ANEXO FICHA DE PROJETOS

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ANEXO

FICHA DE

PROJETOS

(2)

PROCESSOS INTERNOS

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• AUMENTAR A AGILIDADE NO TRÂMITE JUDICIAL DE 2º GRAU

Unidade Coordenadora: DGJUR

• SISTEMA VIRTUAL DE FEITOS JUDICIAIS (PROCESSO ELETRÔNICO)

Unidade Coordenadora: DGTEC

• IDENTIFICAR A LOTAÇÃO IDEAL NAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS DO PJERJ

Unidade Coordenadora: DGPES

• PROGRAMA REDUÇÃO DO CICLO DE CONTRATAÇÃO

Unidade Coordenadora: DGLOG

• REESTRUTURAÇÃO DOS SERVIÇOS AUXILIARES I (COMARCA DA CAPITAL)

Unidade Coordenadora: CGJ/DGFAJ

Encerrado com sucesso em 2010

• MALOTE DIGITAL

Unidade Coordenadora: CGJ/DGFAJ

Encerrado com sucesso em 2011, tendo em vista a implementação do sistema de

Mandados Judiciais Eletrônico, pela DGTEC

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AUMENTAR A AGILIDADE NO TRÂMITE JUDICIAL DE 2º GRAU

Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR) 1. Escopo ou finalidade do projeto

Este projeto tem como escopo a redução do tempo entre a sessão de julgamento e a publicação do acórdão no 2º grau de jurisdição e a indexação das peças principais dos recursos e processos originários encaminhados para o segundo grau de jurisdição, com a conseqüente conferência da digitalização e validação das referidas peças.

Abrangerá os órgãos julgadores do 2º grau de jurisdição.

Pretende-se a revisão dos artigos 90 e 95, do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro – RITJERJ visando o alinhamento às exigências do CNJ onde os acórdãos deverão ser publicados num prazo de 10 dias a contar da sessão de julgamento, bem como a sensibilização dos Desembargadores, Assessores e secretários de órgãos julgadores no sentido de agilizar a lavratura e publicação dos acórdãos de forma a cumprir a meta 4/2010.

A Central de Indexação visa supervisionar o trabalho terceirizado de digitalização e validação por servidores deste Tribunal, tornando confiável para os magistrados o manuseio do processo eletrônico

A Central de Indexação será instalada na sala 209, corredor b, lamina I, com as necessárias alterações no layout, sendo esta equipada com 18 computadores e composta por 12 estagiários de direito e 04 servidores.

Os sistemas utilizados serão o SACDIG (sistema de apoio a central de digitalização) e o E-JUD.

A validação, ressalvados os processos que já estão na segunda vice, será feita com a conferência do processo físico com o eletrônico e para a indexação será elaborado um índice das peças principais dos recursos criminais e processos originários. Esta central contará com o apoio técnico e operacional da DGTEC tanto para melhorar a qualidade do sistema como para tirar dúvidas dos servidores e estagiários.

O processo será indexado pelo número do protocolo e encaminhado para as vices-presidências, para autuação e distribuição.

Serão alocados na Central, estagiários de Direito e servidores do quadro do Tribunal de Justiça para o desempenho das tarefas acima mencionadas, coordenados pela Assessoria do Gabinete da Diretoria-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

2. Alinhamento estratégico

CONTRIBUIÇÃO DIRETA • TEMA: Eficiência Operacional

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos 3. Clientes do projeto

Secretaria do Órgão Especial

Secretarias das câmaras cíveis, criminais e da Seção Criminal. Gabinetes de todos os Desembargadores

2ª Vice-Presidência.

3.1. Unidades Intervenientes UNIDADE

INTERVENIENTE APOIO NECESSÁRIO

DGTEC

• Criação e manutenção de rotinas que permitam a coleta de dados referentes à publicação dos acórdãos;

• Fornecer o equipamento necessário para a indexação;

• Criação e manutenção de programas que permitam a conferência e certificação da indexação;

• Dar Apoio Técnico na capacitação da equipe responsável pelo processo de trabalho de Indexação.

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DGENG

• Disponibilizar o espaço necessário para a Central de Indexação; • Executar o layout necessário para a instalação da unidade; • Instalar pontos de rede para viabilizar a ligação do equipamento

de informática. DGPES

• Fornecer estagiários de Direito para formação da equipe; • Lotar servidores com formação em Direito para coordenar a

equipe e certificar no processo eletrônico. Comissão de

Regimento Interno

• Elaborar e enviar ao Órgão Especial proposta de revisão do RITJERJ.

4. Justificativa

Em 2009 a situação no segundo grau era de taxa de congestionamento de 56,5% e apenas 34% dos acórdãos são publicados no prazo de 10 (dez) dias, a contar da sessão de julgamento.

Em 2010 em virtude das ações para cumprimento da meta 2 de 2009 e 2010 a taxa de congestionamento foi reduzida para 35,1% e o percentual de acórdãos publicados no prazo de 10 dias a contar da sessão de julgamento, evoluiu para 42,3%.Este projeto pretende melhorar significativamente esses índices.

Esses dados foram extraídos do sistema JUD para acompanhamento da justiça em números que é acompanhado semestralmente pelo CNJ.

Os senhores Desembargadores e Assessores têm identificado falhas na digitalização e deficiências na indexação, tais como falta de indexação de peças essenciais ao trabalho do gabinete, o que tem gerado desconfiança e incerteza com relação à implantação do processo eletrônico.

A criação da Central de Indexação visa corrigir estas deficiências antes da distribuição com a utilização de uma equipe de estagiários de Direito e servidores qualificados e treinados para esse fim, evitando o retrabalho e o retardo na prestação jurisdicional.

Acreditamos que caso a Central de Indexação não entre em funcionamento o mais rapidamente possível o descrédito acima indicado alcançará níveis que por certo comprometerão a implantação do Processo Eletrônico no 2º grau.

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SISTEMA VIRTUAL DE FEITOS JUDICIAIS (PROCESSO ELETRÔNICO)

Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) 1. Escopo ou finalidade do projeto

O projeto visa:

Criar uma estrutura apta de modo a propiciar a implantação do sistema do processo judicial eletrônico em todas as serventias do Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro até dezembro de 2015.

Introduzir o processo judicial eletrônico no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, permitindo a substituição gradativa do documento em papel por formatos digitais. Promover a integração e o acesso do processo à rede mundial de computadores

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos

CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Infraestrutura e Tecnologia

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a alta disponibilidade de sistemas essenciais de TI

CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA • TEMA: Acesso ao Sistema de Justiça

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Facilitar o acesso à justiça

3. Clientes do projeto Diretos

Serventuários, Magistrados do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro.

Profissionais de órgãos governamentais, público ou privado, que interagem com o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro

Tribunal de Justiça. Indiretos

A sociedade como um todo, uma vez que a implantação do processo eletrônico tornará mais célere à prestação jurisdicional.

DGENG

• Prover apoio através da avaliação e adequação da infraestrutura física e elétrica para a implantação do processo eletrônico nas serventias judiciais.

DGPES • Indicar servidores e estagiários com perfil para trabalharem nas serventias virtuais.

