Factores influenciadores e de sucesso na integração do EDI

Swatman et al. (1994) apresentam duas formas de analisar a integração do EDI: (a) Integração da informação recebida de um sistema organizacional externo com práticas próprias; (b) Integração dos sistemas organizacionais internos e práticas próprias, que pode mudar a inteiramente a estrutura da organização. Para os autores a primeira das formas pode apresentar-se, simplesmente, como sendo o EDI um pouco mais do que um rápido serviço de correio electrónico. Uma mera substituição da informação em suporte papel. Para uma verdadeira mudança as operações comerciais possam ocorrer é necessário uma integração do EDI com as aplicações internas da empresa, tais como, compras, gestão do inventário, pagamentos e recebimentos, remessas (Boucher, 1989). Para Swatman et. al. (1994) a segunda forma de integração, particularmente quando combinada com a integração de fluxos de informação interna/externa oferece benefícios substanciais.

Outros aspectos de análise do EDI acrescentam dificuldade, é o caso de vários estudos indicarem que o EDI deve ser olhado como um resultado de uma opção estratégia, enquanto outros estudos apontam como devendo ser olhado como um problema técnico Swatman et. al. (1994). Esta dificuldade em perceber separadamente e de forma clara quais os aspectos de ordem técnica do EDI e quais os aspectos a atender de ordem organizacional que contribuem para o sucesso da implementação e integração do EDI têm dificultado estas acções.

Heck e Ribbers (1999) referem o baixo nível de computorização das pequenas empresas torna a integração do EDI difícil, envolvendo custos financeiros elevados para estas, enquanto pequenas empresas com disponibilidade de recursos financeiros estão em melhor situação de efectuar uma mais proveitosa integração do EDI.

As empresas devem perseguir como objectivo a capacidade de obtenção da realização do uso efectivo do EDI, só deste modo, o conjunto dos investimentos, tais como: factor tempo, humano, financeiro, investidos no caminho percorrido desde a emergência ou afirmação de um ou mais motivos que estão na base da necessidade de adoptar o EDI poderá

provavelmente ser amplamente compensado. Ao não se obter um uso efectivo do EDI, ou seja, não retirar desta tecnologia todo o seu potencial as empresas estão a desaproveitar o recurso.

A figura 12 representa a fileira do uso efectivo do EDI, que de modo esquemático apresenta o percurso que tem origem nos motivos que estão na base da necessidade que levam à adopção do EDI até à obtenção dos benefícios desta tecnologia.

Vários podem ser os motivos que estão na origem da adopção do EDI, tais como: parcerias entre empresas, concorrência; imposição e/ou pressão dos parceiros de negócio (clientes ou fornecedores), inovação, reforço do suporte comunicacional da própria empresa, tanto ao nível interno como externo. Todo o processo da fileira do uso efectivo do EDI, que apresenta as seguintes fases: (a) adopção; (b) uso, (c) desenvolvimento de processos de eficácia no uso, e (d) benefícios, está sujeito a influências, nomeadamente do Promotor do EDI (caso exista),

Fonte: Pelo autor

Figura 12 - Fileira do uso efectivo do EDI Adopção Uso _{Eficácia no uso}

do EDI Interno Externo Caracteristicas - Organizacionais - Empresariais - Competências - Financeiras - Tecnológicas Beneficíos Vantagens competitivas Parcerias Concorrência Imposição Pressão Inovação Comunicação ... Promotor Fornecedores Clientes

dos respectivos clientes e fornecedores da empresa. Cada uma destas entidades exerce em graus diferentes a sua influência neste processo, sendo o Promotor, em nossa opinião, o que maior influencia parece ter nestas fases, seguido dos clientes. O grau de empenhamento do Promotor no processo de adopção e uso do EDI, pode mesmo ditar o maior ou menor benefício obtido nesta fase pela empresa parceira que está na fase da adopção do EDI. Mas também as características internas das empresas tendem provavelmente a influenciar de forma positiva ou negativa o desempenho desta em toda a fileira de uso efectivo do EDI. Refira-se as seguintes características:

1)Organizacionais - flexibilidade, capacidade inovadora, processos; 2)Empresariais - liderança; politicas e técnicas de gestão;

3)Competências - educação, competências técnicas dos recursos humanos; 4)Financeiras - capacidade de investimento;

5)Tecnológicas - tecnologias de informação e comunicação, sistemas de informação. também condicionam ou favorecem a capacidade da empresa ter um uso efectivo da tecnologia EDI. É de todo desejável que o alcançar do uso efectivo do EDI transporte a empresa para o campo da obtenção das vantagens competitivas.

Ao longo da presente dissertação procurar-se-á dar resposta no tocante à importância destes factores influenciadores no processo de adopção do EDI.

A aplicação da fileira do uso efectivo do EDI à empresa permite contribuir para o analisar dos pontos fortes e dos pontos fracos da empresa em cada uma das fases, tendo no entanto sempre presente que o resultado final se apresenta resultante do conjunto de actividades discretas que devem ser articuladas. Daqui resulta que a obtenção da vantagem competitiva tem que ser entendida como o resultado das diversas actividades da empresa. A noção da fileira do uso efectivo do EDI pressupõe a ligação a outros sistemas de criação de valor, tais como a cadeia de valor que percorre as diversas actividades da empresa.

A identificação dos benefícios resultantes pode ser feito de modo horizontal, por processo em cada uma das fases, uma vez que a fileira do uso efectivo do EDI apresenta uma organização processual.

O conjunto de benefícios que se devem traduzir em vantagens competitivas pode ser entendida como uma forma de medição, mas não corresponde a um dos objectivos centrais da empresa, que deve residir na satisfação do cliente (Homburg e Rudolph, 2001). Na indústria automóvel vários são os exemplos de empresas que são forçadas a seguir os objectivos e programas dos seus clientes, tendo algumas destas empresas considerável experiência na área das telecomunicações e sofisticadas tecnologias (Webster, 1995). Muitas das PME’s são incapazes de tirar benefícios estratégicos do EDI, porque apenas atenderam à primeira fase do ciclo de aprendizagem das telecomunicações, ou seja à automatização dos processos existentes, mas deixaram por realizar a parte da substância desses mesmos processos (Bar, Borrus e Coriat., 1989).

Um projecto de implementação do EDI não termina com o arranque do sistema, bem pelo contrário, se no caminho para a obtenção de melhorias de eficácia apenas mudaram do suporte papel para a estrutura real da empresa. Após a entrada em funcionamento, que se identifica como Fase I, ver figura 13, onde provavelmente pode ocorrer um decréscimo de desempenho, face ao ponto de partida (ponto em que a empresa não utilizava a tecnologia EDI), entra-se de seguida numa fase de estabilização, que começa a reflectir as vantagens de utilização desta tecnologia, e passa-se para a Fase II onde as melhorias de eficiência dos novos processos internos da empresa tornam-se mais visíveis.

Na fase final, Fase III, alcança-se os benefícios da implementação do EDI onde a maximização destes reflecte-se pela interiorização e adopção como prática comum dos novos processos da empresa. Nesta fase a empresa já é uma empresa transformada, capacitada para provavelmente melhor contribuir para as duas mais críticas e soberanas dimensões exigíveis pelo cliente, eficiência e eficácia, assim como contribuir para melhorar o desempenho da cadeia ou cadeias de valor onde se insere.