A política está presente em qualquer ambiente, pois ela surge como forma de compatibilizar interesses. A forma de uma organização se relacionar com a informação, que envolve muitos interesses, está permeada por questões políticas e econômicas (FARIAS; VITAL, 2007).
De acordo com Amorim e Da Silva (2011, p. 52),
A vida em sociedade prevê um conjunto de regras e normas que são instituídas para o bem-estar da comunidade. Geralmente, tal cultura é incorporada por meio de políticas que interferem inclusive no ambiente organizacional [...]. (AMORIM; DA SILVA, 2011, p.52)
Para o desenvolvimento das ações estratégicas das organizações, e dentre elas as relacionadas à informação, são necessárias definições quanto à direção a ser seguida. Farias e Vital (2007) entendem que a política de informação poderá ser uma ferramenta para melhor aproveitamento das informações visando alcançar os objetivos organizacionais. E isso não é diferente nas organizações públicas.
Como os aspectos informacionais são tratados constituem a política da informação. E perceber essa política nem sempre é tarefa simples, pois, conforme ressalta Davenport (1998, p. 90), “na verdade essa política permanece ‘fora de discussão’ em muitas organizações, mesmo que em todas elas vigore algum modelo implícito de poder informacional”. No mesmo sentido, Kerr Pinheiro (2011, p. 1487) evidencia que a política de informação “[...] está em toda parte e marcada pelo avanço das tecnologias de informação, da inovação dos canais de disseminação e por isso não se localiza nem é facilmente reconhecível”.
Diversos autores conceituam a política da informação, relacionando-a com um conjunto de normas que orientam as decisões referentes à informação. Pinheiro (2014, p.34) define a política de informação como um conjunto de “leis e regulamentos que lidam com qualquer estágio da cadeia de produção da
informação, desde sua criação, seu processamento, armazenamento, transporte, distribuição, busca, uso e sua distribuição”.
Kerr Pinheiro (2012) comenta que o contexto da política de informação deve ser analisado, identificando quem são os atores envolvidos, quais são as práticas sociais, para quem e por quem essas políticas são construídas.
Como explica Davenport (1998), a política expressa a opção da organização em relação ao controle da informação a ser adotado, que pode ser centralizado ou envolver mais pessoas, e cada uma das escolhas da organização trará determinadas consequências.
No contexto público, o acesso e o uso de informações contribuem para o desenvolvimento social e o exercício da cidadania (JARDIM; DE ALBITE SILVA; NHARRELUGA, 2009). Portanto, evidencia-se a importância dos gestores públicos garantirem o acesso do cidadão às informações, o que inclui informações referentes aos ambientes universitários.
Bio (2008) lista uma série de benefícios proporcionados pelo estabelecimento dos mais diversos tipos de políticas nas organizações. Inicia apontando que, como a política indica uma direção aplicável a todos os casos similares, tem-se uma economia nas decisões, evitando o desperdício de tempo do tomador de decisão. O autor considera a comunicação de orientações por meio formal uma maneira de tornar as políticas acessíveis a todos, reduzindo as decisões com base em opiniões do decisor.
Outro ponto positivo está em que as políticas se baseiam em definições pré- estabelecidas, evitando decisões mal formuladas. As políticas, segundo Bio (2008), podem promover a uniformidade e coerência nas ações, sobretudo em ambientes descentralizados. Por fim, o autor indica que as políticas evitam áreas de atrito devido às diferenças de opiniões entre os que têm poder de decisão, pois reduz polêmicas frequentes de ambientes nos quais há ausência de políticas.
A política da informação deve se adaptar à estrutura existente na organização, e não há uma única forma (DAVENPORT, 1998), pois, como afirmam Farias e Vital (2007, p.96, aspas das autoras) “[...] por denotar poder e ser um elemento essencial em todos os processos organizacionais, a informação nunca é neutra, e nem todas as pessoas têm interesse que ‘tudo’ circule nos diferentes setores.”
Davenport (1998) defende que as escolhas políticas devem ser explícitas, no entanto, constata que muitas vezes não o são (DAVENPORT, 1998). Seus estudos o levaram a identificar modelos de políticas de informação, destacando que devem se adequar à organização, visto que nenhum modelo é exclusivamente positivo ou negativo. Os modelos são: federalismo, feudalismo, monarquia e anarquia.
O modelo denominado federalismo informacional transita entre o controle do poder central e o dos grupos que discutem os assuntos. Davenport explica que
Envolve uma democracia representativa, um governo central fraco e um alto nível de autonomia local. Em relação à informação, esse modelo enfatiza que apenas poucos elementos precisam ser definidos e administrados centralmente, enquanto o restante pode ser administrado pelas unidades locais (DAVENPORT, 1998, p. 92).
No feudalismo informacional, cada gerente de unidade controla suas questões informacionais, mantendo uma perspectiva muito mais restrita aos objetivos de sua área que às questões amplas da organização (DAVENPORT, 1998).
O modelo monarquia informacional é caracterizado por atribuir a um único indivíduo, ou uma função, o controle da maior parte das informações da organização (DAVENPORT, 1998).
Anarquia, para Davenport (1998, p. 100, grifo do autor), “[...] não é bem um modelo”, uma vez que as decisões são individuais. Ocorre “[...] quando abordagens mais centralizadas falham, ou quando nenhum alto executivo percebe a importância da informação comum para o funcionamento efetivo da empresa” (DAVENPORT, 1998, p. 100).
Somado a esses modelos, definidos a partir da distribuição de poder, Davenport ainda acrescenta o modelo cujo controle da informação ocorre a partir da demanda, adotado em organizações voltadas ao mercado (DAVENPORT, 1998): utopias tecnocráticas, modelo baseado na resolução de problemas de informação a partir dos recursos tecnológicos.
Qualquer que seja o modelo que vigore em um ambiente, imprescindível é a clara relação entre a política de informação e a estratégia da organização, para que todos os seus integrantes possam aceitá-la e adotá-la como princípios da empresa (AMORIM; DA SILVA, 2011), o que é um desafio. Diante da possibilidade de conflito de interesses, a regulação por meios documentais tendem a estabelecer um rumo comum aos setores envolvidos.
Portanto, entendem-se as políticas de informação como instrumentos de regulação e ordenação das práticas organizacionais, permitindo a efetividade de uma intervenção. No caso desta pesquisa, será traçada uma proposta de um fluxo informacional do acompanhamento do estágio supervisionado não obrigatório, inserido no contexto de uma política de informação.