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No que concerne ao desenvolvimento tecnológico, à utilização da informática em várias atividades do conhecimento humano tem provocado uma revolução e uma mudança permanente de hábitos. Depara-se com um mundo interconectado por meio de bits e bytes, convivendo-se através do “ciberespaço” sem os limites das dimensões de tempo e lugar. Nesta realidade virtual e intangível, a internet, a rede mundial de computadores, tornou-se um centro de comércio, de entretenimento e de comunicação, fazendo parte do dia-a-dia de milhões de pessoas interligadas em todo o mundo. Nesta aldeia global, processa-se velozmente um acervo inesgotável de informações.

Com o advento da Lei 11.419/2006, a cultura digital atingiu o Poder Judiciário. Verifica-se que, em virtude da extrema necessidade em tornar a prestação jurisdicional adequada, célere e transparente, os recursos computacionais vêm sendo utilizados em vários tribunais do país a partir da prática de atos processuais eletrônicos e do documento eletrônico.

É missão do Poder Judiciário prestar um serviço jurisdicional de qualidade, criando uma estrutura apta a atender à crescente demanda judicial, de modo a propiciar a todos a rápida resolução dos seus conflitos.

É tarefa para uma equipe multidisciplinar construir um projeto para fazer um Judiciário integrado e interligado. Planejar com vistas a uma padronização de procedimentos e tecnologias compatíveis será um grande diferencial para futuras implantações do processamento virtual em todo Poder Judiciário do Rio de Janeiro, uma vez que, a informatização do processo judicial traz economia e mais: “a celeridade processual, segurança, facilitação de acesso à Justiça e à efetividade da prestação jurisdicional.”

Introduzir o processo eletrônico na justiça, o chamado e-processo ou processo virtual judicial, permite a substituição gradativa do documento em papel por formatos digitais. Vários tribunais já estão caminhando neste sentido não podendo o Poder Judiciário de nosso Estado abster-se dessa metodologia.

A justiça virtual, armazenando documentos em formato eletrônico, viabiliza a composição de autos de forma simples e transparente, através da impressão destes documentos a partir das imagens ou textos existentes na base de dados. Permite, ainda, que qualquer parte interessada tenha acesso imediato a todo o processo, possibilitando que seja realizado um download dos autos a partir dos sítios dos tribunais.

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IDENTIFICAR A LOTAÇÃO IDEAL NAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS

DO PJERJ

Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Gestão de Pessoas (DGPES) 1. Escopo ou finalidade do projeto

Este projeto pretende, por meio de um estudo detalhado dos processos de trabalho das diferentes Unidades Organizacionais do PJERJ, bem como da demanda que se verifica nas mesmas, identificar o quantitativo ideal de lotações para cada uma de suas Unidades, a fim de garantir agilidade e eficiência nos trâmites judiciais e administrativos, bem como buscar a excelência na gestão de custos operacionais, através da distribuição adequada de servidores, evitando desperdícios, buscando o quantitativo ideal de vagas para cada unidade.

Com a implementação deste projeto, espera-se dispensar a necessidade da propositura de criação de vagas apenas depois de verificada a carência. Tal prática corrente tem trazido instabilidade para os processos de trabalho, uma vez que, detectada a carência, faz-se necessário aguardar todo o trâmite para criação de novas vagas. Mencione-se, ainda, que a instabilidade estende-se também às finanças do Estado, uma vez que a criação de vagas não previstas causa impacto no orçamento.

Este projeto alinha-se com as recentes determinações do CNJ, que, em sua Resolução nº 70/2009, instituiu o Planejamento Estratégico do Poder Judiciário, com a finalidade de aperfeiçoamento e modernização dos serviços judiciais.

O PJERJ, em consonância com este Planejamento, elaborou a sua estratégia de gestão, materializada em ações que o PJERJ pretende realizar e que compõem seus objetivos estratégicos, contidos na Resolução TJ/OE nº 21/2009.

Um dos Objetivos estratégicos do PJERJ é o de garantir a Eficiência Operacional, através da agilidade nos trâmites judiciais e administrativos, bem como a excelência na gestão de custos operacionais.

Nesse sentido, a execução do Projeto de Lotação Ideal deverá atender à necessidade de alcançar maior eficiência nos serviços judiciais prestados à população, uma vez que, com a implementação do Projeto, será possível detectar previamente a carência funcional em quaisquer das Unidades Organizacionais do PJERJ.

O projeto será implementado em todas as Unidades Organizacionais do PJERJ. Entretanto, deve-se estabelecer um critério para seleção das Unidades a serem inicialmente contempladas. No PJERJ, as unidades administrativas são distribuídas em Serviços, Divisões, Departamentos e Diretorias. As unidades judiciais são divididas em órgãos judiciais de 1ª instância e órgãos judiciais de 2ª instância.

Com base nas propostas acima detalhadas, a execução do projeto dar-se-á através da contratação de uma consultoria de Recursos Humanos, uma vez que os conhecimentos técnicos são específicos e demandam ferramentas adequadas para a sua correta execução e, além disso, o quantitativo de pessoas necessário para execução das atividades envolvidas é muito grande.

Uma vez que a vocação do Poder Judiciário é a prestação jurisdicional, serviços técnicos especializados que se façam necessários são do ponto de vista de custo operacional, mais eficazes através de uma contratação temporária.

Consideramos empresas com suporte para pesquisa de Lotação Ideal na área de Recursos Humanos. Enviamos informações básicas necessárias a respeito do planejamento e execução do Projeto, para cada uma das empresas pesquisadas, a fim de que estas formalizassem propostas de trabalho e seus respectivos orçamentos.

A implementação do Projeto deverá acontecer em duas etapas básicas: planejamento e execução.

Na etapa de planejamento, ficaram definidos os integrantes do grupo de trabalho, a pesquisa de empresas prestadoras de consultoria, bem como a elaboração da proposta de trabalho a ser apresentada à Administração Superior.

Uma vez aprovada a proposta, iniciaremos a fase de desenvolvimento do projeto básico, onde serão desenvolvidos as especificações do projeto, elaboração da planilha de custos e outros ajustes finais necessários à execução do serviço pela empresa contratada. Por fim, nesta primeira etapa, daremos início ao processo de licitação e contratação de empresa. A segunda etapa incluirá a execução do serviço pela empresa contratada.

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Como resultado da primeira etapa, espera-se obter uma metodologia a ser aplicada nas Unidades Organizacionais, metodologia esta que permitirá determinar a lotação ideal da Unidade a qual for aplicada, e que constituirá a segunda etapa do Projeto.

Na fase de execução, pretendemos desenvolver o projeto atentando para o cumprimento de metas de curto, médio e longo prazo.

As metas de curto prazo, com previsão para 2012, referem-se à aplicação da metodologia desenvolvida de determinação da lotação ideal para Unidades Organizacionais Piloto. Sugerem-se, neste caso, como Unidades Piloto, aquelas que já tenham o selo de certificação pela NBR ISO 9001, uma vez que a obtenção deste selo evidencia a presença de um processo de trabalho em consonância com o Objetivo Estratégico do PJERJ de garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos.

