Perguntas Frequentes
Oracle Fusion: O Portal do Fornecedor
O que é o Portal do Fornecedor?
A partir de 19 de Julho de 2021, todas as nossas interações relativas a ordens de compra e pagamentos para Portugal e Espanha serão realizadas online através do Portal de Fornecedores no Oracle Fusion. O Portal de Fornecedores Oracle é uma plataforma em “nuvem” que lhe permite aceder e interagir com a JCI. Neste Portal, vai receber as ordens de compra e criar e emitir faturas eletronicamente.
Porque motivo a JCI alterou os seus métodos de trabalho?
Como parte integrante da transformação digital global da JCI, estamos a implementar uma ferramenta “Procure- to-Order” com o objetivo de melhorar e harmonizar as nossas atividades globais de compras diretas e indiretas.
Selecionámos o Oracle Fusion para implementar uma solução eficiente e fácil de usar, em “nuvem” como o nosso principal sistema de colaboração com os fornecedores na gestão e emissão de ordens de compra e faturas.
O que significa “Supplier Enablement” ou “Oracle Fusion Enablement “?
‘Supplier Enablement’ ou ‘Oracle Fusion Enablement’ são termos utilizados pelo Serviço de Compra inerentes ao processo de agilização e acompanhamento das transações entre fornecedores e JCI no Portal do Fornecedor Oracle Fusion. A equipa ‘JCI supplier enablement’ será responsável por este acompanhamento.
Que benefícios vou constatar como fornecedor?
Como fornecedor registado no Portal, poderá:
• Receber notificações eletrónicas de ordens de compra e outros documentos
• Converter facilmente pedidos de compra em faturas
• Propor alterações aos pedidos de compra
• Atualizar as suas tarifas de preços
• Reduzir as transações em papel e melhorar a visibilidade de todas as suas ordens de compra e faturas na plataforma eletrónica
• Apresentação eletrónica das faturas, maior agilização e rapidez nos pagamentos
• Capacidade de atualizar os dados de contacto e outros da sua organização com maior facilidade
A JCI ambiciona minimizar as suas transações comerciais em papel como faturas impressas e processos manuais que digam respeito a ordens de compra, alterações de encomendas, confirmação de ordens, etc.
Todos (ProCo)
SOBRE O PORTAL DO FORNECEDOR
Qual é a última data ou prazo final para o registo no Portal do Fornecedor - Oracle Fusion?
Poderá registar-se a partir de 19 de julho, data de início do nosso programa. Nesta data, receberá um e-mail do Oracle, com a ligação ao Portal do Fornecedor. Não há limite de prazo, mas deverá registar-se imediatamente para que possa começar a tirar partido dos benefícios do Portal desde o primeiro dia.
Quando poderei aceder ao portal?
Poderá registar-se a partir de 19 de julho, a nossa data de início. Nesta data receberá um e-mail do Oracle, com a ligação ao nosso Portal do Fornecedor. Não existe limite de prazo, mas deverá registar-se imediatamente para que possa começar a tirar partido dos benefícios do Portal desde o primeiro dia.
Como faço o login ao Portal do Fornecedor?
Receberá um e-mail de registo inicial com o seu nome de utilizador e palavra-chave, receberá também a ligação que lhe permitirá aceder ao Portal do Fornecedor. Para iniciar sessão no Portal pela primeira vez, clique na ligação ou copie o URL (endereço web) da ligação, cole-o no seu navegador. Por favor, inicie a sessão utilizando o nome de utilizador e a palavra-passe contidos no e-mail de registo. Ser-lhe-á pedido que altere a sua palavra-passe a partir da que foi gerada pelo sistema e que recebeu. Deverá redefinir a nova (palavra-passe) para garantir a máxima segurança da sua conta.
A JCI pode registar-me no Portal do Fornecedor?
Não, cada fornecedor deverá registar-se no Portal do Fornecedor. Depois do registo bem-sucedido, confirme-o à JCI e guarde os seus dados pessoais de acesso.
Sou obrigado a registar-me no Portal do Fornecedor Oracle Fusion como potencial fornecedor?
Sim, se for um potencial fornecedor, ou seja, se ainda não estiver ativo no nosso sistema, este passo será efetivamente necessário. Receberá um e-mail do seu comprador. Para responder, deverá iniciar a sessão no sistema. Esta conta prospetiva não será a mesma que utilizará para faturação autorizada.
