Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (DGCON) 1. Escopo ou finalidade do projeto
O presente projeto procura alinhar conceitos e práticas de Gestão do Conhecimento, com a finalidade de comunicar melhor (com mais celeridade, eficácia, eficiência, efetividade) a todas as categorias de usuários (internos e externos) o conhecimento produzido no âmbito do PJERJ.
O escopo está circunscrito ao estudo dos elementos necessários à definição da taxonomia (vocabulário controlado) do Poder Judiciário, cuja finalidade é agregar maior valor aos resultados das pesquisas/buscas; à definição das políticas e diretrizes para gestão do conteúdo do novo portal corporativo, de modo a favorecer a reutilização de informações e conhecimentos; e a criação de ambientes colaborativos que facilitem a troca e a produção de informações e conhecimentos, beneficiando o processo de inovação institucional.
O projeto está subdividido em três subprojetos – “Pesquisa nas Bases de Dados do PJERJ”, “Ambiente Virtual de Trabalho Colaborativo” e “Gestão do Conteúdo do Portal Corporativo”. A primeira fase do projeto é comum aos subprojetos e contempla o levantamento preliminar de informações e a verificação da necessidade de eventual contratação de consultoria técnica. O primeiro subprojeto está voltado ao desenvolvimento da taxonomia do Poder Judiciário, que é um dos pilares da gestão da informação do conhecimento, possibilitando aos usuários encontrar informação relevante e significativa de maneira eficiente e em tempo hábil (aperfeiçoamento da pesquisa).
No ambiente web, em particular, as taxonomias servem para simplificar as buscas e a navegação e designar responsabilidades em termos de avaliação, organização, eliminação e arquivamento de informações.
O desenvolvimento da taxonomia está ligado à implementação de nova forma de consulta no portal corporativo similar ao padrão Google, potencializada por parâmetros ou critérios de busca que possam oferecer resultados mais precisos às pesquisas realizadas.
O segundo subprojeto trata da criação de ambientes colaborativos, que têm por finalidade produzir o compartilhamento de conhecimento e a troca de informações, elementos essenciais ao processo de inovação. Ao subprojeto também estão alinhados os conceitos de comunidades de práticas e de propósitos.
O desenvolvimento deste subprojeto está alinhado à disponibilização de ferramenta de colaboração virtual (recurso tecnológico baseado na metodologia de rede) no novo portal corporativo e tem por finalidade estabelecer políticas, diretrizes e responsabilidades para utilização do ambiente virtual de trabalho colaborativo. Além disso, o subprojeto prevê que sejam estabelecidas iniciativas piloto, com o objetivo de testar a aplicação do conceito e a receptividade dos colaboradores.
Na definição do Comitê Técnico de Gestão do Conhecimento e da Informação Estratégica (CT-GCIE) do Comitê Executivo do Governo Eletrônico (CEGE), vinculado ao Governo Federal, o conceito de grupos de colaboração virtual (ou como definem: “Comunidades de Aprendizagem, Trabalho e Inovação em Rede”) está relacionado a “grupos de indivíduos motivados por algum interesse ou propósito comum que se relacionam de forma colaborativa, continuada e em rede, presencialmente e/ou virtualmente, independentemente da localização física, visando compartilhar conhecimentos, aprender e gerar inovações no trabalho.”
O terceiro e último subprojeto visa estabelecer regras para gerenciar o processo de publicação de conteúdos no novo portal corporativo, permitindo-se a descentralização do lançamento de informações pelas diversas unidades organizacionais do PJERJ. O subprojeto deverá propor, então, que sejam estabelecidas políticas, diretrizes e responsabilidades para gestão do conteúdo do portal, objetivando facilitar a navegabilidade (acesso), mantendo-o permanentemente atualizado. Além disso, o subprojeto deverá submeter a exame a criação de um comitê gestor do portal corporativo, que ficará responsável pela elaboração e gerenciamento das regras estabelecidas.
A propósito, portal corporativo é o meio tecnológico, baseado na WEB, por meio do qual o PJERJ disponibiliza conteúdos e se relaciona com seus usuários internos (portal interno ou intranet) e externos (portal externo ou internet).
Não faz parte do escopo deste projeto o desenvolvimento das ferramentas tecnológicas, que serão produtos de projetos específicos da Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC), cujo orçamento já foi aprovado pela Administração Superior
2. Alinhamento estratégico
CONTRIBUIÇÃO DIRETA • TEMA: Alinhamento e Integração
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Fomentar a interação e a troca de experiências entre Tribunais (nacionais e internacionais)
CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Alinhamento e Integração
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades do PJERJ
CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Eficiência Operacional
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos Clientes do projeto
As unidades impactadas diretamente por este projeto são: usuários (internos e externos) que realizam pesquisas no portal corporativo e as unidades participantes do ambiente de trabalho colaborativo.
