Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN) 1. Escopo ou finalidade do projeto
O objetivo do projeto é criar um processo simplificado de implementação gradual dos elementos de gestão do SIGA nas unidades envolvidas, capacitando gestores e servidores e engajando a Administração Superior (juízes e magistrados) de forma a integrar/unificar as equipes e alcançar o maior número de serventias inseridas no Modelo em menor tempo e com menor custo.
Para a viabilização do projeto cria-se a figura dos Facilitadores do SIGA, servidores dos Núcleos Regionais que atuam como multiplicadores dos conhecimentos disseminados pela DGDIN e interagem diretamente com as unidades durante a implementação do SIGA, ampliando a capacidade operacional da Diretoria que, dessa forma, agiliza o processo de implementação e aumenta o número de unidades atendidas em menor período de tempo. Os Facilitadores do SIGA acompanham e apóiam o desempenho das unidades durante a implementação do projeto e, após sua conclusão, auxiliam as unidades na manutenção do sistema de gestão, prestando orientação sempre que necessário.
Delimita-se a implementação do projeto em três Níveis de gestão, denominados: Básico, Planejado e Gerenciado, os quais se subdividem em elementos cujas finalidades específicas são listadas na tabela abaixo:
NÍVEL ELEMENTOS FINALIDADE
1º - Sistema Integrado de Gestão
Orientar quanto aos princípios do Sistema de Gestão da Qualidade e apresentar o projeto.
2º - Direcionadores Estratégicos
Sensibilizar as equipes quanto aos direcionadores estratégicos do PJERJ alinhando-as aos objetivos traçados pela administração.
3º - Processos de Trabalho Iniciar a implementação da metodologia de gestão por processos de trabalho 4º - Equipes Aprimorar o bom relacionamento interpessoal e a interação das equipes. 5º - Textos Normativos
Apresentar os textos normativos de referência das RAD e o acesso na intranet ao Banco do Conhecimento. 6º - Ambiente de Trabalho Reorganizar e melhorar o ambiente de
trabalho. B Á S I C O 7º - Gerenciamento de Recursos
Desenvolver visão sistêmica e intensificar a interface com as áreas de apoio do PJERJ.
1º - Comunicação Interna
Aprimorar as habilidades na área de gerência de relacionamentos interpessoais e promover o intercâmbio de informações na equipe.
2º - Pesquisa de Satisfação e de Opinião
Estabelecer canal de comunicação direto com o usuário e medir o grau de satisfação com os serviços prestados pela unidade de forma a estabelecer as ações gerenciais pertinentes á melhoria do sistema. P L A N E J A D O 3º - Controle de Documentos e de Registros
Orientar quanto à rotina básica de arquivamento e desarquivamento de documentos judiciais e administrativos e aplicação das técnicas de gestão de documentos.
4º - Acompanhamento de Indicadores
Ampliar o conhecimento das ferramentas que auxiliam a gestão da qualidade e promover o acompanhamento do desempenho da unidade.
5º - Gestão de Competências
Mapear as habilidades das equipes e direcionar os treinamentos de forma ordenada e objetivada para sua capacitação.
1º - Análise de Indicadores
Capacitar quanto à sistemática de medição de indicadores de desempenho a partir das estratégias do SIGA do PJERJ.
2º - Tratamento de Produtos Não Conformes
3º - Inspeção Cartorária
Mapear o nível de incidência de “erros” nos processos de trabalho e garantir a qualidade do produto final entregue aos usuários. G E R E N C I A D O 4º - Análise Crítica
Promover a revisão dos princípios do SIGA correlacionando-os NBR ISO 9001:2000.
Para a implementação de cada um dos três níveis, são utilizados manuais ilustrados dirigidos aos gestores das unidades (escrivães e responsáveis pelo expediente) e ainda um procedimento documentado para os que atuarão como Facilitadores do SIGA.
À medida que cada nível de gestão é implementado amplia-se a participação e o engajamento de servidores e Magistrados no desenvolvimento das atividades, o que promove melhorias na integração das equipes.
Juízes e Escrivães adquirem, de forma gradativa, os conhecimentos necessários para tornarem-se gestores capacitados a resolver, de forma descentralizada, os problemas administrativos da unidade, o que facilita o trâmite processual e imprime maior celeridade à Justiça.
Com a conclusão do nível gerenciado a unidade prestadora de jurisdição trabalha dentro de todos os critérios do SIGA/PJERJ e recebe um certificado, estando apta a melhor contribuir par a celeridade e eficiência da prestação jurisdicional.
O projeto prevê o acompanhamento posterior do sistema de gestão implementado pelo monitoramento de avaliações periódicas que serão realizadas pelos Facilitadores do SIGA em parceria com os gestores e magistrados (administração superior) das unidades, os quais têm a responsabilidade de zelar pela manutenção da gestão implementada.
