Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN) 1. Escopo ou finalidade do projeto
O projeto visa implantar método de gestão de processos de trabalho em 100% das prestadoras de jurisdição de 1º grau, tendo como base o Sistema Normativo do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (SIGA/PJERJ).
O produto final deste projeto será a implementação Rotinas Administrativas (RAD) Operacionais, que estabelecem os critérios e procedimentos de execução necessários e suficientes à realização dos processos de trabalho do PJERJ de forma controlada em todas as prestadoras de jurisdição de 1º grau, alinhando assim o projeto à Meta Prioritária 5 do CNJ, estabelecida pelos Presidentes dos Tribunais brasileiros no 3º Encontro Nacional do Judiciário em 26 de fevereiro de 2010. Entendendo-se por implementar a ação Ação de treinar os envolvidos em um processo de trabalho, com o fim de habilitá-los à execução de atividades em conformidade com os requisitos relacionados na respectiva RAD.
O Business Process Management Notation (BPMN) une gestão de processos de trabalho e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de trabalho. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos de trabalho envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação. O BPM tem como objetivo prover o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia, os objetivos e a cadeia de valor das organizações.
O BizAgi é um software BPMN, indicado pelo CNJ para modelagem dos processos de trabalho que permite desenhar os processos de trabalho de forma ágil e simples em um ambiente gráfico intuitivo.
Para o atingimento dessa meta é indispensável a capacitação de servidores dos Núcleos Regionais (NUR), que atuarão como Multiplicadores, para que possam apoiar na disseminação da metodologia. Estes servidores, designados “Facilitadores do SIGA”, serão capacitados pela DGDIN para o repasse dos conhecimentos / procedimentos / atividades de
implementação junto às unidades, apoiando e orientando os gestores
(Escrivães/RE/Secretários) durante todo o processo, tudo sob a orientação da DGDIN que já iniciou trabalho semelhante no 02, 04, 05 e 12 NUR. No 01 NUR os Facilitadores serão servidores indicados pela Corregedoria Geral de Justiça; nos demais NUR, a indicação será dos respectivos Juízes Dirigentes.
Preferencialmente, a função de Facilitador do SIGA deve recair no Assistente do NUR que coordena a equipe; por pelo menos dois servidores do Setor de Fiscalização; pelo Agente de Capacitação e pelo Síndico Regional. Há núcleos que também incluem servidores do setor de pessoal. Além disso, o ideal é que tenham tido experiência na atividade fim.
Para auxiliar na implementação do modelo e na atualização e adequação do conteúdo das RAD, será utilizado o mesmo procedimento adotado pela certificação, tendo um Juiz Coordenador por competência (recaindo em Magistrados de unidades certificadas para as competências em que haja unidades certificadas).
2. Alinhamento estratégico
CONTRIBUIÇÃO DIRETA • TEMA: Alinhamento e Integração
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades do PJERJ
CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Gestão de Pessoas
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes nos Magistrados e servidores
CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Eficiência Operacional
• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos 3. Clientes do projeto
Unidades organizacionais que utilizam RAD. 3.1. Unidades Intervenientes
UNIDADE INTERVENIENTE APOIO NECESSÁRIO
GABPRES/ASCER • Prover diárias para apoio à realização de visitas aos Núcleos Regionais.
4. Justificativa
Desde o ano de 2004 o PJERJ vem realizando trabalho junto a diversas unidades executoras e judiciais, como varas cíveis, de família, de Órfãos e Sucessões e Juizados Especiais para que possam ser certificadas pela Norma ISO. Dentre tais trabalhos, são mapeados os processos de trabalho e documentados com definição de indicadores de desempenho e definição das responsabilidades. A referida documentação, no PJERJ é conceituada como Rotinas Administrativas (RAD) e são comumente divididas pelos seguintes assuntos: Objetivo, Campo de Aplicação e Vigência, Definições, Responsabilidade Gerais, condições gerais e os capítulos que descrevem as atividades, Indicadores e Gestão de Registros. Atualmente (março/2011), há, aproximadamente 567 RAD no PJERJ. Essas rotinas administrativas operacionais são identificadas por competência (Ex.: Cível, Criminal, Órfãos e Sucessões, Etc.) ou pela Unidade Executora (Ex.: DGDIN, DGCON, DGPES, Etc.) e todo o trabalho foi iniciado com as unidades que participam do processo de certificação. Atualmente, nas unidades judiciais de 1º grau, esse trabalho vem sendo multiplicado por facilitadores do Sistema Integrado de Gestão dos Núcleos regionais. Mas até o início de 2010, somente foram trabalhadas 107 unidades das 653.
Para que as organizações funcionem de forma eficaz, elas têm que identificar e gerenciar processos inter-relacionados e interativos. A implementação sistemática da metodologia de gestão dos processos de trabalhos são fundamentais para o funcionamento eficiente e eficaz da prestação jurisdicional.
O PJERJ, ao ampliar a implementação do método de gestão de processos de trabalho, gera benefícios como:
• Identificação de problemas (gargalos) de atividades; • Minimização do retrabalho;
• Identificação de possibilidades de delegações; • Definição de procedimentos mais ágeis;
• Acompanhamento do desempenho da execução dos processos de trabalho.
Assim, há mais aprimoramento dos serviços prestados, com base na melhoria contínua. É necessário destacar que, caso a implementação da metodologia não seja realizada, as unidades judiciais do PJERJ que não estão incluídas na implementação do SIGA continuarão trabalhando de forma empírica, sem a garantia dos resultados pretendidos, sem adequado monitoramento dos indicadores de desempenho, o que, entre outros pontos, registra, a eficiência do trabalho realizado.
O novo modelo proposto para as RAD, justifica-se pela maturidade do Sistema de Gestão Integrada do PJERJ, que já permite Rotinas Administrativas mais objetivas, baseadas em fluxo de dados.
Além disso, o PJERJ evidenciará atraso na implementação de uma moderna ferramenta de gestão, que, inclusive, já está em fase de implementação por outros Tribunais do país, ficando à margem da estratégia definida para o Judiciário Nacional, pelo Conselho Nacional de Justiça..