Preciso de hardware ou software especial para utilizar o Portal do Fornecedor?
O Oracle Fusion é uma aplicação em “nuvem”, pelo que não necessita de qualquer equipamento especial. Necessitará de um computador com acesso à Internet e um navegador web atualizado (Chrome, Firefox, IE ou Edge) para utilizar o Portal do Fornecedor. Precisará, ainda, de um endereço de correio eletrónico válido para receber notificações.
Que navegador devo utilizar?
Chrome, Firefox, Internet Explorer (IE) ou Edge.
Esqueci-me do meu nome de utilizador ou palavra-passe. O que devo fazer?
Clique em ‘Esqueci-me da password’ e siga os passos voltar a criar uma nova palavra-passe.
ACESSO AO REGISTO
Por escolheu a JCI o Oracle Fusion para trabalhar?
O Oracle Fusion é reconhecido como um líder de plataformas de e-commerce que conecta
compradores a fornecedores. Esta plataforma permite aos fornecedores abandonarem as transações em papel e o processo manual atualmente associados à Johnson Controls (JCI).
Qual é a capacidade reconhecida do Portal do Fornecedor Oracle Fusion?
O Portal do Fornecedor Oracle Fusion traduz-se numa forma nova, rápida e gratuita de automatizar negócios com qualquer comprador. O apoio à maioria das transações, ajuda a maximizar a eficiência e a conformidade em alinhamento com os requisitos do comprador. Permite, ainda, a gestão de catálogos guardados e documentos de maior dimensão através de um simples acesso online.
Como posso ter acesso a este novo recurso?
A JCI deverá enviar-lhe um convite ou poderá registar-se diretamente no Portal do Fornecedor Oracle Fusion como fornecedor potencial. Com esta conta prospetiva, não poderá transacionar Não consigo aceder à ligação enviada pelo sistema, como posso resolver e com quem devo falar?
Por favor, contacte o serviço de assistência se tiver algum problema técnico.
Como posso alterar os dados da minha empresa no Portal do Fornecedor?
Para alterar os dados da empresa, selecione “Gerir perfil” no Portal do Fornecedor e atualize seus dados (elementos fiscais, endereços, contatos, classificações comerciais, produtos e serviços).
O que devo fazer se o contacto principal da minha empresa associado ao Portal, está ausente ou de férias e precisamos aceder ao portal?
Pode atualizar ou adicionar outros contactos no portal do Fornecedor. Para o fazer:
• Vá à secção Gerir perfil
• Clique em Editar
• Vá a Contactos
• Clique no ícone “+” para adicionar um novo contacto
• Adicionar uma conta de usuário
• Preencher os dados e guardar
De seguida, atribua aos novos contatos da conta de utilizador os atributos necessários. O nome e a descrição de cada função ficam visíveis ao adicionar um novo contato. Exclua as funções que não são relevantes.
Por que não consigo alterar os detalhes da minha conta bancária no sistema?
Deve solicitar a modificação de seus dados bancários por meio do Portal. Antes de ser aprovada e modificada no nosso sistema, qualquer solicitação de alteração bancária fica sujeita a uma verificação rigorosa que garanta a sua validade.
ORACLE FUSION
Existe alguma forma alternativa de receber ordens de compra e enviar faturas?
Não, apenas eletronicamente a menos que existam requisitos legais no seu país, em que será necessário um documento em papel a suportar o documento eletrónico.
Terei de corrigir as faturas que a minha empresa já emitiu até ao momento?
Não, não será necessário no caso de as faturas serem referentes a ordens de compra (PO’s) ou contratos existentes com a JCI (salvo acordo em contrário). Contudo, deverá comunicar as futuras transações de PO’s emitidas ao abrigo do novo procedimento à nossa entidade de compras, certificando-se que refletem corretamente os tramites do IVA (registos de IVA, Listas de Vendas e Compras, relatórios estatísticos). O mesmo será válido para contratos, uma vez que a partir do momento em que o nosso contrato é renovado/alterado, deverá faturar (ao abrigo do novo contrato) à ProcureCo.
As minhas faturas serão rejeitadas se forem emitidas à JCI?
As faturas emitidas a uma entidade jurídica incorreta ou emitidas com dados incorretos, por exemplo número de ordem de compra incorreto, serão rejeitadas sendo esse mesmo motivo justificado. Esta medida terá de ser tomada por requisitos legais.
