Área de trabalho

A área de trabalho é a área vital de todo o sistema, isto porque é nesta área que estarão concentrados os conteúdos que irão ajudar os colaboradores na execução das suas tarefas diárias. Além disto, é nesta área que estão concentrados e agilizados os principais processos organizacionais que permitiram organizar a informação de uma forma mais prática e acessível a todos, fazendo com que através desta área pessoal cada colaborador possa aceder fácil e eficazmente apenas aos projectos em que está inserido, e a todas as tarefas que lhe estão atribuídas nesse âmbito, que podem ir desde a introdução de despesas relativas a determinado projecto, até a intervenção que está agendada para determinado dia em determinado cliente.

Com efeito, após fazer login no sistema e entrar na página principal, o colaborador terá ao seu dispor na barra superior desta página, uma ícone que lhe permitirá aceder à sua área pessoal de trabalho.

Ao aceder a esta área, o colaborador acederá a uma serie de conteúdos que lhe darão a informação básica que precisa para realizar as suas tarefas diárias. Esta informação é a informação vital da empresa e diz respeito aos seus processos principais e processos de suporte.

Neste contexto, na sua área de trabalho o colaborador terá acesso aos seguintes conteúdos: alertas, despesas, equipamentos e viaturas, férias e faltas, gestão de tarefas, intervenções, projectos e propostas. De seguida será explicada qual a função de cada um destes conteúdos na área de trabalho.

Saliente-se ainda que esta área de trabalho será igual para todos os colaboradores da empresa, à excepção de dois colaboradores: colaborador

terá de ser personalizada com os conteúdos apropriados às suas tarefas diárias, sendo esse um dos detalhes a ser realizado futuramente neste sistema.

4.3.2.1 Alertas

Os alertas são o único conteúdo desta área ao qual não está associado qualquer workflow. Esta funcionalidade foi inserida no sistema uma vez que neste contexto empresarial torna-se relevante que cada colaborador tenha um sítio onde tenha reunidos todos os alertas que recebe. Assim sendo, os alertas podem aparecer sob duas formas: alerta de tarefa ou notificação. Neste sentido, os alertas serão inseridos numa lista de alertas que deverá conter a seguinte informação: data, tipo, descrição e remetente.

4.3.2.2 Despesas

O conteúdo “despesas” relaciona-se com todas as despesas que qualquer colaborador efectua durante o seu período de trabalho, sempre que essas despesas estejam relacionadas com qualquer projecto realizado em prol da empresa. Sendo assim, associado a este conteúdo está o processo de aprovação de despesas que permite agilizar todo o fluxo de informação relacionado com a aprovação e pagamento de despesas. Este processo foi anteriormente analisado aquando da modelação dos processos organizacionais.

Ao entrar na área de despesas, o colaborador terá acesso a um formulário de despesas através do clique no botão “aprovação de despesas”. O preenchimento e envio do formulário para aprovação dará inicio ao workflow de aprovação de despesas.

Além deste formulário, nesta área o colaborador tem também disponível uma lista, “lista de despesas”, na qual terá a síntese de todas as suas despesas. Esta lista será actualizada sempre que for inserida e aprovada uma nova despesa no sistema. A par desta lista existirá também uma outra na qual serão armazenados os comprovativos de despesa.

A fim de centralizar a informação relativa aos projectos, sugere-se que a os comprovativos de despesas sejam enviados para uma pasta de despesas, englobada na respectiva pasta do projecto na área de projectos.

A área destinada a equipamentos e viaturas tem a simples função de permitir aos colaboradores uma maior rapidez e flexibilidade no registo e aprovação de requisições de material da empresa. Deste modo, sempre que um colaborador precisar de uma viatura para se deslocar a um cliente ou fornecedor, ou qualquer outro equipamento (portátil ou scanner p.e) para solucionar algum problema, basta aceder a esta área e efectuar o processo de requisição de equipamento ou viatura que irá ser analisado adiante.

Assim sendo, nesta área o colaborador terá acesso a uma lista com o histórico de todas as suas requisições, e alem disto, terá acesso a um formulário de requisição de equipamentos e viaturas ao clicar no botão “aprovação de requisição”. O preenchimento e envio deste formulário irão despoletar o workflow que está associado a este processo.

4.3.2.4 Férias e faltas

O conteúdo de férias e faltas disponibiliza ao colaborador um meio que lhe permite marcar as suas férias ou comunicar as suas faltas de forma mais simplificada. Assim sendo, ao aceder a este menu basta ao colaborador preencher o formulário respectivo e enviá-lo para aprovação, acto que despoletará o workflow de aprovação de férias ou faltas que será anteriormente analisado.

Nesta área o colaborador poderá também consultar as suas férias, já que aqui também ficará disponível o documento relativo ao plano anual de férias da empresa, e alem disso poderá também consultar uma lista com o histórico das suas faltas.

4.3.2.5 Gestão de tarefas

A área de gestão de tarefas tem por objectivo permitir uma melhor organização das tarefas de cada colaborador, de modo a possibilitar uma gestão mais eficaz do seu tempo.

