2.2.4 Volume médio de trabalho da Equipe de Atuação Especializada (EATE)

- Eliminar a realização de atividades de conferência de cálculos e pagamentos em sentenças de procedência, bem como atribuir à GEAC a tarefa de análise de sentenças. Permitir que a EATE se dedique fundamentalmente às análises de intimações de laudo pericial judicial desfavorável (exame jurídico qualificado)

Dificuldades - O volume de trabalho da Equipe de Gerenciamento (GEAC) já é bastante elevado. É necessário que a alteração ocorra de forma gradativa e que a equipe de triagem seja bem orientada para distribuir corretamente estas atividades.

Resultado Esperado - Diminuição do índice de volume de trabalho para valor abaixo de 01 (um)

Recursos necessários - Pessoal

Responsável pela ação - GEAC e Coordenação da ETR-BI/SC

Data de início - 3º trimestre 2017

Data de término - Ação Contínua

Frequência do acompanhamento - Diário

Responsável pelo acompanhamento - Coordenação da ETR-BI/SC Fonte: Elaborado pela autora (2017).

A solução ideal, evidentemente, seria o aumento do quadro de procuradores da ETR- BI/SC por intermédio da redefinição de atribuições dentro dos núcleos previdenciários da Procuradoria Federal em Santa Catarina ou – o que é mais complexo – mediante a

disponibilização de novas vagas a serem preenchidas por concurso de remoção ou provimento para o Estado. Como medida alternativa, considerando que o impacto da conferência de cálculos nas atividades da ETR-BI/SC é significativo (descritor “2.2.4.2 Conferência de

Cálculos” – PVE “2.2.4 Fase de Execução”), poder-se-ia pensar em devolver as atribuições

referentes à fase de execução de sentenças às Procuradorias Seccionais, desonerando a equipe remota no ponto.

Avançando, abaixo apresenta-se o plano de ação para o descritor “3.3.1 Interação da

Equipe Remota”:

Quadro 33 - Ação Estratégica para o descritor "3.3.1 Interação da Equipe Remota"

DESCRITOR AÇÃO ESTRATÉGICA

3.3.1 Interação da Equipe Remota - De forma colaborativa estabelecer que todos os procuradores estejam disponíveis para mensagens instantâneas no momento em que estiverem trabalhando. Criar a cultura da interação.

Dificuldades - Cultura organizacional. Criar o hábito por parte daqueles que atuam em ambiente remoto.

Resultado Esperado - Assegurar que mais de 60% dos Procuradores estejam on-line no software de mensagens instantâneas diariamente.

Recursos necessários - Pessoal/Software de mensagens instantâneas (Skype® for Business/Lync)

Responsável pela ação - Coordenação da ETR-BI/SC

Data de início - Imediato

Data de término - Ação Contínua

Frequência do acompanhamento - Diário

Responsável pelo acompanhamento - Coordenação da ETR-BI/SC e todos os seus integrantes Fonte: Elaborado pela autora (2017).

De acordo com Green e Roberts (2010), os gerentes de equipes virtuais devem aumentar o uso das ferramentas de comunicação tecnológicas síncronas visando à melhoria da qualidade e a frequência do relacionamento interpessoal entre membros do grupo e líderes de equipe. É a proposta da ação descrita no Quadro 29.

As ações estratégicas propostas buscam fomentar a melhoria do perfil de desempenho apresentado no momento e, uma vez implementadas com êxito, terão como resultado a supressão do desempenho em nível comprometedor para os descritores referidos e, consequentemente, melhor pontuação final do modelo de apoio à decisão.

É importante, contudo, para o alcance dos objetivos sugeridos nos planos de ações, o monitoramento constante dos respectivos indicadores de desempenho em conformidade com a sua avaliação global. É igualmente fundamental a atualização periódica de cada indicador, estabelecendo-se, assim, um processo de gestão com ciclos de avaliação contínuos e focado nos resultados.

A fase de recomendações no formato apresentado constitui-se em um processo estruturado de gestão do desempenho do trabalho remoto no âmbito da Procuradoria Federal em Santa Catarina, requerendo ações contínuas de melhoria a partir do status quo observado em cada ciclo avaliativo.