Principais Componentes da ECM

O modelo ECM

A gestão de conteúdos empresariais (ECM) é constituída por cinco componentes principais que representam o ciclo de vida dos conteúdos numa organização. Estes componentes são: captura, gestão, armazenamento, preservação e difusão.

Neste capítulo, Kampffmeyer e a AIIM voltam a ter um papel preponderante, uma vez que ambos definem e mapeiam cada um destes componentes, integrando os conteúdos organizacionais e a sua gestão com os processos de negócio.

Sendo assim, Kampffmeyer define a captura como o componente que contém funcionalidades para gerir, capturar e processar informação de modo a passá-la do suporte analógico para o digital. Neste sentido, existem vários níveis e tecnologias na componente de captura de um sistema ECM, desde a simples captura de informação até à sua complexa organização e classificação (Kampffmeyer 2006).

Kampffmeyer identificou algumas das tecnologias de reconhecimento da informação que são usadas no processo de captura, delas se destacando:

o OCR (Optical Character Recognition): converte a informação retirada de uma imagem em caracteres legíveis numa máquina;

o HCR (Handprint Character recognition): é um refinamento do OCR, que converte campos de texto em caracteres legíveis numa máquina, mas que não dá garantias para texto corrido;

o ICR (intelligent Character Recognition): é o refinamento do OCR e do HCR e utiliza comparações, conexões lógicas e verifica listas de referência e dados para melhorar resultados;

o OMR (Optical Mark Recognition): é usado, por exemplo, para códigos de barras e lê marcações especiais em áreas predefinidas com alta precisão Neste sentido, podemos ainda identificar uma série de componentes que se referem à indexação por assuntos da informação capturada. Estes componentes são:

o Indexação: a indexação refere-se à atribuição manual de um índice de assuntos usados numa base de dados que faz a gestão de componentes para administração e acesso;

o Taxonomia: O tratamento taxonómico facilita a organização formal da informação de acordo com as necessidades de uma empresa, sendo que, neste aspecto, nomenclaturas, thesaurus e arquivos sistemáticos desempenham um papel importante;

o Categorização: Com base na informação contida nos objectos de informação electrónicos, se o OCR converte faxes e outros tipos de documentação, os programas de classificação automática podem extrair informação de índices, categorizá-la e transferi-la autonomamente.

Estes sistemas podem avaliar a informação baseando-se em critérios pré-definidos.

Seguidamente, a gestão é a componente do modelo ECM que consiste num conjunto de aplicações que permitem gerir a documentação criada e capturada através de várias ferramentas, como, por exemplo: gestão documental, colaboração, gestão de registos, gestão de conteúdos Web e workflows/gestão de processos de negócio. A gestão destas ferramentas deve ser assegurada por interfaces padronizadas e ligações seguras entre os vários componentes de gestão (Kampffmeyer 2006).

A componente de armazenamento é o centro de todas as outras componentes (Ramalho, 2010) e divide-se em três categorias: repositórios, como locais de armazenamento; “Library Services”, como componentes de administração dos repositórios; tecnologias de armazenamento (Kampffmeyer 2006).

A preservação consiste no conjunto de aplicações que permitem fazer a manutenção a longo prazo da documentação criada ao longo de todo o ciclo de vida de um documento (Kampffmeyer 2006).

A última componente deste modelo é a difusão. Esta componente é usada para apresentar a informação que foi processada nas componentes de captura, gestão, armazenamento e preservação. Neste sentido, a difusão contem funcionalidades que possibilitam a partilha de documentos, sob diferentes perspectivas e formatos, para qualquer tipo de público (Kampffmeyer 2006).

Objectivos e impactos resultantes da ECM

Paaivarinta e Munkvold (2005) efectuaram uma análise a vários projectos de desenvolvimento e implementação de soluções ECM em várias organizações. O resultado da análise possibilitou definir um conjunto de objectivos comuns e impactos que as empresas pretendem atingir com a adopção de soluções de ECM , destacando-se os seguintes:

• Melhoria da colaboração interna e externa, que envolve a criação e partilha de conhecimento através de conteúdos digitais entre empresas com actividades semelhantes;

• Gerar valor acrescentado e disponibilizar novos serviços e produtos aos clientes através de conteúdos digitais;

• Confiança e qualidade no conteúdo da informação, que resulta em menos erros nos produtos e serviços;

• Imagem moderna e profissional da empresa aos olhos dos seus colaboradores, parceiros e clientes;

• Eficiência, eficácia e flexibilidade do conhecimento organizacional e dos processos de negócio, incluindo a reutilização de conteúdo já criado, meta - informação, modelos e pesquisa de informação.