A obtenção do quantitativo ideal de servidores lotados, para as demais Unidades da Capital, Fóruns Regionais e Comarcas do interior, dar-se-á a médio e longo prazos, separadas conforme critérios de demanda de processos da Unidade, localização geográfica e demais critérios que se façam necessários, respeitando, porém, o limite estipulado de 5 (cinco) anos, englobando o período de janeiro de 2010 a dezembro de 2014, instituído pelo Planejamento Estratégico do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro

Criar uma estrutura apta de modo a propiciar a implantação do sistema do processo judicial eletrônico em todas as serventias do Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro até dezembro de 2015.

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA

• TEMA: Gestão de Pessoas

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Motivar e comprometer Magistrados e servidores com a execução da estratégia

3. Clientes do projeto

São clientes do Projeto todas as unidades organizacionais do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, uma vez que o Projeto de Lotação Ideal deverá ser aplicado a todas as suas unidades, tanto administrativas como judiciárias.

Atualmente, a estrutura do PJERJ está dividida em unidades administrativas e unidades judiciais. A separação em unidades administrativas e judiciais justifica-se pela grande diferenciação em seus processos de trabalho, evidenciada na árvore de processos de trabalho e indicadores do PJERJ. Importante destacar que o critério adotado para essa estimativa é a competência, a atribuição e a localização em relação às unidades judiciais; e a quantidade de Serviços, Divisões, Departamentos e Gabinetes em relação às unidades administrativas.

Tanto as unidades administrativas como judiciais encontram-se espalhadas em todo o Território do Estado do Rio de Janeiro, e deverão ser consideradas conforme as peculiaridades de competência, feitos tombados, características regionais da Comarca às quais estão vinculadas, entre outros aspectos.

DGJUR

• Fornecimento de informações

• Apoio no estabelecimento dos requisitos para definição das especificações do projeto básico

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DGJ/DGADM

• Apoio na execução do serviço contratado CGJ/DGFAJ

• Apoio na execução do serviço contratado

CGJ/DENUR •_• Fornecimento de informações

Apoio na execução do serviço contratado

DGLOG •_• Apoio na elaboração do projeto básico

Licitação e contratação 4. Justificativa

Em uma pesquisa da imagem institucional do PJERJ, realizada entre agosto e dezembro de 2008, com a participação de usuários e colaboradores internos e externos, num total de 1240 entrevistas, foram identificados, como maiores pontos fracos, a falta de funcionários, a sobrecarga de trabalho e a morosidade nos ritos processuais, conforme discriminado no quadro abaixo:

PONTOS FRACOS SEGUNDO PÚBLICO

EXTERNO (%)

SEGUNDO PÚBLICO INTERNO (%)

Falta de funcionários 49,8 69,7

Sobrecarga de trabalho 40,9 71,5

Morosidade nos ritos

processuais 62,5 45,6

É notória a crescente demanda de prestação jurisdicional pela sociedade, ano após ano, conseqüência de diversos fatores, dentre eles a maior conscientização da população de seus direitos e a democratização do acesso à Justiça.

Cabe analisar se o número de servidores em cada Unidade é suficiente para propiciar uma resposta célere a essa demanda, em consonância com o preceito constitucional contido no artigo 5º, o qual assegura a todos, no âmbito judicial e administrativo, a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação.

Busca-se, então, com este projeto, alcançar o número ideal de servidores para cada Unidade da estrutura organizacional do PJERJ, observando suas peculiaridades, intenção esta almejada há tempos pela Administração.

Essa identificação permitirá à Administração realizar a realocação de pessoal, bem como apontar, previamente, a carência de vagas. Nesse último caso, pretende-se possibilitar, de forma antecipada, a criação de vagas, de modo a permitir a criação destas, para provimento oportuno, evitando-se que somente após constatada a carência sejam iniciados os trâmites obrigatórios à correção do problema. Atualmente, a propositura de criação de vagas decorre, basicamente, da criação e instalação de novas Unidades/serventias e de dados apresentados pelos seus gestores apontando a carência.

O Projeto de Lotação Ideal pretende desenvolver uma metodologia que permita apontar previamente a necessidade de criação destas vagas, e, conseqüentemente, as despesas decorrentes da criação de novas vagas poderão ser previstas com maior antecipação. Considerar-se-á, portanto, para a execução deste Projeto, tanto a demanda crescente da sociedade pela prestação jurisdicional, bem como as limitações orçamentárias a que está submetido o PJERJ.

Não menos importante, também, é o fato de que a implantação de uma lotação ideal altera as condições de trabalho para os servidores do PJERJ. Sabe-se que um processo de trabalho equilibrado e eficiente tem como base o servidor. Nesse sentido, é essencial buscar o equilíbrio na carga de trabalho, pois tanto o excesso como o mau aproveitamento das rotinas de trabalho tornam-se prejudiciais, refletindo, conseqüentemente, na eficácia e na eficiência do serviço final prestado.

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Ressalta-se ainda que a Gestão Estratégica do PJERJ, consolidada na Resolução TJ/OE nº 21/2009 pretende que os serviços prestados por esta Instituição alcancem os objetivos estabelecidos para cada atividade, consumindo apenas os recursos que se mostrarem indispensáveis para assegurar que a prestação jurisdicional cumpra os seus efeitos junto à sociedade.

Considerando-se, assim, os pontos acima elencados, pode-se detalhar alguns aspectos positivos que justificam a implementação do Projeto de Lotação Ideal, bem como delinear conseqüências negativas advindas do fato de não se possuir uma metodologia de determinação da lotação ideal.

Constantemente é vivenciado um descompasso entre a carência de servidores, que gera uma necessidade de criação de novas vagas tão somente detectada a carência, e a limitação orçamentária imposta pela Lei de Responsabilidade Fiscal. Atualmente, o PJERJ não possui um mecanismo que aponte, previamente, a necessidade de vagas nas Unidades do PJERJ. Através do Projeto de Lotação Ideal, pretende-se criar um modelo no qual as diversas variáveis que alteram a lotação de uma Unidade (absenteísmos, aposentadorias, entre outras) sejam consideradas, de modo a possibilitar a determinação prévia de carência de vagas, para uma dada Unidade Organizacional.

Outro aspecto positivo que poderá advir da adoção de um mecanismo de determinação da lotação ideal é a redistribuição de servidores entre as diversas Unidades do PJERJ. Conforme a lotação ideal aponte excesso em algumas unidades e carência em outras, será possível realizar o remanejamento de servidores, a fim de alcançar um equilíbrio.

Além disso, como conseqüência direta da adoção da lotação ideal nas Unidades do PJERJ, cite-se, também, a maior celeridade dos trâmites – não somente judiciais – mas também administrativos, uma vez que o estabelecimento de uma lotação ideal deverá considerar, para a sua formulação, além do fator humano, aspectos como quantidade de recursos tecnológicos disponíveis para os servidores, na execução de suas tarefas, entre outras condições gerais do ambiente de trabalho, verificadas para cada Unidade avaliada.

Estas variáveis, consideradas conjuntamente, refletirão na maior celeridade dos trâmites judiciais ou administrativos.