Sendo assim, é nesta área que se poderá tirar grande vantagem de uma das melhores capacidades do SharePoint 2010, a BI, mais especificamente dos dashboards que se podem criar através desta funcionalidade, e dos indicadores de estado que podem ser associados às tarefas.

Com efeito, nesta área existem 2 elementos essenciais: um é o formulário de criação de tarefas que é um processo que tem um workflow associado, outro é a lista de gestão de tarefas que irá ser disponibilizada a cada colaborador.

Esta lista de gestão de tarefas irá tirar partido dos indicadores de estado que lhe estão associados para deste modo fornecer ao colaborador uma serie de dados relativamente ao desempenho e estado em que se encontra cada uma das suas tarefas. Sendo assim, a lista de tarefas que cada colaborador terá disponível chamar-se-á “as minhas tarefas” e deve ser composta pelas seguintes colunas: tipo, titulo, data_Inicio,

Data_Lim_Conclusão, % conclusão, estado, prioridade e descrição.

Para uma melhor organização das tarefas, terá de ser criada outra lista para onde irão ser automaticamente transferidas as tarefas concluídas após um determinado período de tempo da sua conclusão.

Quanto ao formulário para a criação de tarefas, tem por objectivo apoiar os colaboradores a agendar as suas tarefas, assim como, conferir-lhe a possibilidade de delegar tarefas caso assim o entenda. Assim sendo, tal como foi analisado anteriormente no processo de gestão de tarefas, quando se cria uma nova tarefa, o colaborador tem a possibilidade de a delegar num qualquer outro colaborador. Na prática, a qualquer altura, o colaborador pode aceder à sua lista de tarefas, seleccionar uma tarefa e nessa tarefa clicar na opção “delegar tarefa” que lhe permitirá passar a responsabilidade dessa tarefa para outro colaborador, acção que por si só despoletará o workflow de execução de tarefa que ainda será analisado.

Com esta área da intranet pretende-se acima de tudo que cada colaborador tenha um melhor controlo sobre as suas tarefas, podendo assim agilizar o seu tempo de modo a não ficar sobrecarregado de tarefas, podendo delegá-las a outros colaboradores competentes que tenham mais disponibilidade para as efectuar.

4.3.2.5.1 Timesheets

Na área de gestão de tarefas também existe um outro elemento importante, as Timesheets. As timesheets, tal como já foi referido anteriormente, servem para controlar os tempos de trabalho dos colaboradores, de modo a perceber se estão demasiado tempo alocados a determinado projecto, o tempo que despendem num cliente entre outras actividades.

Visto que este processo era algo moroso, foi necessário encontrar um meio de agilizar este processo. A solução encontrada passa por criar uma lista de Timesheets na área de gestão de tarefas, em que cada timesheet corresponderá a um mês do ano. Ao seleccionar uma tarefa na sua lista, o colaborador terá uma opção com o nome “timesheet”, e ao clicar nessa opção abrir-se-á uma aba com a lista de timesheets correspondentes a cada mês. O colaborador só terá de seleccionar a Timesheet pretendida e automaticamente a tarefa será transferida para a Timesheet, sendo que a

única coisa que o colaborador tem de fazer é escolher a data e a hora onde a tarefa será colocada.

4.3.2.6 Projectos

A Peoples Conseil gere todo o seu negócio em torno dos projectos em que está envolvida. Como tal, todos os colaboradores têm de trabalhar em prol dos projectos da empresa, e é neles que recai grande parte das suas actividades diárias.

A gestão dos projectos é então o processo principal da empresa, e a ele estão associados mais dois processos centrais, o processo comercial e o de suporte, tal como já foi analisado anteriormente.

Neste sentido, a área de trabalho da intranet reservada aos projectos em que cada colaborador está envolvido, é sem duvida um dos elementos fulcrais deste sistema, e nela será gerida e organizada muita da informação vital com que cada colaborador lida no dia-a-dia.

Sendo assim, esta área irá conter uma biblioteca de documentos composta por uma pasta denominada “projectos”, na qual estarão inseridos todos os projectos em que o colaborador está envolvido. O nome de cada pasta de projecto terá a seguinte configuração: “proj_nome do projecto”, e dentro de cada pasta de projecto existirão mais 5 pastas: pasta de documentos do projecto (especificações de requisitos e guiões de projecto), pastas de propostas, pasta de emails, pasta de intervenções e pasta de despesas. Cada uma destas pastas armazenará a informação respectiva, agrupando assim num único local de acesso fácil e intuitivo a informação organizada relativa a qualquer projecto.

Após a análise funcional realizada à empresa, foi possível perceber que no âmbito dos projectos a informação vital que lhes está associada é a que se refere às pastas que foram acima identificadas, daí a opção de montar esta estrutura de pastas.

Nos dois pontos seguintes de estrutura do sistema: intervenções e propostas, veremos que existem uma serie de documentos que são geridos nessas partes, que se sugere que sejam encaminhados para as respectivas pastas de intervenções e propostas na área dos projectos, de modo à informação relativa a cada projecto não ficar dispersa.