Entreguei (parcialmente) a minha mercadoria, mas ainda tenho de faturar. A que entidade devo faturar?
Emita, por favor, a sua fatura de acordo com as regras de IVA aplicáveis à entidade que fez a encomenda/ assinou o contrato de entrega, salvo acordo em contrário.
Receberei ordens de compra atualizadas para as encomendas existentes que foram transferidas para a ProcureCo? Esta situação vai afetar a minha faturação?
Não, não é nossa intenção transferir encomendas existentes. A ordem de compra não é um documento fiscal oficial, portanto, um novo contrato pode cancelar a ordem de compra existente e alterar a entidade de faturação. Dependendo do tipo de fornecimento, a faturação poderá ser alterada, para que esteja em conformidade com as regras aplicáveis de IVA. Se precisar de mais informações relativas ao tratamento correto do IVA, podemos fornecer-lhe detalhes das transações necessárias e informações sobre nossos números de IVA.
faturas ou pedidos, até que lhe seja atribuída uma nova conta com direitos de faturação, no entanto tem acesso a outras funcionalidades. Siga as instruções em “criar uma conta Oracle Fusion”.
Que tipo de documentos são permitidos nesta conta do Oracle Fusion?
Os fornecedores podem processar um número ilimitado de documentos, como pedidos, confirmações de pedidos, faturas, créditos, notificações do status de faturas, propostas de pagamento e detalhes de remessas.
A JCI fará os pagamentos através do Portal do Fornecedor Oracle Fusion?
O Portal do Fornecedor Oracle Fusion não é uma plataforma de pagamento. A JCI continuará a usar o seu processo de pagamento atual.
FATURAS
IVA
Qual é a razão para as alterações do IVA?
A mudança faz parte de um projeto global de centralização do nosso negócio BTS, com o objetivo de tornar mais eficiente a nossa estrutura empresarial.
A Entidade de compras (Tyco) irá liquidar as minhas faturas pendentes com a JCI após a data definida?
As faturas pendentes serão liquidadas pela JCI, salvo acordo em contrário.
Como e para onde devo enviar as minhas faturas para serem processadas? Em que formato?
Recomendamos e damos preferência à utilização do nosso Portal do Fornecedor no envio das suas faturas. Esta é a forma mais rápida e segura de enviar as suas faturas. Além disso, após submetidas e aprovadas, poderá ver o estado das mesmas e a data de pagamentos. No caso de não ter acesso, contacte por favor a nossa equipa de apoio ao Portal do Fornecedor JCI-EMEA-PROCURECO- SUPPLIERCOMMS@jci.com. Também poderá enviar as suas faturas por email para: EMEA-AP- Invoice@jci.com, seguindo as “Regras de Ouro” que já conhece. Contudo, recorde-se que por esta via, o tempo necessário para o processamento das faturas é maior e por isso não é o modo preferido de apresentação dos documentos.
O que vai acontecer com as minhas faturas datadas antes de 19 de julho? O que vai acontecer com as minhas faturas depois do dia 19 de julho?
A ordem de compra vai disponibilizar essa informação. Para todos as ordens de compra criadas antes de 19 de julho, as faturas devem ser enviadas de acordo com o processo antigo. No documento de ordem de compra, pode verificar o endereço fiscal que as suas faturas precisam de mencionar. Estas ordens de compra (antes de 19 de julho) são numeradas com 256xxxxxxxxx para Espanha e 263xxxxxxxxx para Portugal. Para as ordens de compra criadas após 19 de julho, o layout do documento vai se diferente, verá o novo endereço fiscal, o novo IVA e a nova numeração alfanumérica. De acordo com esta informação, certifique-se que as suas faturas contêm os mesmos dados - endereço fiscal e número de IVA conforme consta no pedido.
E se eu me esquecer de enviar uma fatura datada antes de 19 de julho de 2021 e a enviar depois de 19 de julho de 2021? Para onde a devo enviar?
Seguirá o mesmo procedimento mencionado anteriormente. Se a ordem de compra for criada antes de 19 de julho, terá de enviar a fatura para o antigo endereço de email, mencionado no documento de ordem de compra.
Onde posso acompanhar o estado das minhas faturas?
Uma vez enviadas as faturas para processamento, pode acompanhar o seu estado, a data de pagamento e outros elementos no portal do fornecedor.
Qual é o formato em que devo enviar as minhas faturas?