Unidades Intervenientes UNIDADE
INTERVENIENTE APOIO NECESSÁRIO
DGTEC • Disponibilização, customização e manutenção de ferramenta tecnológica no portal corporativo
DGLOG • Contratação de serviços
Justificativa
O desafio da Gestão do Conhecimento é desenvolver condições para fazer surgir um
ambiente propício à captação, documentação, preservação, disseminação e
compartilhamento do conhecimento relevante para o cumprimento da missão institucional, contribuindo para a celeridade e efetividade na entrega da prestação jurisdicional e para a eficiência e eficácia das atividades administrativas.
Tal desafio encontra eco na Política da Qualidade estabelecida para o Poder Judiciário, bem como nos principais valores definidos para a Instituição: "Desenvolver continuamente as melhores práticas de gestão para que as unidades organizacionais do PJERJ e seus respectivos Magistrados e Servidores cumpram a missão, a fim de alcançar a visão estabelecida."
Assim, o compartilhamento do conhecimento organizacional deve fazer parte dos planos estratégicos do PJERJ, uma vez que, quando informações e conhecimentos são compartilhados, temos um ambiente de cooperação, que favorece a produção de idéias, soluções e novos conhecimentos, estabelecendo-se um ambiente propício à inovação.
Por outro lado, a quantidade de informações e conhecimentos produzidos cotidianamente no exercício da função jurisdicional e das atividades administrativas é enorme, sendo imprescindível o advento de estruturas e sistemas que auxiliem na sua organização e depuração (Ferramentas de pesquisa, de publicação e de colaboração no Portal Corporativo).
Como adiante iremos verificar, informações colhidas institucionalmente indicam a necessidade do aperfeiçoamento e desenvolvimento dos mecanismos de pesquisa e de gestão do conteúdo disponibilizado na página do Tribunal, além do aprimoramento dos canais internos de troca de informações, que permita estabelecer-se um modelo eficaz de ambiente de trabalho colaborativo, que favoreça o processo de inovação.
Com efeito, há algum tempo reclama-se do sistema de pesquisa disponibilizado pelo Tribunal, o qual não apresenta resultados satisfatórios quanto ao conteúdo pretendido. Há registro de críticas ao referido sistema, sendo certo que alguns usuários afirmam que obtêm melhores resultados por meio da consulta a sites externos de busca (exemplo: Google), quando comparados ao do sistema do Tribunal.
Pesquisas realizadas pela DGCON revelam a necessidade de se desenvolver um formato mais eficiente de pesquisa de informações no site. Atualmente, as bases de informação são gerenciadas por unidades organizacionais diversas, em sistemas corporativos diferentes e que estão desarticulados. A falta de interoperabilidade desses sistemas afeta diretamente o resultado das pesquisas realizadas. Imagina-se, portanto, que a unificação na forma de acesso às bases de dados, utilizando o portal corporativo como interface amigável, possa facilitar a realização de pesquisas necessárias à fundamentação de decisões.
Não basta, entretanto, que se modifiquem sistemas (softwares), mas, aliando-se a isso, é essencial que se aprimore o modelo de representação do conhecimento com o desenvolvimento da taxonomia (vocabulário controlado – ontologia), pois possibilitará aos usuários encontrarem informação relevante e significativa de maneira eficiente e em tempo hábil.
No dizer de José Claudio C. Terra, “a taxonomia é um sistema para classificar e facilitar o acesso à informação, e que tem como objetivos: representar conceitos através de termos; agilizar a comunicação entre especialistas e entre especialistas e outros públicos; encontrar o consenso; propor formas de controle da diversidade de significação; e oferecer um mapa de área que servirá como guia em processos de conhecimento. É, portanto, um vocabulário controlado de uma determinada área do conhecimento, e acima de tudo um instrumento ou elemento de estrutura que permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema, de maneira lógica”.
Com relação ao ambiente de trabalho colaborativo, o consideramos mecanismo essencial ao compartilhamento de ideias, experiências e conhecimentos relativos ao universo do Poder Judiciário e da Administração Pública, que poderá contribuir para o fortalecimento do processo de criação e de inovação necessários ao aprimoramento contínuo dos serviços prestados ao cidadão-jurisdicionado.
Segundo Terra e Gordon (2002), as pessoas obtêm conhecimento daqueles que já o têm, pelo aprendizado interpessoal e o compartilhamento de experiências e idéias. Nesse contexto, surge a preocupação em gerenciar todo o conhecimento que circula no ambiente organizacional.