4.3.2.7 Intervenções

No contexto da área de trabalho tornou-se essencial criar uma área para tratar de toda a informação relativa às intervenções técnicas, uma vez que este tipo de intervenções faz parte das actividades quotidianas dos técnicos da empresa.

Neste sentido, esta área serve de apoio ao processo de suporte técnico da empresa, que é um dos 3 processos centrais de negócio. Mais à frente este processo será analisado detalhadamente.

Com efeito, todos os dias chegam á empresa via email ou telefone uma serie de problemas relacionados com produtos ou serviços prestados pela empresa. Os técnicos são chamados a solucionar estes problemas e têm de os registar. Cada problema registado consiste actualmente num trouble ticket que tem de ser solucionado. De forma a agilizar todo este processo, a solução oferecida através da intranet sugere que seja criada uma lista de trouble tickets na área de intervenções, aos quais serão associados os indicadores de estado que também foram definidos na área de gestão de tarefas, alias, o que se pretende é que estas duas áreas estejam em permanente interacção, e para isso acontecer, pretende-se que o registo de um trouble ticket dê automaticamente uma nova entrada na lista de tarefas do colaborador, podendo este, posteriormente, delegar a tarefa de resolução do ticket num outro colaborador da sua área técnica. Sendo assim, esta área será composta pela lista de tickets que cada colaborador tem a seu cargo, bem como, pelos tickets que delega noutros colaboradores. A par desta lista existem também uma lista de histórico para onde passarão todos os tickets que já estiverem solucionados. A lista de tickets será constituída por colunas com os seguintes elementos: tipo de intervenção, cliente, descrição, prioridade, estado, data de entrada, data de conclusão, horas descontadas (só nos casos em que o contrato assim o exija).

Após a resolução do ticket deve ser gerado um relatório que relate tudo aquilo que se fez durante a intervenção. Este relatório deve ser obrigatoriamente enviado ao cliente e nele devem estar contidos todos os detalhes da intervenção efectuada. Neste sentido sugere-se que nesta área seja criada uma biblioteca de documentos que será composta por todos os reports de intervenção que foram criados pelos colaboradores. De forma a centralizar toda a documentação relativa aos projectos, também foi criada dentro da pasta de projectos uma pasta de reports de intervenção, ficando assim os reports de determinado projecto junto da documentação do respectivo projecto. Sendo assim, caberá a cada colaborador encaminhar o relatório para a pasta de reports de intervenção que se encontra na pasta de projectos sempre que um novo report for concluído.

A área de propostas é composta por uma biblioteca de documentos que basicamente contem os vários templates relativos às propostas comerciais que são elaboradas para apresentar aos possíveis e actuais clientes da empresa.

Esta área também será composta por uma biblioteca de documentos com as propostas elaboradas pelo colaborador, sendo que estas poderão ser, posteriormente, associadas à pasta de propostas que está englobada na pasta do respectivo projecto, tal como acontece com as intervenções técnicas.

4.3.2.9 Email

A área de trabalho conta ainda com uma área pessoal dedicada ao email. Esta área, dado o seu carácter, não tem qualquer WF associado, e a sua principal finalidade é facilitar aos colaboradores o acesso ao seu email empresarial.

Assim sendo, esta área estará integrada com o servidor de email da empresa, e através desta funcionalidade o colaborador poderá enviar, receber e guardar os seus emails. Neste contexto, tornou-se relevante incorporar nesta área uma outra funcionalidade, que permitisse aos colaboradores enviar os emails para as respectivas pastas do projecto, caso a natureza dos emails requeresse esse armazenamento. Para isso ser possível, sugere-se a inserção de um botão na área de email denominado

“enviar para pasta”, cuja funcionalidade permitirá que o colaborador ao clicar nele

possa seleccionar a pasta para onde deseja enviar o email, pasta esse que por norma será a pasta correspondente ao projecto a que se refere o email.

4.3.2.10 Síntese da área de trabalho

O grande objectivo desta área de trabalho é fornecer aos colaboradores funcionalidades para melhor gerir e organizar a informação e os conteúdos com os quais trabalham no dia-a-dia. A estrutura de pastas montada para estes vários conteúdos parece ser a mais intuitiva e adequada à ferramenta na qual será implantada. Através das ferramentas disponibilizadas o colaborador deverá reduzir tempos na execução das suas tarefas, os processos com os quais trabalha estão mais agilizados e deixa de ser necessário o registo das actividades em vários sistemas e ferramentas tal como acontece na actualidade.

Ressalve-se apenas o caso da área de intervenções e a de propostas. Ambas as partes poderiam ser englobadas dentro da área de projectos visto que existem vários

esta separação deve-se ao facto de deste modo o colaborador aceder à sua área de trabalho, e perceber logo visualmente que tem ao seu dispor uma área onde estão as suas propostas e outra com as suas intervenções técnicas. O encaminhamento final para a pasta dos respectivos projectos tem a simples finalidade de agrupar toda a informação relativa àquele projecto.