Esta etapa esta divida em três fases chamadas de Organizar AmbianCE,
Capacitar Pessoas e Implementar AmbianCE.
6.3.1 Fase 2.1 – Organizar AmbianCE
Ainda durante o projeto de pesquisa, os professores e empresários preocuparam- se por estruturar o ambiente que estava sendo formado. Após um ano e meio de reuniões e atividades diversas, o grupo iniciou a definição do estatuto, do código de
ética, da missão, da visão e dos princípios, bem como as normas de funcionamento do novo ambiente de trabalho. Todos os empresários participaram dessas definições e foi necessário o envolvimento de dois profissionais da área do Direito, um especialista em Cooperativas e outro em Associações e Sindicatos. Foram estudadas diversas formas de cooperação entre empresas, os seus estatutos, as suas vantagens e desvantagens. Após essas ações, decidiu-se chamar ao novo ambiente colaborativo de VIRFEBRAS (organização VIRtual de FErramentarias do
BRASil). Da mesma forma estudaram-se e estabeleceram-se modelos de acordos
de cooperação e contratos entre empresas.
Antes do término do projeto de pesquisa, após dois anos de trabalho, decidiu-se criar uma diretoria composta por um presidente, um vice-presidente e um tesoureiro para administrar o novo ambiente VIRFEBRAS. Um aspecto importante a destacar na estrutura da VIRFEBRAS é que não existe uma pessoa que assume o papel do agenciador de negócios, sendo que cada empresário pode exercer esta função dependendo da oportunidade de negócio que aparece.
Uma vez definida a estrutura organizacional e as diretrizes de funcionamento do ambiente VIRFEBRAS, passou-se a capacitar e preparar os funcionários das empresas para que estes, também, trabalhem de uma forma colaborativa.
6.3.2 Fase 2.2 – Capacitar Pessoas
Nesta fase, os empresários do ambiente VIRFEBRAS começaram a envolver os seus funcionários explicando para eles a nova forma de trabalho colaborativo que foi adotada. Foram programadas palestras (uma em cada empresa) na qual os próprios empresários explicaram para todos os funcionários as vantagens e os desafios da forma de cooperação de EVs. O fato de serem PMEs e contarem com poucos funcionários facilitou esse trabalho de divulgação e conscientização da forma de trabalho de EVs.
Em cada empresa, com o suporte dos professores do DEMC, formaram-se grupos de melhoria contínua para discutir os PNs internos ao longo do desenvolvimento e da fabricação de moldes e matrizes. Esses grupos foram compostos por funcionários das áreas de projeto, PCP, programação CNC e usinagem. Os resultados foram positivos e imediatos, principalmente quanto ao estabelecimento de padrões para os diferentes PNs.
Outra ação importante foi a realização de visitas de funcionários às outras empresas da VIRFEBRAS, com o objetivo de observar como eram desenvolvidos os mesmos PNs em contextos diferentes e, conseqüentemente, compará-los. Essas visitas, mesmo sendo realizadas com certa informalidade, foram positivas e serviram para aproximar os funcionários das diferentes empresas do ambiente VIRFEBRAS.
Dessas ações pode-se observar que entre os funcionários existiam dois grupos claramente diferentes: aqueles que acreditavam na proposta do novo trabalho colaborativo e começaram a trocar experiências; e aqueles que não acreditavam e questionavam tal forma de trabalho.
6.3.3 Fase 2.3 – Implementar AmbianCE
Uma das metas mais desafiadoras do projeto de pesquisa foi a de discutir e definir as normas e procedimentos para a criação, a operação, a evolução e a dissolução de EVs no AmbianCE VIRFEBRAS.
Entre os procedimentos definidos no AmbianCE VIRFEBRAS, pode-se mencionar que toda vez que é formada uma EV, existirá uma EV-C e uma ou mais EV-Ms. A EV-C assume a responsabilidade técnica, administrativa e legal do pedido. Quando o produto desse pedido é entregue ao cliente e não existindo mais nenhum assunto pendente relativo àquele pedido, a EV é dissolvida. Na VIRFEBRAS podem existir várias EVs atuando simultaneamente. Uma mesma empresa pode ser EV-C em uma ou mais EVs e EV-M em outras EVs.
Por exemplo, um dos critérios definidos para seleção da EV-C é que quando uma oportunidade de negócio surge, é chamada uma reunião para apresentação de orçamentos elaborados por cada uma das empresas interessadas. A empresa que apresentar a melhor proposta, considerando o preço e o prazo de entrega será a EV-C do serviço. Tal procedimento exige uma comunicação rápida e precisa para atender as necessidades do cliente em termos de tempo e qualidade.
Outro procedimento para a criação de EVs no AmbianCE VIRFEBRAS ocorre a pedido ou concordância do cliente. Em determinadas situações, o cliente pode decidir como vai ser atendido pelo AmbianCE VIRFEBRAS; o cliente pode decidir quais empresas podem participar da EV, inclusive qual empresa deve ser a EV-C, ou decidir se o AmbianCE VIRFEBRAS deve trabalhar livremente fornecendo a melhor configuração possível para atender as suas exigências.
Outra vantagem do AmbianCE VIRFEBRAS é que seus membros podem explorar todos os recursos produtivos existentes na VIRFEBRAS. Os empresários mostram disposição em compartilhar os seus recursos industriais, o que permite que uma determinada empresa aceite um pedido de um cliente, conhecendo com antecedência a disponibilidade e a capacidade de máquinas de um ou mais parceiros. Para que essa troca de serviço ocorra foi necessário estabelecer o custo dos diferentes PNs em cada ferramentaria. Os empresários, tendo conhecimento do custo dos PNs e da disponibilidade do recurso que lhes interessa, podem estabelecer acordos e contratos de cooperação.