Aponte-se, também, como aspecto positivo na formulação de um modelo de Lotação Ideal, a melhoria da qualidade de vida do servidor no trabalho, uma vez que a distribuição racional da força de trabalho refletirá diretamente no desempenho e produtividade do servidor. Em última análise, investir em um processo de determinação da lotação ideal significa investir na qualidade do produto final que é apresentado à sociedade.

Entre os aspectos negativos que podem decorrer da não implementação do Projeto de Lotação Ideal, podemos citar, por exemplo, a realização de concurso público para provimento de cargos baseado tão somente nas demandas pontuais de algumas Unidades Organizacionais, desconsiderando-se a real necessidade de servidores.

Num primeiro momento, a carência de servidores pode ser evidenciada pela requisição de servidores pelas Unidades Organizacionais. Entretanto, tal critério não considera a distribuição ideal de vagas. Assim, podemos detectar, através de um estudo de lotação ideal, se determinada unidade, com previsão de X vagas, tem, efetivamente, a necessidade de ocupação destas X vagas.

Além disso, deve-se considerar que raramente as Unidades Organizacionais registrarão que possuem excesso de servidores, impossibilitando assim, a redistribuição.

É importante também destacar que, caso o Projeto de Lotação Ideal não seja realizado, o PJERJ continuará possivelmente trabalhando com um esquema de gestão que, por não possuir uma ferramenta que permita previamente estabelecer a necessidade de criação de vagas num determinado período, continuará a gerar impactos não previstos no orçamento do Estado.

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PROGRAMA REDUÇÃO DO CICLO DE CONTRATAÇÃO

Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Logística (DGLOG) 1. Escopo ou finalidade do projeto

O Programa “Reduzir o Ciclo da Contratação” contém dois projetos inter-relacionados que aplicados promoverão a obtenção dos resultados planejados.

Fazem parte deste Programa o “Projeto de redução do ciclo licitatório”, em andamento desde 2010 e o “Projeto de redução do ciclo pré-contratação” que será iniciado no 2º semestre de 2011.

Os limites do ciclo licitatório compreendem o período entre a data da autorização para licitar e a data da publicação da homologação da licitação ou da publicação do termo de contrato nos casos em que este existir.

Os limites do ciclo pré-contratação compreendem o período entre a data do pedido protocolado e data da autorização para contratar por licitação ou não, nos casos que se fundamentam nos arts 24 ou 25 da Lei federal 8.666/93.

O ciclo da contratação abrange o período que alcança a data do pedido protocolado e a data da publicação da homologação da licitação ou da publicação do termo de contrato nos casos em que este existir.

A necessidade de contratar decorre da necessidade de obtenção de um bem ou serviço. Constatada a necessidade, avaliada a sua pertinência e oportunidade, o pedido é formalizado e a satisfação ocorre com a entrega do bem, o que só ocorre com a contratação.

Em cada um dos Planos dos Projetos estão descritos as respectivas finalidades e objetivos dos projetos e todas as informações necessárias ao adequado desenvolvimento do planejamento, como a indicação dos clientes, das unidades cuja interveniência seja fundamental para o sucesso do projeto, as necessidades de recursos, os produtos e serviços gerados pelo projeto, a indicação da equipe do projeto e do processo de gerenciamento do projeto e a programação dos principais marcos e das entregas de cada projeto, inclusive o processo de monitoramento dos resultados do projeto, a descrição dos riscos identificados no projeto e das ações de resposta a estes riscos.

O projeto está vinculado aos requisitos regulamentares contidos na Lei federal nº 8.666/93, Lei federal nº 10.520/02, Lei complementar nº 123/06, RAD-DGLOG-005, RAD DGLOG 023 e Ato executivo TJ nº 1233/11.

Diretorias Gerais do PJERJ: DGLOG/ DGTEC/ DGENG/ DGPCF/ DGPES/ DGSEI/ DGCON/ DGDIN/ DGCOI.

DGPCF

• Reduzir o tempo de tramitação dos processos de trabalho para autorizar a contratação, seja por licitação ou direta, ordenar Despesa e emitir Nota de Empenho referente à contratação e homologar a licitação.

DGTEC

• Prover apoio em recursos tecnológicos que proporcionem a realização e desenvolvimento de produtos solicitados pelas unidades organizacionais envolvidas com as contratações.

DGPES/ESAJ •Suprimento de treinamentos e infra-estrutura necessária

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O controle adequado do ciclo da contratação, para que ocorra de forma planejada, neste momento se torna possível porque informações vinham sendo registradas, embora apenas referentes ao tempo utilizado em cada contratação.

Na base de dados (planilha eletrônica) constata-se que o tempo do período pré-contratação ocorreu na média anual de 95 dias em 2008, 110 dias em 2009, 116 dias em 2010 e 61 dias em 2011. O tempo utilizado em 2011 revela ter recebido influência do desenvolvimento do Projeto do ciclo licitatório. O período referente às tratativas que precedem ao efetivo pedido da contratação revela oscilações que decorrem da complexidade do objeto do contrato, seja ele para compra, serviço ou obra.

Há necessidade de conscientização acerca das implicações desconfortáveis que a demora no atendimento de uma necessidade, seja compra, serviços ou obra, provoca no usuário final, seja ele interno ou externo contrariando a missão, a visão e os valores do PJERJ, bem como de treiná-los nos para que os procedimentos sejam uniformes e adequados ao trâmite da contratação.

Verifica-se que, para que o Programa de REDUÇÃO DO CICLO DA CONTRATAÇÃO alcance os resultados almejados devem ser implementadas ações direcionadas ao gerenciamento dos congestionamentos do processo de trabalho referente à fase pré contratação, objeto de Projeto específico, e ao processo de trabalho referente à fase licitatória que é escopo de Projeto específico.

Estima-se que, trabalhando as dificuldades identificadas em cada unidade, os problemas serão reduzidos e haverá um aumento da satisfação do cliente, bem como o desempenho organizacional, tendo em vista a importância que se dá ao tempo para a realização das contratações.

Assim, ao se reduzir o tempo do procedimento das contratações, se pretende contribuir para garantir aos usuários o atendimento às suas necessidades em menor tempo possível. Entende-se como menor tempo possível aquele utilizado de forma a atender aos trâmites procedimentais indicados nas respectivas RAD das unidades que atuam diretamente nas contratações e, também, os legais que implicam em prazos a serem cumpridos.

Deve ser esclarecido que, caso os projetos que compõem este Programa não sejam realizados, o atendimento às necessidades das unidades organizacionais, os usuários internos do PJERJ, não se realizará no tempo adequado, causando desabastecimento de bens e serviços essenciais, indo de encontro aos requisitos dos usuários, e em contrapartida, afetando a Política da qualidade do PJERJ, a Missão e a Visão da DGLOG e o Planejamento Estratégico do PJERJ, no âmbito das metas estabelecidas pela RESOLUÇÃO TJ/OE Nº 21/2009.

