Página principal

A página principal da intranet será a primeira página com a qual o utilizador se deparará quando aceder ao sistema.

Com efeito, para aceder a esta página, o utilizador poderá utilizar dois caminhos: através do site institucional da Peoples Conseil, clicando no menu “Intranet”, ou então através do URL especifico de acesso á intranet. Uma vez na página principal, o utilizador terá disponíveis duas barras de menus, uma do lado esquerdo com os seguintes conteúdos: dados e nºs de facturação, eventos empresariais, aniversários, noticias, calendário/agenda, contactos/extensões telefónicas e documentos; outra, na parte superior da página, com os 3 ícones que darão acesso às outras partes do sistema: área de trabalho, área de S.I e área de C.U.

Esta página será de acesso comum a toda a empresa, e de seguida serão descritos os vários conteúdos desta página assim como a informação correspondente a cada um deles.

4.3.1.1 Dados e números de facturação

O que se pretende com este conteúdo é mostrar uma serie de informações de interesse geral que digam respeito à facturação da empresa. Alguns dos dados que deverão constar nesta parte serão: relatórios de contas, relatórios de vendas e compras e facturação nas duas áreas de negócio da empresa. Estes dados devem ser agrupados numa biblioteca de documentos. O interesse neste ponto seria tirar partido de algumas das funcionalidades do SharePoint, apresentando alguma desta informação sobre a forma de um Dashboard informativo, de forma a garantir um maior aproveitamento no acesso à informação, obtendo através destes painéis alguns dados mais específicos como a facturação mensal com determinado projecto. Estes dashboards permitirão aceder à informação de forma muito mais intuitiva permitindo também diferenciar os dados de facturação por área, percebendo-se assim, por exemplo, o que se ganhou com determinado projecto, quais as margens de lucro com esse projecto ou quais as perdas que poderiam ter sido minimizadas.

Neste momento, dado que neste trabalho não foi explorada nenhuma forma de configurar o SharePoint de modo a torna-lo no sistema de gestão financeira da empresa, sendo essa gestão feita no PHC tal como já foi referido, para fazer com que estes dados relativos à facturação apareçam na intranet, será preciso fazer uma integração de dados do PHC para o SharePoint. A grande vantagem desta integração residirá no facto de assim os dados de facturação estarem disponíveis para todos os colaboradores, sem necessidade de estes terem de recorrer a outro sistema (mais complexo e que não está acessível a todos) para aceder a essa informação. Esta informação também poderá ser útil na medida em que alguns dados, como por exemplo a exibição do valor em falta para atingir o objectivo mensal de facturação, pode ajudar a motivar os colaboradores na execução das suas tarefas tendo em vista o objectivo comum de atingir determinado objectivo.

Os eventos empresariais são um tipo de conteúdo que se insere na página principal da intranet uma vez que este tipo de eventos é de cariz informativo, pelo que se torna relevante todos os colaboradores terem conhecimento deles.

Sendo assim, os eventos empresariais têm de ser encarados como um processo de suporte á actividade da empresa, e como tal tem um workflow associado á sua criação, ou seja, sempre que um colaborador tiver necessidade de informar e notificar os restantes do acontecimento de um novo evento, este colaborador terá de preencher um formulário e enviá-lo para aprovação da gestão de marketing, pois é esta a área responsável pelos eventos empresariais da empresa.

Este processo torna-se relevante na medida em que qualquer colaborador que esteja englobado numa determinada área de negócio, e tenha conhecimento de determinado evento, pode aceder à intranet, preencher o formulário para a criação de um novo evento, e de seguida enviá-lo para aprovação, sendo que, caso seja aprovado o evento irá aparecer na área de eventos empresariais.

Com efeito, a área dos eventos empresariais será composta por todas as entradas de eventos aprovadas pela gestão de marketing e pelos respectivos documentos anexos caso existam. Além disto nesta área também haverá um ícone que abrirá uma nova janela com um formulário para a criação de um novo evento. Pretende-se também que alem da divulgação e após a publicação do evento, seja possível envia-lo sob a forma de notificação para determinados colaboradores a fim de os convidar a participar nesse evento.

4.3.1.3 Aniversários

A área de aniversários consistirá na aplicação de uma Web part na qual estará inserida uma lista com os aniversários de todos os colaboradores da empresa. Esta lista poderá ser acedida sempre que um colaborador clicar no menu “aniversário” na página principal e mais importante que isto, o sistema deverá ser programado para emitir um alerta para todos os colaboradores na data de aniversário de qualquer outro colaborador. Isto acontecerá através da implementação de uma Webpart específica para aniversários que se pode aplicar no SharePoint que gere alertas automaticamente.

4.3.1.4 Noticias

O menu de notícias consiste numa área dentro do sistema na qual aparecerão notícias de interesse referentes às áreas de negócio da empresa.

As notícias surgem na página principal da intranet através de uma ferramenta de mashup que puxará para o sistema uma serie de notícias consoante uma combinação de palavras-chave que serão previamente definidas na ferramenta. Estas palavras- chave servirão de base para a ferramenta fazer a pesquisa nos vários motores de busca existentes. A aplicação de uma ferramenta de mashup nesta parte do sistema tem a ver com o facto de esta permitir com que o sistema seja automaticamente actualizado com as noticias mais recentes.

A escolha de palavras passe deve passar pelas mãos dos vários colaboradores da empresa, sendo que o ideal seria cada um seleccionar um conjunto de palavras passe relevantes para si, associar essas palavras passe ao colaborador na ferramenta de mashup, e isto faria com que cada colaborador ao abrir a sua área de notícias encontrasse apenas as notícias da sua área de interesse.

Sendo assim, seria interessante ter aqui uma espécie de arquivo, que basicamente consistiria numa biblioteca de documentos onde ficariam arquivadas as noticias já lidas pelo colaborador.

4.3.1.5 Calendário

O menu referente ao calendário e à agenda consiste numa Web part que será implementada nesta área da intranet, que basicamente consistirá num calendário e numa agenda que será alimentada pelos vários colaboradores da empresa, sempre que estes tenham necessidade de agendar algum tipo de actividade de cariz menos formal.

Esta área também poderá ser um espaço para agendar reuniões ou pequenas conversas, e sendo assim também deverá ter uma funcionalidade de alerta que permita notificar os colaboradores sempre que estes sejam convocados para algum evento agendado.

Em termos práticos pretende-se que ao clicar em determinado dia do calendário, seja possível ao colaborador escolher um horário, escolher os colaboradores que devem ser notificados e descrever o assunto da actividade.

4.3.1.6 Contactos/Extensões telefónicas

Este menu será composto por uma lista de contactos na qual serão inseridos os contactos dos vários clientes, parceiros e fornecedores da empresa, assim como, outros contactos importantes que são usados habitualmente pelos colaboradores. Para além desta lista de contactos, existirá também outra lista que conterá os contactos e respectivas extensões telefónicas de todos os colaboradores da empresa.

4.3.1.7 Documentos gerais

Por último, a página principal terá uma área que funcionará como biblioteca de documentos, na qual serão inseridos documentos de âmbito geral relevantes para o bom funcionamento da empresa. Numa primeira fase esta biblioteca será constituída pelos seguintes documentos: Manual da Qualidade, Manual de acolhimento e Plano anual de férias.