Gastos de administración de los fondos de subvenciones

ORGANIZACION PANAMERICANA DE LA SALUD ORGANIZACION MUNDIAL DE L a SALUD

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..r

-

XX

CONFERENCIA 5ANITARIA PANAMERICANA

XXX

REUNION

DEL COMITE REGIONAL

ST. GEORGE'S, GRENADA

S E P T I E M B R E - O C T U B R E 1978

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Tema

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

37

d e l programa p r o v i s i o n a l CSP20/19 (Esp. 1 7 agosto 1978

ORIGINAL: INGLES

GASTOS DE ADMINISTRACION DE

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

LOS FONDOS

DE SUBVENCIONES

1. I n t r o d u c c i ó n

La c u e s t i ó n de cómo reembolsar a las o r g a n i z a c i o n e s l o s g a s t o s de apoyo t é c n i c o y a d m i n i s t r a t i v o r e f e r e n t e s a

l a

g e s t i ó n , a d m i n i s t r a c i ó n y r e a l i z a c i ó n de p r o y e c t o s f i n a n c i a d o s con r e c u r s o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s ha

s i d o un problema que se ha p l a n t e a d o desde hace mucho tiempo en l o s o r g a - n i s m o s e s p e c i a l i z a d o s de

l a s

Naciones Unidas y en l a

OPS.

Se han usado v a r i o s t é r m i n o s p a r a describir

tales

g a s t o s , v.g. gas-

t o s g e n e r a l e s de l a o r g a n i z a c i ó n , g a s t o s i n d i r e c t o s y g a s t o s de apoyo a

programas. Para l o s p r o p ó s i t o s de este documento se u t i l i z a r á e l t é r m i n o "gastos de apoyo a programas".

Los g a s t o s de apoyo

a

p r o g r a m a s p o d r f a n d e f i n i r s e como l o s g a s t o s

totales i n c u r r i d o s p o r una o r g a n i z a c i ó n como r e s u l t a d o de s u p a r t i c i p a - c i ó n e n un p r o y e c t o o programa f i n a n c i a d o c o n f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s . D i c h o s g a s t o s p o d r f a n i n c l u i r l o s s i g u i e n t e s g a s t o s de apoyo t é c n i c o y a d m i n i s t r a t i v o : p a r t i c i p a c i ó n e n

l a

p l a n i f i c a c i ó n de p r o y e c t o s ; apoyo t é c n i c o y s u p e r v i s i ó n de p e r s o n a l y c o n s u l t o r e s ; a s e s o r a m i e n t o s o b r e pro-

gramas de c a p a c i t a c i ó n ; a s e s o r a m i e n t o s o b r e e s p e c i f i c a c i o n e s de equipo; i n f o r m a c i ó n t é c n i c a ; p a r t i c i p a c i ó n e n e v a l u a c i ó n , r e v i s i ó n y o b s e r v a c i ó n de p r o y e c t o s ; c o n t r a t a c i ó n de e x p e r t o s y c o n s u l t o r e s ; a d m i n i s t r a c i ó n de

p e r s o n a l ; compra e i n v e n t a r i o s d e e q u i p o ; c a p a c i t a c i ó n y a d m i n i s t r a c i ó n de becas; a d m i n i s t r a c i ó n de s u b c o n t r a t o s , y p r e p a r a c i ó n de p r e s u p u e s t o s y c o n t a b i l i d a d .

Desde p r i n c i p i o s de

l a

década de 1960 l a Administración de l a OSP

había examinado este problema y en v a r i a s o c a s i o n e s se emprendieron estu- d i o s p e r o e l a s u n t o nunca

se

c o n c l u y ó e n f o r m a d e f i n i t i v a .

2. E s t u d i o s sobre l a medición de g a s t o s d e l a s Naciones Unidas

A p r i n c i p i o s d e l d e c e n i o de 1970 l a s Naciones Unidas y s u s o r g a n i s -

CSP20/19

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(Esp.

1

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Página 2

en

un e j e r c i c i o s o b r e la medici6n de g a s t o s con e l

f i n

de

f a c i l i t a r

i n f o r - mación a l

PNUD

a c e r c a de l o s g a s t o s g e n e r a l e s de l o s organismos. La

OMS

t a m b i é n p a r t i c i p ó e n e l mencionado e j e r c i c i o . E l e s t u d i o f u e c o n t i n u a d o d u r a n t e

1974-1976,

pero no p a r t i c i p a r o n t o d o s l o s o r g a n i s m o s e s p e c i a l i z a -

dos.