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REESTRUTURAÇÃO DE SERVIÇOS AUXILIARES I (COMARCA DA

CAPITAL)

Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Judiciais (CGJ/DGFAJ)

PROJETO ENCERRADO COM SUCESSO EM 2010 1. Escopo ou finalidade do projeto

Reestruturar alguns serviços auxiliares do juízo, visando à unificação e a otimização das rotinas afetas aos Avaliadores Judiciais, Contadores Judiciais, Depositários Judiciais, Inventariantes Judiciais, Liquidantes Judiciais e Partidores Judiciais. Para tanto consideramos necessária a adoção de novas medidas na busca da implementação de nova estrutura organizacional.

Desta forma, propomos a reestruturação dos serviços auxiliares na Comarca da Capital, onde encontramos: • 16 Avaliadores Judiciais • 08 Contadores Judiciais • 08 Depositários Judiciais • 04 Inventariantes Judiciais • 04 Liquidantes Judiciais • 02 Partidores Judiciais

Para tanto os serviços auxiliares serão fundidos de acordo com a especialidade através da instalação de Centrais, sendo uma central para cada atribuição.

Neste formato, cada Central terá um Diretor e poderá absorver os titulares lotados nos serviços auxiliares específicos, na data de sua instalação. A organização interna das atividades será definida de acordo com a especificidade do Serviço.

CONTRIBUIÇÃO DIRETA

• TEMA: Eficiência Operacional

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a Agilidade nos Trâmites Judiciais e Administrativos

Avaliadores Judiciais, Contadores Judiciais, Depositários Judiciais, Inventariantes Judiciais, Liquidantes Judiciais e Partidores Judiciais.

3.1. Unidades Intervenientes

UNIDADE

DGTEC

• Desenvolvimento de sistema informatizado próprio para cada Central;

• Fornecimento de computadores e impressoras novas;

• Treinamento dos serventuários que utilizarão os sistemas desenvolvidos.

DGENG • Obra nas instalações visando à adequação do espaço físico a realidade de cada Central.

DGLOG • Fornecimento de móveis visando à adequação a realidade de cada Central.

Considerando que a política adotada por este E. Tribunal que preconiza o desenvolvimento contínuo das melhores práticas de gestão objetivando o alcance do reconhecimento da sociedade;

Considerando a necessidade de constante aperfeiçoamento das rotinas implementadas em busca do aprimoramento da prestação jurisdicional,

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Considerando a permanente busca da transparência e celeridade das atividades desenvolvidas por este E. Tribunal;

Considerando que atualmente as rotinas dos serviços auxiliares em tela não são unificadas e conforme demonstrado nos dados estatísticos acostados aos autos do Processo Administrativo nº 2007-273087 podemos observar que as serventias auxiliares possuem acúmulos em proporções diferenciadas, a área de abrangência não é proporcional e o Quadro de Lotações demonstra disparidade.

Desta forma, a atual situação demonstra a necessidade de normatização das rotinas em face da ausência de unificação, o que visivelmente contribui para a falta de controle, falta de organização das tarefas e falta de controle documental. Para preencher tal lacuna será desenvolvido um PROVIMENTO CGJ para cada Central, objetivando a adequação do texto da Consolidação Normativa.

Visamos, com a implementação deste projeto, o alcance da transparência, do controle e da celeridade na realização das atividades. Para tanto será imperativo o desenvolvimento de sistema informatizado próprio pela DGTEC.

Ressalte-se que tal formato é adotado por este Tribunal, com sucesso, nas rotinas afetas aos Oficiais de Justiça através da contínua instalação de Centrais de Mandado.

Cumpre ressaltar que a não realização deste projeto causará prejuízo à unificação das atividades realizadas nos serviços auxiliares em tela, dificultando o monitoramento, o controle e as eventuais tomadas de decisão em prol da eficiência operacional.

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MALOTE DIGITAL

Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (CGJ/DGFAJ)

PROJETO ENCERRADO COM SUCESSO EM 2010, TENDO EM VISTA A IMPLEMENTAÇÃO DO SISTEMA DE MANDADOS JUDICIAIS ELETRÔNICO, PELA DGTEC 1. Escopo ou finalidade do projeto

Este Projeto visa à informatização dos procedimentos de emissão, recepção, devolução e gerenciamento de Mandados Judiciais, na Comarca da Capital, através de implementação de tecnologia específica que visa à utilização de ferramenta digital denominada malote digital. Para tanto consideramos necessária a adoção de nova rotina nas Centrais de mandado da Comarca da capital.

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a agilidade nos trâmites judiciais e administrativos

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Garantir a infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais

São clientes deste projeto as seguintes serventias da Comarca da Capital:

Central de Cumprimento de Mandados das Varas de Família; Central de Cumprimento de Mandados das Varas Criminais, Juizados Especiais Criminais e Juizado da Violência Doméstica e Familiar Contra a Mulher; Central de Cumprimento de Mandados dos Juizados Especiais Cíveis; Central de Cumprimento de Mandados das Varas de Fazenda Pública; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional do Méier; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional da Leopoldina; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional da Ilha do Governador; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional da Pavuna; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional de Bangu; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional de Campo Grande; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional da Barra da Tijuca; Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional de Santa Cruz e Central de Cumprimento de Mandados do Fórum Regional de Jacarepaguá.

DGTEC

• Implementação de sistema informatizado próprio para utilização do malote digital em todas as Centrais clientes do projeto; • Fornecimento de computadores, impressoras novas e scanners; • Treinamento dos serventuários que utilizarão o sistema

desenvolvido. 4. Justificativa

CONSIDERANDO a política adotada por este E. Tribunal que preconiza o desenvolvimento contínuo das melhores práticas de gestão objetivando o alcance do reconhecimento da sociedade;

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CONSIDERANDO a necessidade de constante aperfeiçoamento das rotinas implementadas em busca do aprimoramento da prestação jurisdicional,

CONSIDERANDO a permanente busca da transparência e celeridade das atividades desenvolvidas por este E. Tribunal;

CONSIDERANDO que este projeto contribui diretamente para garantir a agilidade nos trâmites judiciais alcançando em especial a taxa de congestionamento no 1º Grau e nos Juizados (indicadores 03a e 03c da Resolução TJ-OE 21/2009), uma vez que, contribui para a diminuição de tempo despendido na realização das tarefas de emissão, recepção e devolução dos mandados judiciais, atendendo assim à demanda em menor espaço de tempo.

Visamos com a implementação deste projeto o alcance da transparência, do controle e da celeridade na realização das atividades. Visamos ainda iniciar a digitalização das rotinas atinentes aos Oficiais de Justiça, para que os mesmos se alinhem com a implementação iminente do processo virtual. Para tanto será imperativo a implantação de sistema informatizado próprio pela DGTEC.

Ressalte-se que tal sistema, é utilizado pelo CNJ para envio de documentos em todo território nacional, facilitando a comunicação entre os Tribunais de todas as Unidades da Federação. Assim, foi publicado o Provimento CGJ n. 59/2010, que criou o Projeto Malote Digital , bem como normatizou sua utilização.

