Microsoft SharePoint 2010

A introdução da plataforma SharePoint 2010 neste ponto do trabalho deve-se ao facto de ser esta a plataforma que servirá de base à implementação do modelo de

agregação e integração de informação para apoio a processos organizacionais, baseado numa intranet, que se pretende implementar na Peoples Conseil.

Em termos de literatura científica, a pesquisa acerca do termo Sharepoint 2010 não se revelou proveitosa, o que conduziu à análise de estudos e artigos elaborados por entidades de referência como a AIIM e a Gartner.

SharePoint 2010

O SharePoint 2010 é a plataforma proposta pela Microsoft para a gestão de conteúdos empresariais (ECM). A Microsoft define o SharePoint 2010 como uma ferramenta que facilita o trabalho em grupo, evidenciando assim uma das componentes de aplicação definidas no conceito ECM - colaboração; garante ainda que a utilização do SP potencia a configuração de sites web para partilha de informação, gestão de todo o ciclo de vida dos documentos e publicação de relatórios que podem ajudar a tomar melhores decisões (Microsoft 2010).

Sendo assim, esta plataforma é um dos produtos que tem tido melhor e mais rápida comercialização no mundo da microsoft. A sua primeira edição foi lançada em 2003, mas foi na versão de 2007 que a plataforma se emancipou, alcançando quase dois terços da comunidade da AIIM e prevê-se um crescimento ainda maior com as actualizações da versão 2010. Segundo Miles (2010), o SharePoint 2010 criou um novo paradigma da colaboração, estimulando mais e novos utilizadores, através da disponibilização de aplicações inovadoras (Miles, 2010).

A versão de 2007 foi a primeira a fazer algumas incursões tanto no campo da gestão de conteudos web, como também no da conectividade com sistemas de negócio back-end. No entanto, para a maioria dos utilizadores, ele foi realmente usado como um serviço de partilha de ficheiros, com algumas funcionalidades de colaboração adicionadas ( Mosher, 2010).

Mosher refere ainda que o grande objectivo da microsoft para o SharePoint 2010 foi torna-lo numa plataforma empresarial para muitas aplicações de informação e trabalho colaborativo. As principais melhorias desta versão em relação à sua versão antecessora foram:

o Melhorias no interface de utilizador; o Maior capacidade social;

o Funcionalidades de BI aprofundadas (denominadas de Insights); o Registo avançado e gestão de documentos;

o Melhor integração com outros sistemas;

Pontos Fortes do SharePoint 2010

Segundo a consultora em tecnologias da informação, Gartner.Inc, o Microsoft office SharePoint 2010 tem sido um produto de muito sucesso e tem tido uma alta penetração no mercado. Esta consultora prevê que o SharePoint continue a crescer em termos de implantação no mercado, principalmente devido às melhorias funcionais que o produto tem vindo a sofrer. A interdependência do SP 2010 em relação ao office, windows, exchange e Sql Server tem ajudado a microsoft a solidificar a sua posição de fornecedor líder no que diz respeito a paltaformas de aplicações centralizadas para a gestão de conteúdos (Shegda, et, al, 2010).

Neste contexto, o SharePoint tem como principais pontos fortes:

o Ser uma plataforma que vai muito além da simples gestão de conteúdos, pesquisa e tecnologias de colaboração agregados num portal, facto que atrai um grande número de seguidores, como, por exemplo, as empresas que planeiam evoluir as suas implementações do SharePoint 2007; o Graças à posição de liderança que a microsoft ocupa no mercado das

soluções de gestão de conteúdos empresariais, o SharePoint tem atraído um grande número de empresas que vendem soluções de software, dado

que lhes permite construir extensões e sistemas integrados geradores de grandes negócios, graças às implantações e costumizações que podem ser realizadas no SP 2010;

o O SP tem levado muitas empresas a concentrar-se nas suas estratégias de gestão de conteúdos. Além disso, tem influenciado outros fornecedores no mercado ECM, que querem posicionar os seus produtos como complemento lógico de uma arquitectura de conteúdo híbrido, baseado no SharePoint.

