Gestão Documental

A gestão documental é uma das áreas mais importantes de um sistema de gestão de conteúdos empresariais. Com efeito, a sua inclusão neste ponto do trabalho deve-se ao facto de ser necessário perceber detalhadamente qual o papel da gestão documental e de que modo se integra com a ECM, para assim captar as suas principais funções e características.

Gestão documental e a ECM

Todos os dias entram conteúdos não estruturados nas infra-estruturas tecnológicas das organizações, provenientes de diversas fontes. Independentemente da forma como o conteúdo chega às organizações, ele tem um ciclo de vida, e esse ciclo pode ser controlado usando estratégias e ferramentas de ECM. Nesse sentido, a AIIM define a gestão documental como uma das tecnologias que apoiam as organizações a melhor gerir a criação, revisão, aprovação e consumo de documentos electrónicos (AIIM 2010).

Segundo a AIIM, a gestão documental fornece recursos essenciais a qualquer organização, como, por exemplo, serviços de biblioteca, perfis de documentos, pesquisa, check in, check out e controlo de versões, histórico de revisões e segurança documental (AIIM 2010).

Por outro lado, Joaquim (2005), refere que a gestão documental e a gestão de conteúdos empresariais (ECM) são conceitos distintos, mas interligados. Sendo assim, o conceito de gestão documental começou por ser associado ao processo de desmaterialização de documentos em papel, contudo, o conceito foi evoluindo e actualmente abrange muito mais do que a simples captura, digitalização, arquivo e consequente disponibilização para consulta (Joaquim 2005).

Segundo Joaquim (2005), o conceito de gestão documental traduz o ciclo de vida completo da informação, independentemente do formato em que esta foi originalmente criada, das alterações que sofreu ou das plataformas em que foi disponibilizada. A gestão documental permite ainda analisar os fluxos de informação não estruturada, de forma a criar novos fluxos organizados que seguem um ciclo específico, permitindo assim agilizar os processos aos quais estão associados (Joaquim 2005).

Por esta breve introdução ao conceito de gestão documental, percebe-se que a gestão documental pode ser facilmente confundida com a gestão de conteúdos empresariais (ECM), dado que ambas têm um modelo parecido: captura, gestão, armazenamento, preservação e difusão. Como diferenciar? Para compreender a distinção entre os conceitos, é essencial olhar para a problemática da gestão de informação de uma forma global, tendo em conta que este é um conceito mas genérico, e perceber que ele engloba o conceito de gestão documental, os documentos propriamente ditos e a informação que suportam; diferentemente, a gestão de conteúdos empresariais é uma espécie guarda-chuva que engloba a gestão documental, assim como outros componentes como a gestão de processos, gestão de conteúdos Web, gestão de registos, entre outros. Para melhor percebermos a dimensão do domínio ECM, em anexo será exposto um mapa de conceitos que ilustra a representação conceptual do domínio ECM, definido por Ramalho (2010).

Sistemas de gestão documental

A informação não estruturada produzida pelas organizações cresce qualquer coisa como 65 a 200 por cento ao ano, dependendo do sector em causa. Sendo assim, em 2002, alguns estudos patrocinados por entidades da área de gestão documental estimavam que cada pessoa produzia por ano cerca de 800MB de dados, pelo que se concluiu que as organizações estavam mergulhadas em informação (Joaquim 2005).

Nesta altura, aos aglomerados de informação existentes nas organizações acrescentava-se a incapacidade de classificar a informação de forma eficaz e a dificuldade de perceber qual a informação crítica para o negócio. Esta situação gerava um aumento de custos e acarretava riscos para as actividades organizacionais. Sendo assim, foi neste contexto que a gestão documental começou a fazer sentido, tornando- se num meio essencial para o desenvolvimento e modernização das organizações (Joaquim 2005).

Segundo Ferreira (2008), desde o último trimestre de 2007, os investimentos em SGD tem vindo a aumentar consideravelmente, o que prova que um maior número de empresas está cada vez mais sensível aos benefícios destas soluções que apoiam o arquivo, a digitalização e a gestão interna da informação recebida e enviada pelas organizações (Ferreira 2008).

Os SGD têm-se revelado um apoio fundamental para tornar qualquer organização mais eficiente, pois introduzem transparência nos processos que passam a gerir, asseguram que esses processos não se perdem, que a gestão de cada um deles é claramente identificada, que o tempo para a sua realização é contabilizado e que as tarefas propostas são cumpridas em qualquer local (Ferreira 2008).