Ademais, o Projeto tem por escopo tornar menos penosa a atividade desenvolvida pelo Oficial d Justiça, pois nos moldes atuais, a atuação deste profissional na Comarca da Capital se dá no âmbito do território de todo Município do Rio de Janeiro. Após a implementação do Projeto, sua área de atuação será consideravelmente reduzida e limitar-se-á à área geográfica pertencente à Região Administrativa correspondente ao Fórum no qual esteja lotado.

Foram realizadas reuniões com a DGTEC em 05/08/2010, 30/08/2010 e 02/09/2010, aonde se chegou a um consenso de que a execução do projeto terá início no ano de 2011, após a conclusão do teste de viabilidade iniciado em 2010, o qual atestará a eficácia do referido antes da implementação em todas as Centrais de Mandados da Comarca da Capital. O início da execução do Sistema teve início, de forma experimental e preliminar ao Projeto, em 17/11/2010 entre as Centrais de Mandados das Varas Cíveis da Capital e da Regional de Madureira, através do Aviso CGJ nº 895/2010, com a finalidade de avaliar a capacidade do sistema Malote Digital suportar o volume de informações que serão enviadas quando as demais (13) Centrais de Mandados da Capital forem incorporadas pelo Projeto “Mandado Judicial Eletrônico’.

Cumpre ressaltar que a não realização deste projeto causará prejuízo ao desenvolvimento eficaz das tarefas atinentes às Centrais de Cumprimento de Mandados em virtude da demanda crescente e do aperfeiçoamento do controle. Causará ainda um retrocesso na atual busca de aperfeiçoamento da prestação jurisdicional a que este Tribunal se propõe através da implementação da total virtualização de suas rotinas.

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PROCESSOS INTERNOS

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• PROGRAMA DE EFICIÊNCIA OPERACIONAL PARA REDUÇÃO DE CUSTOS

REDUÇÃO DO CONSUMO DE PAPEL

REDUÇÃO DO CONSUMO DE ÁGUA

REDUÇÃO DO CONSUMO DE ENERGIA

Unidade Coordenadora: DGLOG

• APERFEIÇOAR A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DO PJERJ

Unidade Coordenadora: DGCON

• SISTEMA EXTRAJUDICIAL INTEGRADO - SEI

Unidade Coordenadora: CGJ/DGFEX

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PROGRAMA DE EFICIÊNCIA OPERACIONAL PARA REDUÇÃO DE

CUSTOS - REDUÇÃO DO CONSUMO DE PAPEL

Conscientização das unidades judiciais e administrativas do PJERJ da importância da redução do consumo de papel com a sistematização de procedimentos que concorram para a racionalização da utilização deste insumo.

Objetivo: Reduzir o consumo de papel em 5% no ano de 2010 em relação ao ano base de 2009 e de 2011 até 2014, 2% ao ano em relação ao ano anterior.

Como: Monitoramento do perfil de consumo das unidades pelo DEPAM; transformação de documentos e registros em uso nas unidades em PDF; transformação de documentos do rol de produtos gráficos em PDF, atualmente produzidos pela gráfica em larga escala; padronizar impressoras com configuração para impressão frente e verso, aquisição de software de gestão de impressão que possibilite o controle da quantidade impressa por unidade/unidade organizacional e virtualização de processos de trabalho.

Limites do Projeto: Unidades válidas no SISMAT, totalizando 3.197 unidades ativas para solicitação de materiais.

O projeto compreenderá 1035 serventias com perfil personalizado e 2162 serventias com perfil geral.

CONTRIBUIÇÃO DIRETA • TEMA: Eficiência operacional

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Buscar a excelência na gestão de custos operacionais 3. Clientes do projeto

Unidades patrimoniais que possuem perfil de consumo definido no sistema de controle de materiais do PJERJ.

DGTEC

• Elaborar projeto básico de aquisição de software de gestão de impressão, transformação de documentos e registros em PDF e virtualização dos processos de trabalho.

Situação atual: Considerando a soma do utilizado em A 4 e formulário contínuo; em 2007 o consumo de papel foi de 221.010 resmas; em 2008, de 212.739 resmas e em 2009, de 258.346 resmas. Portanto, de 2008 para 2009, houve acréscimo de 15% no consumo de papel. Já de 2009 para 2010 houve um decréscimo de 21,74% no consumo de resmas de papel, passando de 258.346 a 203.000 resmas, aproximadamente. No entanto face ao histórico sempre evolutivo de consumo de papel e considerando que se delineia nos próximos anos tendência de acréscimo do consumo pela instalação de novas unidades organizacionais, diante da perspectiva de edificação de 77.000 metros quadrados em todo o Estado, segundo dados extraídos do Plano de Ação Governamental 2010-2015, a possibilidade de realização de concursos públicos nos próximos anos, a demanda contínua da população pela prestação jurisdicional, a economicidade é um dever de todo servidor, em que se pese os benefícios advindos disto, como por exemplo, a liberação de espaço físico no almoxarifado, impacto positivo no meio ambiente, e atendimento à meta do CNJ.

Soluções:

1 – Conscientizar o usuário da importância da economia de papel como garantia de sustentabilidade, a fim evitar o desperdício; 2- Estimular os servidores a utilizarem impressoras com configuração para impressão frente e verso; 3- Aquisição de software de gestão de impressão; 4- Virtualização dos processos de trabalho.

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PROGRAMA DE EFICIÊNCIA OPERACIONAL PARA REDUÇÃO DE

CUSTOS - REDUÇÃO DO CONSUMO DE ÁGUA

Reduzir o consumo de água nas instalações do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, almejando controle ambiental e sustentabilidade.

O projeto de redução do consumo de água abrange todos os prédios do PJERJ, buscando a eficiência na gestão dos recursos hídricos disponíveis, observando a individualidade de cada unidade e conscientizando o público interno para a adequada utilização das instalações hidráulicas, ressaltando que um melhor resultado será alcançado por meio das ações descritas abaixo, em que sugere-se fazer parte de um projeto específico ou plano de ação a ser desenvolvido pela Diretoria Geral de Engenharia:

1) a manutenção periódica das instalações hidráulicas pelo DGENG.

2) a especificação de itens da categoria hidráulica pelo DGENG nas futuras aquisições e planejamento de projetos básicos de construções e reformas de prédios que visem a aplicação de tecnologia voltada para a redução do consumo de água.

3) revisão do custo/benefício de utilização de aparelho de refrigeração alimentado por água a ser realizado pelo DGENG, tendo em vista o comparativo entre o consumo em m3 entre prédios com ou sem o sistema referido.

Ressaltem-se os requisitos que o projeto pretende desenvolver, tais como; a CONSCIENTIZAÇÃO DO USUÁRIO do modo de agir para alcance de resultados positivos para a coletividade, bem como a CRIAÇÃO DE UM PADRÃO DE COMPORTAMENTO focado em preservação dos recursos naturais e a RESPONSABILIDADE de cada um na multiplicação de informações acerca do tema.

O projeto tem como clientes, magistrados, servidores, prestadores de serviços e a sociedade em geral.

DGENG

Construções de Fóruns e reformas com uso de tecnologia que vise a economicidade de água; utilização de válvula de descarga duplo fixo e torneira economizadora com sensor de presença, utilizar se possível, captação de água pluvial por caixa coletora para uso em limpeza e descargas, manutenção preventiva de instalações e equipamentos que impactem no consumo de água.