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A c o n t i n u a c i ó n se i n d i c a n las tasas de g a s t o s g e n e r a l e s d e t e r m i n a - das p o r l o s o r g a n i s m o s s i g u i e n t e s basadas e n e s t u d i o s s o b r e l a medición

de g a s t o s para r e a l i z a r s u s a c t i v i d a d e s :

-

4

973

-

1974 1975 1976

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46

%

- -

%

%

Naciones Unidas O I T

FA0

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

0%

ONUDI O"

Promedio

22.5

29.7

31.1

19.3

15.9

13.8

13.7

27.4

31.2

31.5

28.3

24.

O

23.3

27.8

23.3

Los mencionados e s t u d i o s no han s i d o c o n t i n u a d o s , y a base de

l a

premisa de que l o s organismos especializados tendrán que absorber parte

de l o s g a s t o s p a r a a d m i n i s t r a r l o s f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s e n s u p r e -

s u p u e s t o o r d i n a r i o , e l PNUD adoptó una tasa de 14%. La c u e s t i ó n acerca

de

cuál

f u e n t e de fondos debe c a r g a r s e p o r l o s g a s t o s de apoyo a programas c o n c e r n i e n t e s a a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s c o n f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s h a s i d o d e b a t i d a inconclusamente en todos los organismos d e l sistema de las

Naciones Unidas y no se ha formulado una solución definitiva.

E l Comité C o n s u l t i v o e n C u e s t i o n e s A d m i n i s t r a t i v a s de l a s Naciones Unidas ha e s t a d o e s t u d i a n d o l a p o l f t i c a de v a r i o s o r g a n i s m o s e s p e c i a l i z a - dos de las Naciones Unidas r e l a t i v a a las tasas de g a s t o s de apoyo p a r a a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s d i r e c t a m e n t e con f u e n t e s a j e n a s a los organismos

d e l sistema de las Naciones Unidas. Se ha e s t a b l e c i d o un Grupo I n t e r g u - bernamental de Trabajo sobre Gastos Generales d e l a s Naciones Unidas (gas-

t o s de apoyo) y en la a c t u a l i d a d

está

e s t u d i a n d o

este

asunto juntamente con l a Dependencia Común de I n s p e c c i ó n de las Naciones Unidas. En este

cSP20/19 (Esp.)

Página

3

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3.

P o l í t i c a d e l a OMS

L a Última r e f e r e n c i a a l a c u e s t i ó n de l o s g a s t o s de apoyo a l pro-

grama p o r l o s Cuerpos Directivos de l a

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OMS f i g u r a e n l a Resolución WHA27.33 de l a 27a Asamblea Mundial de l a Salud en l a que s e e x p r e s a l a

o p i n i ó n de que '"1 i m p o r t e t o t a l de l o s s e r v i c i o s t é c n i c o s y a d m i n i s t r a - t i v o s y d e l a p o y o i n d i s p e n s a b l e p a r a que l a OMS e j e c u t e con l a d e b i d a

eficacia l o s programas costeados con fondos extrapresupuestarios deberá

f i n a n c i a r s e , e n p r i n c i p i o , con fondos de esa n a t u r a l e z a " .

En 1973

e l

e j e r c i c i o de las Naciones Unidas sobre medición de l o s g a s t o s r e v e l ó que e l i m p o r t e e f e c t i v o d e l o s s e r v i c i o s de apoyo técnico y no t é c n i c o p a r a q u e l a OMS realice p r o y e c t o s f i n a n c i a d o s c o n f o n d o s del PNUD a s c e n d i ó a l 27.4% de l o s g a s t o s de l o s p r o y e c t o s . En l o s documentos

de l a

OMS

no hay ninguna indicación de que e l importe de l o s s e r v i c i o s de

a p o y o t é c n i c o y no t é c n i c o p a r a que l a OMS l l e v e a c a b o p r o y e c t o s f i n a n - c i a d o s con o t r a s f u e n t e s e x t r a p r e s u p u e s t a r i a s es considerablemente infe- r i o r que e l r e f e r e n t e a p r o y e c t o s f i n a n c i a d o s con fondos d e l PEJUD.