Análise crítica

De modo a contrapor a análise aqui apresentada sobre o SharePoint 2010, foram identificadas e descritas duas outras ferramentas ECM que permitem a implementação de soluções de intranet empresariais: o Documentum e o FileNet.

O Documentum é uma plataforma da EMC Corporation desenvolvida para a gestão de conteúdos empresariais (ECM). Esta plataforma permite às organizações reunir equipas, conteúdos e processos de negócio numa única plataforma, permitindo aos utilizadores criar, gerir, distribuir e arquivar de forma colaborativa os conteúdos que suportam as actividades de negócio (EMC Corporation, 2010).

Esta plataforma fornece uma infra-estrutura de cliente com a estrutura e as ferramentas que permitem aos utilizadores usar a funcionalidade de gestão de conteúdo em diferentes áreas de trabalho, portais ou aplicações baseadas na Web.

A plataforma Documentum tem uma estrutura flexível e permite que vários departamentos de uma organização consigam aceder ao conteúdo de forma fácil e rápida. As principais características do Documentum segundo a EMC Corporation (2010) são:

• Ciclos de vida predefinidos;

• Definição de um plano de autorizações e controlo de acessos dependente do tipo de documentação controlada;

• Criação, revisão e aprovação de documentação utilizando fluxos de trabalho electrónicos;

• Gestão de solicitações e notificação de alterações;

• Gestão de versões;

• Visualização e impressão controlada da documentação;

• Pesquisa avançada e consulta de documentação controlada utilizando atributos dos próprios documentos;

• Ambiente seguro com vários níveis de autenticação;

• Gestão das relações e ligações entre documentos controlados

A FileNet é uma empresa que foi adquirida pela IBM em 2006, tendo desenvolvido um software para apoiar as empresas a gerir os seus conteúdos e integrá- los com os seus processos de negócio. A plataforma FileNet P8 é o seu principal produto e consiste numa Framework que pode ser personalizada à medida das necessidades de negócio de uma empresa (IBM Corporation, 2010).

A plataforma FileNet P8 combina a arquitectura de referência da gestão de conteúdo empresarial com capacidades de gestão de negócios e gestão de processos.

Segundo a IBM Corporation (2010), as principais características do FileNet P8 são:

• Um modelo de gestão de conteúdos que combina conteúdo, processos e recursos de conformidade como recursos nativos que permitem que o conteúdo seja gerido de forma dinâmica reduzindo drasticamente a complexidade de desenvolvimento;

• Conteúdo activo: o FileNet tem a capacidade de mover o conteúdo e as tarefas de negócio que estão associadas a um determinado processo sem que seja necessária a intervenção humana;

• Oferece a capacidade de gerir activamente o conteúdo de toda a empresa em vários repositórios diferentes;

• Tem funcionalidades avançadas de gestão de documentos, simplifica as tarefas de gestão documental, faz controlo de versões e oferece suporte integrado para publicação;

• Gere e controla o ciclo de vida completo de um conteúdo para melhorar a eficiência e assegurar o cumprimento das tarefas relacionadas com esse conteúdo, tais como validade, publicação e manutenção;

• Possibilita a publicação automática de conteúdo em múltiplos formatos universais, como HTML e PDF (quando usado com o FileNet Rendition Engine, que é licenciado em separado);

• Oferece um único e unificado repositório de conteúdo e modelo de meta - informação, independentemente do tipo de conteúdo digital que é gerido;

• Sistema de dashboard para gestão de conteúdos

A análise destas ferramentas permitiu perceber que existem outras soluções, igualmente válidas, para implementar uma solução intranet numa empresa. Do ponto de vista da gestão da informação e gestão de conteúdos, a literatura consultada não permitiu retirar grandes conclusões acerca dos pontos fracos do SharePoint 2010, até porque é uma plataforma relativamente recente. Contudo, eles existem, e um deles é a grande dificuldade que muitas empresas sentem em fazer a migração dos seus conteúdos de uma versão anterior do SharePoint para a versão mais recente. A maior parte da literatura que refere desvantagens em relação à ferramenta encontra-se em blogs pessoais e, sendo assim, é preferível esperar pela reacção que a ferramenta incutirá na prática na empresa onde será implementado, e posteriormente será possível tirar melhores conclusões em relação a este ponto.