• Revisão do custo/benefício de utilização de aparelho de refrigeração alimentado por água, tendo em vista o comparativo entre o consumo em m3 entre prédios com ou sem o sistema referido.

DGLOG/DEIOPDIAPO

Divulgação aos NUR das medições de consumo de água por prédio.

• Elaborar material informativo para redução do consumo de água e orientar os usuários coordenando palestras, bem como encaminhando e-mails com recomendações para todos os NUR.

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DGLOG/DEPAM/DIAGR

Produção pela DIAGR de folder informativo das ações diárias que devem ser tomadas pelos servidores, magistrados e prestadores de serviços.

O PJERJ possui aproximadamente duzentas unidades edificadas, cujos encargos de água estão sob a sua responsabilidade. Esta infraestrutura em 2009 consumiu a média mensal de 43.000,79 m3, correspondendo ao custo mensal de R$ 313.982,54. Já em 2010, a média mensal de consumo em m3 foi de 42.612,66, representando uma redução média mensal de 0,9% em relação ao ano de 2009. Em 2010 foi estabelecido como meta 22,12 metros cúbicos per capita, em 2011 pretendemos alcançar 21,67 m3 per capita, em 2012 21,24 m3 per capita, em 2013 20,81 m3 per capita e em 2014 20,40 m3 per capita.

Ações já foram realizadas para a redução de consumo de água. Foram instalados medidores individualizados para prédios que compartilhavam suas instalações com permissionários, atribuindo o consumo a quem de direito. No entanto, o aumento da área construída ao longo dos anos, o aumento da demanda da sociedade pela prestação jurisdicional, a preocupação mundial com o meio ambiente e sustentabilidade exige a implementação de projeto de redução do consumo de água, no qual estejam previstas medidas administrativas e de reeducação do público interno na utilização destes recursos.

O projeto de reduzir o consumo impacta na gerência de custos de infraestrutura do PJERJ, abrindo possibilidade à Administração Superior de reverter a economia auferida em outros projetos estratégicos do Poder Judiciário do Rio de Janeiro.

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PROGRAMA DE EFICIÊNCIA OPERACIONAL PARA REDUÇÃO DE

CUSTOS - REDUÇÃO DO CONSUMO DE ENERGIA

Reduzir o consumo de energia elétrica nas instalações do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, almejando controle ambiental e sustentabilidade.

O projeto de redução do consumo de energia abrange todos os prédios do PJERJ, buscando a eficiência energética destes, observando a individualidade de cada unidade e conscientizando o público interno para a adequada utilização da iluminação e da refrigeração, bem como verificação pela equipe técnica responsável das instalações físicas no que concerne ao sistema elétrico.

Ressalte-se que um melhor resultado do projeto será alcançado por meio das ações descritas abaixo, em que sugere-se fazer parte de um projeto específico ou plano de ação a ser desenvolvido pela Diretoria Geral de Engenharia:

1-Manutenção periódica das instalações elétricas pela DGENG.

2-Especificações dos itens da categoria elétrica pela DGENG nas futuras aquisições e planejamento de projetos básicos de construções e reformas de prédios que visem a aplicação de tecnologia voltada para a redução do consumo de energia.

3-Revisão do custo benefício do sistema de refrigeração utilizado no Fórum Central e prédios da Comarca da Capital, tendo em vista o histórico evolutivo dos gastos.

Pretende-se desenvolver os seguintes requisitos com o projeto: a CONSCIENTIZAÇÃO DO USUÁRIO do modo de agir para alcance de resultados positivos para a coletividade, bem como a CRIAÇÃO DE UM PADRÃO DE COMPORTAMENTO focado em preservação dos recursos naturais e a percepção do público da RESPONSABILIDADE de cada um na multiplicação de informações acerca do tema.

Ressalte-se que o projeto atende a Recomendação nº 11 do CNJ. 2. Alinhamento estratégico

O projeto tem como clientes, magistrados, servidores, prestadores de serviços e a sociedade em geral.

DGENG

• Construções de Fóruns e reformas com foco na economicidade de energia elétrica; manutenção preventiva de instalações e equipamentos que impactem no consumo de energia, especificar aparelhos de refrigeração com selo procell, substituição de lâmpadas obsoletas por outras mais econômicas.

• Revisão do custo benefício do sistema de refrigeração utilizado no Fórum Central e prédios da Comarca da Capital.

DGTEC

Especificar impressoras e computadores mais econômicos e eficientes

Implementar o projeto de outsourcing de impressão, com a expectativa de redução do nº de impressoras e do material impresso por usuário.

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DGLOG/DEIOPDIAPO

Elaborar material informativo quanto ao consumo efetuado por cada prédio do NUR

• Orientar os usuários coordenando palestras, bem como encaminhando e-mails com recomendações de redução do consumo para todos os NUR.

DGLOG/DEPAM/DIAGR

Produção pela DIAGR de folder informativo das ações diárias que devem ser tomadas pelos servidores, magistrados e prestadores de serviços

O PJERJ possui aproximadamente duzentas unidades, cujos encargos de energia elétrica estão sob a sua responsabilidade. Esta infraestrutura em 2009 consumiu a média mensal de 5.841.678,11 kwh, correspondendo ao custo de R$ 2.111.283,38. Já em 2010, a média mensal de consumo em kwh foi de 6.003.159, um acréscimo de 0,2% em relação a 2009. Em 2010 foi estabelecido como meta 3.116,87 quilowatts hora per capita, em 2011 pretendemos alcançar 3.054,53 kwh per capita, em 2012, 2.993,44 kwh per capita, em 2013 2.993,57 kwh per capita, e ao final de 2014 projetamos 2.934,90 kwh per capita.

Preliminarmente, já foram realizados estudos pela Diretoria Geral de Engenharia que geraram a revisão das demandas contratadas junto às concessionárias de energia elétrica. Todavia, ainda se faz necessária a implementação de projeto de redução do consumo de energia, no qual estejam previstas atuações técnicas, medidas administrativas e palestras educativas para o público interno referentes a utilização de iluminação e refrigeração.

Foi demonstrado no início do século XIX, com a política de racionamento de energia aplicada pelo Governo Federal, que o PJERJ pode economizar cerca de 30% (trinta por cento) do seu total de energia utilizada. À época, medidas administrativas de economia de energia foram deliberadas, o que surtiu o efeito pretendido.

O projeto de reduzir o consumo impacta na gerência de custos de infraestrutura do PJERJ, abrindo a possibilidade à Administração Superior de aplicar recursos economizados em projetos estratégicos do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro.

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APERFEIÇOAR A GESTÃO ARQUIVÍSTICA NO PJERJ

Unidade Coordenadora: Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento (CGJ/DGCON) 1. Escopo ou finalidade do projeto

O presente projeto tem por finalidade a implementação de ações integradas que proporcionem o aperfeiçoamento da gestão arquivística do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro - PJERJ, dividindo-se em dois subprojetos:

O primeiro subprojeto diz respeito às ações necessárias ao aperfeiçoamento da gestão operacional dos Arquivos, com foco na melhoria contínua dos processos de trabalho e na redução dos custos com a guarda do acervo arquivístico.