2. Alinhamento estratégico
CONTRIBUIÇÃO DIRETA • TEMA: Alinhamento e Integração
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades do PJERJ
CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Eficiência Operacional
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA
• TEMA: Atuação Institucional
CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Gestão de Pessoas
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes nos Magistrados e servidores
CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Gestão de Pessoas
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Motivar e comprometer Magistrados e servidores com a execução da estratégia
3. Clientes do projeto
136 unidades judiciárias do PJERJ, até 2014. 3.1. Unidades Intervenientes
UNIDADE INTERVENIENTE APOIO NECESSÁRIO DGPES/ESAJ
• Prover a capacitação formal necessária à implementação do Modelo, por solicitação dos Facilitadores do SIGA nos NUR (em especial o agente de capacitação).
DGLOG • Aquisição de urnas de acrílico para apoiar a PSU.
GABPRES/ASCER • Realização de solenidades para entrega dos certificados dos 3 níveis do Modelo de Gestão Simplificado.
DGCON/DEGEA
• Prestar o assessoramento técnico arquivístico necessário; • Implementar as Rotinas Administrativas – RAD pertinentes ao processo de trabalho, com verificação da eficácia da implementação.
DGPES/DEDEP
• Capacitar os Facilitadores nos procedimentos de elaboração das matrizes de competência profissionais das equipes integrantes do projeto;
• Prestar assessoria e orientar sobre o preenchimento da identificação de competências e consolidação das necessidades das unidades, com implementação das Rotinas Administrativas – RAD, pertinentes ao processo
de trabalho, com verificação da eficácia da
implementação
DGTEC – DGLOG – DGSEI DGJUR
• Apresentar estrutura organizacional, serviços e produtos aos gestores integrantes do projeto e dar feedback à pesquisa de levantamento das demandas (promovida pela DGDIN e realizada com as unidades), aprimorando o processo de comunicação que se inicia com a implementação do 7º elemento do Nível Básico.
• Destaca-se a interface da DGTEC com os Núcleos, em especial no tocante ao treinamento no SIPDIN (sistema que permite a leitura ótica dos formulários de pesquisa aplicados pelas unidades dos NUR integrantes do projeto).
4. Justificativa
O projeto contribui para a multiplicação rápida e eficiente do modelo de gestão adotado pelo PJERJ e facilita o alinhamento estratégico. Ele reduz o custo com a contratação de consultoria externa e a terceirização de serviços, amplia a capacidade operacional da DGDIN para o desenvolvimento das atividades e agiliza o processo na medida em que aumenta o número de unidades atendidas (implementadas nos elementos da gestão) com utilização de menor período de tempo.
A estratégia adotada na multiplicação do modelo de certificação individualizada de unidades por organismo certificador credenciado pelo INMETRO – ocorre de forma mais lenta e dispendiosa. Exemplifica-se:
►De 2004 até 2010, 10 (dez) varas cíveis foram certificadas, com, aproximadamente, 160 (cento e sessenta) servidores envolvidos, utilizando-se os recursos da própria DGDIN.
►Em 2008, 34 (trinta e quatro) varas cíveis dos 05 e 12 NUR, pioneiros na implementação do Modelo de Gestão Simplificado, alcançaram o nível básico de gestão de forma gradativa, com internalização dos conceitos e envolvimento de, aproximadamente, 408 (quatrocentos e oitos) servidores, 34 (trinta e quatro) Magistrados e 8 (oito) Facilitadores do SIGA, perfazendo um total de cerca de 450 (quatrocentos e cinquenta) envolvidos.
► Em 2009, 51 (cinqüenta e uma) varas cíveis alcançaram o nível básico nos 02 e 04 NUR com, aproximadamente, 712 (setecentos e doze) envolvidos. Ainda neste ano, as varas cíveis dos 05 e 12 NUR passaram por mais uma etapa do processo ao alcançarem o nível planejado do Modelo de Gestão Simplificado.
Durante o processo os Facilitadores se tornam capacitados a disseminar as práticas de gestão e implementar o SIGA em quaisquer outras unidades. Dessa forma, com menos recursos, se transmitem conceitos de gestão, verifica-se a aplicação do conhecimento, ao mesmo tempo em que se aprimora, de forma prática e rápida, a formação dos gestores nas unidades prestadoras de jurisdição do PJERJ, o que contribui para uma justiça célere e eficiente.
Benefícios objetivados:
1- Estímulo à liderança, iniciativa e comprometimento de servidores e magistrados; 2- Aumento da produtividade nas unidades;
3- Organização do ambiente de trabalho e gerenciamento adequado dos recursos materiais; 4- Integração entre as áreas de apoio e as unidades judiciárias;
5- Redução de custos para o PJERJ.
Considera-se que a eventual não implementação do projeto acarreta o distanciamento das unidades prestadoras de jurisdição das deliberações adotadas pela Administração Superior e acarreta desalinhamento com as modernas práticas de gestão determinadas pelo Conselho Nacional de Justiça – CNJ e o descompasso deste tribunal em face das demais cortes nacionais.