Universidade Estadual de Londrina UEL

A Universidade Estadual de Londrina encontra-se em um estágio mais avançado com relação à estruturação de seu controle interno, pois tal como a Universidade Federal de Santa Catarina, foi criada a unidade de Auditoria Interna.

O Artigo 109 do Regimento da UEL (UEL, 2013) prevê, dentre os órgãos da Reitoria, a Assessoria de Auditoria Interna - AAI. No seu Artigo 110, são apresentadas as funções dos designados para estes órgãos, as quais, no entanto, são bastante genéricas, em razão da diversidade destes órgãos.

A unidade de Auditoria Interna possui uma página específica no site da Universidade (UEL, 2013B), onde se explicita com mais clareza sobre a estrutura e suas finalidades. Conforme consta na página, o Regimento da Reitoria define nos artigos 24 e 25 que a AAI:

Art.24. A Assessoria de Auditoria Interna dirigida por um auditor, é órgão de assessoramento direto do Reitor, tendo por finalidade examinar, a priori, concomitantemente ou a posteriori os atos e fatos administrativos e acadêmicos de toda a Universidade.

Art.25. A auditoria é de natureza tanto financeira quanto operacional e compreende o exame, pesquisa, investigação, análise, avaliação e crítica de atos, fatos, papéis, registros, procedimentos, ocorrências e situações, com a finalidade de atestar sua legitimidade, exatidão, conveniência, oportunidade, conformidade em normas expressas ou padrões recomendáveis, nas áreas:

a) econômico-financeiro-contábil b) acadêmica

c) administrativa

É importante ressaltar que o Regimento da Reitoria prevê o controle prévio, concomitante e a posteriori, o que amplia as funções da Auditoria para além do sentido de simples fiscalização.

A página (UEL, 2013B) consta ainda o objetivo, a missão e os princípios da AAI, quais sejam:

Objetivo

Desenvolver ações que possam auxiliar na garantia da eficiência e eficácia de gestão e obtenção dos resultados institucionais pretendidos nas áreas: administrativa, contábil-financeira, acadêmica e assistência hospitalar.

Missão

A Missão da AAI está voltada para a atuação em parceria com a administração da UEL e as Unidades Executivas, na busca pelo desenvolvimento institucional e a excelência na gestão dos recursos públicos e qualidade dos serviços prestados mediante auditorias preventivas e propositivas.

Princípios básicos da AAI

Os princípios básicos que norteiam as ações da AAI são: Probidade, Legalidade, Razoabilidade, Legitimidade, Motivação, Economicidade, Eficiência, Impessoalidade e Publicidade.

A concepção da diferença entre Controle Interno e Auditoria é apresentada na página (UEL, 2013B), no tópico de acesso: Controle Interno. Segundo consta no texto deste tópico, é a distinção:

As atividades de auditoria e controle interno são cíclicas por objetivarem fins comuns - excelência e qualidade de gestão dos recursos públicos - por meios

diferentes. Enquanto a Auditoria objetiva o exame de atos e fatos para atestar a sua legitimidade e conformidade com normas vigentes e padrões recomendáveis, o Controle Interno consiste em um plano organizacional de métodos e procedimentos ordenados, adotados para salvaguardar Ativos e a eficiência de gestão e de execução financeira.

Ressaltam-se, ainda neste tópico, os objetivos do Controle Interno e os instrumentos de controle da UEL, quais sejam (UEL, 2013B):

Objetivos:

a) Salvaguardar os interesses institucionais relativos a proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos decorrentes de falhas não intencionais (estruturação incorreta de processos, organização ou estratégia) ou propositais (atitudes fraudulentas e contra os interesses da instituição);

b) Monitorar a precisão e a confiabilidade de dados financeiros, relatórios contábeis e operacionais relativos a geração de informações adequadas e oportunas, fundamentais no campo gerencial e administrativo, para compreensão dos fatos e eventos realizados na instituição;

c) Estimular a eficiência operacional e redução de custos, promovendo-se de todos os meios necessários à condução de tarefas de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme;

d) Verificar a aderência às leis, regulamentações e diretrizes da administração superior, assegurando que as políticas e procedimentos definidos sejam adequadamente executados e respeitados. Instrumentos de Controle – UEL:

a) Ativo e Execução Financeira: BANCO DE DADOS DO SISTEMA UEL

b) Monitoramento de Processos de Trabalho: FLUXOGRAMA DE MAPEAMENTO c) Legendas de Fluxograma.