Integram o subprojeto em referência a virtualização de parte do acervo arquivístico, por meio da implementação do Centro de Digitalização de Documentos, o descarte de documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos e o estudo da melhor alternativa para guarda e gerenciamento do acervo arquivístico administrado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos da Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento – DGCON/DEGEA. O segundo subprojeto tratará do aperfeiçoamento da normatização da gestão documental no PJERJ, permitindo-se a proposição de novas normas e a consolidação da regulamentação interna já existente, além de incluir as recomendações do Conselho Nacional de Justiça - CNJ.

Também integram o conjunto de ações para aperfeiçoar a gestão documental: a capacitação de servidores, com foco na identificação, classificação e organização dos arquivos correntes (em suporte papel ou digital) das unidades organizacionais; a definição dos requisitos necessários ao desenvolvimento de ferramenta tecnológica para gerir o acervo corrente das UO e a criação de módulo no Sistema ARQGER para gerenciar os documentos destinados a guarda permanente, compreendendo a descrição do documento, a realização e controle de consultas ao documento (papel ou digital), os empréstimos e os arquivamentos de originais de documentos em papel e em outras mídias e suportes.

• OBJETIVO ESTRATÉGICO: Buscar a excelência na gestão de custos Operacionais CONTRIBUIÇÃO SECUNDÁRIA OU INDIRETA

• TEMA: Eficiência Operacional

As unidades impactadas diretamente por este projeto são: as unidades administrativas e jurisdicionais do PJERJ e usuários que consultam o acervo arquivístico.

3.1. Unidades Intervenientes UNIDADE

INTERVENIENTE APOIO NECESSÁRIO

DGENG • Construção da estrutura física (obra civil)

DGTEC • Fornecimento dos recursos tecnológicos (hardware e

software)

DGLOG • Contratação e licitação de equipamentos

• Contratação de apoio operacional

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A rede de arquivos do PJERJ, composta pelo Arquivo Central de São Cristóvão e pelos Arquivos Regionais de Rio Bonito e Itaipava, apresenta capacidade de armazenamento insuficiente para manter sob sua guarda o acervo arquivístico existente, estimado em 1 milhão e 400 mil caixas-arquivo (cerca de 21 milhões de documentos). Tal fato acarreta a necessidade de manutenção de contrato junto à empresa especializada na guarda de documentos.

Atualmente, a rede de arquivos do PJERJ tem capacidade para armazenar cerca de 700 mil caixas-arquivo (45% do acervo total). A taxa de crescimento do acervo arquivístico é superior ao ritmo de descarte possível no momento, havendo tendência de crescimento da parcela que excede a capacidade da rede de arquivos. Em conseqüência, elevam-se os custos do contrato de armazenamento dessa parcela em empresa especializada.

O aumento significativo da demanda judicial pode reduzir o desempenho da atividade operacional da rede de arquivos (arquivamento/dia, tempo médio de desarquivamento, pesquisa histórica, etc.) e impactar o orçamento institucional. Neste sentido, torna-se imperiosa a busca de soluções que contribuam para redução do acervo arquivístico acumulado, tal como a implementação do Centro de Digitalização de Documentos do Arquivo Central, que objetiva a migração da informação de documentos em suporte papel para o meio eletrônico e sua posterior eliminação.

O impacto da implementação do Centro de Digitalização pode ser dividido nos horizontes de curto e médio prazo. Em curto prazo, o projeto irá possibilitar a digitalização de documentos armazenados na empresa contratada, o que por sua vez terá como conseqüência a redução dos valores pagos, repercutindo favoravelmente para o cumprimento do objetivo de “Buscar a Excelência na Gestão de Custos Operacionais”. No médio prazo, o projeto irá acarretar a transferência de suporte no qual as informações estão armazenadas, de papel para o meio digital, ocasionando diminuição no tempo de disponibilização desses documentos, contribuindo para o alcance dos objetivos de “Garantir a Agilidade nos Trâmites Judiciais” e “Garantir a Agilidade nos Trâmites Administrativos”.

Ainda em relação à redução do acervo arquivístico, também é oportuno o aperfeiçoamento dos instrumentos normativos, dos procedimentos operacionais e, principalmente, dos sistemas informatizados necessários ao descarte de documentos, atividade já realizada pelo DEGEA de forma rotineira.

No que tange à administração da documentação sob a responsabilidade do DEGEA, que não pode ser objeto de descarte ou de virtualização, é necessário buscar alternativas para redução das despesas com a guarda em empresa terceirizada, que crescem de forma significativa. O DEGEA deverá avaliar e comparar os custos de alternativas existentes, tais como: a manutenção do acervo em empresa especializada; a construção de nova unidade de Arquivo e a locação de imóvel para guarda do acervo.

Verifica-se também que é necessário dar continuidade às iniciativas relacionadas à gestão documental no âmbito do PJERJ, iniciadas com a aprovação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, sendo de grande relevância a aprovação de Resolução do Órgão Especial, que estabeleça a política de gestão documental nos moldes das recomendações emanadas do Conselho Nacional de Justiça.

Ainda em relação à gestão documental, é importante que a documentação produzida ou recebida pelas diversas unidades do PJERJ seja devidamente classificada e organizada na origem, de modo a proporcionar que informações importantes para tomadas de decisões – judiciais ou administrativas - sejam recuperadas sem grande esforço. Para isto, faz-se necessária a capacitação permanente dos servidores em gestão documental, com a ampliação do curso de Gestão de Registros e Arquivos Correntes (GDA) e outras formas de capacitação (assessoramento técnico arquivístico às unidades, seminários, oficinas, dentre outros), bem como a utilização de ferramentas tecnológicas que apóiem tal atividade ainda na fase corrente do documento.

A adoção de tais medidas traria um grande impacto na gestão de documentos e arquivos do PJERJ, vez que a documentação já chegaria ao DEGEA devidamente tratada, evitando-se o arquivamento de documentos que poderiam ser eliminados ainda na fase corrente e facilitando o recolhimento daqueles tarjados como de guarda permanente (valor histórico, informativo ou probatório).

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Atualmente existem diversos sistemas no âmbito do Tribunal de Justiça e da Corregedoria Geral da Justiça para tratar as informações extrajudiciais, produzidos em linguagens diferentes, que não se comunicam.

A falta de unificação dos dados pode gerar duplicidade e inconsistência em relatórios produzidos, e dificultar o monitoramento e a fiscalização das práticas extrajudiciais, interferindo na fidedignidade das informações prestadas às autoridades do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro.

O Sistema Extrajudicial Integrado (SEI) permitirá que outras unidades organizacionais tenham acesso direto aos dados armazenados, diminuindo o trâmite de processos administrativos para consulta de informações, agilizando os procedimentos administrativos e permitindo uma fiscalização mais eficiente da arrecadação dos valores recolhidos em função das práticas de atos extrajudiciais.

Tornará o processo mais célere, evitando seu encaminhamento para diversos setores da DGFEX, do DEGAR e da DIPES, reduzindo o tempo de trâmite.