O formato é o PDF.
Prestei um serviço à ProcureCo, a que número de IVA preciso emitir a minha fatura?
Por favor, seja informado que a nossa ProcureCo está estabelecida na Suíça e não tem uma sucursal, nem um estabelecimento permanente/fixo em Espanha e Portugal.
Por conseguinte, a ProcureCo tem:
1. um número de IVA na Suíça para residentes (estabelecimento na Suíça): CHE-116.347.792 MWST 2. um número de IVA em Espanha para não-residentes (nenhum estabelecimento em Espanha,
apenas representante fiscal para o cumprimento do IVA): ESN0393342A
3. um número de IVA em Portugal para não-residentes (nenhum estabelecimento em Portugal, apenas representante fiscal para o cumprimento do IVA): PT980708079
Quem irá emitir as novas encomendas?
A partir de 19 de julho de 2021, todas as ordens de compra são emitidas pela nossa empresa central de compras. Precisamos que as faturas emitidas correspondam à informação contida na ordem de compra e que seja aplicado o tratamento correto do IVA. As faturas que não cumpram estes requisitos serão rejeitadas. Compreendemos que poderá precisar de algum tempo para ajustar os novos dados ao seu sistema ERP, poderá acontecer que os documentos fiscais continuem a ser emitidos de acordo com o procedimento antigo, mas se ocorrer esta situação são necessárias alterações, agradecemos que compreenda a necessidade de creditar o documento e voltar a emitir o novo ao abrigo do novo procedimento. Agradecemos uma vez mais, a sua cooperação na necessidade de atualizar os dados da nova entidade de compras no seu sistema o mais rápido possível.
As vossas futuras ordens de compra irão refletir a vossa nova estrutura empresarial?
Sim, os nossos sistemas e procedimentos serão ajustados para assegurar que as ordens de compra futuras sejam emitidas pela ProcureCo.
Sou um fornecedor de serviços para a JCI. Preciso de faturar à ProcureCo pelos meus serviços?
Faturará sempre à entidade JCI indicada na ordem de compra que recebeu.
O que acontece às minhas encomendas que estão em aberto com a JCI?
Não haverá alterações nas encomendas em aberto, salvo acordo em contrário.
O vosso ProcureCo tem vários números de IVA, como posso saber qual o número de IVA necessário para faturar?
Por favor, fature ao abrigo da legislação de IVA aplicável. Continua a ser da responsabilidade do fornecedor emitir facturas em conformidade com a respectiva legislação em vigor. Em caso de dúvidas, recomendamos que contacte o seu departamento fiscal interno ou o seu consultor local.
Não sou responsável pela expedição das vossas mercadorias (ProcureCo organizan- do o transporte). Não posso conceder uma isenção de IVA.
Forneceremos a documentação de transporte necessária para lhe permitir, como nosso fornecedor, apoiar a isenção de IVA nos envios transfronteiriços e não cobrar IVA. Um acordo separado pode ser redigido a este respeito.
Qual é a denominação legal, IVA e endereço que as minhas facturas devem conter depois de 19 de Julho?
Tyco Fire & Security GmbH Victor von Bruns Strasse 21
CH-8212 Neuhausen am Rheinfall Suíça ID IVA: CHE-116.347.792
Esta informação será também fornecida no seu documento de PO.
Note que a Tyco Suíça (entidade adjudicante) está registada para efeitos de IVA tanto em Espanha como em Portugal:
ID IVA espanhol: ESN0393342A ID IVA português: PT980708079
Ao escolher o número de registo de IVA relevante da nossa entidade de Compras, bem como o tratamento correcto do IVA, siga os regulamentos do IVA aplicáveis ao tipo de transacção (bens/
serviços) e circunstâncias da venda (navio-nave/embarque para, etc.).
PAGAMENTOS
Poderão existir constrangimentos nos pagamentos?
Não esperamos quaisquer perturbações nas atividades dos nossos fornecedores e tudo faremos para assegurar uma transição tão tranquila quanto possível. Durante a transição, os fornecedores poderão registar tempos de processamento ligeiramente mais longos. Em casos urgentes, os nossos parceiros deverão contactar a sua principal pessoa de contacto. Recorde-se que os pagamentos dependerão também da receção atempada e validada das faturas, em concordância com os nossos novos procedimentos.