• Gestão de conteúdos mais intuitiva, fruto da gestão do conhecimento;

• A memória organizacional torna-se prática, dado que grava a história e as actividades da empresa, para possível reutilização do conhecimento e práticas adquiridas;

• Redução de custos directos nas actividades de processamento da informação; • Plataformas e capacidades para desenvolver e manter aplicações de gestão de

conteúdos que possam ser rapidamente adaptados a novos objectivos.

Áreas de aplicação da ECM

Nos meios organizacionais e empresariais, principalmente naqueles que estão ligados ao desenvolvimento de soluções ECM, é frequente encontrar a definição de quatro áreas principais de aplicação da ECM. Estas quatro áreas foram também definidas pela AIIM e todas têm a particularidade de a sua letra inicial ser a “C”: conformidade, colaboração, continuidade e custo (AIIM 2010). Já em 2006

Kampffmeyer tinha definido estas áreas de aplicação, sendo que na sua definição acrescentava mais uma, a do conteúdo.

Ilustração 4 - Áreas de aplicação da ECM (Kampffmeyer 2006)

A AIIM salienta que todo o conteúdo de uma empresa deve ser gerido e utilizado de forma a potenciar a sua estratégia de negócio. Neste sentido, as tecnologias e ferramentas ECM ganham relevância, na medida em que são elas que farão a gestão do ciclo de vida completo dos conteúdos numa organização, destacando-se neste contexto quatro áreas de aplicação, em que o conteúdo e a ECM são fundamentais para o sucesso de qualquer organização: colaboração, conformidade, continuidade e custo (AIIM 2010).

• Colaboração. Segundo Kampffmeyer, 2006, a colaboração é uma área que se relaciona com a ECM, na medida em que a ECM suporta processos colaborativos, disponibilizando a informação necessária, independentemente do local onde ela foi criada, ou do sítio onde ela se encontra em determinado momento. Para a AIIM, a colaboração é a arte de trabalhar em grupo (AIIM 2010). Neste sentido, várias abordagens suportam o trabalho em grupo e a comunicação, dos quais se destacam:

o Comunicação directa com chats, fóruns, mensagens instantâneas, vídeo- conferências e outras tecnologias;

o Suporte à gestão do ciclo de vida dos conteúdos que estão envolvidos nos processos de negócio, através da disponibilização de informação adicional acerca de determinado passo do ciclo de um processo;

o Gestão do conhecimento através da localização, disposição e preparação da informação necessária para as actividades de uma organização (Kampffmeyer, 2006)

• Conformidade. A chave para uma boa estratégia de ECM numa organização passa pela conformidade dos seus processos de negócio (Ramalho, 2010). A conformidade é uma das impulsionadoras de mercado da ECM. Kampffmeyer, 2006, ressalvou o facto de o cumprimento de requisitos legais e regulamentares ser vital para qualquer empresa no processo de documentação, armazenamento e controlo das suas actividades. Kampffmeyer ressalva ainda que a conformidade não é apenas uma questão de cumprimento de regulamentos que podem dificultar o desenvolver de um processo, mas também é uma questão de usabilidade que pode potenciar as capacidades da ECM e torná-la mais rentável e lucrativa.

• Continuidade. A continuidade nos negócios é um termo que no âmbito da ECM ainda não recebeu o crédito suficiente (Kampffmeyer 2006). Num mundo cada vez mais dependente das tecnologias, garantir a disponibilidade da informação tornou-se caro; neste sentido, a ECM oferece tecnologias e métodos para armazenar informação de forma segura, administrada centralmente e com disponibilidade de distribuição, protegendo a informação de acessos indesejados e tornando-se de fácil recuperação em bases de dados e motores de pesquisa.

• Custo. A ECM pode ser uma actividade dispendiosa para qualquer organização, contudo, não gerir os conteúdos organizacionais pode ser muito mais dispendioso. A falta de implementação de ferramentas ECM não é mensurável e isso pode acarretar riscos a longo prazo (AIIM 2010). Um investimento em ferramentas ECM rapidamente se paga por si (Kampffmeyer 2006), pois reúne a informação necessária para apoiar os processos, simplificando a administração e as actividades, e melhorando métodos de trabalho. A ECM controla a informação a partir de diferentes fontes, reduzindo assim custos nas principais áreas da ECM, bem como em qualquer outra área ligada às tecnologias da informação. A ECM tornou-se uma infra-estrutura necessária para a eficiente operação dos negócios (Kampffmeyer 2006).