A análise dos objetivos da unidade de Auditoria e do Controle Interno remete a uma complementariedade, apontando para o entendimento de que a unidade irá desenvolver o Controle Interno não apenas pela verificação das

atuações, mas também pela promoção “de todos os meios necessários à condução de tarefas de forma a obter entendimento, aplicação e ação”, como citado(UEL, 2013B). É interessante observar que esta unidade da UEL, apesar de estar caracterizada como uma Assessoria, adota uma postura mais pró-ativa ao invés de mera propositora de ações. Por outro lado, não há menção da participação desses profissionais nos processos de tomada de decisão e no processo de planejamento na Universidade, o que gera as dificuldades já apontadas na análise da UFSC.

Outra característica verificada na organização do sistema de controle da Universidade é a atuação da Ouvidoria existente na Universidade, apesar de não estar previsto no Regimento Geral nem no Regimento da Reitoria. A Ouvidoria possui a página: http://www.uel.br/ouvidoria/portal, onde esclarece que objetiva principalmente auxiliar no aperfeiçoamento do Estado e na busca da eficiência e austeridade administrativa da Universidade Estadual de Londrina, tendo como foco a atuação nas atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão. Não há menção da parceria da Ouvidoria com a Auditoria, que seria fundamental para consolidar o sistema de controle da Universidade.

Nesse mesmo sentido, não foi localizada nenhuma menção a funções correicionais na Universidade, as quais se constituiriam no controle da atuação do servidor público. Apenas foi localizada uma pequena menção no Artigo 15 do Regimento da Reitoria que trata das competências da Assessoria Jurídica, a quem cabe: “estabelecer normas para os inquéritos administrativos que forem determinados pelo Reitor ou outras autoridades da Universidade e orientar os trabalhos das respectivas comissões” (UEL, 2013). Da mesma forma, o desenvolvimento desse controle pela Auditoria seria importante para consolidar o sistema de controle da Universidade.

As informações disponíveis, na página da Universidade (UEL, 2013B), permitem a análise de sua estrutura, da qual se obtém o seguinte perfil (Quadro 16):

Quadro 16 - Perfil da Estrutura da Unidade de Controle da UEL:

1 . C ad ei a d e C o m an d o /C o m p le x id ad e/ G ra u d e E sp ec ia li za çã o Diferenciação Horizontal: 1. Tarefa: Especializada/Não-Especializada:

As atividades desenvolvidas pela Auditoria, conforme consta também no Regimento da Reitoria (UEL, 2013B), é possível identificá-las como tarefas especializadas, envolvendo normativas técnicas e tratamento de informações que requerem conhecimentos principalmente das áreas de Administração, Ciências Contábeis, Economia e Direito.

2. Divisões: Número de Cargos de Supervisão/Especialização das Divisões: não consta

Diferenciação Vertical: 1. Níveis de Supervisão:

A Auditoria é realizada na Sede e no Hospital Universitário. Desta forma, pode-se inferir que a Auditoria da Sede desenvolve a supervisão do controle realizado na Auditoria do Hospital, o que se constituiria em um nível de supervisão apenas.

2. Cargos de Supervisão x Cargos de Produção:

Dos mencionados na página da Auditoria, pode-se considerar como cargos de produção a Secretária do Auditor e a equipe de apoio técnico composta por quatro profissionais na Sede e dois profissionais no Hospital Universitário Dispersão Geográfica

Nº Localidade Fora da Sede:

De acordo com o Regimento Geral da Universidade (UEL, 2013) esta não possui campi externos.