Conceitos de um SDG

Segundo Mota (2005), a gestão documental electrónica (GDE) é um processo abrangente que se inicia com a recepção de um documento e que implementa os seguintes conceitos:

Desmaterialização: esta fase tem como objectivo digitalizar os documentos em

papel e, como resultado, apresenta documentos electrónicos que são um documento em formato de imagem do documento em papel;

Indexação: nesta fase, realiza-se a catalogação e a categorização dos

documentos electrónicos, através de um processo idêntico ao processo físico, mas retirando os benefícios dos sistemas de informação;

Workflow: nesta fase, definem-se as várias etapas pelas quais um documento

passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e reencaminho ou destruição;

Pesquisa: por fim, deve ser implementado um motor de busca que permita

encontrar os documentos introduzidos no sistema;

Funcionalidades de um SGD

A revisão bibliográfica realizada permitiu constatar que existe uma certa unanimidade no que concerne às funcionalidades básicas de um SGD (Pedro e Sezinando 2004, Pedro e Sezinando 2004 apud Carvalho 2008, Cunha 2009). Neste sentido foram identificados três grupos de funcionalidades que são agrupados nos seguintes tipos: utilização e encaminhamento; segurança; administração.

Com efeito, quanto á utilização e encaminhamento, um SGD deve ter as seguintes funcionalidades:

o Formulação de matrizes de documentos (templates) sem a necessidade de guias de instrução ou conhecimentos de programação;

o Criação de documentos com referência única e sua validação, nomeadamente tipo, designação, autor, classificação, numeração, versão, data de criação e revisão, encaminhamento, impressão e arquivo; o Indexação das pastas e dos documentos por com o mínimo de três

níveis, desenvolvida em função dos temas;

o Controlo de versões dos documentos com revisão dos seus atributos; o Funcionalidades de trabalho colaborativo;

o Pesquisa e recuperação de informação por atributos ou por conteúdo, em todo o ciclo de vida dos documentos, garantindo o seu valor probatório;

o Encaminhamento e rastreabilidade de documentos criados ou importados, com inserção de comentários, pareceres e decisões, podendo-se inserir neles as assinaturas manuscritas;

o Notificações de encaminhamento com emissão de alertas sobre prazos limites;

o Capacidade de integrar, importar e exportar conteúdos de diversos tipos, formatos, produtos e ambientes, nomeadamente texto, imagem, folhas de dados, gráficos, áudio, vídeo, CRM, ERP, correio electrónico, fax e documentos Web;

o Impressão de documentos em papel ou gravação CD-ROM, DVD ou outros suportes digitais;

No que diz respeito à segurança, as funcionalidades de um SGD devem ser as seguintes:

• Possibilidade de comunicação de dados encriptados e segurança através de assinaturas electrónicas e certificação cronológica;

• Segurança do sistema, confidencialidade da informação e controlo de acessos a dados e documentos, com definição de perfis de utilizador;

Quanto às funcionalidades de administração, foram identificadas as seguintes: o Interfaces parametrizáveis amigáveis para o utilizador;

o Garantir funções de administração, nomeadamente de alteração de matrizes, taxonomias e perfis de acesso, assim como métricas da informação e dos documentos tratados, tempos de tratamento e respectiva estatística periódica;

Vantagens de um SGD

De acordo com Pedro e Sezinando (2004), os principais benefícios de um SGD são os seguintes:

o Melhoria de acessos, de precisão e velocidade dos fluxos de informação; o Melhoria da produtividade, através da partilha de informação precisa

entre distintos utilizadores;

o Menor gasto de tempo na procura de documentos críticos; o Garantia de informação atempada sobre prazos a cumprir; o Controlo de acessos a documentos sensíveis;

o Redução de custos e espaços de armazenamento; o Restrição dos arquivos pessoais de cópias;

o Melhoria na tomada de decisões no tempo certo, com os documentos necessários;

o Integração operacional de documentos de múltiplos formatos, nomeadamente texto, imagem, folhas de dados, gráficos, áudio, vídeo, e- mail e documentos Web.

Por outro lado, como refere Gonçalves (2002), uma má gestão da documentação organizacional pode ter elevados custos imediatos e, mais que isso, custos que se prolongam substancialmente ao longo do tempo, como, por exemplo:

o Tempo perdido na procura de documentos electrónicos armazenados sem planeamento adequado para o seu fácil acesso futuro;

o Impossibilidade de encontrar um documento que foi apagado por falta de uma politica de preservação;

o Tempo perdido por se aceder a uma versão desactualizada de um documento;

o Custos de armazenamento por duplicação desnecessária do mesmo documento;

o Perda de negócios por incapacidade de acesso a informação vital;

o Perca de operacionalidade por incapacidade do sistema disseminar informação relevante por todos aqueles que a deviam receber;

o Impossibilidade de cumprimento dos preceitos legais existentes ou que venham a ser requeridos.