Etapa 11: Plano de ação

Esta etapa tem por objetivo priorizar ações de melhoria que, quando implementadas, melhoram as dimensões do clima organizacional que são críticas à implantação da Gestão do

Conhecimento na organização. Partindo-se das dimensões críticas deficitárias, priorizadas na etapa anterior, a equipe buscará, nos resultados levantados na Etapa 9, quais os indicadores deficitários que representam tais dimensões, utilizando-os para a identificação das possíveis causas que geram um desempenho inferior às metas estabelecidas. Sugere-se a utilização do diagrama de Ishikawa e de diagramas de afinidade para tal levantamento, atribuindo-se como efeito o indicador deficitário em análise e, pela utilização da técnica de brainstorming, identificando as possíveis causas.

Identificadas as causas do desempenho deficitário dos indicadores, é sugerido à equipe que, novamente através de brainstorming proponha ações que orientem a uma melhoria nos indicadores em estudo. Tais ações são listadas e sua implantação decidida, levando-se em conta critérios de seleção a serem definidos, sugerindo-se, contudo, que os seguintes sejam contemplados:

- Dificuldade esperada para a implantação; - Prazo esperado para obtenção de resultados;

- Investimentos necessários à implementação da solução;

- Impacto esperado, em função dos desdobramentos de seus efeitos.

Selecionados os critérios de implantação das soluções propostas, a equipe poderá optar pela adoção da análise multi-critério, apresentada no Capítulo 3 e já utilizada na etapa anterior, estabelecendo ou não pesos a cada critério, para selecionar e priorizar as ações a serem implementadas. A figura 36 apresenta uma sugestão para faixas de pontuação para os critérios sugeridos.

Critérios

Pontos Dificuldade para

implantação

Prazo esperado para obtenção de resultados

Investimentos

necessários Impacto esperado

5 Baixa Imediato Mínimo ou

nenhum

Grande, com desdobramentos 4 Baixa a moderada 3 meses Pequeno Moderado a grande

3 Moderada 6 meses Médio Moderado

2 Moderada a alta 1 ano Grande Pequeno

1 Alta > 1 ano Muito grande Discreto

Figura 36: Faixas de pontuação para critérios de seleção de ações

De acordo com a Figura 36, a pontuação máxima seria atribuída a uma ação cuja implantação não oferecesse maiores dificuldades, apresentasse resultados imediatos com mínimo ou nenhum investimento requerido e cujo impacto se estendesse por vários outros

fatores críticos à implantação da Gestão do Conhecimento. Sugere-se ainda à equipe que, inserindo uma análise do contexto da organização pesquisada, defina mais precisamente os padrões para cada um dos critérios. A equipe deverá decidir pela diferenciação nos pesos dos critérios, repetindo os passos adotados para tarefa similar na Etapa 10.

A seleção das ações poderá ser feita, a critério da equipe, pelo estabelecimento de uma linha de corte a partir da qual serão priorizadas, sendo sugerida pelo autor uma adaptação da regra de Pareto (PMI, 2001, p. 103; BANFORD & GREATBANKS, 2005), adotando-se as ações com maior pontuação, até quando o somatório dos seus pontos atinja 20% do total computado para todas as ações. A figura 37 exemplifica a matriz de decisão de ações a serem implementadas.

Critério (peso do critério) Ações para melhoria da dimensão DCn Dificuldade de implantação (Peso 1) Prazo para rezultados (Peso 2) Necessidade de investimentos (Peso 3) Impacto esperado (Peso 4) Total de pontos Ordem de prioridade A1 = peso 1 x pontos do critério ∑(pesos x pontos) A2 A3 ... An

Figura 37: Matriz para seleção de ações para plano de ação.

Uma vez definidas as ações a serem implementadas como forma de melhorar as dimensões do clima organizacional para a Gestão do Conhecimento, as mesmas deverão ser relacionadas em um formulário que possibilite seu detalhamento, atribuição de responsabilidades, estabelecimento de cronogramas para seu acompanhamento, bem como recomendações necessárias durante sua implantação. Tal formulário é sugerido na Figura 38.

Cronograma

Previsto Realizado

Ação (Dim.

afetadas) Detalhamento Responsável

Início Fim Início Fim

Recomendações A1 (D1, ...) ... An (...)

Data estimada para novo diagnóstico

Figura 38: Planilha de acompanhamento da implantação das ações para melhoria do clima organizacional para a Gestão do Conhecimento. Fonte: adaptado de Bortolanza (2005)

A última linha da figura 38 é destinada ao apontamento da oportunidade de realização de novo diagnóstico, retornando à Etapa 9, até que as metas estabelecidas para as dimensões críticas do ambiente organizacional sejam atingidas

A aplicação do modelo proposto tem duração definida pelo alcance ou superação das metas desejadas para o clima organizacional impactante à implantação da Gestão do Conhecimento na organização, não estabelecendo, contudo, que programas de melhoria contínua continuem a ser executados. Os critérios de prontidão definidos na etapa anterior sugerem, por sua vez, o momento a partir do qual o clima organizacional passa a oferecer condições favoráveis a iniciativas de implantação.

4.3 Considerações sobre o capítulo

Este capítulo apresentou as etapas que compõem o modelo proposto e que levam a identificação das dimensões do clima organizacional influentes, positivamente ou não, na implantação da Gestão do Conhecimento em uma determinada organização. Também, além de sua identificação, o modelo proporciona meios de ação com forma de melhoria de tais dimensões no sentido de favorecer o sucesso de projetos neste sentido. A construção do modelo considera aspectos identificados na literatura com fundamentais para a Gestão do Conhecimento e descritos no Capítulo 2.

O próximo capítulo apresenta a aplicação do modelo proposto em uma das divisões de uma empresa que tem a Gestão do Conhecimento como um de seus objetivos, declarando tal intenção em seus enunciados de Missão e Visão.