En e n e r o de 1978 e l D i r e c t o r G e n e r a l de l a OMS a n a l i z ó la p o l í t i c a i n t e r n a de d i c h a O r g a n i z a c i ó n e n l o q u e r e s p e c t a a l reembolso de l o s gas-

tos de a p o y o f i n a n c i a d o s c o n f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s c o n c e r n i e n t e s a

programas financiados con fondos de esa n a t u r a l e z a . E l D i r e c t o r G e n e r a l reafirmó que a f i n de ayudar a s u f r a g a r p o r l o menos a l g u n o s de l o s g a s t o s

de a p o y o i n d i s p e n s a b l e s p a r a r e a l i z a r l a s a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s c o n f o n - dos e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s ( d i s t i n t o s a l o s d e l PNUD y d e l FNUAP), i n c l u - yendo fondos f i d u c i a r i o s , d i v e r s o s f o n d o s especiales de Pos organismos d e l

sistema de l a s Naciones Unidas y a p o r t a c i o n e s v o l u n t a r i a s ,

l a

p o l i t i c a de

l a

O r g a n i z a c i ó n s i g u e s i e n d o l a de c a r g a r 14% s o b r e l o s g a s t o s i n c u r r i d o s p o r e l p r o y e c t o , a menos que n e g o c i a c i o n e s con un organismo donante o de financiamiento hayan dado lugar a c o n c e r t a r un acuerdo por un p o r c e n t a j e mayor o una c a n t i d a d e s p e c í f i c a p a r a g a s t o s de apoyo a l programa i g u a l a l

14% de la a p o r t a c i ó n , como minimo. Conviene o b s e r v a r que la p o l i t i c a de

l a OMS no limita e l p o r c e n t a j e a cargar a l 14% e l que podría ser mayor e n

base

a

n e g o c i a c i o n e s con e l organismo donante o de f i n a n c i a m i e n t o . 4. P o r c e n t a j e d e g a s t o s de apoyo

a

programas de l a OPS

Durante e l p e r í o d o de 1968 a 1975

e l

p r e s u p u e s t o o r d i n a r i o

OPS/OMS aumentó de EUA$16,794,933 a $34,194,855 o sea un incremento de

103.6%. En e l mismo p e r í o d o , l o s f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s a u m e n t a r o n

de $7,524,712 a $21,405,524, o sea un incremento de 184.4%.

En

1977 l o s f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s c o n s t i t u y e r o n e l 36.4% de l o s g a s t o s t o t a l e s

CSP20/19 (Esp.)

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l)i

Página 4 En este perfodo l a Organización no c a r g ó a l o s organismos d e

financiamiento por la a d m i n i s t r a c i ó n de p r o y e c t o s c o s t e a d o s con fondos e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s . S i n embargo, las c o n d i c i o n e s han e s t a d o cambiando

de manera e s p e c t a c u l a r e n e l d e c e n i o de 1970. Los e f e c t o s de

l a

i n f l a - c i ó n , j u n t o con o t r a s p r e s i o n e s t a l como l o s i n c r e m e n t o s g e n e r a l e s e n l o s n i v e l e s de l o s programas financiados con fondos ordinarios y e x t r a p r e s u - p u e s t a r i o s , han s i g n i f i c a d o que l o s r e c u r s o s d i s p o n i b l e s , p o r l o g e n e r a l , han s i d o i n s u f i c i e n t e s p a r a s u f r a g a r l o s g a s t o s de apoyo

a

programas para a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s con fondos extrapresupuestarios que

se

pagaban en a ñ o s a n t e r i o r e s . A l mismo tiempo, los Cuerpos D i r e c t i v o s han estado

re-

comendando que se conceda

más

a t e n c i ó n

a

l a consecución de fondos

extra-

p r e s u p u e s t a r i o s y también indicando que no se d e b í a n i n c r e m e n t a r l o s

g a s t o s a d m i n i s t r a t i v o s .

E l D i r e c t o r , r e c o n o c i e n d o que l o s programas financiados con

e l

p r e s u p u e s t o o r d i n a r i o de l a Organización se v e r f a n a f e c t a d o s a medida que

cada vez

más

l o s r e c u r s o s de ésta e r a n d e s v i a d o s p a r a la g e s t i ó n y admi- n i s t r a c i ó n de a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s c o n f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s ,

d e c i d i ó estudiar nuevamente

l a

c u e s t i ó n de l o s g a s t o s i n d i r e c t o s . Después de e x t e n s a s n e g o c i a c i o n e s e n 1976 con p e r s o n a l e x p e r t o e n esta e s p e c i a l i -