As condições de pagamento vão ser alteradas? A frequência de pagamento vai mudar? (5.º e 22.º)
Não, as suas condições de pagamento não vão mudar. A frequência de pagamento vai continuar como hoje, a cada 5 e 22 de cada mês.
O que acontece ao meu contrato com a JCI?
Todos os contratos / acordos entre a JCI serão atribuídos à ProcureCo, Tyco Fire and Security GmbH.
Como posso garantir que serei pago a tempo?
Para que possa receber o pagamento a tempo, deve seguir as nossas “Regras de Ouro”.
A que regras de ouro se refere?
As nossas Regras de Ouro são os requisitos mínimos a que as faturas devem obedecer:
Denominação fiscal completa do fornecedor Endereço fiscal completo do fornecedor Número de registo fiscal do fornecedor
Denominação fiscal completa da entidade de compras Endereço fiscal completo da entidade de compras Número de registo fiscal da entidade de compras Data de emissão
Data de entrega/serviços/pagamento antecipado (se em branco, assumimos que é a mesma que a data da fatura)
Número de ordem de compra Número de fatura
As notas de crédito devem fazer referência ao(s) número(s) e data(s) da(s) fatura(s) que corrigem, devem ainda justificar a correção
Quantidade/natureza dos bens/serviços Valor líquido por taxa de IVA
Preço unitário
Quaisquer descontos ou abatimentos se não estiverem incluídos no preço unitário Referência a processos especiais, se utilizados (por exemplo, autofacturação)
Taxa de IVA Valor do IVA
Como podemos contactá-lo se tivermos mais perguntas?
Para questões específicas sobre este tema, pode contactar-nos através do seguinte endereço de email: JCI-EMEA-PROCURECO-SUPPLIERCOMMS@JCI.COM.
Existe alteração do meu contacto na JCI?
A ProcureCo irá gerir todas as ordens de compra e tornar-se o seu contacto principal. Poderá sempre comunicar com os seus contactos atuais, mas estes não serão responsáveis pela realização de encomendas a não ser que trabalhem na equipa de compras da JCI.
As informações de contacto vão alterar?
Sim, as informações de contacto serão alteradas e a equipa central da ProcureCo estará disponível para o seu contacto em caso de perguntas sobre ordens de compra e faturas. O e-mail, endereços de correio, e números de telefone serão comunicados em tempo útil.
Se eu fizer parte do Prime Revenue, vai haver alguma mudança?
Não, tudo vai continuar como está. Em caso de qualquer dúvida, pode contactar o apoio do Prime Revenue support@primerevenue.com.
O nome das empresas Johnson Controls Espana SL & CIL e Johnson Controls Portugal BE, Lda. vão mudar para Tyco Fire and Security GmbH?
Não, estamos simplesmente a mudar a entidade a partir da qual as encomendas serão enviadas.
COMUNICAÇÃO
Poderia fornecer-nos o cartão de identificação fiscal de ambas as entidades? Precisamos de saber o Nome da Empresa de Espanha e Portugal.
A identificação fiscal e oficial de faturação que lhe permite definir ProcureCo no seu sistema é mencionada de seguida. Caso precise de algum modelo específico, por favor contacte-nos diretamente.
É favor ter em consideração que a Tyco Suíça (entidade de compras) está registada para efeitos de IVA para Espanha e Portugal:
ID IVA Espanhol ID IVA: ESN0393342A ID IVA Portuguese: PT980708079
Ao escolher o número de registo de IVA relevante da nossa entidade de Compras, bem como o tratamento correto para efeitos de IVA, siga os regulamentos aplicáveis ao tipo de transação (bens/
serviços) e circunstâncias da venda (navio-nave/embarque para, etc.).
O tráfego para as Ilhas Canárias será afetado por esta reorganização?
A resposta é sim. Se comprar a qualquer uma das nossas outras entidades JC ou Tyco nas Ilhas Canárias, não será afetado - entidades fora de Espanha e Portugal não fazem parte do modelo ProCo.
Vi existir uma comunicação específica aos despachantes aduaneiros, uma vez que estes deverão faturar o IVA de importação e as taxas de serviço de desalfandegamento de forma diferente a partir de 19 de Julho.
É possível emitir uma ordem de compra diretamente aos destinatários existentes na nossa entidade ibérica?
As encomendas irão para a mesma pessoa/endereço de email presente, tal como esperado. Só estão a ser emitidas a partir de um local diferente.
COMUNICAÇÃO