Antes de concluir o projeto de pesquisa foram realizadas duas experiências “piloto” para formação de EVs. Com a concordância de dois clientes formaram-se duas EVs “piloto” visando avaliar as normas e procedimentos. As experiências serviram para observar aspectos comportamentais dos empresários e funcionários, e para questionar e melhorar os procedimentos do AmbianCE VIRFEBRAS.
O projeto de pesquisa foi encerrado em Março de 2002, depois de dois anos e meio de trabalho. Quando o projeto de pesquisa foi encerrado, o AmbianCE VIRFEBRAS contava com nove empresas das doze que inicialmente faziam parte do projeto e, após o encerramento do projeto, o AmbianCE VIRFEBRAS começou atuar sob a coordenação da estrutura organizacional estabelecida. Várias atividades foram e continuam sendo desenvolvidas com o objetivo maior de tornar as PMEs mais eficientes e competitivas.
Uma das atividades que merece destaque e foi desenvolvida após a conclusão do projeto de pesquisa contribuindo para a consolidação do AmbianCE, é a aplicação da metodologia de Benchmarking. Com a aplicação do Benchmarking criaram-se condições favoráveis para implementar um programa de Gestão do Conhecimento, esforço esse que continua sendo desenvolvido no presente momento. As atividades realizadas para implementar tanto o Benchmarking quanto a Gestão do Conhecimento estão detalhadas na seção 6.5.
Percebe-se que a fase Implementar AmbianCE será consolidada ao longo do tempo e, mais ainda, pode-se afirmar que estará em constante aperfeiçoamento e evolução. Com a experiência do projeto de pesquisa que deu origem ao AmbianCE VIRFEBRAS conseguiu-se criar uma estrutura organizacional reconhecida por todos os integrantes, avaliaram-se as normas e procedimentos para criação, operação e
dissolução de EVs, e estruturou-se o ambiente para formação de EVs contando com duas experiências “piloto” bem sucedidas.
Pode-se afirmar que, com a união das competências essenciais das diferentes empresas, mesmo estas sendo concorrentes, pôde-se oferecer um espectro maior de produtos e foram realizadas ações para atender novos mercados e clientes potenciais. Todas as empresas que participaram do projeto de pesquisa cresceram em faturamento, em infra-estrutura e contrataram mais funcionários.
Em depoimento realizado em entrevista publicada pelo Jornal Pioneiro, em Março de 2002, os membros do AmbianCE VIRFEBRAS afirmaram que o modelo de EVs com empresas concorrentes é válido, principalmente porque mediante a união de forças foi possível ter acesso a novas tecnologias, trocar informação, formar e capacitar pessoal técnico para o setor, desenvolver projetos de pesquisa e trabalhos de consultoria. De forma isolada, as mesmas empresas não teriam condições de realizar, discutir problemas e encontrar soluções referentes a problemas internos, de fornecedores, de recursos, entre outros. Os membros da VIRFEBRAS consideram, ainda, que o AmbianCE VIRFEBRAS é uma forma de cooperação que está em constante evolução, onde o primeiro paradigma a ser quebrado é a cultura da desconfiança, posto que sem confiança não é possível realizar nenhuma ação posterior (JORNAL PIONEIRO, 2002).
6.4 Etapa 3 – Agir (Ciclo de Vida de EVs)
Nesta etapa discute-se o ciclo de vida das EVs, isto é, a criação, a operação e a dissolução de EVs seguindo as normas e procedimentos do AmbianCE VIRFEBRAS.
No AmbianCE VIRFEBRAS a criação de EVs passou a acontecer de uma forma rotineira. Percebe-se que no AmbianCE VIRFEBRAS surgiram sub-grupos de empresas em função ao sucesso de ciclos de vida de EVs anteriores e ao aumento da confiança entre empresários. Algumas EVs são criadas seguindo as normas e procedimentos estabelecidos, outras não, motivo pelo qual as normas e procedimentos continuam sendo discutidos e aperfeiçoados.
Na fase de Operação das EVs constatou-se que um grande volume de informação circula nos diferentes PNs entre as empresas envolvidas na EV. Atualmente, a troca de informação é realizada utilizando o correio eletrônico de
forma intensiva. Em caso de dúvidas são necessárias reuniões presencias. O fato das empresas estarem na mesma região facilita o deslocamento das pessoas para facilitar o bom funcionamento da operacionalização da EV. Constatou-se ainda que ao longo dos PNs, informação e conhecimento são criados, mas que não existem procedimentos para documentar o valioso bem intangível (conhecimento).
Com base nos trabalhos desenvolvidos, tanto os empresários quanto os funcionários, sentiram a necessidade de sistematizar a troca de informação. Os empresários estão convencidos de que a forma mais eficaz de tornar as empresas mais eficientes e mais competitivas é através da troca de informação e da criação do conhecimento de uma forma sistêmica, motivo este que justifica a proposta de aplicação de um programa de Gestão do Conhecimento em um ambiente de EVs.
Na fase de Dissolução das EVs, o AmbianCE VIRFEBRAS ainda não possui questionários para avaliar os resultados obtidos na EV. A EV-C fica com a responsabilidade de atender plenamente o cliente e acompanhar o bom funcionamento do produto (molde ou matriz). Quando liberado o pagamento final desse produto, este é dividido entre os participantes da EV conforme estabelecido na fase de criação da EV. A necessidade de ter um controle maior no desempenho dos PNs, das empresas parceiras e das EVs justifica, também, a proposta de implantação de um programa de Gestão do Conhecimento.