2. Amplitude do Controle – Distribuição de Subordinados: Número de subordinados por Divisão:

Sede: 5

Hospital Universitário: 2

Número de subordinados da Direção do Órgão: 07 3. Departamentalização - Forma de agrupamento de tarefas:

Por Processos: controles financeiros, contábeis e operacionais, controle do patrimônio, controle da legalidade, do cumprimento de regulamentações e diretrizes da administração superior, e da execução das políticas e procedimentos definidos.

4. Processo Decisório - Formas do Processo Decisório

Pode-se considerar que é centralizado na figura do Assessor, conforme especificado na Norma Interna nº 11(UEL, 2013B), a qual destaca que os Auditores internos do HU, e no Campus, são subordinados direta e hierarquicamente ao Assessor de Auditoria Interna.

5. Formalização - Normas e Procedimentos

A formalização das normas e procedimentos é uma característica importante verificada na unidade da UEL, a qual ocorre por meio de diretrizes especificadas no Regimento Interno da Reitoria e por meio de Normas Internas de Auditoria, as quais são disponibilizadas na página e esclarecem sobre os procedimentos a serem adotados na Auditoria. Tais ações, além de demonstrarem transparência das ações da Auditoria, estimulam a cultura do autocontrole, pois os dirigentes compreenderão a importância do controle e passarão a observar os seus resultados e buscar o cumprimento de suas metas e a regularização de suas ações.

6 . V ar iá v ei s d a E st ru tu ra 1. Tamanho e Estrutura

As seguintes características revelam as dimensões da Universidade (Fonte: UEL, 2013C, Ano Base: 2012):

a) Número de Acadêmicos da Graduação:. 15.519 b) Número de Cursos de Graduação: 66

c) Número Acadêmicos Pós-Graduação (strito e lato sensu). 4.900

d) Número de Cursos de Pós-Graduação (stricto e lato sensu) 213 e) Número de Docentes: 1.676

f) Número de servidores da área administrativa: 3.637 Estrutura (Regimento Geral, UEL, 2013):

Unidades da Administração Órgãos da Reitoria: 14

- Gabinete da Reitoria; Secretaria Geral dos Órgãos Colegiados Superiores; Pró-Reitorias: de Graduação, de Pesquisa e Pós-Graduação, de Extensão, de Administração e Finanças, de Recursos Humanos, de Planejamento; Coordenadoria de Processos Seletivos; Prefeitura do Campus Universitário; Procuradoria Jurídica; Assessoria de Auditoria Interna; Assessoria de Relações Internacionais; Assessoria de Tec.a de Informação. Unidades Universitárias: 09

- Centros: Letras e Ciências Humanas, Ciências Biológicas, Ciências Exatas, Estudos Sociais Aplicados, Ciências da Saúde, Educação, Comunicação e Artes, Ciências Agrárias, Tecnologia e Urbanismo, Educação Física e Esporte.

Órgãos Suplementares: 15

- Museu Histórico de Londrina, Clínica de Psicologia, Museu de Ciência e Tecnologia de Londrina, Escritório de Aplicação de Assuntos Jurídicos, Escritório de Aplicação de Assuntos Socioeconômicos, Hospital Universitário, Clínica Odontológica Universitária, Clínica de Especialidades Infantis, Laboratório de Medicamentos, Colégio de Aplicação Pedagógica, Casa de Cultura, TV UEL, Rádio FM UEL, Hospital Veterinário, Fazenda-Escola.

Órgãos de Apoio: 06

- Biblioteca, Laboratório de Tecnologia Educacional, Serviço de Bem-Estar à Comunidade, Editora, Sistema de Arquivos da UEL, Agência de Inovação Tecnológica da UEL.

2. Tecnologia

Verifica-se na Norma Interna nº 16 (UEL, 2013B) que a Assessoria utiliza-se do sistema da Universidade para o acompanhamento das providências e resultados das recomendações de auditorias realizados, assim como ao especificar sobre os Instrumentos utilizados, refere-se ao Banco de Dados do Sistema UEL. Desta forma, percebe-se que a Universidade possui um sistema de informação que possibilita a formalização e o controle por meio de tecnologias da informação.