dad de l a i n s t i t u c i ó n d e l g o b i e r n o de l o s E s t a d o s Unidos de América desig- nada e s p e c í f i c a m e n t e para manejar dichas negociaciones, dicha i n s t i t u c i ó n aprobó un p o r c e n t a j e de g a s t o s i n d i r e c t o s para l a OPS, e l que fue adoptado como e l p o r c e n t a j e de g a s t o s de apoyo a l programa de l a OPS. Este porcen-

t a j e se basa en l a e x p e r i e n c i a real s o b r e g a s t o s de

l a

Organización, que u t i l i z a p r i n c i p i o s y procedimientos sobre g a s t o s r e c o n o c i d o s p a r a estable- cer p o r c e n t a j e s de g a s t o s i n d i r e c t o s . En consecuencia,

l a

OPS ha t e n i d o

la v e n t a j a p r e c i s a de haber e s t a b l e c i d o e l p o r c e n t a j e de g a s t o s de apoyo

a s u programa en unión de e x p e r t o s a l t a m e n t e calificados y de conformidad con p o l í t i c a s y p r i n c i p i o s b i e n d e f i n i d o s en cuanto a p o r c e n t a j e s de gas- t o s i n d i r e c t o s . Como l o s d a t o s a c e r c a de g a s t o s de l a OPS c o n s t i t u y e r o n

l a base sobre l a que s e e s t a b l e c i ó e l p o r c e n t a j e , se c o n s i d e r a q u e éste

r e f l e j a v e r d a d e r a m e n t e l o s g a s t o s de apoyo a programas de la Organización r e f e r e n t e s a c u a l q u i e r a c t i v i d a d f i n a n c i a d a con fondos extrapresupuesta-

rios que emprenda l a

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OPS. Las tasas aprobadas fueron: 31.8% p a r a 1974,

30% para 1975,

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31% para 1976, una tasa p r o v i s i o n a l de 31% p a r a 1977 y una

tasa p r o p u e s t a de 31.5% p a r a 1978.

5. P o l í t i c a a c t u a l de l a OPS

E l D i r e c t o r ha e s t a b l e c i d o l a p o l í t i c a g e n e r a l de que

e l

importe t o t a l de los s e r v i c i o s t 6 c n i c o s y a d m i n i s t r a t i v o s y d e l apoyo n e c e s a r i o

CSP20/19

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(Esp.

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1

Página

5

Además, se ha e s t a b l e c i d o la s i g u i e n t e p o l í t i c a e s p e c í f i c a a f i n d e g a r a n t i z a r l a r e i n t e g r a c i ó n de los g a s t o s de apoyo

a l

programa de l a

OPS r e f e r e n t e s a l a g e s t i ó n , a d m i n i s t r a c i h y r e a l i z a c i ó n de p r o y e c t o s f i n a n c i a d o s con r e c u r s o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s :

a > Todos l o s g a s t o s d i r e c t o s q u e puedan ser i d e n t i f i c a d o s con una

subvención/contrato/acuerdo s e r á n i n c l u i d o s e n l o s g a s t o s d i r e c t o s de l a subvención/contrato/acuerdo.

b ) En toda subvención/contrato/acuerdo se i n c l u i r 5 una d i s p o s i c i ó n

r e l a t i v a a l o s g a s t o s de apoyo a programas basados en

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

10s gas-

t o s t o t a l e s de p r o y e c t o s p a r a r e a l i z a r a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s c o n f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s .

c ) Algunas veces podrIa ser n e c e s a r i o n e g o c i a r con

e l

organismo donante e l n i v e l de g a s t o s de apoyo a l programa d e l a OPS e n l o

q u e r e s p e c t a a propuestas determinadas debido a l a p o l í t i c a pre- s u p u e s t a r i a de l a i n s t i t u c i ó n , s u s l i m i t a c i o n e s o ambas. Con s u j e c i ó n a l a a p r o b a c i ó n d e l D i r e c t o r , l o s p o r c e n t a j e s especia- les de g a s t o s de apoyo a programas podrfan ser negociados con l o s organismos donantes de f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s . En t o d a d i s c u s i ó n p r e l i m i n a r c o n la i n s t i t u c i ó n d o n a n t e s ésta será

informada acerca d e l p o r c e n t a j e e n v i g o r de g a s t o s de apoyo a l

programa de l a OPS.

d ) Aunque a l g u n a s v e c e s p o d r f a c o n s i d e r a r s e f a c t i b l e r e n u n c i a r a l a a p l i c a c i ó n d e l p o r c e n t a j e de g a s t o s d e apoyo a l programa d e

l a OPS, e l número de r e n u n c i a s debe mantenerse a l minimo a f i n

de g a r a n t i z a r l a r e i n t e g r a c i ó n de l o s g a s t o s de l a OPS p a r a a p o y a r a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s c o n f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s .