Pesquisa realizada nos idos de 2008 (pelo Instituto Nacional de Empreendedorismo e Inovação - INEI) reafirma a necessidade de se fomentar o trabalho colaborativo no âmbito interno. A pesquisa, intitulada “Modelo de Avaliação do Grau de Inovação Organizacional”, apresentou item específico sobre o desenvolvimento de trabalho colaborativo, concluindo que a baixa avaliação apurada nesse quesito se constitui em fator restritivo à inovação organizacional.
Por outro lado, a experiência adquirida com o projeto “Enunciados Administrativos” (autêntica comunidade de propósito, cujas atividades foram desenvolvidas presencialmente, e que teve a primeira etapa concluída em 2004, quando a DGCON ainda se encontrava em fase embrionária) nos permite afirmar que o desenvolvimento de trabalho colaborativo apresentaria melhores resultados com a adoção de ferramenta tecnológica (ambiente virtual) desenvolvida para tal finalidade.
Apesar de já existirem alguns canais que auxiliem na disponibilização de informação, tais como banco do conhecimento, revistas (eletrônicas e impressas), informativos, email e intranet. Essas iniciativas não são suficientes, uma que vez que todos esses canais são utilizados, em regra, apenas para divulgar informações, não havendo nenhuma espécie de troca ou retroalimentação, sendo assim, não se caracterizam como mecanismos que efetivamente se destinem à integração de ações e construção coletiva do conhecimento
A novidade é que o novo Portal Corporativo do PJERJ, a ser lançado em breve, deverá disponibilizar ferramenta tecnológica destinada à criação de ambiente virtual de trabalho colaborativo. Assim, após a etapa de avaliação, deverão ser estabelecidas políticas, diretrizes e responsabilidades para sua utilização. Além disso, deverão ser constituídas iniciativas piloto, com o objetivo de testar a aplicação do conceito e a receptividade dos colaboradores. No mesmo diapasão, também surgem críticas aos conteúdos disponibilizados no Portal Corporativo, no que concerne a três aspectos: navegabilidade, atualização das informações publicadas e, mesmo, dificuldades das unidades organizacionais em publicar conteúdos de seus interesses.
O Portal Corporativo constitui importante ferramenta de comunicação com os públicos interno e externo, devendo, por isso, apresentar fácil e rápido acesso aos conteúdos de interesse de cada usuário.
Assim, considera-se a necessidade de serem estabelecidas regras claras e objetivas acerca da divulgação de informações e serviços, as quais assegurem a autoria, a confiabilidade, a qualidade, a atualidade e a relevância dos conteúdos disponíveis no sítio institucional.
Entendemos que seja imprescindível a criação de um Comitê Gestor, a quem competiria estabelecer políticas e diretrizes gerais acerca da divulgação de informações e serviços no sítio institucional, assim como, avaliação periódica e sistemática da percepção dos usuários quanto aos conteúdos disponibilizados.
Como antes assinalamos, o desafio da Gestão do Conhecimento no PJERJ é criar condições para fazer surgir um ambiente propício à captação, documentação, preservação, disseminação e compartilhamento do conhecimento relevante para o cumprimento de sua missão institucional.
Assim, em linhas gerais, espera-se que a conclusão do projeto possa trazer muitos benefícios, dos quais destacamos: organização, reutilização e transferência (compartilhamento) do conhecimento cotidianamente gerado no PJERJ (ganho de qualidade);
redução/eliminação do retrabalho na realização de pesquisas jurídicas (ganho de eficiência e de eficácia); suporte ao processo de realização das pesquisas jurídicas para a elaboração de sentenças e acórdãos (ganho de eficiência); disponibilidade das informações no site do PJERJ (democratização do acesso à informação); obtenção de resultados de pesquisas mais precisos, com eliminação de ocorrências não desejadas; além da criação de ambiente propício à inovação.
Além disso, a implementação deste projeto contribuirá favoravelmente para o alcance do tema “Alinhamento e Integração” apontado no item 2, com reflexo na melhoria da eficiência operacional, uma vez que se pretende, em síntese, maior rapidez e qualidade na realização da pesquisa, facilidade na localização e na publicação de informações no portal corporativo e a dinamização dos processos internos de trabalho, criando ambiente propício à troca de informações e geração de soluções inovadoras para responder aos desafios apresentados ao Judiciário fluminense.
É necessário, por fim, ressaltar que um modelo de Gestão do Conhecimento, utilizando as ferramentas adequadas, poderá possibilitar um retorno expressivo para o PJERJ e, especialmente, para a sociedade em termos de ganho de produtividade, contribuindo para uma justiça mais ágil e, por conseguinte, mais efetiva. A não implementação do projeto poderá determinar significativo atraso na utilização de conceitos hoje já adotados por outras organizações e tribunais do país, inclusive pelo Conselho Nacional de Justiça.