e > Toda r e n u n c i a a l a a p l i c a c i ó n d e l p o r c e n t a j e e s t a b l e c i d o de

gastos de apoyo a l programa de l a OPS debe ser j u s t i f i c a d a a n t e

e l D i r e c t o r y aprobada por éste. La s o l i c i t u d de r e n u n c i a será

i n i c i a d a por l a DivisiSn Tgcnica encargada de la subvención/ c o n t r a t o / a c u e r d o y será sometida a l a c o n s i d e r a c i ó n d e l Grupo

de A n á l i s i s de P r o y e c t o s p a r a s u e s t u d i o y recomendaciones. Este Grupo será e l encargado de e x a m i n a r t o d o s l o s a c u e r d o s

p r o p u e s t o s r e l a c i o n a d o s c o n a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s con fondos e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s y de formular recomendaciones a l D i r e c t o r s o b r e e l e s t a b l e c i m i e n t o de p o r c e n t a j e s e s p e c i a l e s p a r a g a s t o s

de apoyo a programas, sobre t o d a r e n u n c i a a

la

a p l i c a c i ó n d e l

CSP20/19 (Esp. Página

6

f ) Cuando se acepta una r e n u n c i a , l o s g a s t o s de apoyo a programas que asumirá l a OPS s e r g n i n c l u i d o s e n e l p r o y e c t o de p r e s u p u e s t o como una a p o r t a c i ó n de l a Organización sobre una base de g a s t o s compartidos.

g ) En v i r t u d de l a a u t o r i d a d c o n f e r i d a a l D i r e c t o r con arreglo a l o d i s p u e s t o e n e l p á r r a f o

6.7

d e l Reglamento F i n a n c i e r o de

l a

OPS, e l D i r e c t o r ha e s t a b l e c i d o e l Fondo E s p e c i a l p a r a Gastos

de Apoyo a Programas.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Los fondos puestos a la d i s p o s i c i ó n de

l a O r g a n i z a c i ó n p a r a r e a l i z a r p r o y e c t o s f i n a n c i a d o s c o n f u e n t e s e x t r a p r e s u p u e s t a r i a s se a c r e d i t a n e n e s t e Fondo.

h) E l D i r e c t o r e f e c t ú a l a d i s t r i b u c i ó n de fondos obtenidos para g a s t o s de apoyo a programas d e l Fondo E s p e c i a l p a r a G a s t o s de

Apoyo a Programas. A base de s o l i c i t u d e s d e b i d a m e n t e j u s t i f i - c a d a s p a r a s e r v i c i o s e s p e c í f i c o s de apoyo, e l Director p o d r i a a p r o b a r f o n d o s p a r a a c t i v i d a d e s en l a Sede y en

las

o f i c i n a s de campo de l a OPS que s i r v a n de apoyo a las a c t i v i d a d e s f i n a n c i a - d a s c o n f o n d o s e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s .

En e l Informe Financiero d e l D i r e c t o r e Informe d e l Auditor Externo puede a p r e c i a r s e e l e s t a d o d e l Fondo E s p e c i a l p a r a G a s t o s de Apoyo a Pro- gramas. A l 31 de diciembre de 1977 había un s a l d o de $221,578 en dicho

Fondo. Conclusión

Con e l f i n de g a r a n t i z a r que se dispone de fondos en e l p r e s u p u e s t o o r d i n a r i o p a r a a p o y a r l o s p r o g r a m a s y o b j e t i v o s de l a Organización, y con- vencido de que e l importe t o t a l de l o s s e r v i c i o s t é c n i c o s y a d m i n i s t r a t i - vos y d e l apoyo indispensable para que l a Organización realice con l a de- b i d a eficacia l o s programas costeados con f u e n t e s e x t r a p r e s u p u e s t a r i a s deberá f i n a n c i a r s e , en l o p o s i b l e , con fondos de esa n a t u r a l e z a , e l Direc-

t o r ha e s t a b l e c i d o l a p o l l t i c a de r e i n t e g r a r l o s g a s t o s de apoyo a progra-

mas de l a O r g a n i z a c i ó n r e l a c i o n a d o s c o n a c t i v i d a d e s f i n a n c i a d a s con fondos e x t r a p r e s u p u e s t a r i o s . Esta p o l f t i c a t i e n e p o r o b j e t o g a r a n t i z a r que los